騰云科技期刊協(xié)同采編系統(tǒng)在使用中存在的問題及解決建議

■申軼男 曹 兵 佟建國 李 寧

1)北京科技大學(xué)期刊中心《北京科技大學(xué)學(xué)報》編輯部，100083 北京市學(xué)院路30號，E-mail:shenyinan@ustb.edu.cn2)《北京工商大學(xué)學(xué)報》編輯部，100048 北京市海淀區(qū)阜成路33號

科技期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)通常是指科技期刊編輯部以Internet為平臺，實(shí)現(xiàn)文章作者、期刊編輯、審稿專家三位一體的協(xié)作化、網(wǎng)絡(luò)化、角色化的編輯處理稿件業(yè)務(wù)處理平臺[1]。實(shí)踐證明，該系統(tǒng)大大降低了編輯的工作量、縮短了科技期刊的出刊周期，極大的提高了審稿的效率、準(zhǔn)確性和權(quán)威性；同時，也方便了文章作者對稿件的投送和修改，縮短了論文發(fā)表周期，提升了作者的滿意度，使科技期刊更容易獲得高質(zhì)量的稿源[2]。因此，網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)已經(jīng)日漸成為科技期刊的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)處理平臺[3]。本文以北京科技大學(xué)學(xué)報選用的騰云網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)為例，分析了科技期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的最新發(fā)展情況及出現(xiàn)的問題，在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)解決措施和建議，為網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)更好的服務(wù)于科技期刊提供一些有益的參考。

1 我國期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)發(fā)展概述

網(wǎng)絡(luò)采編平臺是隨著Internet互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生，其發(fā)展先后經(jīng)歷了從靜態(tài)信息發(fā)布網(wǎng)頁，到動態(tài)信息交互網(wǎng)站，最后到集成網(wǎng)絡(luò)平臺演進(jìn)的過程[4]。截至目前，網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)已發(fā)展到集采編、審稿、網(wǎng)絡(luò)出版管理于一體，提供更加靈活的個性化配置，滿足編輯部業(yè)務(wù)流程多樣性的需求，實(shí)現(xiàn)編輯部工作管理全流程化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的階段[5]。目前比較成熟的采編系統(tǒng)包括同方知網(wǎng)(北京)技術(shù)有限公司開發(fā)的“騰云”期刊協(xié)同采編系統(tǒng)、北京勤云科技科技發(fā)展有限公司開發(fā)的遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)、北京瑪格泰克軟件技術(shù)有限公司開發(fā)的期刊稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)、西安三才科技實(shí)業(yè)有限公司開發(fā)的三才期刊采編系統(tǒng)。

2012年初北京科技大學(xué)學(xué)報編輯部開始使用同方知網(wǎng)(北京)技術(shù)有限公司開發(fā)的“騰云”期刊協(xié)同采編系統(tǒng)。騰云期刊采編系統(tǒng)屬于合作共享性系統(tǒng)，它以《中國期刊全文數(shù)據(jù)庫》來源期刊為合作對象，共享期刊用戶的全文數(shù)據(jù)，依托中國知網(wǎng)自身的優(yōu)勢，重點(diǎn)打造了學(xué)術(shù)不端檢測系統(tǒng)，專家遴選系統(tǒng)和期刊優(yōu)先數(shù)字出版系統(tǒng)，設(shè)計了作者在線投稿查詢系統(tǒng)、編輯在線辦公系統(tǒng)、專家在線審稿系統(tǒng)及期刊出版門戶網(wǎng)刊系統(tǒng)?，F(xiàn)階段采用該系統(tǒng)的學(xué)報據(jù)調(diào)查已有500家左右，每家編輯部可以根據(jù)自身的要求設(shè)置相應(yīng)的流程[6]。2012年末，CNKI騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)3.0版正式上線，提供了八大功能提升[7]。北京科技大學(xué)學(xué)報啟用騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)一年多來，編輯部的工作上了一個新臺階，編輯部的工作效率和質(zhì)量也大大提高。然而在享受網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)帶來的便捷與高效的同時，編輯也遇到了一些問題，這些問題會給編輯的工作造成一定的不便，甚至?xí)绊懜寮５膶徖砉ぷ?，下面就針對使用過程中發(fā)現(xiàn)的這些不足進(jìn)行分析討論。

2 網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)存在的問題及其解決建議

2.1 系統(tǒng)穩(wěn)定性

快速穩(wěn)定是期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的生命線，自編輯部使用騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)后，無論是作者或是專家均向我們反映時常會遇到系統(tǒng)不穩(wěn)定的問題，例如無法正常登陸系統(tǒng)、無法上傳修改稿件、無法進(jìn)行正常審稿流程、郵件偶爾出現(xiàn)亂碼等問題，我們編輯同志也會在辦公時偶爾遇到系統(tǒng)提示服務(wù)器忙及系統(tǒng)遲滯的現(xiàn)象。專家及作者是期刊的生命線，如專家及作者在使用某一期刊的采編系統(tǒng)遇到上述問題時，對于專家的影響在于除了少數(shù)極富責(zé)任心的專家會告知編輯部或者通過其他方式將審理意見送至編輯部外，其他專家將沒有精力及耐心審理我們送審的稿件，甚至對我們的刊物產(chǎn)生某些看法，進(jìn)而會影響作者稿件的處理進(jìn)度；對于作者的影響在于給作者投稿過程帶來很大的麻煩和困擾，會增加其焦慮的心情，對期刊的看法比較負(fù)面；上述這些不僅會給我們編輯部的工作造成影響，也會讓編輯部流失審稿專家及作者，后果十分嚴(yán)重。這就需要網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)開發(fā)公司對系統(tǒng)進(jìn)行更為縝密的開發(fā)調(diào)試，提高服務(wù)器的穩(wěn)定性，保證與不同網(wǎng)絡(luò)之間的匹配性；另外編輯同志要加強(qiáng)對自己處理稿件的管理，定期查詢系統(tǒng)內(nèi)稿件信息，特別是對于超時的稿件，要盡量積極主動的通過其他聯(lián)系方式如電話、E-mail、QQ等方式及時與作者、審稿專家聯(lián)系，了解超時原因適當(dāng)給予提醒，以確保稿件的及時處理與審稿流程的順利進(jìn)行。

2.2 學(xué)術(shù)不端檢測

騰云網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)集成了學(xué)術(shù)不端檢測功能，省去了編輯同志單獨(dú)進(jìn)入學(xué)術(shù)不端文獻(xiàn)檢測系統(tǒng)對稿件進(jìn)行檢測的步驟；而且學(xué)術(shù)不端檢測系統(tǒng)作為學(xué)術(shù)期刊規(guī)范學(xué)術(shù)道德，遏制學(xué)術(shù)不端的重要手段，為編輯部審查及保證稿件質(zhì)量提供了客觀準(zhǔn)確的技術(shù)服務(wù)參考。該檢測系統(tǒng)會自動把被審稿件和CNKI學(xué)術(shù)期刊總庫中的文獻(xiàn)進(jìn)行比對，同時自動生成檢測報告。報告中提供了“文字復(fù)制比”、“重復(fù)字?jǐn)?shù)”等檢測信息，會幫助編輯部老師快速準(zhǔn)確衡量被審稿件的質(zhì)量。但在編輯部同志使用該功能時經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)里顯示的某篇文章的文字復(fù)制比和單獨(dú)通過科技期刊學(xué)術(shù)不端文獻(xiàn)檢測系統(tǒng)(AMLC)檢測出的結(jié)果存在偏差，通常系統(tǒng)檢測出的文字復(fù)制比會低于AMLC檢測的結(jié)果，這就會影響編輯同志評價某篇文章的學(xué)術(shù)不端情況。例如系統(tǒng)里一篇稿件文字復(fù)制比略低于10%，編輯就會對該稿件正常送審，而實(shí)際上通過AMLC檢測出該稿件文字復(fù)制比高于10%，這就會使一篇存在學(xué)術(shù)不端的稿件進(jìn)入了編輯部的送審流程，如進(jìn)一步稿件被錄用，出版后將對期刊的權(quán)威和質(zhì)量造成負(fù)面的影響。與開發(fā)人員的溝通后得到的答復(fù)是由于網(wǎng)絡(luò)采編的學(xué)術(shù)不端檢測系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫的選擇和對接與AMLC系統(tǒng)存在一定的偏差，這些偏差就造成了檢測結(jié)果的不同。這就需要開發(fā)公司及時與其他部門做好溝通工作，得到完整且準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫共享鏈接，保證網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)里的學(xué)術(shù)不端檢測結(jié)果與AMLC檢測結(jié)果一致。在這一問題沒有得到完全解決時，建議編輯對于存疑稿件，特別是文字復(fù)制比在退稿復(fù)制比附近時，應(yīng)對該稿件進(jìn)行手動檢測及核對，以確保檢測結(jié)果的準(zhǔn)確，堅持不漏掉一篇具有學(xué)術(shù)不端行為的稿件，也不“冤枉”一篇本該進(jìn)入正常審理流程的稿件。

2.3 專家遴選系統(tǒng)

專家遴選系統(tǒng)是騰云采編系統(tǒng)在中國知網(wǎng)擁有的1000多萬專家學(xué)者數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上開發(fā)而成。該系統(tǒng)提供了多種搜索審稿專家的方式，通?？砂创龑徃寮难芯款I(lǐng)域、關(guān)鍵詞等進(jìn)行搜索，數(shù)據(jù)庫會根據(jù)專家的研究領(lǐng)域、審稿歷史進(jìn)行自動匹配，推薦出適合審理這篇稿件的專家，使得指派審稿專家的搜索結(jié)果更具科學(xué)性及針對性。但編輯在使用該系統(tǒng)的過程中，專家遴選系統(tǒng)并不能有效的提供我們所需專家信息，具體原因有：

(1)專家遴選系統(tǒng)搜索條件過于簡單。無論是普通檢索還是精準(zhǔn)檢索，搜索選項中提供的學(xué)者姓名及工作單位選項實(shí)為雞肋，沒有任何實(shí)際意義，研究領(lǐng)域搜索欄也搜索不出任何結(jié)果；僅有關(guān)鍵詞搜索欄略微有效，但搜索出的結(jié)果太過寬泛，僅顯示該專家的研究方向及歷史發(fā)文，匹配度很低，通常需要瀏覽十幾個甚至幾十個專家才能找到適合審理該篇稿件的專家，甚至大多數(shù)時候需要到別的專業(yè)數(shù)據(jù)庫去查找相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜?，然后手動錄入到系統(tǒng)的專家?guī)熘小?/p>

(2)專家?guī)煨畔㈠e誤率較高。這主要是由于專家?guī)炖镉写罅啃畔?，很多專家的信息沒有及時更新甚至某些重要信息存在空缺，例如專家的郵箱、職稱及所在院校，在這些信息中郵箱的差錯率較高，通常直到編輯部郵箱返回某些未送達(dá)郵件或者系統(tǒng)退信時我們才知道稿件并未送至審稿專家處，所以編輯同志還要經(jīng)常利用搜索工具進(jìn)行二次查找，以準(zhǔn)確的填寫專家的郵箱及其他一些重要信息，以確保稿件及時準(zhǔn)確的送到審稿專家的郵箱。

(3)專家角色設(shè)置及審稿信息統(tǒng)計。在添加審稿專家輸入其信息時，經(jīng)常遇到專家郵箱已注冊的情況，此時就需要修改專家身份或在已專家?guī)炖锖Y選，十分麻煩；另外專家稿件審理信息統(tǒng)計不全面，如上次送審時間，騰云網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)(包括期刊使用該系統(tǒng)的編輯部)目前送至專家處待審理稿件數(shù)，完成審理時間分布圖等。

上述問題不僅加大了編輯的工作量，延長了審稿時間，降低了審稿流程效率，而且有可能延長我刊論文的發(fā)表周期。其解決方式在于開發(fā)公司要開發(fā)更加智能的遴選數(shù)據(jù)庫，及時更新專家?guī)鞌?shù)據(jù)，此外編輯同志在使用專家遴選系統(tǒng)尤其要注意以上問題，通過人工措施來避免不必要的差錯。

2.4 缺乏對專家及作者的指導(dǎo)

由于審稿專家和作者對系統(tǒng)的功能和操作不太熟悉，經(jīng)常會造成其在使用系統(tǒng)時出現(xiàn)誤操作，例如不會上傳資料或資料上傳不成功，不知道如何進(jìn)行操作而錯誤的點(diǎn)擊某一按鍵造成稿件被錯誤的處理，特別是審稿專家的誤操作極易造成該篇稿件審理失敗，對于某些誤操作是可以有編輯人員或者后臺工作人員進(jìn)行更正，而某些屬于災(zāi)難性或難于恢復(fù)的誤操作會對稿件的審理造成極大的困難。因此，對那些容易造成誤操作的界面或者按鈕應(yīng)當(dāng)增加系統(tǒng)提示，并且在系統(tǒng)中尤其是新注冊作者的操作界面中應(yīng)增加簡明的操作指南和注意事項。同時，當(dāng)作者或?qū)徃鍖＜矣龅絾栴}時，編輯應(yīng)耐心地與其溝通，為他們服務(wù)，對他們進(jìn)行指導(dǎo)，幫助他們完成各自相應(yīng)的工作。

2.5 系統(tǒng)其他功能化問題及建議

系統(tǒng)功能化涉及到整個系統(tǒng)的循環(huán)性、實(shí)用性及完整性，這主要是決定于開發(fā)人員對整個審稿采編系統(tǒng)的理解和開發(fā)程度，也決定于編輯部人員與開發(fā)人員的溝通和交流程度。目前我刊使用的采編系統(tǒng)在功能上主要存在的問題及修改建議如下。

(1)作者稿件一經(jīng)上傳后，作者就無法對其更改或者替換，只有在編輯對其操作退至作者處才可對稿件進(jìn)行更改。這個問題需要采編系統(tǒng)在下一次升級時，給予作者相應(yīng)的權(quán)限對作者通訊方式、E-mail、研究方向等信息自行修改，但是對作者能否修改有關(guān)論文學(xué)術(shù)道德等信息，如增減文章作者人員數(shù)量、修改作者姓名、作者排序等，采編系統(tǒng)需要給編輯部后臺設(shè)定相應(yīng)權(quán)限。

(2)對于同一作者投于本刊論文的歷史記錄，特別是那些退稿稿件，無法對其進(jìn)行智能識別以及查重工作。解決這個問題，需要采編系統(tǒng)在識別新投稿的重復(fù)率時，不僅與“學(xué)術(shù)不端檢測系統(tǒng)”中比對，還需要與采編系統(tǒng)中已存在的稿件做比對，高重復(fù)率的文章做標(biāo)示，并提示與之重復(fù)的文章。

(3)在編輯加工過程中，稿件的參考文獻(xiàn)著錄信息校對是一項艱巨而困難的工作，尤其科技期刊需要嚴(yán)格符合國家對出版物質(zhì)量的要求和規(guī)定，并且參考文獻(xiàn)的著錄也對學(xué)報的編校質(zhì)量、期刊數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、學(xué)報的學(xué)術(shù)影響力有重要的影響。每條參考文獻(xiàn)均存在責(zé)任者、題名、版本、出版項、頁碼、析出文獻(xiàn)標(biāo)志碼等著錄信息。采編系統(tǒng)中參考文獻(xiàn)關(guān)聯(lián)度問題一直沒有得到解決，按照我們的流程，在作者投稿時的參考文獻(xiàn)格式加以明確，得到準(zhǔn)確而又規(guī)范的參考文獻(xiàn)內(nèi)容。針對這個問題，采編系統(tǒng)可以考慮做嵌入式軟件接口，與專業(yè)參考文獻(xiàn)校對軟件(如Notefirst期刊論文輔助編校系統(tǒng)等)或文獻(xiàn)管理軟件(如NoteExpress、Endnote等)整合平臺。

(4)同時送多個專家審時，由于存在多種稿件審理狀態(tài)，如有多種狀態(tài)存于審稿狀態(tài)欄目中，看起來相當(dāng)混亂，編輯算法中專家優(yōu)先級應(yīng)為審回>拒審>超時，且只顯示優(yōu)先級在前的狀態(tài)。

(5)在專家審稿意見中，還沒有完全限制審稿單里各個選項為必填項，這樣就會造成很多審稿意見回來后審稿單中幾乎沒有可以參考的意見，給編輯工作帶來了困難；采編系統(tǒng)再升級時，需要給予編輯部后臺設(shè)定的權(quán)限。

(6)當(dāng)給作者發(fā)審理意見時，如外審專家上傳過審閱修改稿，就需要編輯將外審意見稿下載到本地電腦再通過郵件附件的形式發(fā)送給作者；采編系統(tǒng)再升級時需要做技術(shù)處理，給予編輯權(quán)限，允許編輯選擇給予或不予作者或外審專家查看的有關(guān)該篇文章的電子文檔。

(7)系統(tǒng)循環(huán)完整度不夠，當(dāng)一個操作循環(huán)完成后操作界面還是停留在上一界面，待刷新后才進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；采編系統(tǒng)的細(xì)節(jié)可以更加完善。

(8)缺少明確而有效的編輯與作者的溝通渠道，導(dǎo)致作者經(jīng)常致電編輯部詢問稿件審理情況；采編系統(tǒng)需要在作者投稿界面、發(fā)給作者的郵件等方面多做一些工作，給予作者有效的提示。

(9)稿件在主編終審錄用后無法對其進(jìn)行某些更改及操作，如上傳新的文件；“細(xì)節(jié)決定命運(yùn)”，精細(xì)化、人性化、功能化的采編系統(tǒng)是未來發(fā)展的趨勢。

3 結(jié)語

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)對于科技期刊已十分重要，一個運(yùn)轉(zhuǎn)良好且功能強(qiáng)大的采編系統(tǒng)不僅可以提高編輯人員的工作效率，使編輯、專家及作者三者之間形成良好的互動，營造出和諧的氛圍，更可以擴(kuò)大期刊的稿源及審稿專家?guī)欤瑯淞⑵诳己玫目诒?，促進(jìn)期刊健康良好的發(fā)展。但采編系統(tǒng)存在的一些問題也會給編輯部的工作帶來很多麻煩及不便，因此編輯應(yīng)針對上述容易出現(xiàn)的問題，采取積極的態(tài)度對其進(jìn)行處理，并及時與系統(tǒng)開發(fā)人員聯(lián)系，幫助其完善和優(yōu)化系統(tǒng)的功能；與此同時網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)開發(fā)人員也應(yīng)注意并及時修正編輯同志反饋的問題，經(jīng)常與編輯同志溝通，做到真正了解審稿流程中個步驟的物理含義和邏輯意義，保證系統(tǒng)各功能的實(shí)用性和易用性，開發(fā)符合編輯部要求的系統(tǒng)，此外還需參考其他采編系統(tǒng)的特色，借鑒國外成熟網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，使自身的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平逐步提升。最后網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)應(yīng)聯(lián)合一定區(qū)域或性質(zhì)相同的編輯部，共同打造一個公共期刊平臺，使作者信息、稿件信息、審稿專家?guī)旒捌渌Y源得到共享，最大限度地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢，提高科技期刊整體質(zhì)量，使其更好的為編輯、作者和專家服務(wù)。

1 李安娣. 期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的建立. 冶金信息導(dǎo)刊，2006，(5): 46-47

2 楊洋. 科技期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)研究. 情報科學(xué)，2011，29(6): 846-866,873

3 成文，李玲，莊曉瓊等. 網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的作用、存在問題及解決措施—以《華南師范大學(xué)學(xué)報》(自然科學(xué)版)為例. 科技與出版，2012，(8)：45-47

4 張科，王景發(fā). 期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)研發(fā)及系統(tǒng)功能分析. 大學(xué)圖書館學(xué)報，2008，(4)：72-76

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7 CNKI期刊采編系統(tǒng). http://find.cb.cnki.net/images/updategrade4.jpg