淺談如何做好電子公文歸檔管理工作

孫 瑞 閆志明

淺談如何做好電子公文歸檔管理工作

孫 瑞 閆志明

近年來(lái)，淮河水利委員會(huì)積極響應(yīng)水利部“以水利信息化帶動(dòng)水利現(xiàn)代化”的號(hào)召，大力推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)，在綜合辦公管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)上取得長(zhǎng)足發(fā)展，全面提升了機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化水平，為文件無(wú)紙化運(yùn)轉(zhuǎn)、信息快速傳遞和數(shù)據(jù)廣泛共享提供了極大的便利，也在很大程度上提高了機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量和效率。但是，系統(tǒng)運(yùn)行產(chǎn)生的電子公文越來(lái)越多，如何做好電子公文歸檔管理工作，如何保證電子公文及時(shí)、安全的歸檔，這給檔案管理工作提出了一個(gè)嶄新的課題。

一、電子公文的特點(diǎn)

電子公文是指公文的起草、審核、簽署、發(fā)布以及收文辦理等，都是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中進(jìn)行，相關(guān)數(shù)據(jù)按一定格式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體中，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。電子公文具有以下特點(diǎn)：

1.歸檔及時(shí)，分類簡(jiǎn)便

電子公文可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞，一旦形成，可以馬上歸檔，不再需要一年一歸檔；電子公文不再是直觀的紙質(zhì)文件，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的分類整理，不再需要進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的手工分類整理。

2.信息量大，節(jié)省空間

電子公文所容納的信息量是紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫(kù)房和裝具來(lái)進(jìn)行存放和保管相比，電子公文大大節(jié)省檔案裝具和庫(kù)房空間，降低了保管成本。

3.檢索快捷，方便利用

通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，文件的起草、定稿、歸檔、檢索等過(guò)程都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化。用戶可根據(jù)授權(quán)，直接通過(guò)辦公室的電腦在檔案管理系統(tǒng)上直接查找并選取檔案信息，不僅可查詢公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中的各類信息，也可查詢到全文，并可方便地復(fù)制存儲(chǔ)，提高利用效率，減少手工檢索和借閱的繁瑣。

二、電子公文對(duì)檔案管理的影響

電子公文的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、存儲(chǔ)、管理等均通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上進(jìn)行操作、傳輸或處理，與紙質(zhì)公文所用的方法完全不同，它的利用也不受時(shí)間和距離的影響，可共享，但它不再具有紙質(zhì)文件的直觀性，需要借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備才能閱讀、處理，并且對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度、防磁性等要求很高，使其在諸多方面改變了傳統(tǒng)檔案的管理方式。

1.管理部門的改變

電子公文歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，與傳統(tǒng)整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法不同，電子公文歸檔需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子公文形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方式管理。

2.歸檔方式的改變

電子公文一旦運(yùn)行結(jié)束，存入辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，公文形成部門、檔案部門人員即可共享使用，這就使公文與檔案之間不再有明顯界限，可隨時(shí)歸檔保存，改變了紙質(zhì)公文由公文形成部門先行保管、次年集中歸入檔案部門的一年一歸檔方式。

3.分類方法的改變

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案分類僅能體現(xiàn)公文的屬性聯(lián)系，這種單線排列方式是手工操作管理的需要。電子公文信息與載體具有可分離性，因此，電子公文可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、多種方式的整合，不再像紙質(zhì)文件那樣進(jìn)行繁重的人工分類整理。不同的用戶也可以根據(jù)不同需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)歸檔的電子公文進(jìn)行自由分類組合。

三、電子公文歸檔應(yīng)采取的措施

1.轉(zhuǎn)變觀念,加深對(duì)電子公文歸檔工作的認(rèn)識(shí)

在現(xiàn)代檔案管理中，錄音、錄像以及電子公文檔案所占比重越來(lái)越大，而且已經(jīng)顯示出了現(xiàn)有檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。因此，電子檔案是檔案的重要組成部分，我們不應(yīng)將其拒之門外，或者只作為資料或副本保管。作為檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，徹底轉(zhuǎn)變長(zhǎng)期以來(lái)以紙質(zhì)檔案管理利用為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)文件的“現(xiàn)代觀念”向電子檔案的“后現(xiàn)代觀念”轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)電子公文歸檔專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，與有關(guān)信息技術(shù)人員和形成電子公文的部門加強(qiáng)聯(lián)系，提前介入，按照檔案歸檔的有關(guān)要求，開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，協(xié)助制訂有關(guān)的制度，保證各類電子公文的歸檔質(zhì)量。

2.科學(xué)規(guī)劃，重視檔案信息化的建設(shè)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)有機(jī)整體，是保證電子公文安全歸檔必不可少的“軌道”。在電子政務(wù)建設(shè)中，只重視辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，而忽視檔案信息化建設(shè)，最終會(huì)導(dǎo)致大量的電子公文無(wú)法歸檔，使文檔一體化成為一句空話。

因此，推動(dòng)電子公文歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子公文歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，將檔案管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備及保存環(huán)境等與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一并考慮建設(shè)，保證電子公文在“軌道”上能安全、平穩(wěn)運(yùn)行。

3.健全制度，規(guī)范對(duì)電子公文歸檔工作的管理

電子公文從形成到歸檔利用，中間經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，都可能影響電子公文的真實(shí)性。因此，建立電子公文全過(guò)程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。因此，檔案部門應(yīng)明確規(guī)定由誰(shuí)進(jìn)行收集、整理和歸檔等，這是保證電子公文原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。

由于電子公文歸檔相關(guān)國(guó)家制度還不健全，紙質(zhì)公文和電子公文并存的“雙軌制”還將長(zhǎng)期存在，歸檔內(nèi)容也將形成“兩套制”，即紙質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中，注明相應(yīng)的電子公文的編碼及存址，同時(shí)在電子公文歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。

4.加強(qiáng)防范，確保電子公文數(shù)據(jù)的安全

電子公文是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的，隨著電子公文的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要。鑒于電子公文載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子公文的易修改性，電子公文的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采取有關(guān)技術(shù)措施，提高電子公文的安全性、可靠性。當(dāng)電子公文歸入檔案系統(tǒng)后，應(yīng)通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子公文改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而保護(hù)電子公文的原始結(jié)構(gòu)，保證電子公文的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

電子檔案從理論上講可長(zhǎng)期保存，不易磨損，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于對(duì)電子檔案管理缺乏實(shí)際保管經(jīng)驗(yàn)，所以要長(zhǎng)期保存電子檔案中原始信息，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

5.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

提高檔案管理人員的各項(xiàng)業(yè)務(wù)素質(zhì)，使電子檔案管理向立體化方向發(fā)展，要多途徑、多層次培養(yǎng)檔案管理人才，不斷給檔案管理人員“充電”，不斷補(bǔ)充“能量”，使檔案管理人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)條件下檔案管理變革的需要■

（作者單位：水利部淮河水利委員會(huì)233001 沂沭泗局南四湖水利管理局221009）