科技期刊常見(jiàn)約稿方式的適用性比較

■王銀平

武漢暴雨研究所《暴雨災(zāi)害》編輯部，武漢市洪山區(qū)東湖東路3號(hào) 430074，E-mail：wangyp0716@163.com

稿件是科技期刊生存與發(fā)展的根本。稿件匱乏，期刊出版必然舉步維艱；優(yōu)稿不足，期刊發(fā)展自然停滯不前［1］。當(dāng)前，稿源競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，促使我國(guó)科技期刊紛紛采取措施，不遺余力爭(zhēng)取本學(xué)科專(zhuān)家學(xué)者支持，最大限度拓寬稿源、組織高質(zhì)量稿件。向本學(xué)科專(zhuān)家、學(xué)者或優(yōu)秀科研人員約稿無(wú)疑是最重要的組稿措施之一。約稿已成為眾多科技期刊編輯出版工作的重中之重，如有的期刊在自由投稿大大增加時(shí)約稿仍占較大比例［2-3］。對(duì)于大多數(shù)科技期刊，約什么稿、向誰(shuí)約并不是問(wèn)題，但如何說(shuō)服專(zhuān)家并將稿件順利約到手才是值得深思和探討的問(wèn)題。筆者聯(lián)系近幾年來(lái)國(guó)內(nèi)科技期刊社或編輯部約稿實(shí)踐，就常見(jiàn)的幾種約稿方式的適用性進(jìn)行了比較。

1 約稿方式分類(lèi)與前期準(zhǔn)備

約稿是編輯以商量口吻向受邀對(duì)象提出預(yù)定選題內(nèi)容的過(guò)程和行為［4］。約稿的內(nèi)涵系指，編輯部圍繞期刊辦刊宗旨，擬定出選題方向，依據(jù)期刊的不同時(shí)期、不同欄目、不同組稿對(duì)象等情況制訂具有特色的組稿計(jì)劃，編輯在這種明確的組稿計(jì)劃的指導(dǎo)下有目的、有時(shí)間性、有針對(duì)性地組織稿件。約稿的外延有如下方式，即接觸性約稿和非接觸性約稿。前者包括當(dāng)面約稿和電話約稿（實(shí)為語(yǔ)音接觸），后者包括電子郵件約稿、手機(jī)短信約稿、委托第三方約稿。當(dāng)面約稿又包括登門(mén)拜訪、預(yù)約面談以及在會(huì)議期間專(zhuān)程約稿等。其實(shí)，上述約稿方式也可歸納為狹義性約稿和廣義性約稿兩大類(lèi)，委托第三方約稿就屬于廣義性約稿之列。然而，約稿實(shí)踐中，選擇何種方式約稿，既取決于約稿人（通常為編輯）與受邀對(duì)象（包括專(zhuān)家、學(xué)者、學(xué)科帶頭人等）的關(guān)系以及對(duì)受邀對(duì)象相關(guān)信息的了解程度，也取決于約稿人的個(gè)人喜好和對(duì)各種約稿方式的熟悉程度。如《上海電機(jī)學(xué)院學(xué)報(bào)》編輯部充分調(diào)動(dòng)編輯的約稿積極性，讓編輯們各顯神通，學(xué)報(bào)稿源很快出現(xiàn)轉(zhuǎn)機(jī)，并日漸趨好［5］。

編輯在約稿前，應(yīng)做一些必要的準(zhǔn)備工作，利用各種途徑盡量多地掌握受邀對(duì)象的相關(guān)信息，如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索專(zhuān)家學(xué)者的個(gè)人博客，獲知其參與的國(guó)家重點(diǎn)項(xiàng)目、基金項(xiàng)目，從而對(duì)其已發(fā)表的論文、正在從事的研究等有足夠的了解［6］。前期準(zhǔn)備工作還包括作為約稿人的編輯應(yīng)做好心理準(zhǔn)備，即編輯不僅要敢于約稿，還要善于約稿，平時(shí)自覺(jué)增強(qiáng)約稿意識(shí)、鍛煉人際交往能力、掌握一些約稿技能等。

2 接觸性約稿

2.1 當(dāng)面約稿

當(dāng)面約稿是指約稿人向受邀對(duì)象面對(duì)面表達(dá)約稿意向，詳細(xì)洽談約稿事宜。這種約稿方式適合于熟人，如約稿人的老師、同學(xué)、朋友、從前的同事、曾約過(guò)稿的專(zhuān)家等。約稿人與受邀對(duì)象一旦直接面對(duì)，要做到一見(jiàn)如故、談吐自如，殊是不易。只有才思敏捷、善于應(yīng)變、進(jìn)退有度的約稿人，才能在當(dāng)面約稿時(shí)占據(jù)主動(dòng)，避免唐突和尷尬，并給受邀對(duì)象留下深刻印象。

當(dāng)面約稿特別考驗(yàn)約稿人的口頭表達(dá)能力，口才好、善應(yīng)變的編輯才能應(yīng)對(duì)自如。此外，編輯當(dāng)面約稿時(shí)應(yīng)注意：

（1）儀表莊重，盡量做到衣著得體、談吐自然、謙虛謹(jǐn)慎、不卑不亢。

（2）要有自信心，不因自己刊物知名度不高、影響力不大而退縮，要理直氣壯宣傳自家刊物，以恭敬與謙遜的態(tài)度贏得專(zhuān)家的信任和支持。

（3）切忌質(zhì)問(wèn)，受邀對(duì)象可能答應(yīng)撰稿，也可能出于種種原因婉言拒絕或直接拒絕，很多專(zhuān)家一般都有幾家固定的投稿刊物，或是國(guó)外期刊，或是國(guó)內(nèi)某些大刊，對(duì)于一般刊物的約稿請(qǐng)求，有些專(zhuān)家會(huì)毫不客氣地拒絕，面臨此種尷尬情形，如果咬住拒絕原因窮根究底，只會(huì)讓受邀對(duì)象反感。

（4）留有余地，即便當(dāng)約稿遭拒，也要用微笑結(jié)束與受邀對(duì)象的談話，便于為今后再約做鋪墊［7］；即便此次約稿無(wú)望，也要擺正心態(tài)，設(shè)身處地?fù)Q位思考，多加體諒，或請(qǐng)受邀對(duì)象另外推薦合適的撰稿人。

2.2 電話約稿

電話約稿是指約稿人通過(guò)電話向受邀對(duì)象表達(dá)約稿意向，洽談約稿事宜。以這種方式約稿，快速，省時(shí)，便捷，成本低廉；在實(shí)際采用電話約稿時(shí)，約稿人應(yīng)把握交際話語(yǔ)的主動(dòng)權(quán)，掌握約稿的火候和題旨情境［4］。電話約稿適合于熟人，考慮到受邀對(duì)象平常工作忙、時(shí)間寶貴，約稿人應(yīng)注意在電話交談中做到言簡(jiǎn)意賅、避免廢話、少寒暄，除非受邀對(duì)象饒有興趣、愿意多說(shuō)。

按先后順序，電話約稿宜分4個(gè)步驟：（1）向受邀對(duì)象問(wèn)好并表示歉意；（2）自報(bào)家門(mén)；（3）請(qǐng)求受邀對(duì)象給予幫助或支持；（4）告知約稿內(nèi)容和具體要求，并承諾給予對(duì)方哪些回報(bào)。電話約稿實(shí)踐中，在第三步結(jié)束后應(yīng)有停頓，以便讓受邀對(duì)象說(shuō)話，此時(shí)受邀對(duì)象一般會(huì)問(wèn)約稿人有什么事，然后，順理成章進(jìn)入第四步。如本刊采用的電話約稿模式是：“×××教授，您好，打擾了！我是武漢暴雨研究所《暴雨災(zāi)害》編輯部的×××，此次給您來(lái)電話，有一事想請(qǐng)您關(guān)照（或支持）?！ó?dāng)受邀對(duì)象同意后，再談約稿事宜）?！?/p>

采用電話約稿，應(yīng)盡量避開(kāi)節(jié)假日、午休和睡眠時(shí)段，宜選擇在上班時(shí)間，最好撥打受邀對(duì)象的座機(jī)電話，不宜撥打其手機(jī)；另外，不能操之過(guò)急，隔三差五打電話催問(wèn)，這樣很可能適得其反。

3 非接觸性約稿

3.1 電子郵件約稿

電子郵件約稿是指約稿人向受邀對(duì)象發(fā)送電子郵件，表達(dá)約稿意向，洽談約稿事宜。這種約稿方式適合于各種受邀對(duì)象，因其較為正式，多以約稿函的形式呈現(xiàn)。采取這種方式約稿，其成功與否，約稿函有沒(méi)有吸引力、能否打動(dòng)受邀對(duì)象是關(guān)鍵。

多年來(lái)，《暴雨災(zāi)害》編輯部針對(duì)不同受邀對(duì)象精心編制了相應(yīng)的約稿函。如針對(duì)經(jīng)常在大氣科學(xué)類(lèi)學(xué)術(shù)期刊上發(fā)表論文的青年才俊，其約稿函范例是：“×××專(zhuān)家，您好！從近期《氣象》《氣象科學(xué)》等刊物上看到您發(fā)表了多篇論文，本刊編輯欽佩您的學(xué)識(shí)、才華與文筆，特致函向您約稿。懇請(qǐng)您就××地區(qū)暴雨的有關(guān)氣候特征進(jìn)行研究并撰寫(xiě)一篇5000～8000字的學(xué)術(shù)論文，當(dāng)然也可接受其他合適選題的論文。稿件一俟收到，立即呈送專(zhuān)家審稿；若能通過(guò)專(zhuān)家評(píng)審，本刊承諾將此稿安排在最新一期《暴雨災(zāi)害》上發(fā)表，且不收取版面費(fèi)，稿費(fèi)從優(yōu)。未盡事宜，歡迎通過(guò)電話或電子郵件與本刊編輯部聯(lián)系?！?/p>

再如，針對(duì)在學(xué)術(shù)研討會(huì)現(xiàn)場(chǎng)認(rèn)識(shí)的專(zhuān)家，其約稿函范例是：“×××首席，您好！能在四川峨眉山召開(kāi)的這一屆‘一院八所年會(huì)'上認(rèn)識(shí)您，我感到非常高興。從與您短暫的接觸中，我感受到您是一位謙虛熱忱、待人坦誠(chéng)、善于總結(jié)的預(yù)報(bào)專(zhuān)家。交談中，知道您平時(shí)不僅要承擔(dān)大量預(yù)報(bào)業(yè)務(wù)，還抽出時(shí)間來(lái)做研究、寫(xiě)論文、參加學(xué)術(shù)會(huì)議，這讓我對(duì)您更加敬佩。《暴雨災(zāi)害》是一份發(fā)展中的學(xué)術(shù)期刊，希望能經(jīng)常得到您這樣的預(yù)報(bào)業(yè)務(wù)專(zhuān)家的支持，請(qǐng)惠稿（選題自擬）并保持聯(lián)系。歡迎有機(jī)會(huì)來(lái)武漢暴雨所做客并指導(dǎo)工作?！?/p>

電子郵件約稿的弊端是不夠直接，容易被人當(dāng)成垃圾郵件刪掉，或者看過(guò)之后沒(méi)有下文。特別需要注意的是，約稿函不宜采用群發(fā)方式，那會(huì)讓受邀對(duì)象感到不受尊重，甚至反感。同時(shí)，郵件中的約稿函，最好寫(xiě)清楚相關(guān)要求，如稿件完成時(shí)間、論文格式、插圖數(shù)量等。

3.2 手機(jī)短信約稿

手機(jī)短信約稿是指約稿人向受邀對(duì)象發(fā)送手機(jī)短信，表達(dá)約稿意向，洽談約稿事宜。這種約稿方式適合于相對(duì)較熟識(shí)的人。該約稿方式快捷、方便、穩(wěn)妥，頗具人情味。如果預(yù)先與約稿對(duì)象有口頭約定，采用手機(jī)短信約稿其效果更佳。如向約稿對(duì)象催問(wèn)稿件，不妨發(fā)出這樣一則短信：“×老師，您好。想問(wèn)一下，您前不久答應(yīng)給予本刊支持的那篇約稿，現(xiàn)在是否準(zhǔn)備妥當(dāng)。切望近期賜稿為盼。謝謝！”

現(xiàn)在人們一般是手機(jī)隨身帶，手機(jī)短信約稿具有即時(shí)性和連續(xù)性的特點(diǎn)，既可避免電話約稿過(guò)多寒暄或話不投機(jī)，也可避免電子郵件約稿長(zhǎng)久等待或杳無(wú)音信。如本刊一位年輕編輯曾向南京某大學(xué)一位教授約過(guò)一篇稿，在約稿函發(fā)給該教授數(shù)月一直無(wú)回音的情況下懇求筆者幫助。筆者隨即發(fā)出手機(jī)短信：“×老師，您好。好久未聯(lián)系，聽(tīng)說(shuō)我們編輯部小×去年向您約了一篇稿件至今未收到，不知何因，懇請(qǐng)繼續(xù)支持，好嗎？！我們工作中難免存在瑕疵，還請(qǐng)指正為盼?！痹摾蠋熁貜?fù)：“前一段時(shí)間單位工作特別忙，最近又生病住院，稿件的事無(wú)暇顧及，見(jiàn)諒。”筆者再發(fā)短信：“身體好等于一切都好。文章的事不著急。等您身體調(diào)養(yǎng)好了再處理吧。祝您早日康復(fù)?！痹摾蠋熁匦牛骸爸x謝。等我身體好點(diǎn)就著手準(zhǔn)備。不好意思，讓你們久等了?！焙髞?lái)，該教授的約稿如期而至，并在《暴雨災(zāi)害》上較快發(fā)表。

3.3 委托第三方約稿

委托第三方約稿是指約稿人委托第三方向受邀對(duì)象表達(dá)約稿意向，洽談約稿事宜。這種約稿方式適合于約稿人向不熟悉但慕名已久的專(zhuān)家、學(xué)者約稿。編輯有時(shí)受資歷淺、交際面窄、學(xué)識(shí)水平不高、公關(guān)能力欠缺等條件限制，很難約到急需的、高質(zhì)量的名家稿件；如果轉(zhuǎn)換思路，委托有能力的第三方來(lái)約，也許會(huì)“柳暗花明”，獲得意想不到的效果。

老師、同事、朋友、單位領(lǐng)導(dǎo)、編委等都是較為合適的第三方約稿人。作為學(xué)科負(fù)責(zé)人的編委會(huì)成員，在他們周?chē)奂笈鷥?yōu)秀科技精英，由此構(gòu)成一個(gè)巨大的精英網(wǎng)絡(luò)，他們是產(chǎn)出高水平文章的主要來(lái)源［6］。編委應(yīng)成為第三方首選，他們不僅對(duì)本學(xué)科、本專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的同行較為熟悉，還對(duì)學(xué)科發(fā)展和研究現(xiàn)狀有較多了解，委托他們約稿往往能事半功倍。如《暴雨災(zāi)害》雜志，長(zhǎng)期以來(lái)，堅(jiān)持“求新求快”的辦刊理念，密切關(guān)注各地暴雨事件或其他極端災(zāi)害性天氣事件，一旦有稿件需求，便主動(dòng)聯(lián)系當(dāng)?shù)鼐幬⑾蚱浼s稿，多數(shù)編委都能通過(guò)自己的人脈關(guān)系完成編輯部委托的約稿任務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

約稿是一種融入個(gè)人情感因素與智力因素的創(chuàng)造性勞動(dòng)。在約稿實(shí)踐中，既可采用單一約稿方式，也可多種約稿方式并用。無(wú)論采用單一或組合約稿方式，約稿人都應(yīng)切記：樹(shù)立自信心，認(rèn)真對(duì)待，大膽嘗試，掌握約稿主動(dòng)權(quán)［8］；自覺(jué)培養(yǎng)親和力、人格魅力以及個(gè)人修養(yǎng)；增強(qiáng)公關(guān)能力，提高交際水平，多寬容，多理解，常懷一顆感恩之心，只有妥善處理與作者的關(guān)系，才能不斷獲取好稿件［9］；實(shí)事求是，三思而行，量力而行，審慎而行，決不為了約稿而不擇手段，有損編輯社會(huì)形象。當(dāng)然，要真正提高約稿成功率，除靈活應(yīng)用各種約稿方式外，更重要的是確立正確的約稿思路，如西安交通大學(xué)學(xué)報(bào)（醫(yī)學(xué)版）“專(zhuān)家述評(píng)”欄目的約稿思路轉(zhuǎn)變［10］，就值得借鑒。

1 張凱英，劉偉，田宏志.做好信息時(shí)代科技期刊的收稿工作.編輯學(xué)報(bào)，2009，21（1）： 62-64

2 李學(xué)軍，王小龍，白蘭云等.主題性期刊辦刊模式探索.編輯學(xué)報(bào)，2010，22（2）：172-174

3 林松清，張海峰.加強(qiáng)科技期刊編委的職能作用與相應(yīng)對(duì)策.編輯學(xué)報(bào)，2011，23（5）：424-425

4 李建軍，劉會(huì)強(qiáng).科技期刊編輯電話約稿的特點(diǎn)與方法.編輯學(xué)報(bào)，2010，22（4）：288-290

5 吳學(xué)軍，趙衛(wèi)星.科技期刊計(jì)劃組稿的模式——以《上海電機(jī)學(xué)院學(xué)報(bào)》為例.編輯學(xué)報(bào)，2011，23（1）：58-59

6 張文.醫(yī)學(xué)期刊組稿的方法與技巧.編輯學(xué)報(bào)，2010，22（3）：214-215

7 馬蘭蘭，徐若冰，李雪蓮.科技期刊約稿中的問(wèn)題和應(yīng)對(duì).編輯學(xué)報(bào)，2011，23（4）：344-345

8 廖肇銀.掌握編輯約稿的主動(dòng)權(quán).編輯學(xué)刊，2000，（3）：18

9 盧佳華.高校學(xué)報(bào)稿源競(jìng)爭(zhēng)形式下的組稿方式.江漢大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2008，25（4）：118-121

10 卓選鵬，趙大良.莫嘆專(zhuān)家賜稿難轉(zhuǎn)變思路譜新篇——本刊“專(zhuān)家述評(píng)”欄目約稿實(shí)踐中的4個(gè)轉(zhuǎn)變.中國(guó)科技期刊研究，2012，23（1）：137-138