關于治淮工程建設檔案管理的思考

程立

關于治淮工程建設檔案管理的思考

程立

一、治淮工程檔案管理的特點和難點

1.建設周期長

治淮工程前期審批需經(jīng)過實施方案、可行性研究、土地預審、環(huán)境影響評價、移民安置確認、初步設計報批等諸多環(huán)節(jié)，加之投資大，受國家宏觀政策等因素影響多，前期審批工作歷時很長。以淮河入江水道整治為例，2003年淮河流域大水后，2004年啟動入江水道整治工程前期工作，2011年10月才正式開工建設，歷時近8年。同時，工程建設工期也比較長，計劃工期均超過3年。

2.涉及范圍廣

入江水道整治工程涉及淮安、揚州兩市10縣（市、區(qū)）及安徽省天長市，洪澤湖大堤涉及淮安市的盱眙、洪澤、淮陰等3個縣區(qū)，分淮入沂整治涉及淮安市清浦、淮陰區(qū)和宿遷市泗陽、沭陽縣，跨縣、跨市甚至跨省。此外，工程戰(zhàn)線也很長。入江水道整治工程全線長157.2千米，洪澤湖大堤加固工程全線長70.63千米，分淮入沂整治工程全線長97.5千米，戰(zhàn)線總長超過300千米。

3.項目內(nèi)容雜

治淮工程建設內(nèi)容繁雜，包括堤防土方加固，防滲處理、護坡、防汛道路、建筑物等多項工作，建筑物中還包括涵閘、橋梁、泵站、水電站、船閘等多種類型。此外，永久征地、臨時占地、拆遷民房、搬遷企事業(yè)單位等工作量也很大。

4.參建單位多

從工程建設管理、設計、施工、監(jiān)理等參建單位，到省、市、縣政府、水行政主管等部門，每個項目參建的單位都有上百個。同時，工程檔案還涉及水利、交通、通訊、消防、市政、電力、生態(tài)環(huán)境、建設等方方面面。

5.檔案管理要求高

治淮工程建設過程中，工程檔案是質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段驗收和竣工驗收，以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)。也是在工程建成后進行運行、維護管理中不可缺少的重要參考資料，對于資料的準確性、完整性、規(guī)范性、及時性要求都很高。

三、對策建議

治淮工程周期長、投資大，環(huán)節(jié)多，在整個工程建設中形成的檔案數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強。只有參建各方做到領導重視，機構(gòu)人員落實，檔案管理制度健全，管理網(wǎng)絡順暢，過程控制和全程跟蹤有效，才能保證切實做好工程建設檔案管理工作，滿足水利建設快速發(fā)展的需求。當前，工程參建各方對于檔案管理工作越來越重視，水利重點工程檔案管理水平總體提升較快。但仍存在重工程建設、輕檔案管理，規(guī)章制度執(zhí)行不到位，歸檔不及時，人員配備不足、素質(zhì)不高等問題。針對治淮工程的特點，提出對策建議如下：

1.增強全員檔案意識

治淮工程的建設管理模式是省水利廳組建工程建管局，負責工程宏觀協(xié)調(diào)；市水利局成立項目建設處，作為項目法人；沿線縣（區(qū)）政府、水利局成立項目部，具體負責工程征遷補償，以及縣管工程的實施等。因此，在工程項目開始時，不僅要對施工、監(jiān)理單位人員進行檔案法律法規(guī)的宣傳教育，同時要對省、市、縣（區(qū)）有關項目建設單位主要負責人進行宣傳，增強他們的工程檔案意識，爭取各方面的配合與支持，提高做好工程建設檔案管理的自覺性和責任感，增強責任意識。

2.加強人員設備投入

一是要建立健全檔案管理組織機構(gòu)。工程沿線建設單位較多，因此應要求每個工程建設處都要建立健全相應的檔案管理責任，明確單位主要負責同志作為各自檔案管理責任人，明確檔案管理分管負責人，配備足夠的專職檔案管理人員，形成建設、施工和監(jiān)理單位相關檔案管理人員組成的檔案管理網(wǎng)絡。對檔案管理工作做到有布置、有檢查、有落實，使檔案工作高效有序地開展。

二是要加強硬件建設。參建各方都要重視檔案管理的硬件設施建設，建設單位要購置必要的標準檔案柜、打印機、復印機、照像機、攝像機、刻錄機等硬件設備；要設立專門的檔案室，按要求備齊滅火、防霉、防蟲用品，落實防光、防蟲、防火、防霉、防塵、防高溫等措施，為檔案資料的長期保存創(chuàng)造條件。由于施工、監(jiān)理較多，水平不一，應要求他們要根據(jù)檔案數(shù)量，配備必要的設施。受現(xiàn)場條件限制，不具備保存條件的，應及時交送交建設單位代為保存。另外可以到當?shù)貦n案局定制標準檔案盒、卷皮供參建單位歸檔使用，并制定不同規(guī)格的標簽模板，保證工程檔案整齊、統(tǒng)一、美觀。

三是加強人員培訓。首先要培訓檔案業(yè)務、工程專業(yè)基礎知識，使檔案人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認識，了解工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展；其次對工程技術和行政管理人員進行檔案知識培訓，使他們掌握檔案方面的有關規(guī)定和要求，督促相關人員嚴格按標準執(zhí)行；第三是對項目建設單位的檔案專業(yè)人員進行工程文件編制的現(xiàn)場指導，通過“傳、幫、帶”的形式，提高參建各方專兼職檔案人員的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能。

3.建立完善檔案管理制度

根據(jù)國家及行業(yè)的有關法律、法規(guī)，結(jié)合工程建設情況完善制度，建立科學、合理、適用、可操作性強的工程建設檔案管理制度，對組織體系、職責、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都應明確規(guī)定，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循；制定工程建設檔案管理工作約束機制，將工程檔案管理工作納入工程建設目標管理，并將其納入有關部門的職責范圍，明確責任指標，嚴格考核；提高執(zhí)行力，嚴格落實檔案管理規(guī)定，實行檔案工作與工程建設“三同步”，執(zhí)行檔案人員“三參加”，落實檔案工作“四納入”，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎。此外，應建立檔案督查制度，每半年至少組織一次檔案專項檢查，工程建設處每季度應組織一次檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，要求整改。

4.強化過程控制

根據(jù)治淮工程的特點，為保證歸檔及時和案卷的真實性、完整性、準確性，要做到事前介入、事中控制、事后把關，使其滲透于工程建設各階段、各環(huán)節(jié)。在啟動工程時就應預先謀劃，建立健全檔案管理體系，制定明確的目標和計劃；在工程開工準備階段統(tǒng)一標準，明確各方的職責，并將有關檔案管理制度標準和要求傳達到到各參建方；在工程施工階段實時監(jiān)控，在檢查工程項目質(zhì)量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況，重點檢查和指導各參建單位項目檔案人員如何立卷，檢查案卷質(zhì)量是否符合要求，對于容易疏忽的問題和容易出錯的案卷材料重點檢查；在工程竣工驗收階段，重點加強案卷整理，做好缺陷工程和未完工程及暫時未歸檔的文件材料的跟蹤、檢查。

5.加強電子文件管理

目前，計算機應用較為廣泛，有條件利用計算機進行檔案輔助管理。工程建管局應牽頭購買網(wǎng)絡版的檔案管理軟件，建立網(wǎng)上管理網(wǎng)絡。檔案管理軟件的選擇上，既要能迅速完成目錄輸入、修改、打印，又能準確、快速地進行數(shù)據(jù)審核、轉(zhuǎn)儲、查詢、統(tǒng)計等操作。加快紙質(zhì)檔案信息的錄入速度，推進檔案信息資源共享，建立檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫；加強電子檔案的管理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)重要檔案的全息機檢，真正實現(xiàn)檔案資源共享，為工程建設管理服務。

6.重視竣工圖的編制

工程竣工圖是完建工程的最終真實反映，也是以后工程決算和財務審計的重要依據(jù)，竣工圖編制質(zhì)量好壞直接影響工程運行管理及今后的維修、加固，是資料整編工作的重中之重。但根據(jù)以往檔案驗收經(jīng)驗來看，施工單位對于竣工圖編制的重要性認識不夠。因此，建設單位在開工之初就應明確有關要求，施工單位應根據(jù)施工過程中產(chǎn)生的設計變更內(nèi)容如實編制竣工圖，確保竣工圖圖面整潔、美觀?？⒐D編制初步完成后，由施工單位技術負責人復核，最后經(jīng)監(jiān)理工程師審核，逐一加蓋竣工圖章。形成的竣工圖要圖面清晰、準確，折疊規(guī)范，履行完備的簽字手續(xù)，確保反映工程實際情況。同時，竣工圖要保存電子版本，為以后的網(wǎng)上檢索提供條件■

（作者單位：江蘇省水文水資源勘測局南京分局 210000）

（專欄編輯：周 權(quán)）