基于業(yè)務(wù)流程再造的合同倒簽治理

張勇濤

【摘 要】 十八大對(duì)完善懲治和預(yù)防腐敗體系作出了新的部署，作為國民經(jīng)濟(jì)支柱的國有企業(yè)急需提升企業(yè)反腐、防腐能力，合同倒簽問題作為國有企業(yè)經(jīng)濟(jì)案件腐敗的重大隱患之一，是困擾企業(yè)的難題之一。文章以中國移動(dòng)通信集團(tuán)廣東有限公司（以下簡(jiǎn)稱廣東移動(dòng)）的合同倒簽治理實(shí)踐為案例，遵照業(yè)務(wù)流程再造理念與思路，從業(yè)財(cái)融合角度，提出合同倒簽治理的可操作、可復(fù)制、可推廣的有效措施，對(duì)國有企業(yè)解決普遍存在的合同倒簽問題，提升企業(yè)防腐拒腐能力具有一定的借鑒和指導(dǎo)作用。

【關(guān)鍵詞】 業(yè)務(wù)流程再造； 合同倒簽； 治理機(jī)制； 治理措施

黨的十八大將反腐倡廉提升到新的高度，并對(duì)完善懲治和預(yù)防腐敗體系作出了新的部署，如何健全不敢腐的懲戒機(jī)制、不能腐的防范機(jī)制和不易腐的保障機(jī)制，不僅是對(duì)黨政機(jī)關(guān)，也對(duì)作為國民經(jīng)濟(jì)支柱的國有企業(yè)提出了更高的要求。

廣東移動(dòng)作為中央大型國企成員之一，順應(yīng)新形勢(shì)要求，緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)的主要方面、關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點(diǎn)崗位，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)投資決策、財(cái)務(wù)管理、物資采購、招標(biāo)投標(biāo)等過程中用權(quán)行為的廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控，系統(tǒng)梳理崗位職權(quán)，全面排查廉潔風(fēng)險(xiǎn)，積極探索健全完善國有企業(yè)廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)，促進(jìn)權(quán)力規(guī)范透明運(yùn)行，取得階段性成果，特別是國有企業(yè)中普遍存在的、容易涉及經(jīng)濟(jì)腐敗案件的合同倒簽問題的治理取得了良好效果。在此希望通過廣東移動(dòng)實(shí)踐案例的分享，給國有企業(yè)解決合同倒簽問題、提升國有企業(yè)防腐拒腐能力提供積極的借鑒。

一、廣東移動(dòng)合同倒簽的現(xiàn)狀及原因分析

（一）合同倒簽的定義

所謂合同倒簽，是指在合同簽訂生效之前雙方已經(jīng)開始實(shí)際履行合同，而在履行過程中或在合同履行完畢后補(bǔ)充簽署合同的現(xiàn)象。凡是合同履行起始日期早于合同實(shí)際簽署日期的，包括合同履行起始日期晚于項(xiàng)目決策日期但早于合同實(shí)際簽署日期的合同，均屬于合同倒簽（孫婷，2011）。

（二）合同倒簽治理前的狀況

合同倒簽情況比較嚴(yán)重。首先是倒簽率高，以廣東移動(dòng)省本部為例，2012年各類合同共5 649份，倒簽合同3 193份，倒簽率高達(dá)56.52%，其中2012年交由采購管理部門執(zhí)行的集中類采購合同2 589份，約占公司合同總數(shù)量的二分之一，其中倒簽合同1 467份，倒簽率為56.67%。其次是合同從需求提出到合同簽訂平均時(shí)間長(zhǎng)，以廣東移動(dòng)省本部為例，2012年從合同申請(qǐng)到合同簽訂所需平均時(shí)長(zhǎng)為110天。

（三）合同倒簽的原因分析

1.主觀原因

（1）經(jīng)辦人員沒有充分認(rèn)識(shí)到合同工作的嚴(yán)肅性，不重視項(xiàng)目啟動(dòng)前合同簽訂程序的執(zhí)行等造成的不作為，導(dǎo)致合同倒簽。

（2）經(jīng)辦人員合同業(yè)務(wù)不熟練，導(dǎo)致合同倒簽。

2.客觀原因

（1）因預(yù)算下達(dá)延遲導(dǎo)致合同倒簽。廣東移動(dòng)實(shí)行“有預(yù)算不超支，無預(yù)算不開支”的預(yù)算管控機(jī)制，合同簽訂受預(yù)算控制，在未下達(dá)預(yù)算前不允許簽訂合同。但受制于集團(tuán)企業(yè)存在的通病，即集團(tuán)公司下達(dá)預(yù)算給子公司，再由子公司下達(dá)給各預(yù)算責(zé)任部門時(shí)，正式預(yù)算下達(dá)時(shí)間基本上要延遲2—3個(gè)月，因此大部分在年初需要簽訂的合同造成合同倒簽。

（2）因前置流程過長(zhǎng)導(dǎo)致的合同倒簽。合同處于項(xiàng)目審批流程中的最后一環(huán)，此前需經(jīng)過預(yù)算申請(qǐng)、立項(xiàng)、請(qǐng)購、采購流程等多個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，且涉及部門多、材料要求高，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的延誤，都可能導(dǎo)致合同審批被延誤從而引發(fā)倒簽。

（3）外部合作商造成合同倒簽。廣東移動(dòng)良好的信譽(yù)和合同支付能力使外部合作商愿意在沒有合同保障的前提下提前提供合同約定的合同標(biāo)的，是合同倒簽的另一客觀原因。

（四）合同倒簽存在的風(fēng)險(xiǎn)

1.腐敗風(fēng)險(xiǎn)

在未進(jìn)行相關(guān)的決策程序之前，先讓合作商開展合同事宜后再簽訂合同，在選擇供應(yīng)商環(huán)節(jié)可能存在權(quán)力隱形運(yùn)作的可能，存在供應(yīng)商對(duì)企業(yè)相關(guān)人員進(jìn)行經(jīng)濟(jì)賄賂的腐敗風(fēng)險(xiǎn)。

2.法律風(fēng)險(xiǎn)

合同補(bǔ)簽之前的“無紙合同”履行過程，存在較大的不確定因素，容易產(chǎn)生法律糾紛。公司一旦接受合同對(duì)方提供的產(chǎn)品或服務(wù)，往往會(huì)形成事實(shí)合同，此時(shí)，付款、退貨等問題就不是公司單方能夠決定的，雙方一旦發(fā)生爭(zhēng)議，處理起來就會(huì)缺乏依據(jù)，從而引發(fā)訴訟。

3.審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

公司在基本管理制度和內(nèi)控管理流程中明確規(guī)定了項(xiàng)目管理流程以及合同的起草、審批、簽訂、履行等管理環(huán)節(jié)和流程，規(guī)定了合同管理相關(guān)部門的職責(zé)和管理權(quán)限。倒簽合同無論是否造成了實(shí)際的危害后果，都會(huì)導(dǎo)致內(nèi)控制度的執(zhí)行偏差。

4.會(huì)計(jì)信息失真的風(fēng)險(xiǎn)

按照權(quán)責(zé)發(fā)生制，倒簽合同應(yīng)該確認(rèn)成本，但因?yàn)楹贤形春炗啎?huì)造成成本列支滯后，如果進(jìn)行特殊的預(yù)提處理，會(huì)造成會(huì)計(jì)信息失真的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于公司來說，會(huì)對(duì)外部投資者和其他會(huì)計(jì)報(bào)告使用者帶來決策失誤的風(fēng)險(xiǎn)。

二、基于業(yè)務(wù)流程再造的合同倒簽治理機(jī)制

（一）業(yè)務(wù)流程再造核心思想

業(yè)務(wù)流程再造是為了在衡量績(jī)效的關(guān)鍵指標(biāo)上取得顯著改善，從根本上重新思考、徹底改造企業(yè)流程（邁克爾·哈默，1993）。業(yè)務(wù)流程再造的核心思想是強(qiáng)調(diào)管理面向業(yè)務(wù)流程，將業(yè)務(wù)的審核與決策點(diǎn)定位于業(yè)務(wù)流程執(zhí)行的地方，縮短信息溝通的渠道和時(shí)間，從而提高對(duì)顧客和市場(chǎng)的反應(yīng)速度。它要求理順和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)調(diào)流程中每一個(gè)環(huán)節(jié)上的活動(dòng)盡可能實(shí)現(xiàn)最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動(dòng)，并從整體流程全局最優(yōu)（而不是局部最優(yōu)）的目標(biāo)來設(shè)計(jì)和優(yōu)化流程中的各項(xiàng)活動(dòng)，消除本位主義和利益分散主義（陳力，2008）。

（二）中國移動(dòng)采用業(yè)務(wù)流程再造治理合同倒簽的機(jī)制

在分析合同倒簽主客觀原因的基礎(chǔ)上，對(duì)涉及主觀原因的通過培訓(xùn)宣貫等加強(qiáng)改進(jìn)，對(duì)于客觀原因筆者采用業(yè)務(wù)流程再造思想對(duì)合同簽訂的全流程進(jìn)行全面梳理，對(duì)存在問題采取各個(gè)擊破原則進(jìn)行提升。主要做法如下：endprint

1.全面梳理合同管理的業(yè)務(wù)流程

結(jié)合廣東移動(dòng)內(nèi)部管理情況，梳理出合同管理所涉及的三大流程、九大環(huán)節(jié)，即合同所需資源的申請(qǐng)流程（包含資源申請(qǐng)→資源下達(dá)→合同項(xiàng)目立項(xiàng)三個(gè)環(huán)節(jié)）→合同采購簽訂流程（包括合同商務(wù)申請(qǐng)→組織商務(wù)談判→合同簽訂三個(gè)環(huán)節(jié)）→合同執(zhí)行及付款流程（包括合同業(yè)務(wù)執(zhí)行→合同成本預(yù)提→合同付款三個(gè)環(huán)節(jié)），只有做好了合同簽訂之前的每個(gè)環(huán)節(jié)才最終能解決合同倒簽的問題，并且一旦先執(zhí)行合同簽訂之后的任意一個(gè)環(huán)節(jié)（如合同業(yè)務(wù)執(zhí)行），就意味著實(shí)質(zhì)性合同倒簽。

2.明確各流程環(huán)節(jié)的責(zé)任部門

成立公司領(lǐng)導(dǎo)掛帥，以財(cái)務(wù)部、采購管理部門和合同管理部門聯(lián)合組建的專項(xiàng)治理領(lǐng)導(dǎo)小組，制定合同倒簽治理的階段性目標(biāo)，明確各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的責(zé)任部門，采取對(duì)問題各個(gè)擊破、上下環(huán)節(jié)通力合作的方式進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造。

3.定期通報(bào)和考核合同倒簽結(jié)果

按月度、季度對(duì)各單位的合同簽訂倒簽結(jié)果、各個(gè)環(huán)節(jié)原因?qū)е潞贤购灥那闆r進(jìn)行通報(bào)，并與各責(zé)任部門的績(jī)效考核掛鉤，促進(jìn)各部門解決合同倒簽問題。

三、廣東移動(dòng)合同倒簽治理具體措施

（一）資源申請(qǐng)流程方面的治理措施

1.區(qū)分合同類型分別下達(dá)預(yù)算

區(qū)分例行與非例行合同，將每年都必須開展且屬于公司生產(chǎn)運(yùn)營不可間斷的業(yè)務(wù)合同視作例行合同，如網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、計(jì)費(fèi)平臺(tái)維護(hù)與支撐、客戶服務(wù)類合同；對(duì)例行合同的資源申請(qǐng)，每年10月份與采購管理部門聯(lián)合組織例行合同評(píng)審，并在11月提前下達(dá)專項(xiàng)資源，為下一年1月例行合同的簽訂提供資源保障。

2.提前預(yù)下達(dá)部門預(yù)算

每年11月前按照責(zé)任部門當(dāng)年預(yù)算總額的50%進(jìn)行下一年度預(yù)算的預(yù)下達(dá)，為非例行但重要緊急的合同配置資源。

3.例行合同批量呈批，提高呈批效率

對(duì)于例行合同的呈批將原來的逐個(gè)呈批方式優(yōu)化為批量呈批方式，大幅降低呈批環(huán)節(jié)造成合同倒簽的問題。

4.實(shí)施動(dòng)態(tài)資源回收機(jī)制

為了促進(jìn)各責(zé)任部門盡早啟動(dòng)合同，防止合同倒簽，對(duì)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度落后的部門，實(shí)行資源回收機(jī)制，將回收的資源作為臨時(shí)突發(fā)項(xiàng)目的儲(chǔ)備資源。

5.審批流程整合

為解決因?qū)徟鞒躺婕翱缦到y(tǒng)、跨部門的流程割裂、審批時(shí)間長(zhǎng)導(dǎo)致合同倒簽問題，財(cái)務(wù)部聯(lián)合綜合部、信息系統(tǒng)部對(duì)涉及相關(guān)系統(tǒng)的立項(xiàng)流程進(jìn)行了整合，開發(fā)短信、郵件提醒功能，避免項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)徟送浱峤粚徟?，提高審批效率，為壓縮立項(xiàng)呈批審批時(shí)間做好信息化支撐。

（二）合同采購簽訂流程方面的治理措施

1.采購需求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

針對(duì)合同采購環(huán)節(jié)中采購需求確認(rèn)時(shí)間長(zhǎng)的問題，針對(duì)定向談判、公開比選、招投標(biāo)等不同采購方式，設(shè)計(jì)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的采購需求模板，滿足投資類和成本類合同采購需求信息的填寫，方便采購人員與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通，縮短采購需求確認(rèn)時(shí)間。

2.合同范本標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

為提高合同起草的效率，減少合同審批的工作量，在保證公司利益的前提下，采用動(dòng)態(tài)條款與靜態(tài)條款相結(jié)合的方式制定各種類型合同范本，并對(duì)合同范本使用進(jìn)行規(guī)范，對(duì)符合條件的范本合同使用綠色通道快速審批流程，提高合同簽訂的效率。

3.優(yōu)化合同簽訂模式

實(shí)行“采購合同三級(jí)管理模式”，即將傳統(tǒng)的采購合同一分為三，區(qū)分通用合作協(xié)議、標(biāo)的合同和采購訂單，與每個(gè)供應(yīng)商一次性簽訂一份長(zhǎng)期有效的合作協(xié)議和廉政協(xié)議，具體采購發(fā)生時(shí)簽訂標(biāo)的合同，簽訂標(biāo)的合同時(shí)不再包含通用條款和廉政協(xié)議；對(duì)于多次下達(dá)訂單的框架標(biāo)的合同，直接按照框架標(biāo)的合同+訂單進(jìn)行結(jié)算。通過合同簽訂模式優(yōu)化，減少對(duì)相同條款的合同審核，提高合同起草與審批的效率。

4.合同起草資格認(rèn)證

為了規(guī)范合同起草、提高合同文本質(zhì)量，避免合同起草人不具備合同基本素質(zhì)，引發(fā)不規(guī)范合同產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)，公司實(shí)行合同起草資格認(rèn)證制度，通過合同起草人培訓(xùn)、認(rèn)證方式提高合同起草的質(zhì)量，一方面規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)；另一方面減少合同審批退回造成的審批時(shí)間過長(zhǎng)問題。

（三）合同執(zhí)行和付款流程方面治理措施

1.嚴(yán)控非合同成本預(yù)提

為強(qiáng)化合同倒簽管理，按照控制風(fēng)險(xiǎn)的原則，在年中業(yè)務(wù)部門進(jìn)行成本預(yù)提時(shí)，只允許對(duì)已經(jīng)簽訂的合同進(jìn)行預(yù)提，對(duì)沒有簽訂合同但已經(jīng)開展業(yè)務(wù)的倒簽合同不允許進(jìn)行預(yù)提，并結(jié)合預(yù)算動(dòng)態(tài)回收機(jī)制對(duì)合同倒簽的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行資源回收懲罰，以此強(qiáng)化業(yè)務(wù)部門合同倒簽管理的意識(shí)。

2.嚴(yán)控倒簽合同付款，防止供應(yīng)商造成的合同 倒簽

合同付款作為業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)審核的末端環(huán)節(jié)，既面臨合同報(bào)賬付款準(zhǔn)確及時(shí)的業(yè)務(wù)訴求，又承擔(dān)著資金安全守護(hù)者的重要角色。倒簽合同的簽訂時(shí)間滯后于項(xiàng)目實(shí)際開展時(shí)間，既易引起審計(jì)關(guān)注，又易引發(fā)爭(zhēng)議和糾紛，針對(duì)此類合同在付款時(shí)要按照特殊的報(bào)賬情形設(shè)置嚴(yán)格的付款條件和付款障礙，延長(zhǎng)供應(yīng)商的收款時(shí)間，預(yù)防因合同供應(yīng)方造成的合同倒簽。

四、廣東移動(dòng)合同倒簽治理措施的實(shí)施成效

按照業(yè)務(wù)流程再造的思路，在全流程環(huán)節(jié)，實(shí)施了上述11項(xiàng)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和再造措施之后，經(jīng)過半年的運(yùn)行，2013年廣東移動(dòng)合同倒簽治理取得階段性成果，主要表現(xiàn)在：

第一，合同倒簽比例大幅下降。以廣東移動(dòng)省本部來看，與去年同期相比，總體合同倒簽率從58.62%下降到18.98%，其中集采類合同倒簽從57.86%下降到20.8%。

第二，合同簽訂時(shí)長(zhǎng)大幅縮短，從2012年平均110天下降到68天。

第三，合同管理意識(shí)不斷增強(qiáng)。通過合同治理過程中的宣貫、合同起草資格認(rèn)證以及全流程的參與，增強(qiáng)了全體員工對(duì)合同管理的重要性與必要性認(rèn)識(shí)。

第四，內(nèi)部管理精益化水平提升。通過預(yù)算模式優(yōu)化、合同簽訂模式優(yōu)化、采購需求以及合同范本的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，并通過信息化手段將流程和功能進(jìn)行固化，促進(jìn)了公司內(nèi)部管理精益化的進(jìn)一步提升。

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