事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新探討

黃冬園

摘 要：

檔案管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的重要組成部分，檔案管理工作質(zhì)量的高低不僅直接影響本單位的各項工作及建設(shè)，同時對于事業(yè)單位在社會職能履行方面也會造成深遠影響。當前檔案管理工作雖然已經(jīng)逐漸受到單位領(lǐng)導(dǎo)及社會各界的廣泛關(guān)注，但是就具體的管理工作而言仍然存在著思想保守、方法陳舊等方面問題，這些問題如果不能得到及時有效解決將難以適應(yīng)事業(yè)單位在當前及今后發(fā)展和建設(shè)過程中的實際需要，所以重點談?wù)勅绾卧谑聵I(yè)單位檔案管理工作中進一步發(fā)揮創(chuàng)新意識，尋找更為先進有效的管理方法來推動事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量提升，以供參考。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

中圖分類號：

F24

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198（2014）24-0102-01

0 前言

事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容相對于普通生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)來說更具復(fù)雜性與龐雜性。事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容不僅包括了人員檔案、財務(wù)檔案，同時還包括了有各種文書、文件、規(guī)劃、文稿等在內(nèi)的行政檔案以及事業(yè)單位過去從事的或者現(xiàn)在進行的以及未來計劃中的各種業(yè)務(wù)檔案。事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容涉及到整個單位運作的方方面面，檔案管理工作不僅是一個保管性質(zhì)的工作，隨著事業(yè)單位社會職能的不斷轉(zhuǎn)變，檔案管理更是應(yīng)該肩負起推動單位建設(shè)發(fā)展及社會職能有效履行的重要使命，所以當前檔案管理工作的被動與陳舊已經(jīng)無法適應(yīng)單位的實際管理需要，亟需我們開動腦筋，利用現(xiàn)有資源及手段來不斷提升管理工作具體質(zhì)量，來尋找更具創(chuàng)新性與科學(xué)性的管理新思路及新方法。

1 當前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

事業(yè)單位檔案管理工作雖然近年來不斷受到單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者以及社會各界的廣泛關(guān)注，但是就具體工作成效來說，仍然存在著較大的管理陳舊與落后問題，想要推動事業(yè)單位的進一步發(fā)展，檔案管理工作也必須與時俱進，不斷吸收新的管理意識和創(chuàng)新管理方法。當前檔案管理仍然停留在信息化管理初級化的層面上，甚至有個別單位連基本的電腦、打印機、復(fù)印機等都未能全面配置，從而讓檔案管理工作缺乏足夠的安全性、科學(xué)性與嚴謹性。這些問題必須得到妥善解決，必須開動腦筋利用更新的理念和手段來推動檔案管理更上一層樓。

2 創(chuàng)新檔案管理工作的思考

檔案管理工作尤其是事業(yè)單位的檔案管理工作因為必須從被動化主動，必須肩負起更大的管理責任及使命，所以管理工作的意識及方法如果不能夠有效創(chuàng)新，必然受到時代與市場的淘汰，那么也就無法發(fā)揮出檔案管理工作的真正作用。

2.1 確立科學(xué)主動的工作意識

檔案管理工作不光存在于事業(yè)單位內(nèi)容，在只要存在經(jīng)濟活動、人事活動的企事業(yè)單位，檔案管理工作都是必不可少的，而檔案管理工作對于事業(yè)單位來說更為重要，因為事業(yè)單位的自身建設(shè)不僅關(guān)系本身的發(fā)展，更加關(guān)系著我國社會主義經(jīng)濟建設(shè)及社會主義和諧社會建設(shè)的具體質(zhì)量，所以我們不能夠僅僅讓自己當做檔案的被動看守者和清點者，更要把自己當做檔案的使用者及控制者，要積極對待檔案管理工作，要積極主動的在死的文字里尋找到活得出路，所以必須確立科學(xué)主動的工作意識，而這種意識的確立如果僅僅依靠口號和宣傳是遠遠不夠的，還必須加強檔案管理具體工作思路和檔案具體作用的相關(guān)知識的學(xué)習(xí)與掌握，只有真正明確檔案的用途及作用，才有可能在日常管理工作進行更為合理的安排。而這種學(xué)習(xí)活動也不應(yīng)該僅僅在檔案管理人員當中推廣，單位的最高管理者、決策者也應(yīng)該以身作則加強學(xué)習(xí)，這樣一方面能夠為檔案管理工作的全局控制做出正確引導(dǎo)，另一方面也能夠起到良好的帶頭作用，在單位內(nèi)部營造起檔案管理人人有責的良好氛圍。

2.2 提升檔案管理信息化水平

檔案管理工作的信息化已經(jīng)不是一個新鮮的概念，但是就目前的情況來看，信息化水平仍然處于初級階段，也就是用電腦、打印機、復(fù)印機代替人工紙筆記錄，或者架設(shè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)進行部門間的信息傳輸。這與本文提到了信息化仍然存在著一定差距。檔案管理的信息化，應(yīng)該先從檔案的雙渠道管理模式入手，也就是紙質(zhì)檔案與電子檔案雙渠道，這樣一方面能夠有效提升檔案的管理工作的安全性與嚴謹性，另一方面也能夠有效提升檔案文件的調(diào)閱速度，同時通過檔案管理的權(quán)限設(shè)置，防止檔案的隨意篡改，提升其管理工作質(zhì)量。此外，為了能夠進一步提升部分檔案的共享性及信息傳輸?shù)募皶r性，還應(yīng)該具有數(shù)據(jù)備份意識，將檔案數(shù)據(jù)傳輸至網(wǎng)絡(luò)云端進行備份，這樣能夠大大提升其使用的快捷高效。

2.3 大力推廣大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用

大數(shù)據(jù)是相對于當前我們熟知的以M為單位或者以G為單位進行數(shù)據(jù)存數(shù)的意識，大數(shù)據(jù)遠比G為單位的數(shù)據(jù)存數(shù)規(guī)模更大。對于事業(yè)單位來說，隨著社會職能的轉(zhuǎn)變、涉及工作范圍的不斷擴大以及單位建設(shè)工作的不斷開展，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)存儲條件已經(jīng)越來越無法適應(yīng)海量數(shù)據(jù)的存儲需要，所以應(yīng)用大數(shù)據(jù)存儲在事業(yè)單位的檔案管理工作中

也是必不可少的。大數(shù)據(jù)存儲不僅僅表示能夠存儲足夠多的數(shù)據(jù)，同時為了能夠進一步體現(xiàn)大數(shù)據(jù)存儲的空間優(yōu)勢及信息化優(yōu)勢，我們還應(yīng)該將檔案管理及數(shù)據(jù)記錄的類型進行進一步擴展，從原有以數(shù)字、文字、符號為基礎(chǔ)的檔案編制模式轉(zhuǎn)變?yōu)榘〝?shù)字、文字、符號在內(nèi)并將圖像、視頻、音頻也囊括其中的多元化模式，這樣不僅能夠更全面的充實檔案內(nèi)容，同時還可以在此基礎(chǔ)之上利用數(shù)據(jù)模型技術(shù)將2D信息建造成3D影像和模型，從而更直觀的了解檔案內(nèi)容及各種信息。當然大數(shù)據(jù)存儲也具有其特殊的設(shè)備要求，所以我們應(yīng)該在自身條件能及的情況下進行檔案儲存設(shè)備的更新與換代，從而更加方便檔案管理工作的順利開展，讓檔案管理工作能夠發(fā)揮出起更大作用。

2.4 加強軟件的開發(fā)與利用

管理軟件的使用對于現(xiàn)代企事業(yè)單位的管理工作來說可謂是理所當然，在事業(yè)單位檔案管理工作中也應(yīng)該大力推行自動化管理軟件的使用，針對事業(yè)單位與普通生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)在管理工作中的諸多差異，事業(yè)單位的檔案管理軟件不建議直接購買市面上的成品管理軟件，成品管理軟件雖然從價格上來說相對便宜，也能夠應(yīng)付一般化的管理內(nèi)容，但是針對事業(yè)單位檔案管理的復(fù)雜性與龐雜性，還是應(yīng)該盡量選擇定制軟件，將事業(yè)單位在人事檔案、建設(shè)檔案、財務(wù)檔案、文件檔案等各方面的管理需要盡可能的實現(xiàn)于管理軟件當中，從而幫助檔案管理工作能夠真正獲得質(zhì)量上的提升。

參考文獻

[1]陶虹.事業(yè)單位檔案管理信息化研究[J].企業(yè)管理，2013，（5）.

[2]劉迪.檔案管理的高效性與安全性矛盾分析[J].會計之友，2013，（5）.