芻議檔案收集工作

張平云

收集工作，是檔案館工作中一項(xiàng)很重要的基礎(chǔ)工作，收集工作的好壞將直接影響到館藏檔案利用率的高低，做好收集工作才能使館藏內(nèi)容更豐富、門(mén)類更齊全。

一、檔案收集工作中存在的問(wèn)題

1.雖然經(jīng)過(guò)幾十年的全面發(fā)展，我國(guó)已初步構(gòu)建起豐厚的檔案資源體系，但在社會(huì)信息化的宏觀背景下，與檔案信息需求漸趨多元、檔案意識(shí)逐漸增強(qiáng)所引發(fā)的檔案信息需求相比較，現(xiàn)有的館藏檔案資源存在著館藏檔案種類單一、館藏檔案內(nèi)容單調(diào)等諸多不足，集中體現(xiàn)為反映社會(huì)活動(dòng)宏觀方面的檔案多，反映微觀方面的檔案少；反映社會(huì)活動(dòng)骨架式結(jié)構(gòu)的檔案多，反映有血有肉精彩描述的檔案少；反映社會(huì)活動(dòng)中集體方面的檔案多，反映個(gè)人方面的檔案少。

2.對(duì)檔案收集重視程度不夠。有些單位檔案員、包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)干部為了自己工作方便，把文件據(jù)為己有，不給檔案管理員歸檔，造成文件在收集過(guò)程中的缺失。

3.由于檔案定義的不斷發(fā)展變化，使檔案收集的覆蓋越來(lái)越廣，收集方式越來(lái)越復(fù)雜，收集數(shù)量越來(lái)越大。對(duì)檔案收集工作提出了新要求：

（1）時(shí)間上要求連續(xù)性。所謂時(shí)間上要求連續(xù)性，是指檔案收集工作要保持長(zhǎng)期連續(xù)，收集的檔案要形成時(shí)間上的關(guān)聯(lián)體系，不能出現(xiàn)時(shí)間檔位有空白，對(duì)各時(shí)期、時(shí)間所產(chǎn)生的有保存價(jià)值的檔案都力求做到應(yīng)收盡收。不僅要收集好當(dāng)前形成的檔案，還要加大對(duì)過(guò)去形成的尚未收集保存的歷史檔案的收集力度。

（2）空間上要求多樣性。所謂空間上要求多樣性，是指檔案收集的領(lǐng)域要足夠?qū)?，收集的種類足夠多，收集的檔案要形成空間上完整的紐帶體系，不能出現(xiàn)空間范疇有空白，對(duì)各個(gè)階段產(chǎn)生的各種形式的檔案都力求納入收集范疇。在現(xiàn)代社會(huì)，檔案門(mén)類的多樣性非常重要，缺乏檔案門(mén)類的多樣性，可能會(huì)導(dǎo)致檔案作用的效力，甚至是某一方面檔案內(nèi)容的殘缺。尤其是新型行業(yè)或產(chǎn)業(yè)的出現(xiàn)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)于新的檔案種類和新載體檔案要建立完善收集方法。

（3）地域上要求完整性。所謂地域上要求完整性，是指檔案收集工作要注重本地、本單位形成檔案的收集，從工作職能和所轄范圍上保持檔案的完整，不能出現(xiàn)所轄地區(qū)層級(jí)有空白，對(duì)區(qū)域內(nèi)各個(gè)地域?qū)蛹?jí)和各個(gè)層次單位形成的檔案要盡力收集齊全完整。只要每個(gè)地方都確保了本地所形成檔案的完整齊全，國(guó)家檔案一定是完整齊全的。因此，對(duì)于檔案的收集，我們要求要把本地、本單位形成的檔案收集擺在第一位，形成完整的地方檔案特色。

（4）隨著社會(huì)和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，使得檔案信息的擴(kuò)散、傳播速度加快，給檔案收集工作帶來(lái)了新問(wèn)題：一是檔案產(chǎn)生的速度越來(lái)越快，對(duì)于形成的檔案收之不及，目前的收集手段和設(shè)施設(shè)備需要不斷更新；二是檔案產(chǎn)生的數(shù)量越來(lái)越大，對(duì)于形成的檔案收之不了，目前的庫(kù)房條件和管理現(xiàn)狀相對(duì)滯后；三是檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域越來(lái)越廣，對(duì)于形成的檔案收之不全，目前的機(jī)構(gòu)人員和經(jīng)費(fèi)保障不能滿足工作需要。

二、收集檔案的應(yīng)對(duì)措施

檔案收集工作的根本宗旨是完整齊全，包括時(shí)間上、空間上和地域上，具體講就是過(guò)去的和現(xiàn)在的、各種載體形式的和各種門(mén)類的、各個(gè)檔案形成者的檔案。因此，我認(rèn)為應(yīng)把握好幾個(gè)方面：

（1）檔案要盡可能地收集全面。不僅是分門(mén)別類的收集齊全，還應(yīng)包括什么材料何時(shí)歸檔，怎么立卷，保管期限多長(zhǎng)等等，管理人員都要心里有數(shù)，對(duì)于遺缺不全的要積極采取不同的措施給予補(bǔ)齊、歸檔及時(shí)催辦等。真實(shí)性是全面性的保證，全面性又為真實(shí)性提供必要的條件。只有做到全面性與真實(shí)性的統(tǒng)一，才能發(fā)揮檔案的有效性。在各方面各種檔案收集齊全的前提下，我們要把好檔案的質(zhì)量關(guān)，收集來(lái)的檔案一定要具有保存價(jià)值，尤其是反映重大活動(dòng)、重要事件、重點(diǎn)工程的檔案必須要全部收集，每個(gè)細(xì)節(jié)都不能放過(guò)。

（2）檔案收集要講求原則。目前在檔案收集上存在著不按歸檔原則或過(guò)分追求數(shù)量的問(wèn)題，使得有一些檔案層層保存，出現(xiàn)多處重復(fù)，這是一個(gè)不可忽視的嚴(yán)重問(wèn)題，不僅給檔案庫(kù)房帶來(lái)壓力，還給今后檔案鑒定工作增添了巨大的麻煩。因此，檔案收集一定要講求原則、遵循科學(xué)規(guī)律，讓收集工作從“寧多勿缺”中解放出來(lái)，讓保管工作從繁重的負(fù)擔(dān)中解放出來(lái)。

（3）檔案收集內(nèi)容要豐富。檔案內(nèi)容豐富不僅是對(duì)檔案內(nèi)容完整性的要求，還是對(duì)檔案內(nèi)容表現(xiàn)形式多樣性的要求。在收集所有形成檔案齊全的基礎(chǔ)上，對(duì)反映同一內(nèi)容不同形式或載體的檔案也應(yīng)收集齊全，尤其是在當(dāng)今這個(gè)技術(shù)快速發(fā)展的社會(huì)更為重要?，F(xiàn)在社會(huì)對(duì)檔案的利用需求，更注重能夠提供檔案門(mén)類的多樣化。

（4）檔案收集工作要注意方式多樣化。一是收集途徑多樣化。除了傳統(tǒng)的接收、征集、移交等手段，還可以利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、傳真、復(fù)制等手段收集。二是收集設(shè)備現(xiàn)代化。除了以紙質(zhì)、實(shí)物等載體形式收集，還可以利用現(xiàn)代科技設(shè)施設(shè)備收集電子、音像等形式的檔案。三是收集工作應(yīng)提前介入。主要是掌握文件材料在形成過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，及時(shí)做好平時(shí)歸檔。關(guān)注重大活動(dòng)，把好收集督導(dǎo)關(guān)，及時(shí)督導(dǎo)重大活動(dòng)資料的移交歸檔。

（作者單位：石家莊市橋東區(qū)檔案館）endprint