帶有編輯標記的完整退修稿對期刊工作的促進作用*

■葉紅波

食品科學技術學報編輯部，100048 北京市海淀區(qū)阜成路33號，E-mail : yehb@btbu.edu.cn

關于稿件退修問題，編輯同行已經(jīng)從退修原因、退修意義、退修方法(包括退修意見、退修信、退修形式、退修行為)、退修主體等多方面進行了闡述[1]，但這些研究[2-7]主要是對退修行為和過程及相關內(nèi)容的探討，專門論述退修稿件自身內(nèi)容及作用的文章少見報道[1]，關于帶有編輯標記的完整退修稿的論述更未見相關研究，說明編輯對退修稿件自身的認識及研究重視不夠。

在編輯工作中，除少數(shù)高質(zhì)量的稿件，基本上每篇稿件都要經(jīng)多處修改，如：語言文字的修改、邏輯關系的調(diào)整或?qū)W術內(nèi)容的補充、完善等。在實際工作中，多數(shù)期刊編輯都通過退修信與作者聯(lián)系，然而，盡管編輯花了很多功夫，撰寫出措辭委婉的退修信，但有些問題，并不是單純通過語言就能說清楚的，編輯往往還要通過電話或郵件以及其他及時通訊軟件多次與作者溝通[8-9]。這種方式有時可能既浪費了自己時間，也耽誤了作者時間，甚至引起作者反感，導致作者不配合修改，甚至撤稿。根據(jù)我們多年的工作經(jīng)驗，在給作者退修信的同時，附上一份帶有編輯標記的完整退修稿是解決這一問題的非常有效的途徑。所謂帶有編輯標記的完整退修稿(以下簡稱完整退修稿)是指帶有編者智慧和思維、語言潤色方式、寫作經(jīng)驗技巧、期刊規(guī)范、物理量標準等方面標記的完整的退修稿。在當前的數(shù)字出版時代，完整退修稿的載體應為作者稿件電子版，表現(xiàn)形式為編輯在作者的電子稿上進行編輯加工、修改和批注，一次性完成從文章內(nèi)容、邏輯結構、語言、寫作方式、格式規(guī)范、物理量標準等全部修改工作。本研究對完整退修稿在期刊工作中的作用進行分析，希望能引起編輯同仁，尤其是青年編輯的重視，并對編輯實踐工作有所幫助。

1 有利于營造良好的編作關系

稿件退修過程是容易引起編作矛盾的一個關鍵環(huán)節(jié)。如果編輯考慮問題不周全，退修意見撰寫不完整，多次打擾作者，就可能引起作者反感，產(chǎn)生編作矛盾。反之，如果編輯能夠在給作者退修信的同時，附上一份完整退修稿，將有利于營造和諧、愉快的編作關系，緩解編作間的矛盾。

1.1 體現(xiàn)對作者工作的理解和尊重

帶有編輯修改標記及修改意見和建議的完整、清晰的退修稿，可以讓作者對文章的問題一目了然，非常清晰、直觀地提示作者，哪些問題是編輯已經(jīng)修改過的，哪些是請作者補充完善的，哪些是和作者商榷，向作者提出意見、建議的。比起純文字的退修信，帶有編輯的詳細、專業(yè)、準確、權威的修改標記的退修稿，會讓作者看到編輯對待作者稿件的高度負責的態(tài)度，對作者工作的理解、尊重。

1.2 贏得作者的信任和尊重

為作者提供帶有編輯修改標記及修改意見和建議的退修稿，便于作者理解編輯及審稿專家的意見和建議，有效提高編輯與作者溝通的效率。這種細致入微、為作者著想的方法更容易讓作者接受。也會讓作者感到編輯對待工作嚴謹、認真的態(tài)度，同時還可以讓作者看到編輯嫻熟的專業(yè)水平、較高的語言文字功底。這一系列的感受會讓作者對編輯的工作肅然起敬。編輯的令人感動的工作，必然收獲令人感動的成果——贏得作者的信任、尊重和配合。

2 有利于快速提高作者寫作水平

2.1 提升文字水平

有些作者的語言基本功比較差，病句較多；有些作者喜歡用長句，不便讀者閱讀，或?qū)е戮渥拥倪壿嬯P系混亂；一些剛開始寫作的作者，口語化、非專業(yè)、非學術化的語言較多。編輯如果直接在稿件上代替作者修改，而沒有讓作者看到編輯改動了哪些內(nèi)容，文章發(fā)表后，多數(shù)作者是不會認真比對文章在文字上的變化的。這樣作者雖然發(fā)表了文章，但在文字方面是不會有提高的。如果編輯把帶有自己在語言方面潤色和修改標記的文章返回給作者，作者會明白自己的問題出在哪里，下次寫文章的時候，自然就會注意了。修改示例見表1。

表1 完整退修稿中語言文字修改示例

表1右欄是編輯的完整修改稿中的內(nèi)容，這里編輯沒有直接在文章中修改句子，而是在頁邊批注中先說明了句子存在的問題，并將編輯根據(jù)文章上下文內(nèi)容修改后的句子寫出來，提示作者比對、修改。這樣的批注語，帶有編者的智慧和思維、語言潤色方式，既讓作者明白了自己語言表述上的問題，又看到了編輯的修改方式，作者在這樣的直觀比對中，語言文字水平一定會得到快速提高。反之，如果編輯在文章中直接修改，作者可能并不明白自己問題所在，也可能直接接受，并不仔細閱讀，這樣的做法對作者的寫作沒有直接幫助。

2.2 熟悉專業(yè)標準

作者一般都是某個專業(yè)領域的研究者，對自己的專業(yè)知識比較熟悉，但對一些專業(yè)名詞或物理量的標準寫法卻并不一定十分熟悉。編輯提供的對此方面內(nèi)容的修改、標注或提示，會讓作者進一步熟悉專業(yè)標準，進而提高自己的寫作水平。如在食品化學領域里，關于混合物組成標度的表示相當混亂。多數(shù)作者用“濃度”或“含量”表示所有的量，無法確定量的具體含義。在完整退修稿中，編輯將如何區(qū)分混合物組成標度的標準內(nèi)容用頁邊批注的形式呈現(xiàn)給作者，并在文中做修改示例。作者看到編輯的提示，就明白了如何去修改文中大量反復出現(xiàn)的相關內(nèi)容，也了解了混合物標度標準方面的知識，下次作者寫作時，就可避免類似問題的發(fā)生。

2.3 了解寫作規(guī)范

各種類型的期刊都有自己的編排規(guī)范。如科技學術期刊，要求文章必須有摘要、關鍵詞、分類號、參考文獻的文內(nèi)標注和文后列表。文章的前言、正文、實驗部分、結果與討論、結論部分，每一部分都有特定的寫法。文章所附圖表也有一定的規(guī)范。編輯對相關部分內(nèi)容的修改和標注，如果能直觀地讓作者看到，比起在退修信中用語言籠統(tǒng)地描述給作者，要明確得多。也能幫助作者更好地了解刊物的寫作規(guī)范，提高寫作水平。比如文章層次標題的寫法，修改示例見表2.

表2 完整退修稿中層次標題修改示例

表1中，右側的修改示例，編輯將修改內(nèi)容用醒目的字體顯示出來，作者很容易看到編輯修改的內(nèi)容，編輯在頁邊的批注，說明層次標題的語言擬定原則[10]。通過這樣的完整退修稿的交流，作者便明白了編輯的修改原因，也學習到了寫作方法。

3 有利于提升稿件質(zhì)量

3.1 稿件學術水平的提升

稿件退修過程中，編輯通常在退修信里用語言描述某行某段有什么問題。作者在閱讀退修信的同時，要對照原稿一一查看，非常麻煩。通過完整退修稿，編輯把審稿專家或自己提出的一些專業(yè)問題，在稿件相應處用醒目的頁邊標注的形式告知作者，作者可以對文章需要修改的內(nèi)容迅速定位，更便于作者對問題的理解和交流；同時編輯將審稿專家的意見直接粘貼到批注里，避免編輯對審稿專家意見轉(zhuǎn)述的不準確，影響作者的理解和修改；編輯提出的意見或建議，需要與作者商榷的內(nèi)容的標注，可以讓編輯與作者對問題進行更加深入的交流和探討。準確的理解、深入的交流，承載著編輯、作者、審稿專家三方思考內(nèi)容的完整退修稿，使得一個又一個尚存疑問的學術關鍵點在思想的碰撞中得以突破或深化，稿件的學術水平得到進一步提升。

3.2 規(guī)范性、標準化的提升

編輯與作者通過完整退修稿的交流，文章語言文字的調(diào)整、內(nèi)容的標準化、寫作的規(guī)范化方面的問題，可以清晰、明確地展現(xiàn)給作者，作者在閱讀和修改文章的過程中，也熟悉了專業(yè)的標準化和文章寫作的規(guī)范化知識，在編輯和作者的共同努力下，文章的規(guī)范化、標準化水平一定會有很大的提升。

4 有利于提高刊物整體水平

4.1 培養(yǎng)高素質(zhì)、穩(wěn)定的作者隊伍

高素質(zhì)、穩(wěn)定的作者隊伍是一份期刊生存和發(fā)展的基礎。編輯的帶有修改標記的詳細、專業(yè)、準確、權威的退修稿，幫助作者提高了寫作能力和專業(yè)水平，也讓作者看到編輯對待作者稿件的高度認真、負責的態(tài)度，體現(xiàn)了編輯對作者工作的理解和尊重。同時也使作者了解到編者的辛苦，認識到期刊工作的嚴謹，作者自然就會尊重和信任編輯，對期刊產(chǎn)生好感，高素質(zhì)、有歸屬感的作者隊伍自然就形成了。

4.2 提升編者的編輯能力和專業(yè)水平

編輯與作者在稿件退修過程中的深入交流，既是對作者的幫助和提升，也進一步鍛煉了和提升了編者的水平。作者對編輯修改內(nèi)容的認同和夸獎，對編輯工作作風的肯定和贊揚，會讓編輯深受鼓舞，更加用心工作，不斷提高編輯能力。編輯與作者對專業(yè)問題的深入交流和探討，也提高了編輯的專業(yè)修養(yǎng)。

4.3 促進期刊整體水平的提高

帶有完整編輯修改標記的退修稿，為刊物營造了良好的編作關系，幫助作者提高了寫作水平和專業(yè)能力，為刊物培養(yǎng)出高素質(zhì)、穩(wěn)定的作者隊伍，反過來又促進了編輯水平的提高。一份擁有高素質(zhì)、穩(wěn)定的作者隊伍，擁有高度敬業(yè)，有較高編輯能力和專業(yè)修養(yǎng)的編輯人才的刊物，一定是一份整體水平非常高的好刊物。

5 需要注意的問題

帶有完整編輯標記的退修稿，確實給期刊工作帶來很多方便。但新編輯在做這方面的工作時也要注意，語言文字、專業(yè)標準、期刊規(guī)范等，能確定有問題的內(nèi)容一定要在頁面上準確修改，修改的內(nèi)容可以涂成醒目的顏色，并提醒作者核對；把握不了的專業(yè)問題，用批注在頁邊標注，和作者探討交流。頁邊標注和頁面修改內(nèi)容不宜過多，該合并說明的，一定合并在一條標注里，不要讓作者看到滿篇的密密的標注和醒目的修改標記?？傊?，無論是頁面上的直接刪或改，還是頁邊上的標注，都應該準確、清晰、簡明、干凈，讓人一目了然。

在退修稿件的工作中，我們一直很重視退修信的撰寫，對于能給退修過程提供更大幫助的帶有編輯修改標記的完整退修稿，卻很少有人重視。一些編輯也不愿意去做，或者是因為覺得煩瑣、費事，或者是不愿意讓作者輕易學到自己在編輯及寫作方面的“獨門經(jīng)驗”。其實，編輯工作就是一項服務性很強的工作，就是要為作者和讀者做好服務的工作。作者寫作能力和專業(yè)水平的提高，就是對刊物整體質(zhì)量的提升；培養(yǎng)和幫助作者，就是為讀者提供更好的精神產(chǎn)品。 希望帶有編輯修改標記的完整退修稿，能給期刊工作提供更大的幫助。

1 咸增強.科技稿件退修研究的回顧與評述.編輯學報，2011，23(6)：482-485

2 喻菁.在營造健康學術環(huán)境中編輯的責任與作為.編輯學報， 2012,24(5)：429-431

3 蔣霞玲.通過退修信看《中國科技期刊研究》人性化辦刊之道.中國科技期刊研究，2009,20(5)：907-909

4 龔曉寧，錢文霖.用系統(tǒng)方法指導退修信的寫作.科技與出版，2001(2)：33-34

5 高宏，李季.編輯在稿件退修中的作用.中國科技期刊研究，2012,13(5)：450-451

6 梁秋野，李曉萍，郭青.編輯在稿件退修時應把握好作者的心理節(jié)奏.科技與出版，2010，(12)：38-39

7 辛均可，張和仕.高校學報審定可用稿的處理.中國科技期刊研究，2002,13(6)：564-566

8 段桂花，臧慶軍，王燕萍.科技期刊對于用E-mail 退修稿件的編輯加工方法. 編輯學報，2006,18(1)：43-44

9 張唯唯，臧慶軍，吳立航.應用及時通訊軟件在線進行稿件退修的方法.編輯學報，2009,21(1)：70-71

10 李興昌.科技論文的規(guī)范表達——寫作與編輯.北京：清華大學出版社，1995：66-69