高校辦公室工作創(chuàng)新探析

羅巧花

?

高校辦公室工作創(chuàng)新探析

羅巧花

（閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 龍巖 364021）

高校辦公室是學(xué)校的綜合管理部門(mén)和工作樞紐，是學(xué)校的形象窗口。針對(duì)高校辦公室存在的主要問(wèn)題，結(jié)合深化教育領(lǐng)域改革提出的新要求，從“四強(qiáng)化”、“四提高”對(duì)高校辦公室工作創(chuàng)新與路徑進(jìn)行探討，促進(jìn)高校辦公室工作適時(shí)求變，改革創(chuàng)新，更好地發(fā)揮職能作用。

高校辦公室；創(chuàng)新；路徑；實(shí)踐

高校辦公室是學(xué)校的綜合管理部門(mén)和工作樞紐，承擔(dān)著管理服務(wù)、溝通協(xié)調(diào)、督查督辦等重要職能，其管理水平、服務(wù)質(zhì)量、執(zhí)行能力、工作效率的高低，直接反映出整個(gè)學(xué)校的管理水平、辦學(xué)能力和形象聲譽(yù)。在全面深化改革環(huán)境下，特別是教育領(lǐng)域改革的深化，對(duì)高校辦公室工作提出了新的要求與任務(wù)。目前，高校辦公室工作中存在著一些問(wèn)題和不足。比如職能作用發(fā)揮不夠、管理觀念落后、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、執(zhí)行能力偏弱、制度不夠完善、工作效率較低等等，直接削弱了高校辦公室的重要作用。為此，高校辦公室要適時(shí)求變，改革創(chuàng)新，進(jìn)一步強(qiáng)化職能作用、宗旨意識(shí)、人員素質(zhì)和工作機(jī)制，不斷提高管理水平、服務(wù)質(zhì)量、執(zhí)行能力和工作效率，充分發(fā)揮職能作用，提升學(xué)校辦學(xué)水平，推動(dòng)事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

一、強(qiáng)化職能作用，提高管理水平

一是提高科學(xué)管理能力。2010年國(guó)家出臺(tái)了《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》，該綱要明確指出，要把改革創(chuàng)新作為教育發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力，以機(jī)制體制改革為重點(diǎn)，鼓勵(lì)學(xué)校大膽探索和試驗(yàn)，創(chuàng)新教育管理體制，建設(shè)現(xiàn)代學(xué)校制度。現(xiàn)代大學(xué)制度的核心是在國(guó)家的宏觀調(diào)控政策指導(dǎo)下，大學(xué)面向社會(huì)，依法自主辦學(xué)，實(shí)行科學(xué)管理?，F(xiàn)代大學(xué)制度涉及規(guī)范和理順大學(xué)與政府、大學(xué)與社會(huì)的關(guān)系，涉及大學(xué)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的完善和改革?，F(xiàn)代大學(xué)制度的建設(shè)，使高校面臨內(nèi)外部辦學(xué)環(huán)境的巨大變化。作為高校辦公室來(lái)講，理順管理體制要以轉(zhuǎn)變管理職能為前提，減少直接管理、增加宏觀監(jiān)管，要把社會(huì)上各個(gè)方面與各高校的關(guān)系理順，達(dá)到合理的職能配置。必須在提高管理能力上下功夫，從內(nèi)部管理向全面管理轉(zhuǎn)變，從事務(wù)型向參謀型轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)式管理向現(xiàn)代化的科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等，創(chuàng)新管理手段，提高管理效率。

二是提高溝通協(xié)調(diào)能力。有效的溝通協(xié)調(diào)關(guān)系到學(xué)校各項(xiàng)工作的正常轉(zhuǎn)。隨著辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大和辦學(xué)體制創(chuàng)新，特別是辦學(xué)主體的多元化，使高校內(nèi)外部辦學(xué)環(huán)境都隨之發(fā)生變化，更多的部門(mén)、行業(yè)、企業(yè)參與辦學(xué)，學(xué)校內(nèi)部也增加了相應(yīng)的職能部門(mén)。這就要求高校辦公室充分發(fā)揮橋梁紐帶作用，進(jìn)一步提高溝通協(xié)調(diào)能力。對(duì)于高校內(nèi)部來(lái)說(shuō)，要正確處理好領(lǐng)導(dǎo)與部門(mén)、部門(mén)與部門(mén)之間的關(guān)系，防止職責(zé)不明確、工作推諉扯皮現(xiàn)象發(fā)生。對(duì)于高校外部來(lái)說(shuō)，要加強(qiáng)與上級(jí)主管部門(mén)的聯(lián)系，爭(zhēng)取更多更好的政策資金環(huán)境；要正確協(xié)調(diào)學(xué)校與相關(guān)行業(yè)企業(yè)之間的關(guān)系，促進(jìn)互通有無(wú)，取長(zhǎng)補(bǔ)短?？偟膩?lái)說(shuō)，就是要以充分溝通為前提，以全面協(xié)調(diào)為目的，正確處理好學(xué)校內(nèi)外部的關(guān)系，科學(xué)解決好學(xué)校內(nèi)外部的矛盾，創(chuàng)造良性運(yùn)轉(zhuǎn)、可持續(xù)發(fā)展的環(huán)境，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)密切配合、團(tuán)結(jié)協(xié)作、和諧發(fā)展的良好局面。

三是提高政策法律水平。2014年召開(kāi)的全國(guó)教育工作會(huì)議提出，深化教育領(lǐng)域改革，加快推進(jìn)教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化。隨著高校辦學(xué)自主權(quán)的擴(kuò)大和對(duì)外交往的增多，學(xué)校面臨越來(lái)越多的事務(wù)和糾紛，師生員工的利益訴求也不斷增加。另外，因?qū)W生群體差異擴(kuò)大、教學(xué)實(shí)習(xí)場(chǎng)地環(huán)境變化，校內(nèi)外的突發(fā)事件也相應(yīng)增加。高校辦公室要認(rèn)真學(xué)習(xí)、全面掌握有關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)法律意識(shí)，提高用法水平。要科學(xué)制定、認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)制度措施，健全完善應(yīng)急預(yù)案，盡可能把事故和損失控制在最低限度。必須長(zhǎng)期聘任法律顧問(wèn)，有關(guān)管理制度的出臺(tái)、校企合作協(xié)議的簽訂等等，都讓律師全過(guò)程參與。堅(jiān)持依法辦學(xué)、依法治校，不斷提高辦學(xué)治校能力。

二、強(qiáng)化宗旨意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量

一要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)[1]。高校辦公室必須堅(jiān)持以服務(wù)為宗旨，堅(jiān)持為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為師生服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)。實(shí)行繳費(fèi)上學(xué)，學(xué)生及學(xué)生家長(zhǎng)就是花錢(qián)向?qū)W校購(gòu)買(mǎi)良好的公共服務(wù)。辦學(xué)體制機(jī)制創(chuàng)新，使辦學(xué)主體由一元（政府）向多元（行業(yè)、企業(yè)、園區(qū)參與）轉(zhuǎn)變。辦學(xué)主體的多元化，而且政行企校的不同利益需求，勢(shì)必要求高校提供更好的服務(wù)。辦公室的每一位工作人員都要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，愛(ài)崗敬業(yè)，樂(lè)于奉獻(xiàn)，把搞好服務(wù)作為一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。

二要轉(zhuǎn)變服務(wù)職能。高校辦公室要弄清新形勢(shì)新條件下在學(xué)校工作中處于什么樣的位置、應(yīng)發(fā)揮什么作用，并進(jìn)一步細(xì)化明確辦公室的具體業(yè)務(wù)范圍,各項(xiàng)工作要達(dá)到什么樣的目標(biāo)。不能以落實(shí)上級(jí)決策部署和完成領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)為目標(biāo)，要主動(dòng)開(kāi)展調(diào)查研究，全面了解掌握信息，當(dāng)好參謀和助力，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。不能以為辦完某件事或者完成某一階段任務(wù)就是做好了服務(wù)，要時(shí)時(shí)事事處處都樹(shù)立服務(wù)理念，要變階段服務(wù)為全程服務(wù)。

三要樹(shù)立窗口形象。都不論事件大小、任務(wù)輕重，不論是老師還是學(xué)生，不論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工，都必須做到積極主動(dòng)，熱情服務(wù)。要求每一位工作人員都要有足夠的耐心、細(xì)心、虛心，做到手勤、嘴勤、手勤、腿勤。進(jìn)行換位思考，站在來(lái)校辦事人員的角度進(jìn)行思考，想別人所想，急別人所急，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，轉(zhuǎn)變服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，努力提高學(xué)校對(duì)內(nèi)對(duì)外的窗口形象地位。

三、強(qiáng)化人員素質(zhì)，提高執(zhí)行能力

一是提高思想政治素質(zhì)。高校具有引領(lǐng)先進(jìn)文化的社會(huì)功能，高校辦公室的工作具有較高的政策性。辦公室工作人員參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的具體執(zhí)行者，其直接面向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)層，承擔(dān)著學(xué)校決策傳達(dá)和具體措施的擬定工作，其政治覺(jué)悟的高低直接影響到政策有效貫徹執(zhí)行的力度，直接影響到學(xué)校戰(zhàn)略意圖的實(shí)現(xiàn)和學(xué)校權(quán)威的樹(shù)立。辦公室工作人員應(yīng)加強(qiáng)政治思想修養(yǎng)，要在思想上、行動(dòng)上與黨的路線方針政策保持一致，要自覺(jué)維護(hù)學(xué)校權(quán)威[2]。要不斷增強(qiáng)辦公室工作人員的使命感和責(zé)任心，樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)、樂(lè)于奉獻(xiàn)、不求名利的精神，形成顧全大局、敢于負(fù)責(zé)和團(tuán)結(jié)協(xié)作、開(kāi)拓進(jìn)取的作風(fēng)，建設(shè)一個(gè)“能干事、干成事”的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)。

二是提高理論業(yè)務(wù)水平。構(gòu)建學(xué)習(xí)型辦公室[3]，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)思想。辦公室所有人員都能夠樹(shù)立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，將學(xué)習(xí)和工作有機(jī)地結(jié)合在一起,在持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)過(guò)程中去體驗(yàn)工作的樂(lè)趣，實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)和自己人生的價(jià)值。一方面要加強(qiáng)科學(xué)文化和管理理論的學(xué)習(xí)，只有提高文化科學(xué)知識(shí)，提高管理理論水平，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。另一方面在加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，如公文寫(xiě)作、檔案管理、會(huì)議組織等方面知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。只有不斷提高現(xiàn)代管理知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能適應(yīng)新的形勢(shì)下高校辦公室不斷變化的工作。

三是提高勤儉節(jié)約意識(shí)。勤儉節(jié)約是中華民族的傳統(tǒng)美德，必須繼承和發(fā)揚(yáng)。中央八項(xiàng)規(guī)定出臺(tái)和黨的群從路線教育實(shí)踐活動(dòng)開(kāi)展，對(duì)高校辦公室工作提出了新的更高要求。高校辦公室不僅管人、管事，而且還管物，如公務(wù)接待、公車(chē)使用，甚至日常辦公用耗材等等。高校辦公室每一位工作人員必須樹(shù)立勤儉節(jié)約的意識(shí)，從身邊小事做起，比如盡量使用網(wǎng)絡(luò)傳輸文件、正反面打印文件等，減少紙張浪費(fèi)。要嚴(yán)格執(zhí)行中央八項(xiàng)規(guī)定，控制接待規(guī)模和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格公車(chē)管理，減少“三公”經(jīng)費(fèi)支出。

四是提高服務(wù)水平和質(zhì)量。提高服務(wù)水平和質(zhì)量是辦公室工作的核心和靈魂。辦公室人員在處理大量文件、內(nèi)外聯(lián)系、來(lái)訪接待的各項(xiàng)事情過(guò)程中，均體現(xiàn)著服務(wù)能力，因此，新時(shí)期對(duì)加強(qiáng)辦公室人員的服務(wù)質(zhì)量提出更高要求，不僅要提倡熱情服務(wù)、微笑服務(wù)，首問(wèn)責(zé)任制，更要求“以人為本”為根本行為準(zhǔn)則來(lái)嚴(yán)格要求自己，在追求工作效率的同時(shí)，更要講究服務(wù)的質(zhì)量，讓每一位來(lái)辦公室辦事的人員都高高興興地進(jìn)來(lái)、滿(mǎn)滿(mǎn)意意地回去，不落下一句怨言，滿(mǎn)懷感激。

四、強(qiáng)化工作機(jī)制，提高辦公效率

一要健全規(guī)章制度。規(guī)章制度不健全，造成高校辦公室忙亂差現(xiàn)象凸顯。因此首先要規(guī)范辦事程序，建章立制，明確辦公室工作的操作流程和規(guī)范要求，根據(jù)各個(gè)部分的工作內(nèi)容，制定相應(yīng)的工作計(jì)劃，對(duì)以前存在的不足和缺點(diǎn)進(jìn)行修改和完善，形成辦公室管理的體系。其次制定規(guī)章制度，辦公室要制度的規(guī)章制度主要包括兩個(gè)層面，一是學(xué)校層面，二是辦公室內(nèi)部。學(xué)校層面主要是有關(guān)學(xué)校決策和部署的落實(shí)、學(xué)校管理活動(dòng)的協(xié)調(diào)、規(guī)則的制定、工作過(guò)程的監(jiān)控等管理規(guī)范。辦公室內(nèi)部主要是修訂各種制度，如會(huì)議制度、公文處理制度、接待制度、安全保密制度、完善檔案管理制度、信件收發(fā)制度等[4]。

二要加強(qiáng)監(jiān)督反饋。監(jiān)督反饋是高校辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)，主要包括監(jiān)督、核查上級(jí)指示、會(huì)議通知、領(lǐng)導(dǎo)決議、年度工作計(jì)劃和階段性重點(diǎn)工作，然后及時(shí)了解和總結(jié)實(shí)施情況，并向領(lǐng)導(dǎo)反饋，為工作的落實(shí)和領(lǐng)導(dǎo)的再次決策提供依據(jù)，確保各項(xiàng)工作得到更好的實(shí)現(xiàn)。為此，高校辦公室應(yīng)探索監(jiān)督反饋的工作新辦法，建立辦公室工作網(wǎng)絡(luò)督辦和健全監(jiān)督反饋機(jī)制，可以設(shè)置專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督反饋專(zhuān)職崗位，確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處，不延期不落后，為學(xué)校事業(yè)的發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。同時(shí)，在監(jiān)督反饋中，力求做到及時(shí)、全程、高效。

三要嚴(yán)格考核評(píng)價(jià)。辦公室人員一個(gè)崗位做久了，極易造成工作散漫，消極怠工的現(xiàn)象。因此，高校辦公室要制定嚴(yán)格的考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)辦公室人員的思想品質(zhì)，管理能力，工作積極性和工作業(yè)績(jī)等方面進(jìn)行全方位的考察[5]，把考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為職稱(chēng)評(píng)聘、評(píng)先評(píng)優(yōu)、干部選拔等主要指標(biāo)。以“公平、公開(kāi)、公正”為原則，依制度辦事，一視同仁，使辦公室人員從思想上認(rèn)識(shí)到考核評(píng)價(jià)的重要性，不搞特殊化和人情政策，使其堅(jiān)守崗位，踏實(shí)工作，增強(qiáng)責(zé)任感、發(fā)揮積極性，為學(xué)校的各項(xiàng)事業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。

四要運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)。在當(dāng)今信息化技術(shù)不斷發(fā)展，高校辦公室工作也遇到前所未有的挑戰(zhàn)，新理念、新事物、新技術(shù)的出現(xiàn)，需要其快速做出反應(yīng)。辦公室人員要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)，全面快速地獲取信息，要培養(yǎng)對(duì)信息資源的跟蹤和分析能力，把信息化與高校內(nèi)部管理體制改革有機(jī)結(jié)合，建立高效運(yùn)行的辦公管理系統(tǒng)，提高管理隊(duì)伍素質(zhì)，促進(jìn)管理理念的轉(zhuǎn)變，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化辦公辦文，提高工作效率和質(zhì)量。

創(chuàng)新是一個(gè)民族的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。高校辦公室工作只有創(chuàng)新發(fā)展，才能更加適應(yīng)新形勢(shì)要求，圍繞新問(wèn)題新任務(wù)新要求，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，充分發(fā)揮其職能作用，不斷提高管理水平，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，不斷提高執(zhí)行能力，不斷提高辦公效率，推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

[1] 鄭文堂,高建偉,華玉武. 高校辦公室要增強(qiáng)“五種意識(shí)”做好“八個(gè)服務(wù)”[J]. 辦公室業(yè)務(wù), 2013(4):236-237.

[2] 俞海平. 高職院校加強(qiáng)和改進(jìn)高校辦公室管理工作的思考[J]. 廣東技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào), 2010(2):97-99.

[3] 陳華. 知識(shí)管理視角下的我國(guó)高等院校辦公室管理研究[D]. 南昌:南昌大學(xué)碩士論文, 2011.

[4] 呼永進(jìn), 虞劍英. 新時(shí)期高校辦公室自身建設(shè)與發(fā)展探析[J]. 四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào), 2012(1):65-68.

[5] 戴海光. 高校辦公室管理運(yùn)行現(xiàn)狀及創(chuàng)新初探[J]. 江蘇教育學(xué)院學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué), 2011(4):66-68.

Study on the Innovation and the Path of College Office Work in the New Situation

LUO Qiao-hua

（Minxi Vocational and Technical College, Fujian Longyan, 364021,China）

The office is a comprehensive administration department, the key position, and the image of a window in college. On the main problems existing in college office, this paper combined with the new requirements which were put forward in the deepening of reform in the field of education, discussed on the innovation and the path of college office work from the "four-enhanced", "four-up", and then in order to promote the college office work to change according to the new times, reform and innovate, perform their functions better.

college office; challenge; path; practice

G647

A

1673-1417（2014）03-0081-04

10.13908/j.cnki.issn1673-1417.2014.03.0017

2014－05－04

羅巧花（1985—），女，福建龍巖人，研究實(shí)習(xí)員，主要從事高校教育管理工作。

（責(zé)任編輯：馬圳煒）