做好編撰企業(yè)志的資料搜集工作

□ 王國(guó)啟

資料搜集工作的好壞，直接決定企業(yè)志編撰的質(zhì)量，也決定了企業(yè)志的成敗。高橋石化在第二輪修志之初，就將資料搜集工作作為首要任務(wù)，進(jìn)行周密部署，從而確保順利、高效、優(yōu)質(zhì)地開展修志工作。

資料搜集內(nèi)容及難題

第二輪修志，高橋石化將編撰《高橋石化歷史圖志》和《高橋石化續(xù)志》，需要搜集公司30年來發(fā)生的意義重大、涉及全局、影響深遠(yuǎn)事件的相關(guān)圖片和文字資料。

第二輪修志的時(shí)間跨度較大，從1981年至2011年，時(shí)間持續(xù)30年。公司經(jīng)過30多年大刀闊斧的改革，機(jī)構(gòu)重組、改制分流、壓扁管理等，公司各個(gè)方面已經(jīng)發(fā)生翻天覆地的變化，人員、單位、部門、體制機(jī)制都是全新的，各種資料保存已經(jīng)極不完整，單靠編輯部人員或某個(gè)單位、部門已經(jīng)無法完成全部資料的搜集工作，公司志的編撰質(zhì)量面臨前所未有的挑戰(zhàn)。

主要做法和經(jīng)驗(yàn)

在一年多的資料搜集工作中，公司上下齊心協(xié)力，使修志的關(guān)鍵性工作——資料搜集取得滿意的效果，同時(shí)也積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)。

明確資料搜集的方向和范圍。根據(jù)企業(yè)志編撰“橫不缺要項(xiàng)、縱不斷主線”的要求，高橋石化首先制定了修志目錄、資料清單，明確資料搜集方向。規(guī)定凡是納入公司志的內(nèi)容，涉及的單位和部門必須同心協(xié)力全方位做好資料提供和搜集工作，避免編撰公司志發(fā)生缺項(xiàng)、不完整現(xiàn)象。

加強(qiáng)人員組織和科學(xué)管理。為了切實(shí)做好資料搜集工作，高橋石化成立了資料搜集聯(lián)絡(luò)員隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)資料涉及部門、單位人員和編輯部人員的一一對(duì)應(yīng)。公司細(xì)化具體分工，編制詳細(xì)的分工表，讓各部門、各單位所承擔(dān)的全部任務(wù)一目了然。同時(shí)對(duì)搜集資料的內(nèi)容、要求進(jìn)行提示，讓聯(lián)絡(luò)員明確資料搜集的方向和重點(diǎn)，公司編制了資料搜集整理提示一覽表。此外，公司還制定搜集資料任務(wù)對(duì)接表，實(shí)施任務(wù)對(duì)接，進(jìn)一步明確各部門、各單位對(duì)所承擔(dān)的任務(wù)認(rèn)可和做好這項(xiàng)工作進(jìn)行的承諾。通過“三表”的制定，資料搜集任務(wù)變得更加清晰直觀，同時(shí)相關(guān)人員對(duì)工作的目標(biāo)、任務(wù)和方式方法也更加明確，可以從容地按提示性方式開展資料搜集工作。

堅(jiān)持資料搜集的方法和要領(lǐng)。一是循序漸進(jìn)。公司搜集資料按照“先易后難”“先簡(jiǎn)后繁”“先近后遠(yuǎn)”的原則，循序漸進(jìn)。先把容易搜集到的資料收到手并整理好，然后再集中精力攻堅(jiān)克難，廣泛攻關(guān)，通過走訪當(dāng)事人、知情者，發(fā)函索取等方式逐步深入，擴(kuò)大搜集范圍。公司在資料搜集過程中既堅(jiān)持翻箱倒柜，又堅(jiān)持追根尋源。凡是能查到的資料都進(jìn)行積極尋找。當(dāng)文字資料缺乏時(shí)，采訪當(dāng)事人、知情者，用“口碑”資料予以彌補(bǔ)。采訪前，公司要求采訪者做好功課，確保一次成功。

注重資料搜集的補(bǔ)充和整理。公司要求聯(lián)絡(luò)員要切實(shí)盡到搜集資料的責(zé)任，對(duì)歷史負(fù)責(zé)，對(duì)后人負(fù)責(zé)。在資料搜集過程中，當(dāng)發(fā)現(xiàn)新線索而資料搜集整理提示一覽表沒有提到時(shí)，必須增加；當(dāng)發(fā)現(xiàn)所搜集到的資料與提示內(nèi)容不符時(shí)，或者提示內(nèi)容有錯(cuò)誤的，應(yīng)及時(shí)與編輯部對(duì)口責(zé)任人聯(lián)系，做好修改和調(diào)整，保證在搜集資料過程中不漏不缺。

加強(qiáng)督促、激勵(lì)機(jī)制，提高工作效率。為了適時(shí)掌握資料搜集情況，高橋石化要求在資料搜集的時(shí)間內(nèi)，每月底前，各部門、各單位對(duì)當(dāng)月資料搜集情況進(jìn)行總結(jié)，并將資料卡片全部以郵件形式發(fā)送給編輯部對(duì)口責(zé)任人，接受責(zé)任人對(duì)其制作卡片是否符合規(guī)范進(jìn)行審核。同時(shí)，編輯部責(zé)任人堅(jiān)持深入各部門和單位，主動(dòng)了解資料搜集情況，掌握資料搜集的總體進(jìn)展情況，每月5日前編輯一期《修志工作動(dòng)態(tài)》，在公司范圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)。此外，每月對(duì)資料搜集情況進(jìn)行講評(píng)，對(duì)表現(xiàn)突出的部門、單位和聯(lián)絡(luò)員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，極大提高了資料搜集工作參與者的積極性。