試論增強(qiáng)檔案利用效果的路徑和手段

姜瑞博

哈勵(lì)遜國際和平醫(yī)院，河北衡水053000

試論增強(qiáng)檔案利用效果的路徑和手段

姜瑞博

哈勵(lì)遜國際和平醫(yī)院，河北衡水053000

對(duì)于檔案的有效利用是檔案的核心價(jià)值的體現(xiàn)，與此同時(shí)這也是檔案工作的一個(gè)關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，是檔案工作的終極目的。檔案能否被有效的利用，能夠直接影響單位的權(quán)益。充分的開發(fā)與利用檔案，增強(qiáng)檔案的利用效果，使得檔案的真正價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)，這是目前需思考和解決的一個(gè)問題。而醫(yī)學(xué)檔案的利用也是如此，也面臨著相同的狀況和問題。因此，該研究重點(diǎn)討論了增強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案利用效果的路徑和手段，以使其能更好地服務(wù)于醫(yī)學(xué)醫(yī)院的發(fā)展與進(jìn)步。

檔案資源；利用效果；路徑和手段；醫(yī)學(xué)檔案

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的檔案管理與利用方面已經(jīng)逐步從比較傳統(tǒng)的實(shí)體檔案的利用與管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊畔⒒瘷n案的管理與應(yīng)用。人們對(duì)于檔案的現(xiàn)代化信息化也越來越重視了。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案也向多元化發(fā)展，檔案的種類不斷增多，而企事業(yè)單位對(duì)于檔案資源的利用要求也在不斷提升。然而因?yàn)槎喾矫娴脑?，比如我國進(jìn)入現(xiàn)代化發(fā)展的時(shí)間不長，還有傳統(tǒng)思想文化的影響等等，在檔案資源的利用上，我國存在著諸多的問題，這也使得我國檔案資源的利用效果不足，而且同樣的問題在醫(yī)學(xué)檔案利用的效果上也普遍存在。因此，如何解決這些問題，則需要我們探討增強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案利用的效果的路徑和手段，達(dá)到其目的，使醫(yī)學(xué)檔案能更好地服務(wù)于醫(yī)學(xué)。

1 增強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案利用效果的必要性和緊迫性

首先，檔案的利用效果，就是指通過利用檔案解決社會(huì)問題和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面所取得的效益。而在這其中，因?yàn)槔脵n案而產(chǎn)生的效果有兩種，分別是經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案利用的社會(huì)效益，一般是指檔案被利用后所產(chǎn)生的學(xué)術(shù)研究效果、教育效果等，這些效果一般來說是無法量化的。而因?yàn)闄n案利用而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益，則是指檔案被用于生產(chǎn)、基礎(chǔ)建設(shè)時(shí)所產(chǎn)生的節(jié)省人工、節(jié)省資金等作用。社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益這兩大效益，在檔案被利用時(shí)即可以產(chǎn)生，而且對(duì)于將來也有很大的幫助。

由此可見，醫(yī)學(xué)檔案利用的效果如果能夠增強(qiáng)，那么必將在醫(yī)學(xué)上產(chǎn)生更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)醫(yī)學(xué)的長遠(yuǎn)發(fā)展也是十分有利的。而且當(dāng)下醫(yī)學(xué)檔案利用的效果還十分一般，有很大的提升空間。因此，對(duì)于醫(yī)學(xué)檔案利用效果的增強(qiáng)是有其必要性和緊迫性的。

2 當(dāng)下醫(yī)學(xué)檔案利用工作中所存在的問題

正如上文中所述，目前我國高速發(fā)展時(shí)期，醫(yī)學(xué)檔案管理工作中存在許多問題。這些問題集中出現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 對(duì)于醫(yī)學(xué)檔案的深度加工和利用程度低

醫(yī)學(xué)檔案的深度加工利用方面存在明顯的不足，檔案資源利用的后勁不足。這個(gè)問題的產(chǎn)生原因有很多，但是最主要的原因還是發(fā)生在檔案初步編研過程中。如果在這個(gè)過程中，編研錄入的信息資源不夠，那么就會(huì)影響檔案信息更深一層次的開發(fā)利用，使其在深度加工利用的后勁上不足。目前我國系統(tǒng)化、精準(zhǔn)分析和全面的數(shù)據(jù)的專業(yè)編研材料比較少。雖然相關(guān)的醫(yī)學(xué)檔案部門的確撰寫了不少的編研資料，但是對(duì)于檔案的升級(jí)更新來說，這些資料，大部分還僅僅是在闡述一般化的、相對(duì)比較簡易的匯編，并沒有在本質(zhì)上提升編研資料的專業(yè)性與編研的水平。這些原因使得相關(guān)的資料的查找和利用都變得十分得困難，編研的水平也無法得到提高。這些都促成了深度加工和利用的程度地下。

2.2 對(duì)于醫(yī)學(xué)檔案的管理利用意識(shí)薄弱，重視程度低

首先如果檔案能夠妥善的利用與管理，那么可以為單位產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。由此可見，醫(yī)學(xué)檔案檔案管理與利用對(duì)很多工作來說很重要，理應(yīng)當(dāng)關(guān)注、重視對(duì)于醫(yī)學(xué)檔案的管理與使用。然而相反的，目前相當(dāng)一部分人員在檔案的管理與利用中，只注重對(duì)于檔案的初步錄入與儲(chǔ)存，忽視檔案的真正利用效果，真正的效益，同時(shí)對(duì)于檔案的管理也十分疏忽，對(duì)于其工作的重要性重視度不夠，這其中不乏部分領(lǐng)導(dǎo)干部。長久下來這使得人們逐漸忽視檔案管理與利用所能夠產(chǎn)生的不可估量的社會(huì)效益以及顯著的經(jīng)濟(jì)效益。

其次在醫(yī)學(xué)檔案的管理與使用中還存在著一個(gè)長久的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。許多人認(rèn)為檔案的私人的財(cái)產(chǎn)，是單位部門的財(cái)產(chǎn)，于是長久下來就產(chǎn)生了一種自己編輯錄入的檔案，應(yīng)該只由自己使用利用的想法。這使得各個(gè)部門的檔案與材料無法歸入醫(yī)學(xué)總檔案，并且檔案更多是個(gè)人封檔，而不是移交到檔案部門。這種狀況下的心理使得醫(yī)學(xué)檔案無法做到資源上的共享。進(jìn)一步便會(huì)讓檔案的真正使用者去花費(fèi)大量的人力與物力去重新實(shí)驗(yàn)，重新尋找與搜索檔案，以獲得想要的數(shù)據(jù)，造成了很嚴(yán)重的重復(fù)試驗(yàn)重復(fù)建設(shè)，而這也在不同程度地影響了醫(yī)學(xué)的發(fā)展與醫(yī)學(xué)工作的進(jìn)展。

2.3 醫(yī)學(xué)檔案的管理利用程度低，管理手段落后水平低

在我國，目前在醫(yī)學(xué)檔案管理與利用中存在一種普遍的現(xiàn)象，就是許多檔案管理人員認(rèn)為自己的工作與舊時(shí)代的倉庫管理工作一樣，只需要看好這些實(shí)物檔案就可以了。于是不少檔案管理人員偏安一隅，工作的時(shí)候不積極，每天就像是報(bào)到一樣，來到工作崗位也不認(rèn)真工作，僅僅是看看新聞聊聊天喝喝茶，缺乏進(jìn)取的精神以及積極向上的工作態(tài)度。而目前檔案管理人員的工作一般經(jīng)常只是對(duì)于資料的收集記錄而已，并不會(huì)立刻的對(duì)于歸檔材料進(jìn)行檢查與整理。這些現(xiàn)象已經(jīng)對(duì)檔案信息的后期開發(fā)與利用產(chǎn)生了十分嚴(yán)重的惡性影響。

而產(chǎn)生這些現(xiàn)象的最主要原因則是目前我國的檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊。不少人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，這使得他們對(duì)與檔案的重要性、檔案管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)并不了解，他們對(duì)于自身職業(yè)的使命與任務(wù)并沒有很好的認(rèn)識(shí)。這些原因使得我國目前的醫(yī)學(xué)檔案管理與利用難以有所進(jìn)展。

3 增強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案利用效果的路徑和手段

在討論了醫(yī)學(xué)檔案利用的必要性以及目前醫(yī)學(xué)檔案管理與利用中所面臨的問題之后，需要討論一下增強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案利用效果的路徑和手段。路徑和手段是針對(duì)目前已經(jīng)產(chǎn)生的問題以及可能產(chǎn)生的問題與不足而制定的。只有根據(jù)出現(xiàn)的問題去應(yīng)對(duì)，才可以產(chǎn)生更好的效果。

3.1 做好醫(yī)學(xué)檔案管理與利用的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

正如經(jīng)濟(jì)是基礎(chǔ)這種說法一樣，要做好檔案的管理與利用工作，首先必須把基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)做到位。如果沒有現(xiàn)代化的檔案管理室與檔案管理工具設(shè)備，那么就沒法提高檔案管理與利用的效果，甚至連基礎(chǔ)的檔案管理與利用都沒法做到。檔案的管理工作包括許多環(huán)節(jié)，其中基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)都需要物質(zhì)基礎(chǔ)。基礎(chǔ)環(huán)節(jié)做不好的話，就沒法更好的做下一步的檔案利用，無法更好的發(fā)揮檔案的利用的最大效益。因此，一個(gè)好的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，是做好檔案管理與利用的基礎(chǔ)，并且還會(huì)直接影響到檔案利用的效果。只有擁有完善的檔案管理室體系，才能更好的完成檔案的收集整理工作，提升檔案的完整性和準(zhǔn)確性。只有科學(xué)系統(tǒng)的對(duì)檔案進(jìn)行整理和編輯，才能夠使得檔案的下一步利用得以達(dá)成，并且方便了檔案的使用者，為提高檔案利用創(chuàng)造效果。

3.2 提前對(duì)醫(yī)學(xué)檔案利用的需求進(jìn)行研究

首先在增強(qiáng)檔案的利用效果中，檔案管理人員必須對(duì)于自身的館藏要熟悉。如果連自身的館藏都不熟悉，那么下一步的工作便無法開展。而在檔案利用工作中，工作人員不僅僅需要熟悉自身的館藏，還要充分知道檔案使用者對(duì)檔案的需求。若無法了解到檔案使用者對(duì)于檔案的需求，那么就和盲人摸象，檔案的利用工作會(huì)變得很盲目。但是要做到了解檔案使用者的需求卻很不容易。第一點(diǎn)檔案管理人員要清楚檔案使用者的身份與使用檔案的目的，不然無從下手，無法提供合適的檔案。第二點(diǎn)，則是要了解使用者相關(guān)專業(yè)及單位的工作特性和倚重，然后對(duì)不同的人群的檔案需求進(jìn)行比較，這樣才能有針對(duì)性地提供不同行業(yè)需求的檔案甚至是同行業(yè)不同需求的檔案，滿足使用者的需求。如果檔案工作這能夠在工作之前做好這兩個(gè)方面的工作，那么就能更好地為檔案的使用者服務(wù)，從而提高檔案的利用效益。

3.3 對(duì)醫(yī)學(xué)檔案管理工作人員實(shí)行再教育，提高素質(zhì)，樹立牢固的效益觀念

檔案工作者在檔案的利用中有著不可替代的作用。因?yàn)闄n案的利用首先必須是通過檔案工作者來達(dá)成的。也正是因此，檔案工作者的個(gè)人綜合素質(zhì)就會(huì)直接對(duì)檔案利用效益的發(fā)揮產(chǎn)生很大影響。而我國目前檔案工作者對(duì)于自身工作任務(wù)和目標(biāo)的認(rèn)識(shí)還不足，所以需要對(duì)檔案工作人員實(shí)行再教育，解放工作人員的思想，轉(zhuǎn)變僵化的觀念，增強(qiáng)檔案的管理和利用意識(shí)，走出封閉固化的思維模式，使得檔案工作者樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，培養(yǎng)其學(xué)習(xí)能力，進(jìn)一步提高自身的綜合素質(zhì)，使其能夠積極開發(fā)利用檔案信息資源，同時(shí)加強(qiáng)整體的人力資源建設(shè)，對(duì)其進(jìn)行有計(jì)劃、有重點(diǎn)地培訓(xùn)，充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員整體隊(duì)伍的積極性和創(chuàng)造性，加強(qiáng)對(duì)于檔案利用重要性的宣傳，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

而在提高檔案管理工作人員自身綜合素質(zhì)的同時(shí)，還要讓其形成一種堅(jiān)定的檔案效益觀。合理利用檔案的能夠產(chǎn)生巨大的雙重效益。所以檔案管理人員也要與時(shí)代同進(jìn)步。能夠提供合適的檔案也是其所需要具備的技能。與此同時(shí)，人們不得不忽視許多檔案具有時(shí)效性，檔案在不同時(shí)間所具有的價(jià)值是不同的，所以檔案工作人員要提高工作效率，不能僵化在老的思維模式上。也正是因?yàn)槿绱?，檔案人員更加應(yīng)該轉(zhuǎn)變自己的思想，樹立一種新式的現(xiàn)代化的服務(wù)觀念。檔案管理與利用要變得主動(dòng)化開放化，要有針對(duì)性的去提供檔案，主動(dòng)去服務(wù)，而不是像以前一樣被動(dòng)得等待使用者來利用檔案。并且對(duì)于檔案重使用而不是重藏，這樣才能夠更好地發(fā)揮檔案的作用，增強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案的利用效果。

3.4 做好檔案的編研工作，利用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行檔案編研與管理

在檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)完善的前提下，應(yīng)該提高檔案管理利用的服務(wù)水平。在這其中，檔案編研參考資料有著十分重要的地位。因此，要使得檔案能夠得到有效的使用，就要吧編研工作努力做好。這個(gè)過程中對(duì)檔案資料進(jìn)行多次加工、錄入，同時(shí)保證檔案的真實(shí)性完整性，這樣使得檔案信息能夠有增值，提高檔案的質(zhì)量，滿足社會(huì)對(duì)于檔案利用日益增長的需求。在這個(gè)發(fā)展過程中，檔案數(shù)量的不斷增加以及現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，使得傳統(tǒng)的管理方法和利用方法已經(jīng)沒法滿足人們的需求了。因此，檔案部門應(yīng)該加速推進(jìn)檔案錄入的信息化現(xiàn)代化進(jìn)程，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。同時(shí)也不應(yīng)該放棄傳統(tǒng)的檔案利用方法。利用現(xiàn)代科技，發(fā)展出適用于我國的現(xiàn)代化檔案利用方法，增強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案利用的效果。

4 結(jié)語

在新時(shí)代中，增強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案的利用效果是一整套的系統(tǒng)化的工程。因此，不僅僅要從檔案部門的角度出發(fā)，來討論提高檔案利用效果的路徑和手段。同時(shí)也要以使用者的角度出發(fā)來探究、尋找路徑，尋找解決的辦法。只有這樣，雙管齊下，才能夠最大限度地滿足人們?nèi)找嫣岣叩男枨?。才能推進(jìn)整體檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

[1]申海棠.高校檔案利用工作的新變化及應(yīng)對(duì)策略[J].開封大學(xué)學(xué)報(bào)，2005(3)：73-74.

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R195.4

A

1672-5654（2014）12（c）-0095-02

2014-09-20）

姜瑞博（1983.11-），女，河北衡水人，本科，檔案管理館員，主要研究方向：辦公室行政管理類檔案、人事類檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案的管理。