科技期刊編輯在約稿過程中的溝通方法與技巧

■黃月薪

廣東省醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)交流中心(廣東省醫(yī)學(xué)情報研究所)《實用醫(yī)學(xué)雜志》編輯部，510180 廣州市惠福西路進步里2號之6醫(yī)學(xué)會二樓，E-mail:huangyuexin89@gmail.com

約稿是編輯工作中的重要一環(huán)，約稿成效如何,體現(xiàn)了期刊社編輯的專業(yè)素養(yǎng)、心理素質(zhì)和公關(guān)能力，也是編輯綜合能力的一種具體體現(xiàn)。科技期刊編輯一般是通過選題、約稿、審稿、編輯、出版等環(huán)節(jié)，以期刊的形式傳播最新行業(yè)信息目標的特殊群體[1]。期刊的類型、作者的層次、讀者的范圍決定了約稿的方法和模式[2]。本文通過對本刊的約稿經(jīng)驗進行分析，談?wù)勂诳庉嫴考s稿流程及在各階段的溝通方法。

1 約稿前必須“知己”

1.1 編輯部編輯人員的專業(yè)分工與特色

約稿是一個籠統(tǒng)的概念，凡是出版機構(gòu)，如編輯部、報社、雜志社等都涉及到如何約稿的問題，各種形式的約稿既有其共性也有其個性規(guī)律，在實際工作中具體到期刊編輯部，就必須考慮編輯部的專業(yè)分工與特色定位，編輯部在日常的出版活動中，又形成了自己的出版風(fēng)格與品牌影響，即編輯部的特色定位。所以，作為編輯，特別是新編輯，在約稿之前，一定要清楚編輯部的品牌定位，在約稿過程中，準確把握自身的差異性核心競爭力，特別注意約稿的預(yù)期結(jié)果的同時也要把握好其讀者取向。編輯在整個編輯活動中起著內(nèi)外銜接、承上啟下的作用，處于樞紐和窗口的位置，對外需要與作者和讀者溝通；對內(nèi)需要與編委、審稿人溝通。編輯在約稿時要彰顯期刊特色，通過有效的溝通來解讀期刊的特點，宣傳期刊并引導(dǎo)作者緊貼選題寫作，突出特色。

1.2 編輯部的優(yōu)勢與品牌

品牌影響很重要，編輯代表編輯部去約稿。如果在同類期刊占有領(lǐng)先地位，又具有較高的影響因子等文獻指標，編輯一定會感覺底氣十足。如果是普通的編輯部，作者不太熟悉，約稿前，要認真分析編輯部的優(yōu)勢與不足，組織什么稿件，找誰撰稿，必須胸有成竹，定位準確。選題是否完善、選題的執(zhí)行力是否可控、遴選的作者是否合適等因素，對于最終約稿稿件的質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用[3]。

1.3 選題方向

優(yōu)良的選題是編輯部約稿成功的關(guān)鍵，首先應(yīng)進行選題定位，明確方向，做好規(guī)劃。選題定位首先要確定選題類型，是專題約稿、述評約稿還是創(chuàng)新論文約稿。一般情況下專題約稿不止一位專家，編輯要充分發(fā)揮主觀能動性，先選定一位專家作為該選題的“主持人”，再由該專家推薦或者編輯發(fā)現(xiàn)其他專家組建約稿隊伍。約稿選題方向的確定一般按照選題策劃五步法進行：(1)基礎(chǔ)準備: 篩選和利用信息;(2)選題設(shè)計：捕捉最新的選題生長點，構(gòu)思該選題的總體結(jié)構(gòu)；(3)選題論證：集體智慧、全方位論證；(4)選題優(yōu)化：根據(jù)各環(huán)節(jié)實際情況，關(guān)注同類報道，不斷調(diào)整、完善。選題計劃是否完善、選題的執(zhí)行力是否可控、遴選的作者是否合適等，對于最終稿件的質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。編輯是代表編輯部約稿，如果編輯部選題尚未確定，與專家溝通一定要留有分寸[3]。同時編輯部還有三審審稿制度，約稿能否達到預(yù)期目的和要求，編輯與作者溝通時也要充分考慮相關(guān)影響因素，要留有足夠的余地。

1.4 約稿編輯進行整體分析

醫(yī)學(xué)期刊編輯約稿一般是通過編輯部提出選題，有計劃、有方向、有選擇的約請專家寫稿的模式，編輯再依據(jù)專家意見，酌情完善選題。專家也可以不按照編輯部的要求選題，根據(jù)自身的研究方向和學(xué)術(shù)情況來考慮選題，并組織作者撰寫。編輯應(yīng)首先對擬約稿的選題進行整體策劃，做到選題創(chuàng)新，貼近讀者。編輯可以羅列一些題目，供專家選擇，但具體到某一篇的題目，基本還是以約稿的專家意見為主。以本刊為例，本刊以臨床研究報道為主，本刊編輯在與專家溝通前，一般都事先搜集有關(guān)這個疾病的基礎(chǔ)與臨床的研究熱點、文獻報道的熱點。從即將擬定的題目上，讓專業(yè)，新穎一些。再將初步擬定的題目，在編輯部討論修改，最后將確定的題目發(fā)回給這個選題選定的專家，該專家再按照這些擬好的題目去組織其他專家撰寫。

2 約稿前必須“知彼”

2.1 選題與專家確定

在約稿前，先選題再選專家，還是先選專家再選題？如何確定選題方向？如何選定專家，如何與專家溝通，要求專家提供什么選題的稿件，作為編輯，一定要知彼做到胸有成竹。如選題內(nèi)容一般不重復(fù)，又要有所創(chuàng)新。如果是創(chuàng)新論文的約稿編輯所組織的稿件中不僅要包含該選題的專業(yè)最新情況，最好還要涉及未來的發(fā)展趨勢，對專家的選擇就至關(guān)重要。對于擬邀請撰稿的專家，一定要對其專業(yè)背景、寫作能力、已發(fā)表文獻、學(xué)術(shù)嚴謹性等進行深入的分析。編輯不僅要與專家溝通促進其順利完成約稿，還要起到學(xué)術(shù)質(zhì)量把關(guān)人的重要作用。這不僅要求編輯與專家真誠對待對方，互相尊重，以熱情、友好的態(tài)度，建立起互助合作的關(guān)系[4]，編輯努力做好使專家滿意的服務(wù)者，嚴格要求自己，爭取約稿成功。

2.2 選題領(lǐng)域調(diào)查與研究

編輯通過搜集相關(guān)資料構(gòu)思形成周密的方案，明確自己的思路，初步擬定選題名稱，提出選題的原因、依據(jù)及目的，并確定選題價值，與編輯部工作群體的思想溝通，并與專家進行對接。具體選題確定在哪個領(lǐng)域，編輯可以通過最新熱點初步確定選題，也可以通過參加專題分會擬定選題，并運用中國知網(wǎng)，北京萬方等數(shù)據(jù)庫進行搜索，對選題新穎性進行評估。約稿前的充分策劃、內(nèi)部論證和資料準備是確保稿件質(zhì)量的基礎(chǔ)[5]。約稿要有針對性和前瞻性，科技期刊要將組稿目標定在熱點研究領(lǐng)域，并要有超前的眼光，積極爭取高質(zhì)量的稿件[6]。編輯在調(diào)查研究過程中，要不斷充實自己，將所選定領(lǐng)域的內(nèi)容與編輯學(xué)相關(guān)知識進行整合。

2.3 確定準約稿對象

在遴選約稿對象時，首先要確定目標的一致性，專家的主要目的是讓自己的成果發(fā)表以供同行交流，期刊社編輯的目的是希望利用作者論文中有價值的信息，產(chǎn)生一定的行業(yè)效益，兩者共同擔負著促進學(xué)術(shù)交流的使命[12]。確定約稿對象常用方式有：

(1)參加學(xué)術(shù)會議、各學(xué)科年會發(fā)現(xiàn)專家，關(guān)注大會發(fā)言情況，演講的專家一般都具有較高的學(xué)術(shù)水平，通過演講可以初步了解其學(xué)術(shù)水平、語言能力、工作嚴謹性，初步判斷其寫作能力高低，確定合適人選后，可于會下再深入交流，進一步了解專家，會議演講專家是編輯選擇專家的重點人群之一[7]。

(2)編輯部將約稿選題要求網(wǎng)上征稿，從自由來稿中選擇符合要求的約稿稿件。

(3)從編輯部審稿專家系統(tǒng)選擇。

(4)在日常工作中積極發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀投稿作者，積極擴充專家?guī)臁?/p>

(5)通過圖書館和各大數(shù)據(jù)庫對已發(fā)表相關(guān)選題文獻作者進行分析，選出專家進行進一步聯(lián)系。

(6)通過熟知專家推薦確定約稿對象，也可以通過同行專家推薦。筆者在2011年共約稿5個專題：其中有2個是通過參加廣東省某評審工作與專家充分接觸后直接約稿；另2個是通過參加?？茖W(xué)術(shù)會議，從演講者中鎖定約稿對象；還有1個專題是通過確定選題利用網(wǎng)絡(luò)在數(shù)據(jù)庫中鎖定專家，通過E-mail和電話與專家取得進一步聯(lián)系后約稿。

3 正式約稿

3.1 約稿細節(jié)

約稿編輯在確定好選題后，將擬定好約稿文章的編寫體例、要求、交稿時間、稿酬等事項以約稿信的形式告知專家。約稿信可通過E-mail發(fā)送電子版，同時還可以郵寄一份加蓋單位公章的約稿信給專家。在實際約稿過程中，隨著約稿對象、約稿要求的不同，約稿方式可以根據(jù)實際情況靈活多樣[4]。編輯在約稿過程中要適時了解作者的撰稿感受和進度，把控作者的寫作方向，跟進作者的創(chuàng)作思路，使其按照預(yù)期撰寫效果創(chuàng)作，這對保證稿件質(zhì)量至關(guān)重要[2]。以本刊為例，本刊醫(yī)學(xué)類綜合期刊，主要以專題約稿為主，一個專題的題目的選定，主要以臨床內(nèi)容為主，基礎(chǔ)研究的不宜過多，圍繞診斷、治療、預(yù)后、并發(fā)癥處理、最新治療手段等進行約稿。在約稿的時候，最好先對約稿的專家進行溝通并提出相關(guān)要求，特別是論文的題材，要有統(tǒng)一的格式。一般由我刊提出4～7個題目，由專家審核，專家可進行更改并確定各個小選題，發(fā)回編輯部確認后才正式寫稿。

3.2 約稿中的溝通

劉曉涵[8]在科技期刊編輯溝通過程中心理效應(yīng)運用中進行分析，她提出了心理效應(yīng)在科技期刊編輯溝通中的運用，包括：角色效應(yīng)、雙贏效應(yīng)、名片效應(yīng)、熟悉效應(yīng)、反饋效應(yīng)5種溝通方法，具有很好的參考價值。在約稿流程中，編輯不可能都像專家一樣對該領(lǐng)域有較深的研究，但一定要對所約請的專家的一般情況、研究領(lǐng)域和建樹有比較全面的了解，盡量減少與專家在溝通上產(chǎn)生的障礙。編輯既要使自己的心理、行為符合自身所承擔的角色，也要引導(dǎo)專家向著期望更好方向發(fā)展。編輯要就擬組織的選題，與專家進行充分的溝通。通過溝通，不僅雙方可以就選題的撰寫達成共識，討論中還能進一步對選題加以豐富、完善。編輯在約稿過程中要將各種因素考慮進去，在約稿信的擬定上，越細致越好，編輯部在依法合理使用約稿稿件的同時也要規(guī)避與版權(quán)人的利益沖突，以免產(chǎn)生誤會。編輯在約稿時一定要明確地指出學(xué)術(shù)不端行為的惡劣性和所帶來的嚴重后果并要告知如果出現(xiàn)類似情況的處理措施。在作者撰稿過程中，編輯應(yīng)時刻關(guān)注該學(xué)科選題的前沿信息，將學(xué)術(shù)會議、最新發(fā)布的與選題密切相關(guān)的文獻和資料及時提供給作者，為作者提供有力的學(xué)術(shù)支持，使其創(chuàng)作能緊跟學(xué)科前沿和進展，提升稿件質(zhì)量[9]。

3.3 約稿中的突發(fā)事件

在約稿與專家溝通過程中，編輯不僅要有較強的語言表達能力與交際能力，還要有自信心和親和力，當好作者的參謀，全心全意做好服務(wù)工作。約稿中可能出現(xiàn)的情況：

(1)作者不愿接受約稿任務(wù)或邀請。對此類推托的專家，編輯應(yīng)態(tài)度誠懇不要勉強，說明情況即可。

(2)如果遇到專家讓自己的學(xué)生代筆，約稿期望與實際明顯不符，應(yīng)做好協(xié)調(diào)工作。

(3)與專家的交流要站在同一高度，如出現(xiàn)學(xué)術(shù)不端行為，應(yīng)主動聯(lián)系專家進行及時處理。

(4)專家可能會因為工作時間較緊張，對約稿沒有信心，要注意給專家以信心，并積極跟蹤進度。

(5)對于約稿負責(zé)專家，一般行業(yè)影響力較大，在社會上所擔職務(wù)較多，在約稿初期一般答應(yīng)約稿，但約稿進度慢，最后存在中途中斷的可能性較高，在約稿過程中對專家的選擇至關(guān)重要。

(6)約稿專家的稿件不能達到約稿要求的情況(需退修)，編輯應(yīng)站在約稿作者角度去思考，體會作者其學(xué)科特點，編輯應(yīng)做到在退修時尊重作者勞動成果的基礎(chǔ)上，與作者充分溝通，爭取達成共識。如果有專家對部分退修意見有爭議或者因外在原因不能修改到預(yù)期效果的專家，可在溝通時強調(diào)他們現(xiàn)有的學(xué)術(shù)地位和嚴謹性，贊揚其學(xué)術(shù)態(tài)度的同時肯定該稿件的學(xué)術(shù)價值，并提醒專家該稿件刊登后的學(xué)術(shù)影響力，最大化激發(fā)作者的創(chuàng)作責(zé)任感和積極性，強調(diào)其重要性及唯一性，激發(fā)熱情等。如果初稿存在學(xué)術(shù)不端行為或者修改后仍達不到要求需要退稿處理時，編輯應(yīng)對作者表示尊重，注意溝通方式，告知不予錄用的原因，并歡迎作者再次投稿[10]。

3.4 約稿后的落實

筆者在2011年通過廣東省某職稱評審與張復(fù)春院長取得聯(lián)系，就對“登革熱”這一疾病的診斷、治療、預(yù)防及實驗室控制技術(shù)等方面進行專題約稿，在該院長的主持下，與8名不同醫(yī)院的專家取得聯(lián)系，成功約到7篇稿件，并在本刊2011年第19期刊登。雖然在保證質(zhì)量的情況下完成了約稿，但是在約稿過程中，由于筆者先前有打擾專家工作的受挫經(jīng)歷，在這次組稿中與專家聯(lián)系不夠主動，溝通交流較少，大部分協(xié)調(diào)工作都是由該院長獨自完成，致使該院長認為我方不重視此次約稿，幸好解釋后得到諒解。筆者下一次約稿是在腫瘤年會上發(fā)現(xiàn)專家的，與徐克成院長會后取得進一步聯(lián)系后，初步選定了“腫瘤冷凍消融”為選題的約稿，在總結(jié)上一次的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，主動與徐院長通電話、短信、E-mail保持聯(lián)系，詢問稿件狀態(tài)，徐院長在百忙中組織同行專家完成了4篇該專題稿件的撰寫，并成功刊出。編輯與組稿專家溝通完畢后一定要保持聯(lián)系，要不時地詢問進度，跟蹤進度。在節(jié)假日，可通過各種方式向?qū)＜冶硎締柡颍缱８６绦?、賀卡等。編輯在收到專家初稿后，要及時處理，第一時間回饋信息。對約稿不論是名家還是非名家，都要按正常的審稿程序認真審閱，勇于向約稿發(fā)問，虛心商榷，提出有理有據(jù)的修改意見[11]。一般約稿都要進行多次修改，在保證論文質(zhì)量的前提下，編輯應(yīng)盡量減少論文的返修次數(shù)，簡化專家操作步驟。并盡量滿足作者提出的如郵寄多份當期雜志等合理要求。論文是作者的心血結(jié)晶，如果不講技巧地生硬地提出修改意見，則易引起作者的抵觸心理，編輯若能運用溝通技巧引導(dǎo)作者朝新的思路發(fā)展，在作者本人的思考之下產(chǎn)生的修改，則可大大增強其修改積極性。在給專家撰寫修改意見時，盡量先提出論文中可圈可點的部分，認可其有價值的觀點[12-13]。編輯要換位思考，尊重作者的勞動，對于編輯部出版的進展，也要定期通報專家。約稿只是編輯工作的一個環(huán)節(jié)，定稿確定后，要及早的安排編輯、出版。這是當好編輯的職責(zé)所在，也是成為一個有影響的編輯的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

編輯若能在各環(huán)節(jié)積極主動給予專家以信息反饋，讓專家及時了解稿件的狀態(tài)以及稿件出版后讀者的反饋信息，無疑有利于專家與編輯部進一步的交流。編輯的積極主動性在約稿過程中是激發(fā)專家創(chuàng)造的重要因素，是做好編輯工作的前提，也是期刊編輯部工作的基本保證。作為新時代的期刊編輯，在工作中充分運用積極溝通的方式與技巧，做好編輯，呵護期刊成長，就能促使期刊充滿生氣，真正實現(xiàn)“和諧辦刊”的理念，適應(yīng)新時代的發(fā)展需求，辦出好期刊。

1 趙洋，馬述立，李天恒. 科技期刊編輯中的角色沖突與角色替換.中國科技期刊研究， 2006，17(5) : 697 - 699

2 歐春芳, 張雪明. 學(xué)術(shù)期刊編輯應(yīng)做到“四個善于” .江漢大學(xué)學(xué)報：社會科學(xué)版 , 2008，(4) : 85-86

3 張鳳新. 科技期刊編輯在約稿環(huán)節(jié)的稿件質(zhì)量控制與溝通技巧.科技與出版，2012， (5) :47-48

4 中國編輯學(xué)會.出版專業(yè)基礎(chǔ)·中級: 2007 年版.上海: 上海辭書出版社， 2007

5 吳永華.論科技期刊編輯的溝通能力建設(shè).編輯學(xué)報，2011，23(Sup.1)：139-142

6 劉剛，李朝前，陳曉鋒，劉洪華，周漢香.會議與科技期刊約稿.江漢大學(xué)學(xué)報：自然科學(xué)版， 2012,40(4)：172-173

7 張鳳新.科技期刊編輯在約稿環(huán)節(jié)的稿件質(zhì)量控制與溝通技巧. 科技與出版，2012，5 ： 47-48

8 劉曉涵.科技期刊編輯溝通過程中心理效應(yīng)的運用探析. 中國科技期刊研究，2012， 23(3)：481-483

9 王慧瑾.期刊編輯應(yīng)強化溝通意識 .廣西師范大學(xué)學(xué)報：哲學(xué)社會科學(xué)版，2009，45(4)：134-136

10 楊美群.青年編輯在科技期刊編輯出版中的人際溝通 .編輯學(xué)報，2012，24(2)：182-184

11 羅向陽，趙群，李輝，張翔.科技期刊編輯如何開展約稿工作———以《機電工程》雜志為例.中國科技期刊研究，2012，23(3):449-451

12 陶范. 學(xué)術(shù)期刊讀者與作者互動的價值. 編輯學(xué)報，2010， 22(3):198-199

13 張籐卿.例談期刊編輯策劃選題能力.出版發(fā)行研究，2011，(12)：21-23