淺論檔案管理的技術(shù)保護

金淑紅

摘 要：檔案在使用過程中效果非常好，同時在使用的時候也要做好檔案的保護工作，這樣才能更好地保證檔案未來的使用效果。在進行檔案保護的時候，傳統(tǒng)的理論受到了很大的沖擊主要是因為現(xiàn)在的檔案大多都是以電子文件的形式出現(xiàn)的，這樣在載體上就發(fā)生了很大的變化，對電子文件和紙質(zhì)檔案進行保護的時候采用的技術(shù)是不同的，而且存在著很大的差別，對新的載體形式進行必要的研究，同時在保護技術(shù)方面得到更好的發(fā)展，才能更好的促進檔案管理工作得到發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；保護技術(shù)；發(fā)展

在科學技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，檔案信息不再以紙質(zhì)的介質(zhì)存在，而是出現(xiàn)了電子文件，這種文件在儲存介質(zhì)上發(fā)生了很大的變化，因此，在對檔案進行保護的時候，在保護技術(shù)方面要進行很好的發(fā)展，這樣才能更好的保證檔案能夠獲得更好地保護，同時也能更好的實現(xiàn)電子檔案保護技術(shù)的發(fā)展。

1 載體壽命的差異

紙質(zhì)檔案的耐久性在一定程度上和纖維素的性質(zhì)有很大的關(guān)系，纖維素在一定的條件下非常容易出現(xiàn)水解反應(yīng)，因此，在進行檔案保護的時候要非常注意環(huán)境對紙質(zhì)檔案的影響，在進行紙質(zhì)檔案保管過程中對環(huán)境進行很好的控制能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案的壽命達到千年。電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤，這樣就使得磁盤和磁帶成為了主要的載體，這種物質(zhì)材料在使用的時候會出現(xiàn)靜電反應(yīng)，在出現(xiàn)靜電反應(yīng)以后，會導(dǎo)致磁粉出現(xiàn)脫離的情況，在伸長以后不易恢復(fù)。同時，磁粉也非常容易出現(xiàn)磨損和脫落的情況，這樣就會導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)信息無法再現(xiàn)的問題。光盤是利用激光技術(shù)來進行信息的存取的，它是一種在激光熱效應(yīng)作用下能夠產(chǎn)生變化的材料，這種材料非常不穩(wěn)定，同時也經(jīng)常會出現(xiàn)一定的問題，也會出現(xiàn)氧化反應(yīng)，因此，和紙質(zhì)檔案載體相比，在壽命上比較短。

2 環(huán)境條件影響的差異

2.1 溫濕度影響的差異

溫度和濕度的變化對磁性載體、光盤和紙張都有一定的影響。對紙質(zhì)檔案來說，在溫度和濕度都過高的情況下非常容易出現(xiàn)紙張的水解一氧化反應(yīng)，這樣能夠加速紙張中不利化學成分對紙張影響的速度，同時也會導(dǎo)致紙張中的字跡出現(xiàn)擴散的情況。而電子文件在受到溫度和濕度變化發(fā)生的反應(yīng)卻是不同的。在溫度過高或者過低的情況下，電子文件的介質(zhì)會出現(xiàn)膨脹和收縮的情況，同時，光盤中的一些物質(zhì)也會受到一定的影響，出現(xiàn)變形，因此，在對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行保管的時候都有一定的溫度和濕度要求，在滿足要求以后能夠保證保管的時間得到延長，同時，濕度和溫度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度也會存在著一定的偏差。

2.2 灰塵影響的差異

灰塵給紙張帶來的危害主要表現(xiàn)在機械的紙張磨損情況，這樣非常容易導(dǎo)致紙張出現(xiàn)粘結(jié)的情況，形成紙張霉菌?；覊m也會導(dǎo)致電子文件的載體出現(xiàn)一定的損壞，一般是會出現(xiàn)物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞主要是指介質(zhì)受到污染或者是出現(xiàn)表面的劃痕，這樣都會導(dǎo)致信息出現(xiàn)損壞的情況。化學損壞是指在灰塵中所含有的化學成分是會導(dǎo)致磁帶、磁盤和光盤出現(xiàn)不同程度的腐蝕，同時也會導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)損失的情況。生物損壞主要是指灰塵通常是霉菌孢子的傳播者，這樣就會導(dǎo)致檔案的保存載體成為霉菌的繁殖基地，同時會導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的情況?；覊m對紙質(zhì)檔案和電子檔案都會產(chǎn)生一定的影響，但是在產(chǎn)生的影響方面帶來的后果卻有一定的差別，灰塵對紙質(zhì)檔案的帶來的影響能夠進行補救，但是對電子文件帶來的影響卻是不能進行補救的，這樣會導(dǎo)致很多的信息出現(xiàn)丟失的情況。防止灰塵對電子文件載體進行影響非常重要，這樣能夠更好對電子文件進行保護，因此，要采取必要的防灰塵措施，這樣才能更好的保證檔案信息的安全。

2.3 光線和有害氣體影響的差異

光線和有害氣體對紙質(zhì)檔案的危害只要是導(dǎo)致紙質(zhì)出現(xiàn)水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張的強度出現(xiàn)降低的情況，但是，有害氣體和光線尤其是紫外線對電子文件的破壞性非常大。有害氣體通常是具備一定的酸性和氧化性的，在一定的條件下會出現(xiàn)腐蝕和破壞磁性載體和光盤的情況，這樣會給電子文件的載體帶來毀滅性的破壞，導(dǎo)致電子文件在信息方面出現(xiàn)丟失的情況。光線的變化會導(dǎo)致電子文件載體發(fā)生光氧化反應(yīng)，導(dǎo)致出現(xiàn)文件載體強度下降的情況，同時，紫外線也會導(dǎo)致磁性記錄出現(xiàn)一定的問題。

3 技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料一紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸岡素和保護環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術(shù)過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標準ODA/ODLF，IRDS，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換，這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。

4 信息保護的差異

紙質(zhì)檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結(jié)為一體的。保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實現(xiàn)對其它程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題。

5 結(jié)束語

現(xiàn)在，在對電子文件信息進行保護的時候，主要是要避免其出現(xiàn)信息被篡改和盜取的情況，同時也要對其刪除的技術(shù)途徑進行保護，可以通過防火墻技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)來對檔案信息進行保護。同時在進行保護的時候要避免出現(xiàn)保護技術(shù)采用不合理的情況，這樣對電子文件的保護存在著一定的滯后性。電子文件是一種新型的檔案存儲方式，在對其進行保護的時候要保證其不會出現(xiàn)保護方面的問題，同時要避免出現(xiàn)信息缺失的情況。對影響保護技術(shù)的因素要進行很好的分析，這樣能夠更好的在保護技術(shù)方面得到更好的發(fā)展，同時也能的實現(xiàn)技術(shù)的發(fā)展。電子文件保護技術(shù)要不斷進行發(fā)展，這樣才能更好的促進檔案管理技術(shù)水平的提高。

參考文獻

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