淺析高校經(jīng)費(fèi)支出中不合規(guī)方式及審計(jì)方法

●王小力

淺析高校經(jīng)費(fèi)支出中不合規(guī)方式及審計(jì)方法

●王小力

文章總結(jié)了內(nèi)部審計(jì)過(guò)程中高校經(jīng)費(fèi)存在的幾種不合規(guī)情況，針對(duì)每種情況介紹了相應(yīng)的審計(jì)方法，并對(duì)發(fā)生不合規(guī)支出的原因進(jìn)行了分析，提出了相應(yīng)的解決辦法。

高校 經(jīng)費(fèi)支出 審計(jì)方法

高等學(xué)校的教育經(jīng)費(fèi)和科研經(jīng)費(fèi)近年來(lái)都有大幅度增加，經(jīng)費(fèi)支出的合理性受到社會(huì)的廣泛關(guān)注。作為學(xué)校內(nèi)部審計(jì)人員，通過(guò)多年審計(jì)發(fā)現(xiàn)，雖然學(xué)校的財(cái)務(wù)管理工作越來(lái)越規(guī)范，但經(jīng)費(fèi)支出中仍存在一些不合規(guī)現(xiàn)象，本文總結(jié)了常見(jiàn)的幾種情況，同時(shí)介紹了相應(yīng)的審計(jì)方法，希望能對(duì)高校的內(nèi)部審計(jì)人員有所幫助，更好地發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督作用，使高校的教育經(jīng)費(fèi)和科研經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大的效益。

一、常見(jiàn)的幾種不合規(guī)支出及審計(jì)方法

1.使用不合規(guī)發(fā)票套取資金。不合規(guī)發(fā)票報(bào)銷是審計(jì)過(guò)程中最常見(jiàn)并且比較容易識(shí)別的一種不合規(guī)方式，經(jīng)常出現(xiàn)在材料費(fèi)、辦公用品、測(cè)試費(fèi)和加工費(fèi)這幾個(gè)科目。內(nèi)部審計(jì)人員可以使用的識(shí)別方法就是通過(guò)各地稅務(wù)部門發(fā)票查詢網(wǎng)站或電話進(jìn)行發(fā)票流向查詢。由于發(fā)票類型不同，流向核實(shí)的信息不同，目前部分省市的國(guó)稅通用機(jī)打發(fā)票和地稅發(fā)票可以在網(wǎng)站上核查詳細(xì)內(nèi)容，這部分發(fā)票的合規(guī)性容易判斷。但還有一些類型發(fā)票，流向核實(shí)的信息項(xiàng)少，核實(shí)結(jié)果顯示流向相符也不一定合規(guī)，我們?cè)趯徲?jì)過(guò)程中就發(fā)現(xiàn)一些不法分子套用其他單位發(fā)票信息開(kāi)據(jù)不合規(guī)發(fā)票的情況，這種發(fā)票雖然網(wǎng)上核實(shí)結(jié)果為真，但實(shí)際上是假。這就需要結(jié)合其他方法進(jìn)行判斷，對(duì)金額較大或出現(xiàn)頻率較高的開(kāi)票單位需要特別關(guān)注，通過(guò)核實(shí)企業(yè)注冊(cè)和經(jīng)營(yíng)信息可以大致判斷業(yè)務(wù)的真實(shí)性，對(duì)特別可疑的業(yè)務(wù)需要拿發(fā)票到稅務(wù)所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證。

2.編制假明細(xì)信息套取資金。這類業(yè)務(wù)所使用的發(fā)票是真實(shí)發(fā)票，但所附明細(xì)是虛假的，審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的絕大多數(shù)商場(chǎng)超市發(fā)票均屬此類型。這種業(yè)務(wù)對(duì)內(nèi)部審計(jì)來(lái)說(shuō)并不容易取得直接證據(jù)，只能通過(guò)分析來(lái)進(jìn)行判斷，可以分析明細(xì)中商品的數(shù)量和單價(jià)是否合理，虛假明細(xì)多是由出票單位在空白出庫(kù)單上蓋章，由購(gòu)買人自行填寫，因此單價(jià)往往不合常理；還可以檢查出票單位與業(yè)務(wù)類型是否配比，比如高檔商場(chǎng)購(gòu)辦公用品就不符合常規(guī)；另外，還需要積累一些專門發(fā)行購(gòu)物卡的單位信息，這些單位經(jīng)常以咨詢費(fèi)或服務(wù)費(fèi)的名義開(kāi)據(jù)發(fā)票，但實(shí)質(zhì)上是可以在多個(gè)商場(chǎng)或超市消費(fèi)的預(yù)付購(gòu)物卡；此外，審計(jì)人員還可以通過(guò)對(duì)一段時(shí)間內(nèi)所購(gòu)?fù)惿唐窋?shù)量的統(tǒng)計(jì)分析來(lái)判斷業(yè)務(wù)的合理性。通過(guò)以上幾種方式基本可判斷業(yè)務(wù)是否真實(shí)，然后再與當(dāng)事人進(jìn)行核實(shí)確認(rèn)，形成相應(yīng)的審計(jì)證據(jù)。

3.報(bào)銷無(wú)關(guān)人員差旅費(fèi)。在審計(jì)差旅費(fèi)時(shí)，審計(jì)人員首先需要關(guān)注審批手續(xù)是否齊全，所附票據(jù)是否完整，是否有相關(guān)人員簽字，這只是形式上的審查；而審計(jì)人員更需要關(guān)注的是業(yè)務(wù)真實(shí)性的審查，如果內(nèi)控制度健全并執(zhí)行有效，理論上形式符合規(guī)定的業(yè)務(wù)真實(shí)性也沒(méi)有問(wèn)題，但當(dāng)前內(nèi)控執(zhí)行的有效性不容樂(lè)觀，因此審計(jì)人員還需要對(duì)業(yè)務(wù)真實(shí)性進(jìn)一步核實(shí)。值得慶幸的是火車票和飛機(jī)票現(xiàn)都已實(shí)行實(shí)名制，這為審計(jì)人員核實(shí)票據(jù)提供了非常便利的條件，審計(jì)人員需要充分利用票據(jù)上的信息進(jìn)行業(yè)務(wù)真實(shí)性的判斷。首先看行程是否完整，不完整有無(wú)相關(guān)說(shuō)明；其次看出差時(shí)間段是否合理，是否存在假期出差情況；另外看身份證信息，有無(wú)年齡不合常理的人員；最后根據(jù)票據(jù)上的人員姓名與人事或?qū)W生部門核實(shí)人員的真實(shí)性。通過(guò)這幾方面的核查，差旅費(fèi)的真實(shí)性基本可以得以確認(rèn)。

4.編制虛假名單套取勞務(wù)費(fèi)。雖然學(xué)校對(duì)發(fā)放勞務(wù)都進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)定，勞務(wù)發(fā)放表需要提供勞務(wù)人身份證號(hào)、工作單位等信息，還需要領(lǐng)款人簽字，經(jīng)手人和經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人也需要簽字和審核，這些看似嚴(yán)格的規(guī)定也未能有效防止編制虛假名單套取勞務(wù)費(fèi)問(wèn)題的發(fā)生，尤其在科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷中出現(xiàn)問(wèn)題的頻率更高。審計(jì)中對(duì)勞務(wù)費(fèi)的審查一要看形式，更重要的是核實(shí)信息是否真實(shí)。這可以從以下幾方面進(jìn)行：一看簽字人的筆跡，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一張發(fā)放表上的領(lǐng)款人簽字為同一人筆跡，這樣的勞務(wù)就有問(wèn)題；二看身份證信息，看年齡有無(wú)異常，審計(jì)中曾發(fā)現(xiàn)個(gè)別年齡特小或特老的人員，后經(jīng)核實(shí)均有問(wèn)題；三看身份證的編號(hào)規(guī)則有無(wú)異常，審計(jì)中曾發(fā)現(xiàn)不同單位多個(gè)人員身份證地區(qū)編號(hào)相同，核實(shí)后也有問(wèn)題；如果通過(guò)以上方法均未發(fā)現(xiàn)異常，還需要抽取部分人員進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)業(yè)務(wù)的真實(shí)性，降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

5.關(guān)聯(lián)交易。近年來(lái)，高校中不少教師因?qū)⒖蒲薪?jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)至關(guān)聯(lián)公司而受到法律的制裁。對(duì)內(nèi)部審計(jì)來(lái)說(shuō)，內(nèi)部審計(jì)人員可獲得的信息非常有限，發(fā)現(xiàn)關(guān)聯(lián)交易的可能性非常小，但由于關(guān)聯(lián)交易性質(zhì)的嚴(yán)重性，內(nèi)部審計(jì)人員也應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注。通過(guò)幾年的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，檢查關(guān)聯(lián)交易需要關(guān)注以下幾點(diǎn)：一是從發(fā)票中查找有無(wú)業(yè)務(wù)頻繁的公司；二是重點(diǎn)關(guān)注外協(xié)加工測(cè)試，查找交易金額較大的公司；三是對(duì)以上兩種公司通過(guò)企業(yè)信用網(wǎng)查詢公司法定代表人、出資人、注冊(cè)地等信息，判斷是否存在關(guān)聯(lián)關(guān)系；四是搜集互聯(lián)網(wǎng)上的其他信息，從側(cè)面加以驗(yàn)證有無(wú)關(guān)聯(lián)關(guān)系。利用以上方法，審計(jì)中也發(fā)現(xiàn)了一些關(guān)聯(lián)交易，一定程度上降低了審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

二、發(fā)生的原因

從以上幾種不合規(guī)支出看，學(xué)校財(cái)務(wù)制度中都明確禁止，而實(shí)際執(zhí)行中卻時(shí)有發(fā)生，這說(shuō)明內(nèi)控執(zhí)行方面存在漏洞。從內(nèi)控環(huán)境分析，目前高校整體上尚未形成一個(gè)有利于內(nèi)控執(zhí)行的有利環(huán)境。老師對(duì)經(jīng)費(fèi)的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，認(rèn)為撥付給自己的經(jīng)費(fèi)或自己申請(qǐng)的科研經(jīng)費(fèi)屬于自己的錢，可以隨便使用，學(xué)校對(duì)這部分經(jīng)費(fèi)的管理也較松；從控制風(fēng)險(xiǎn)分析，國(guó)家和學(xué)校層面對(duì)違反規(guī)定的責(zé)任和處罰不明確，經(jīng)手人和負(fù)責(zé)審核的人員未意識(shí)到自己的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)所在，違規(guī)成本較低；從控制手段看，制度設(shè)計(jì)的制衡作用未真正實(shí)現(xiàn)，審核簽字成了形式，財(cái)務(wù)復(fù)核無(wú)法解決根本問(wèn)題；從監(jiān)督方面分析，事后審計(jì)具有一定的滯后性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題未認(rèn)真追究當(dāng)事人的責(zé)任，也一定程度助長(zhǎng)了違規(guī)行為的發(fā)生。

三、解決方式

要想從根本上解決以上違規(guī)行為，最重要的一條是形成一個(gè)良好有效的內(nèi)控環(huán)境，這一環(huán)境的形成是保證內(nèi)控有效執(zhí)行的前提，不過(guò)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)還需一定的時(shí)間。在目前內(nèi)控環(huán)境并非完全有效的情況下，完善相應(yīng)的違規(guī)處罰制度，使每個(gè)人都明確自己的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)，是比較有效的方法；同時(shí)再加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督的力度，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行相應(yīng)處理，可以在一定程度上解決以上問(wèn)題。

（作者單位：北京科技大學(xué)審計(jì)室 北京 100083）

（責(zé)編：賈偉）

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1004-4914(2014)08-147-01