淺述企業(yè)物資集中采購(gòu)的利與弊

●呂朝霞

淺述企業(yè)物資集中采購(gòu)的利與弊

●呂朝霞

隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的分散采購(gòu)自身具有的缺陷已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)的需求,集中采購(gòu)管理模式，可以規(guī)范采購(gòu)流程,協(xié)調(diào)集團(tuán)資源,獲取協(xié)同效應(yīng),增強(qiáng)效益。另一方面，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，企業(yè)利潤(rùn)空間受到巨大的擠壓，這就要求公司經(jīng)營(yíng)的各環(huán)節(jié)不斷改進(jìn)，物資采購(gòu)作為完成企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的上游管理環(huán)節(jié)，是產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ)保證，決定著庫(kù)存成本和銷(xiāo)售成本的高低，采購(gòu)管理已經(jīng)越來(lái)越成為了企業(yè)管理的核心。

集中采購(gòu) 采購(gòu)管理 優(yōu)化

前言

2013年，在晉煤集團(tuán)資源整合的號(hào)召下，晉城王臺(tái)科工貿(mào)有限公司由原來(lái)的獨(dú)立法人制轉(zhuǎn)變?yōu)闀x煤集團(tuán)長(zhǎng)平公司下屬全子分公司，負(fù)責(zé)長(zhǎng)平公司井下支護(hù)產(chǎn)品生產(chǎn)、煤炭資源再利用、電梯安裝維護(hù)、職工通勤服務(wù)等，企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模和范圍呈現(xiàn)出多元化，而此時(shí)，受煤炭市場(chǎng)疲軟影響，企業(yè)利潤(rùn)空間受到巨大的擠壓。如果仍然采用傳統(tǒng)的分散采購(gòu)方式，必會(huì)造成大量資源浪費(fèi)，而物資采購(gòu)作為完成企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的上游管理環(huán)節(jié)，決定著庫(kù)存成本和銷(xiāo)售成本的高低，所以必須實(shí)行物資集中采購(gòu)管理模式。

一、集中采購(gòu)的概念

集中采購(gòu)就是指將采購(gòu)需求匯總，設(shè)立專(zhuān)職部門(mén)或單位負(fù)責(zé)安排所有采購(gòu)工作，對(duì)各種資源進(jìn)行有效整合，即集中物資需求，集中采購(gòu)權(quán)利，集中供應(yīng)商信息資源，提高采購(gòu)交易中的話語(yǔ)權(quán)，從而降低采購(gòu)成本，獲得優(yōu)質(zhì)、全面的供應(yīng)商服務(wù)。在集中采購(gòu)模式下,王臺(tái)科工貿(mào)公司取消了以往各個(gè)下屬部門(mén)采購(gòu)機(jī)構(gòu)和人員，新設(shè)立了物資供應(yīng)部，將企業(yè)物資需求整合成一個(gè)大的訂單進(jìn)行采購(gòu)。

二、集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)

科工貿(mào)實(shí)行集中采購(gòu)后，將有限的人力資源、采購(gòu)渠道、供應(yīng)商等優(yōu)勢(shì)資源集合起來(lái)，并規(guī)范采購(gòu)流程,提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。集中采購(gòu)具有以下優(yōu)勢(shì)：

1.集中采購(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)模效益。集中采購(gòu)整合了整個(gè)公司、部門(mén)的采購(gòu)需求，形成規(guī)?；少?gòu)，規(guī)模化可以享受供應(yīng)商較高的商業(yè)折扣，大大降低了采購(gòu)成本；集中采購(gòu)因?yàn)橛幸?guī)模，所以能夠挑選一批合適的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，作為物資采購(gòu)戰(zhàn)略供應(yīng)商，能夠保證采購(gòu)物資的品質(zhì)；同樣基于規(guī)模優(yōu)勢(shì)，集團(tuán)有較強(qiáng)的主動(dòng)性和話語(yǔ)權(quán)，可以有更大的空間來(lái)選擇利于自己的采購(gòu)方案，降低采購(gòu)費(fèi)用。

科工貿(mào)物資供應(yīng)部目前有5人，部長(zhǎng)1名，副部長(zhǎng)1名，計(jì)劃員3人，保管為一個(gè)下屬公司，相比原來(lái)10個(gè)采購(gòu)部門(mén)和幾十個(gè)采購(gòu)人員來(lái)說(shuō)，精簡(jiǎn)了重復(fù)設(shè)置的采購(gòu)部門(mén)和人力，提高了采購(gòu)專(zhuān)業(yè)化及規(guī)范化。物資集中采購(gòu)形成了一定的規(guī)模，實(shí)現(xiàn)了規(guī)模效益。

2.集中采購(gòu)可以有效降低庫(kù)存。庫(kù)存物資是為以后的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)做準(zhǔn)備的，庫(kù)存的消化是一個(gè)逐步投入使用的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中有一部分庫(kù)存是閑置的，這些閑置的物資會(huì)占用大量的資金，大量的庫(kù)存會(huì)造成儲(chǔ)存及管理的困難，占用寶貴的資金資源，甚至影響企業(yè)的其他業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)。集中采購(gòu)可以在集團(tuán)總體層面統(tǒng)籌規(guī)劃內(nèi)部各分、子公司的供需比例，對(duì)集團(tuán)內(nèi)部庫(kù)存實(shí)行統(tǒng)一調(diào)配，防止一方庫(kù)存過(guò)多同時(shí)一方庫(kù)存不足的情況發(fā)生，有效監(jiān)控庫(kù)存，有效降低庫(kù)存，降低資金占用成本，提高資金使用效率。

3.集中采購(gòu)能有效防止采購(gòu)腐敗的發(fā)生。分散采購(gòu)業(yè)務(wù)模式下，采購(gòu)工作分散于各單位，采購(gòu)腐敗隱蔽、分散、無(wú)從抓起。雖然針對(duì)這些情況采取了許多措施，采購(gòu)業(yè)務(wù)操作實(shí)行職務(wù)分離,采購(gòu)需求現(xiàn)場(chǎng)部門(mén)提出,采購(gòu)由專(zhuān)門(mén)人員采購(gòu),收貨后由質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行貨物的驗(yàn)收等,但是暗箱操作時(shí)有發(fā)生,采購(gòu)中的回扣、送禮問(wèn)題仍層出不窮,屢禁不止。而集中采購(gòu)由于采購(gòu)金額重大，采購(gòu)制度要求多個(gè)相關(guān)部門(mén)共同審核監(jiān)督，采購(gòu)制度規(guī)定了采購(gòu)公司或部門(mén)在采購(gòu)活動(dòng)中的地位和作用，也明確了其他相關(guān)單位或部門(mén)的服務(wù)與配合，可以最大程度保證采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的獨(dú)立性和完整性，避免其他因素的過(guò)多干涉。通過(guò)明確分工，由多個(gè)部門(mén)協(xié)作完成采購(gòu)全過(guò)程，同時(shí)這些部門(mén)又分別接受質(zhì)檢、財(cái)務(wù)檢查和監(jiān)督，有效地預(yù)防腐敗發(fā)生。

4.有助于提高供應(yīng)商管理能力。通過(guò)收集整合優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源，去除資質(zhì)不好的供應(yīng)商，構(gòu)建高效的供應(yīng)鏈管理運(yùn)行機(jī)制，提高集團(tuán)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。集中采購(gòu)不僅僅要求降低物資成本，更要關(guān)注如何從供應(yīng)商獲得最新產(chǎn)品與技術(shù)的信息來(lái)源，在集中采購(gòu)模式下供應(yīng)商不是被當(dāng)作對(duì)手，而是作為提高企業(yè)整體優(yōu)勢(shì)的重要因素之一，供應(yīng)商的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力也將體現(xiàn)為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的一部分。從戰(zhàn)略層面建立供應(yīng)商管理體系，提高供應(yīng)商的忠誠(chéng)度，謀求從更廣泛的采購(gòu)市場(chǎng)內(nèi)調(diào)控采購(gòu)資源，改善企業(yè)的采購(gòu)管理效益。

5.有效整合采購(gòu)機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)采購(gòu)人才。隨著行業(yè)細(xì)分，企業(yè)物資需求也越來(lái)越專(zhuān)業(yè)，采購(gòu)業(yè)務(wù)呈現(xiàn)出專(zhuān)業(yè)化趨勢(shì)。實(shí)行集中采購(gòu)，讓采購(gòu)人員不斷在實(shí)際業(yè)務(wù)中得到提升和鍛煉，并通過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)培養(yǎng)出一支業(yè)務(wù)水平高、整體素質(zhì)強(qiáng)的采購(gòu)隊(duì)伍,將物資采購(gòu)、供應(yīng)與管理融為一體。

6.集中采購(gòu)有助于實(shí)現(xiàn)信息共享。集中采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)構(gòu)建信息共享機(jī)制和共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息高效流轉(zhuǎn)，在集團(tuán)的協(xié)調(diào)及有效管理下，能夠消除各企業(yè)各部門(mén)之間溝通障礙，從而使集團(tuán)內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)高效的信息流轉(zhuǎn)通道。通過(guò)與信息技術(shù)相結(jié)合,將信息流、資金流和物流有機(jī)的結(jié)合到一起，可滿足生產(chǎn)者、采購(gòu)者、物流配送、資金調(diào)度等不同方面的需求，大大提高供應(yīng)鏈上每一環(huán)節(jié)的工作效率。

三、集中采購(gòu)的劣勢(shì)

企業(yè)實(shí)行物資集中采購(gòu)可以優(yōu)化企業(yè)資源，大幅降低采購(gòu)成本和采購(gòu)費(fèi)用，提升采購(gòu)管理水平等，雖然集中采購(gòu)有著眾多的優(yōu)點(diǎn)，但也有不足的地方：

1.物資采購(gòu)的真實(shí)需求和特殊需求不能被有效反映。在集中采購(gòu)模式下，采購(gòu)企業(yè)或部門(mén)是綜合了下級(jí)單位的需求，匯總主要是書(shū)面形式，書(shū)面形式無(wú)法全面表達(dá)需求，所以采購(gòu)企業(yè)或部門(mén)很難完全掌握下級(jí)單位采購(gòu)方面、市場(chǎng)方面的第一手資料，匯總的需求和下級(jí)單位的實(shí)際需求存在著差異，而下級(jí)物資需求方無(wú)法與供貨商進(jìn)行直接聯(lián)系和溝通,物資的真實(shí)需求和特殊需求不能被有效反映。

2.采購(gòu)審批的流程過(guò)長(zhǎng),采購(gòu)靈活性差。采購(gòu)審批環(huán)節(jié)多，一旦市場(chǎng)有變化，物資需求需要做微調(diào)，但面對(duì)如此過(guò)多的審批流程，涉及的方方面面比較多，如采購(gòu)申請(qǐng)要做調(diào)整則需要提供許多解釋說(shuō)明及相關(guān)證明，經(jīng)常存在需求方為了減少?gòu)?fù)雜的審批程序而放棄采購(gòu)調(diào)整申請(qǐng)的情況。

3.采購(gòu)的組織層次架構(gòu)復(fù)雜,內(nèi)部關(guān)系繁多,需要花費(fèi)大量精力來(lái)進(jìn)行內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)。在集中采購(gòu)的環(huán)節(jié)中,各個(gè)環(huán)節(jié)都有自己的規(guī)定和訴求，時(shí)常因維護(hù)各自的利益而引發(fā)諸多矛盾。

[1]孫明貴.采購(gòu)物流實(shí)務(wù)[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2004

[2]管曙榮.供應(yīng)鏈優(yōu)化的有效手段——電子供應(yīng)鏈[J].東北大學(xué)學(xué)報(bào)，2004（6）

[3]Arian J Van Weeie著.梅紹組，阮笑雷等譯.采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理—分析、規(guī)劃及其實(shí)踐[M].清華大學(xué)出版社，2002

（作者單位：晉城王臺(tái)科工貿(mào)有限公司 山西晉城 048006）

（責(zé)編：呂尚）

F252.21

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1004-4914（2014）08-293-02