淺析醫(yī)院檔案管理電子文件的應(yīng)用

王新立

山東省單縣婦幼保健院，山東 菏澤 274300

淺析醫(yī)院檔案管理電子文件的應(yīng)用

王新立

山東省單縣婦幼保健院，山東 菏澤 274300

現(xiàn)今信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中，也是新時期電子檔案工作最根本的要求。隨著檔案管理中電子文件的應(yīng)用，現(xiàn)代化檔案工作得到了充分體現(xiàn)。先對歸檔電子文件進(jìn)行科學(xué)劃分收集整理，給予真實(shí)性、完整性、有效性的 初步鑒定，然后分別對文本、聲像等電子文件進(jìn)行歸檔，最后審核入檔。

醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用；電子文件

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)越來越高的要求，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理中，檔案事業(yè)的發(fā)展正朝著現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。隨著醫(yī)療改革的不斷深化，醫(yī)療單位檔案管理工作正面臨著艱難的挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案管理工作也由先前以實(shí)體保管為重心轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化儲存，以此推動檔案工作的發(fā)展。

隨著數(shù)字化在辦公環(huán)境中的應(yīng)用和普及，檔案信息的重要作用逐漸突顯，現(xiàn)今檔案管理模式也正逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的數(shù)字化管理。為了能夠使檔案信息資源更好的服務(wù)于醫(yī)療工作，檔案信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化意義重大。

1 電子文檔的收集與積累

電子文件種類繁多，首先要對電子文件進(jìn)行科學(xué)分類處理。電子文件能夠進(jìn)行實(shí)時收集，在對文件進(jìn)行歸檔時，可以以紙質(zhì)文件的歸檔范圍為依據(jù)，文書以及醫(yī)療業(yè)務(wù)中的電子文件都被包含在內(nèi)，電子文件以及電子文件所衍生的外部環(huán)境和元數(shù)據(jù)的都需要適時保存，使其在存儲空間內(nèi)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。

2 電子文件和與紙質(zhì)文件的特性分析

2.1 電子文件具有數(shù)字化特點(diǎn)，通過機(jī)器進(jìn)行識別。無論是電子文件的產(chǎn)生還是對電子文件進(jìn)行加工，都是在計算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行，最終以管的形式在顯示器上顯示，這一過程較為復(fù)雜，其內(nèi)部以電子化形式運(yùn)行，因此電子文件實(shí)際上是以電子方式進(jìn)行儲存的，通過編碼運(yùn)算，并且只能通過計算機(jī)對電子文件進(jìn)行讀取和識別。

2.2 設(shè)備依賴性

電子文件和紙質(zhì)文件有著根本的區(qū)別，電子文件的撰寫和修改都需要通過計算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，計算系統(tǒng)以及計算軟件都是不可或缺的重要元素，因此電子文件無論是從誕生還是儲存都依賴于計算機(jī)。

3 電子文件的鑒定

電子文件需要接受真實(shí)性鑒定，真實(shí)性鑒定包括電子文件的內(nèi)容。背景以及文件的結(jié)構(gòu)，要和其原始形成的狀況進(jìn)行對比，確認(rèn)是否一致。電子文件的真實(shí)性不宜鑒定，不同于傳統(tǒng)紙張文件，能通過內(nèi)容以及載體等對其進(jìn)行鑒別，電子文件本身就是實(shí)體文件轉(zhuǎn)化為虛擬文件的產(chǎn)物，和紙質(zhì)文件已經(jīng)有著本質(zhì)上的差異。電子文件是新時代信息技術(shù)的產(chǎn)物，在聯(lián)合加密和簽署等技術(shù)后，能夠使電子文件的可靠性得到有效提高。同時也可針對電子文件建立起可靠的管理制度，便于管理。

電子文件的價值取決于電子文件的完整性，完整性指的是電子文件數(shù)量齊全，相應(yīng)的內(nèi)容。背景以及算數(shù)據(jù)不存在受損和丟失等情況，電子文件結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，儲存方式眾多，因此極易出現(xiàn)信息缺損和丟失等情況，因此收集積累制度的建立對電子文件的完整性保證有著重要的意義，應(yīng)設(shè)立一個專門的緩存空間，儲存未進(jìn)行分類處理的文件，在鑒定處理過程中對電子文件進(jìn)行規(guī)范化要求，在處理過程中隨機(jī)登記分類。

4 電子文件歸檔

在醫(yī)院檔案管理工作中便包含了重要的文書檔案內(nèi)容。電子文件的產(chǎn)生源于計算機(jī)，其存在方式為文本文件，所有文書檔案均通過文件處理軟件生成，文書檔案的表達(dá)也是由文字處理軟件中的字、數(shù)字以及符號表示，因此文書檔案在電子文件歸檔中占據(jù)著重要地位。

醫(yī)院檔案管理工作首先需要對電子文件進(jìn)行歸檔處理，先選擇一個非系統(tǒng)所在硬盤分區(qū)，在分區(qū)中建立一個新建文件夾，并將其命名為醫(yī)院歸檔電子文件。之后便可在總文件夾下建立不同年份的歸檔文件，并采用保管氣象分類法將文件夾分非永久文件、長期文件和短期文件，并以紙質(zhì)檔案分類方法將對應(yīng)的電子文件保存在相應(yīng)儲存時間的文件夾內(nèi)。

5 歸檔審核

對各個歸檔單位項(xiàng)目進(jìn)行鑒定以及檢查，在出現(xiàn)問題后要及時采取措施進(jìn)行處理，在鑒定合格后由醫(yī)院歸檔管理領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核意見簽署。

隨著時代信息化的建設(shè)，醫(yī)院檔案管理逐漸向著數(shù)字化發(fā)展，生產(chǎn)力也因檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)得以解放和發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的工作效率也得到了顯著提高，對檔案信息資源進(jìn)行充分利用能夠使得醫(yī)療事業(yè)更好的發(fā)展。

［1］蘭家友．電子文件檔案管理存在的問題及對策分析［J］．大家，2010，（6）：67-68．

［2］游蘭菊．電子文件對檔案工作的影響及對策分析［J］．北京檔案，2011，（5）：28-30．

［3］張興文．加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理的對策探討［J］．中國醫(yī)學(xué)裝備，2009，6（12）：26-27．

［4］劉曉玲．電子文件生命周期理論對檔案管理的啟示［J］．檔案管理，2013，（4）：56．

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1674-9316（2014）06-0112-02

10.3969/J.ISSN.1674-9316.2014.06.064