檔案數(shù)字化、媒體化建設(shè)探析

●張占武，史慧（寧夏醫(yī)科大學(xué)檔案館，銀川750011）

檔案數(shù)字化、媒體化建設(shè)探析

●張占武，史慧（寧夏醫(yī)科大學(xué)檔案館，銀川750011）

檔案管理；新媒體；互聯(lián)網(wǎng)

檔案工作如何適應(yīng)新媒體時(shí)代的發(fā)展，是檔案工作中的一個(gè)新課題。隨著信息時(shí)代的到來，檔案工作面臨著新挑戰(zhàn)，新媒體、大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中顯得越來越重要，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理工作的品質(zhì)，以新媒體技術(shù)為工具，積極宣傳，為檔案工作注入活力及動(dòng)力，促進(jìn)檔案工作在新媒體時(shí)代發(fā)揮更重要的作用。

檔案作為歷史的原始記錄和憑證，具有廣泛的社會(huì)作用，是工作實(shí)踐的真實(shí)記載，也是機(jī)構(gòu)組織與部門今后工作順利開展和延續(xù)，以及發(fā)展、決策的重要依據(jù)。

檔案數(shù)字化，是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。數(shù)字化檔案就是把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，實(shí)現(xiàn)對檔案和檔案資料收集、鑒別、整理、保管、傳遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，以數(shù)字化的形式存儲，利用計(jì)算機(jī)集成系統(tǒng)進(jìn)行管理的有序檔案信息庫，并通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，以及網(wǎng)上檔案信息的瀏覽和遠(yuǎn)程查借。檔案工作如何適應(yīng)新媒體時(shí)代的發(fā)展，是檔案工作中的一個(gè)新課題，檔案數(shù)字化、媒體化也是大勢所趨。

1 新媒體時(shí)代下國內(nèi)外檔案工作的現(xiàn)狀

1.1 國外檔案工作的現(xiàn)狀

1998年5月，聯(lián)合國新聞委員會(huì)把互聯(lián)網(wǎng)列為第四媒體，是繼報(bào)紙、廣播以及電視這三種傳播媒體之后所出現(xiàn)的新型媒體?；ヂ?lián)網(wǎng)不僅能夠進(jìn)行信息與咨訊的即時(shí)傳播和通信，成為了一種公開并且寬泛的傳播媒介，更為人類社會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)與發(fā)展提供了廣闊的平臺。

美國在上個(gè)世紀(jì)的60年代頒布了聯(lián)邦信息自由法令，允許個(gè)人從聯(lián)邦政府的檔案管理機(jī)構(gòu)獲取允許公開的信息。目前，美國對于各種相關(guān)信息都建立了以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的分類信息庫，相關(guān)的聯(lián)邦工作人員以及美國公民都可以通過互聯(lián)網(wǎng)來獲取所需要的信息。最近美國等西方國家也因?yàn)槊绹星榫致殕T斯諾登的爆料，顯示出美國在檔案管理方面已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，通過網(wǎng)絡(luò)將信息獲取的觸角伸向全球，并對國內(nèi)國民以及外國公民私人信息有意識、有組織地搜集和整理，建立了秘密檔案信息庫。這一方面表明，美國等西方國家在檔案的管理以及對于檔案的利用程度上，最大程度地保障了公民使用檔案信息的權(quán)利。另一方面也表明，數(shù)字化和新媒體的發(fā)展為美國的檔案管理提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，使得美國囿于國家利益的追求，出現(xiàn)恣意運(yùn)用檔案信息的行為。［1］這說明大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案的開發(fā)與管理越來越受到各國的重視。

1.2 國內(nèi)檔案工作開展的現(xiàn)狀

從先秦時(shí)代諸多典籍的流傳狀況上看，中國人很早就重視對于有價(jià)值文字檔案的保存。時(shí)空跨越至1987年，我國頒布了《中華人民共和國檔案法》，《檔案法》成為我國檔案管理方面的綱領(lǐng)性法規(guī)，對我國檔案事業(yè)和檔案工作的發(fā)展起到了決定性作用。此后，我國在檔案理論和實(shí)踐等方面取得了較多的成就。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，我國檔案管理工作也隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的普及逐漸步入系統(tǒng)化和規(guī)范化管理，但自動(dòng)化的進(jìn)程相對比較緩慢，與新媒體技術(shù)的結(jié)合仍然不是十分緊密。很多檔案資料以及一些珍貴典籍檔案的保存、整理還停留在僅依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行綱目性編排的階段，或?qū)φ滟F檔案典籍的掃描，或?qū)n案信息的電子錄入等，新媒體技術(shù)在檔案管理方面僅僅是發(fā)揮著索引的作用，使得檔案信息不能得到有效的利用。

2 新媒體時(shí)代下數(shù)字化檔案工作的意義

2.1 拓展檔案管理工作以及宣傳的方式

傳統(tǒng)以人力進(jìn)行整理的方式是一種粗放型模式，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，管理效率低下，檔案利用率也低，同時(shí)檔案利用的宣傳途徑也相對有限、單一。數(shù)字化及新媒體技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，拓展了檔案管理的工作方式，能夠改善檔案管理和宣傳工作方式單一、呆板的狀況，豐富檔案工作的內(nèi)容與形式，打破傳統(tǒng)媒體時(shí)代下檔案工作的局限性，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，讓更多的讀者可以方便快捷地獲取自己需要的檔案信息。［2］

2.2 提高檔案工作的效率

傳統(tǒng)的檔案工作其時(shí)效性差。比如，紙質(zhì)檔案的收集整理，依賴于工作人員對檔案卷宗收錄、登記、建檔、標(biāo)注，揭示途徑有限而單一；其利用依賴于工作人員提供的檢索途徑，工作人員需要從實(shí)體檔案庫中尋找讀者需要的卷宗，過程緩慢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而數(shù)字化管理檔案不僅能夠縮短檔案收集整理的時(shí)間，從多個(gè)途徑揭示卷宗內(nèi)容，多形式展示卷宗，提高檔案管理工作的效率，同時(shí)數(shù)字化檔案，具有交互性特點(diǎn)，能夠結(jié)合運(yùn)用新媒體技術(shù)擴(kuò)大檔案利用宣傳力度和宣傳形式，擴(kuò)大社會(huì)影響力，讓讀者可以更為開放地索取相關(guān)的公開檔案信息。數(shù)字化檔案實(shí)際上就是讓檔案成為“無圍墻檔案”，使讀者足不出戶便可獲得所需檔案信息，并通過檔案網(wǎng)站以及相關(guān)在線的體驗(yàn)等，調(diào)動(dòng)起讀者在獲取相關(guān)檔案信息方面的主動(dòng)性以及參與性。數(shù)字化檔案通過檔案無紙化管理，減緩檔案管理工作人員的工作壓力，提高工作效率。

2.3 增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)

將紙質(zhì)檔案數(shù)字化建立電子檔案，能夠更好地保護(hù)檔案原件的安全，包括物理損壞和內(nèi)容損害，特別是對歷史久遠(yuǎn)的、珍貴的檔案資料。

2.4 擴(kuò)大檔案宣傳的影響區(qū)域

在過去檔案宣傳管理工作上，主要的宣傳交流途徑仍然是檔案管理部門自身所辦的相關(guān)內(nèi)部刊物為主，雖然檔案管理部門在系統(tǒng)內(nèi)部集思廣益，但是對于讀者的影響力也僅限于本地區(qū)、本機(jī)構(gòu)。數(shù)字化檔案，結(jié)合新媒體能夠擴(kuò)大對檔案宣傳的影響區(qū)域，跳出原有的小圈子，充分展示檔案信息的開放性和公眾性，擴(kuò)大社會(huì)影響力，提升檔案的社會(huì)價(jià)值。

3 新媒體時(shí)代下檔案工作存在的問題及不足

3.1 數(shù)字化程度較低

在當(dāng)前整個(gè)社會(huì)信息化的大趨勢中，我國各級檔案管理機(jī)構(gòu)都開始推行檔案的數(shù)字化，并且構(gòu)建了一些在線的數(shù)字檔案場館和一些網(wǎng)站等，為檔案信息的充分利用提供了良好的技術(shù)基礎(chǔ)，［3］用戶可以更好地對檔案信息進(jìn)行查詢。但是實(shí)際上還存在著許多不足之處。一是當(dāng)前檔案管理機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站相對比較落后，存在著一些網(wǎng)站的頁面設(shè)計(jì)不夠合理，層次不夠分明，其內(nèi)容比較空洞，更新不及時(shí)，數(shù)字化檔案的優(yōu)勢不能充分發(fā)揮。二是檔案信息集成管理系統(tǒng)沒有成熟的檢索系統(tǒng)，其檢索邏輯相對單一，不能夠更為人性化地進(jìn)行檢索，從而影響電子檔案的利用。三是宣傳力度不夠，公眾不知曉，網(wǎng)站的訪問量低。四是各級相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足，把檔案信息化媒介平臺作為一個(gè)可有可無的點(diǎn)綴品，使得檔案數(shù)字化以及網(wǎng)站建設(shè)的資金投入不足。

3.2 檔案管理工作者的新媒體知識缺乏

近年來，我國檔案管理工作者的科學(xué)文化素質(zhì)相對于之前有所提高，但是相較于其他行業(yè)人員還有一些差距，特別是數(shù)字化技術(shù)與新媒體技術(shù)的應(yīng)用能力相對比較薄弱，不能夠完全適應(yīng)新媒體時(shí)代背景下的檔案管理工作。數(shù)字化技術(shù)與新媒體知識的缺乏，讓不少檔案管理工作者感到在新階段里的工作較為艱難，一部分人產(chǎn)生了一定的畏難情緒。這也是檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展緩慢的原因之一。

4 新媒體時(shí)代下檔案工作發(fā)展對策

4.1 注重自身的建設(shè)，優(yōu)化檔案管理的品質(zhì)

檔案管理工作的好壞，從本質(zhì)上講主要是由自身的建設(shè)狀況所決定的。無論是過去，還是當(dāng)今的新媒體環(huán)境下，檔案資源的豐富性以及檔案管理工作的高效率都決定了檔案管理工作自身的品質(zhì)。因此，在新媒體時(shí)代，檔案管理工作更應(yīng)該注重自身的建設(shè)，搜集更多具備價(jià)值的檔案資料，不斷豐富自身的檔案館藏，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，成為資料完備的檢索信息庫，特別是對于所收藏的珍貴史料，應(yīng)該更多地有步驟地進(jìn)行開放，并利用新媒體技術(shù)，強(qiáng)化編輯研究工作，對館藏進(jìn)行管理和宣傳。

4.2 充分利用新媒體，擴(kuò)大宣傳力度

要打破傳統(tǒng)的檔案管理工作理念的束縛，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息獲取方式。目前，我國很大一個(gè)層面的讀者仍然是通過傳統(tǒng)方式索取相關(guān)的檔案信息，比如到實(shí)體檔案館索取紙質(zhì)文件，或是從諸如廣播電臺、電視臺獲取信息等。因此，在新媒體時(shí)代，檔案管理工作者應(yīng)該更多地關(guān)注當(dāng)前媒體技術(shù)的發(fā)展，充分利用各種新媒體及時(shí)宣傳報(bào)道館藏檔案以及檔案工作的進(jìn)展、動(dòng)態(tài)，讓公眾及時(shí)了解，促進(jìn)與提升檔案信息的利用率。

4.3 提高人員素質(zhì)

新媒體時(shí)代下，檔案管理工作未來勢必會(huì)和新媒體技術(shù)緊密結(jié)合。因此，檔案管理工作者應(yīng)該更多地注重自身在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展趨勢，加強(qiáng)知識的更新，適應(yīng)新媒體時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展。新媒體時(shí)代，其中的機(jī)遇和挑戰(zhàn)需要更多的檔案管理工作人員付出更多的努力。［4］

［1］李鷹．試論新世紀(jì)的檔案利用工作［J］．山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2005（5）：87－88.

［2］于新萍．試論新世紀(jì)的檔案利用工作［J］．網(wǎng)友世界，2013（20）：66.

［3］宋國蘭．檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問題［J］．網(wǎng)友世界，2013（23）：91.

［4］吳文婧．高校檔案管理工作的信息化建設(shè)趨勢［J］．人力資源管理，2012（9）：156.

2014中國圖書館年會(huì)在京召開

10月10日至12日，2014年中國圖書館年會(huì)在北京召開。本屆年會(huì)由文化部主辦，北京市文化局、北京市東城區(qū)人民政府、中國圖書館學(xué)會(huì)、國家圖書館、文化部全國公共文化發(fā)展中心共同承辦。年會(huì)以“館員的力量：改革·發(fā)展·進(jìn)步”為主題，圍繞工作會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、展覽會(huì)三大板塊展開，旨在集中展示圖書館事業(yè)發(fā)展成就，促進(jìn)業(yè)界交流合作，實(shí)現(xiàn)文化產(chǎn)業(yè)與文化事業(yè)互促共贏。

本屆年會(huì)最突出的亮點(diǎn)是將弘揚(yáng)中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化貫穿各個(gè)板塊，突出圖書館的公共服務(wù)職能、力求惠及讀者。年會(huì)期間，文化部召開了全國古籍保護(hù)工作會(huì)議，總結(jié)近年來古籍保護(hù)工作取得的成績并交流經(jīng)驗(yàn)。年會(huì)展覽會(huì)上，參觀者通過二維碼掃描“中華古籍保護(hù)計(jì)劃”展示體驗(yàn)區(qū)內(nèi)的“冊府大方”方形發(fā)光體，暢快了解200多種相關(guān)珍貴典籍介紹和古籍保護(hù)知識。

由中國文化報(bào)社、《大眾攝影》雜志社、上海浦東新區(qū)文化廣播影視管理局聯(lián)合主辦的“美麗中國”文化新地標(biāo)全國攝影大展10月10日在年會(huì)展覽會(huì)上開幕。據(jù)悉，9月28日、10月6日，該展覽上海站和日本東京站巡展已分別揭幕。

——摘自2014年10月13日《中國文化報(bào)》

G270.7

A

1005－8214（2014）11－0029－03

張占武（1976－），男，陜西洛南人，碩士，寧夏醫(yī)科大學(xué)檔案館館員，研究方向：檔案信息工作；史慧，(1987－)，女，河南周口人，碩士，就職于寧夏醫(yī)科大學(xué)。

2013－12－15［責(zé)任編輯］王崗

本文系國家檔案局科技項(xiàng)目（項(xiàng)目編號：2014-R-21）研究成果。