地鐵工程檔案管理策略探析

摘 要：隨著城市化建設(shè)的飛速發(fā)展，我國(guó)地鐵成為了人們出行的主要工具，如何加強(qiáng)地鐵工程的檔案管理工作也成為人們研究的焦點(diǎn)。本文具體分析了我國(guó)地鐵檔案管理存在的一些不足之處，并且對(duì)檔案管理工作提出自己的一些對(duì)策，以供同仁參考。

關(guān)鍵詞：地鐵工程；檔案管理；問(wèn)題；策略

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，城市化進(jìn)程也逐漸加快，地鐵成為了人們出行的一個(gè)重要工具。北京、上海、南京、蘇州等等城市，先后開始了地鐵的修建工程。地鐵工程檔案管理對(duì)日后地鐵的維護(hù)起到很重要作用，但往往也是人們最容易忽視的一部分。因此，如何建立一個(gè)科學(xué)、完善的檔案管理體系，就是當(dāng)下急需解決的一個(gè)問(wèn)題。

1 地鐵工程檔案管理存在的問(wèn)題

地鐵工程是一項(xiàng)任務(wù)比較艱巨，時(shí)間跨度比較長(zhǎng)的工程，地鐵工程檔案的管理在地鐵工程中占據(jù)很重要的比例，但是其經(jīng)常得不到工作人員的重視，在地鐵檔案管理過(guò)程中存在各種各樣的問(wèn)題，導(dǎo)致管理不嚴(yán)格，影響到了后期地鐵的服務(wù)質(zhì)量。我國(guó)目前地鐵工程檔案管理主要存在如下的一些問(wèn)題：

1.1 檔案內(nèi)容不全面

很多地鐵工程單位在管理檔案的時(shí)候，將管理的內(nèi)容只局限為地鐵的設(shè)計(jì)圖紙，對(duì)該圖紙討論階段的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，地鐵施工準(zhǔn)備階段的文件重視程度不高，出現(xiàn)了漏管的現(xiàn)象。很多地鐵工程管理檔案都缺少審批的相關(guān)文件、地鐵周圍停車場(chǎng)的規(guī)劃資料等附屬資料；另外，很多管理人員只重視某個(gè)階段的檔案管理工作，并不能做好善始善終，對(duì)檔案進(jìn)行由頭至尾的管理，尤其是在工程快要竣工的時(shí)候，財(cái)務(wù)結(jié)算方面的資料很容易被忽略；最后，檔案有紙質(zhì)檔案，也有電子版的檔案。但是管理人員在管理檔案時(shí)，一味追求對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，而忽略了電子資料。

1.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

地體工程的工作量比較大，一般都是由多個(gè)單位共同完成一項(xiàng)地鐵工程，每個(gè)單位的管理人員素質(zhì)層次不齊，缺乏受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練的管理員，導(dǎo)致管理工作中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。

1.3 編制缺乏統(tǒng)一的規(guī)范

當(dāng)下，我國(guó)針對(duì)地鐵工程檔案的編制缺少一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，政府各個(gè)部門有不同的管理規(guī)范，導(dǎo)致檔案的編制人員在管理檔案時(shí)，無(wú)法按照統(tǒng)一的規(guī)格來(lái)管理，導(dǎo)致檔案缺乏完整性。

2 地鐵工程檔案管理策略探析

地鐵檔案管理是一項(xiàng)比浩大的工程，需要各單位各部門的相互配合，明確分工，才能夠保證工程檔案更加科學(xué)、合理、完善。

2.1 提高管理人員對(duì)檔案管理的重視

2.1.1 實(shí)行責(zé)任制的管理體系

地鐵檔案的管理對(duì)地鐵后期運(yùn)營(yíng)起到很大的作用，在管理檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)分派管理的任務(wù)，每年年終時(shí)需對(duì)檔案管理工作完成情況進(jìn)行考核，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)定期對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)。在單位的日常會(huì)議上，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要不斷強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要意義，保證全單位的員工能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)而進(jìn)行“精品檔案”的創(chuàng)建工作，在地鐵工程完工時(shí)，檔案管理需要符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

領(lǐng)導(dǎo)在明確每個(gè)部門管理的檔案內(nèi)容，及其相互間的隸屬關(guān)系時(shí)，要求每個(gè)部門都能有一個(gè)負(fù)責(zé)人來(lái)引領(lǐng)檔案的管理工作。并且要建設(shè)一張完整嚴(yán)密的地鐵工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)，包括各個(gè)建設(shè)、施工、監(jiān)管等在內(nèi)的各個(gè)部門，明確規(guī)定每個(gè)工作人員的責(zé)任，做到獎(jiǎng)懲分明。

2.1.2 制定規(guī)章制度，規(guī)范管理工作

鐵路工程單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)我國(guó)的《檔案法》相關(guān)規(guī)定，以及鐵路共層的實(shí)際情況，來(lái)制定本單位的檔案管理規(guī)章制度，以規(guī)范檔案管理的具體流程，保證檔案的形成、收集、整理、入檔都能夠做到位。

2.1.3 宣傳工作做到位

地鐵工程的檔案時(shí)該項(xiàng)工程運(yùn)作的真實(shí)寫照，同時(shí)也是城市建設(shè)的重要參考資料，能夠比較真實(shí)、準(zhǔn)確地反映一項(xiàng)鐵路工程的質(zhì)量，同時(shí)在日后的改建工作中，也能夠作為參考。要想做好檔案的管理工作，必須要使全體人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在進(jìn)行鐵路建設(shè)的同時(shí)，也不能忽視了對(duì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)工作。

2.2 明確各部門負(fù)責(zé)管理的范圍

在鐵路工程檔案管理的過(guò)程中，除了要按照國(guó)家的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)?shù)氐臋n案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還要結(jié)合工程的實(shí)際情況，細(xì)化各個(gè)部門管理的具體內(nèi)容和范圍，尤其是要明確各個(gè)子單位應(yīng)當(dāng)管理的檔案。這樣才可以保證工程在開始時(shí)，各個(gè)部門的相關(guān)人員就能夠開展自己的檔案管理工作，做到管理過(guò)程有條不紊，保證檔案資料的完整性。單位應(yīng)當(dāng)組織專業(yè)的檔案管理人員通過(guò)會(huì)議進(jìn)行討論、修改和完善，從而使得最終檔案范圍能夠覆蓋所有的專業(yè)，使每個(gè)管理人員都能明確自己管理的內(nèi)容，提高管理的效率。

2.3 分類編號(hào)具體化

檔案的編號(hào)分類即需要體現(xiàn)出其專業(yè)性，也需要體現(xiàn)出每個(gè)檔案的特點(diǎn)。在制定檔案號(hào)的時(shí)候，不能只將案卷名作為檔案的編號(hào)，這樣缺乏科學(xué)性。在對(duì)檔案進(jìn)行分類編號(hào)時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分地運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，方便日后的檔案檢索。同時(shí)，檔案也應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出每個(gè)地鐵線路之間的差別和專業(yè)性。對(duì)于地鐵在后期維護(hù)工作中的檔案，也應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理、入檔，方便日后的查找。

科學(xué)的編號(hào)應(yīng)當(dāng)包括以下四個(gè)部分，分別是項(xiàng)目號(hào)、種類號(hào)、所屬類目的編號(hào)以及案卷的順序編號(hào)。這樣能夠使管理者一目了然，方便管理人員查找檔案。比如在制定項(xiàng)目號(hào)是，可以以地鐵的標(biāo)段代號(hào)作為一個(gè)劃分的標(biāo)準(zhǔn)，從而保證檔案能夠完整地體現(xiàn)地鐵施工的各個(gè)階段。這同時(shí)也對(duì)檔案管理者提出了高要求，其不斷要了解每個(gè)地鐵的劃分方式，同時(shí)也要了解每個(gè)地鐵路線、階段的具體特點(diǎn)，了解地鐵的現(xiàn)實(shí)變動(dòng)情況等等。

2.4 重視對(duì)竣工檔案的管理

很多單位在地鐵竣工時(shí)，并不重視竣工檔案的管理，導(dǎo)致檔案缺乏完整性?？⒐n案主要是指竣工的圖紙，其能夠反映出地鐵的整體樣貌。因此，要保證竣工檔案的科學(xué)性和精確性，就需要使竣工圖紙真實(shí)性得到保證，這并非是一件容易的事情，它需要包括施工方、監(jiān)管方、建設(shè)方、設(shè)計(jì)方等各個(gè)單位的相互配合。在制定竣工圖紙時(shí)，一定要明確圖紙的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、制作要求，對(duì)圖紙的編制進(jìn)行嚴(yán)格的管理。并且，在制定圖紙過(guò)程中如若出現(xiàn)了人員變動(dòng)，一定要名且每個(gè)人員的責(zé)任，確保目錄和具體內(nèi)容能夠保持一致。

2.5 信息化管理技術(shù)的充分運(yùn)用

地鐵工程檔案的管理是地鐵建設(shè)的真實(shí)記錄，其是城市規(guī)劃工作中的重要參考資料，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，工程檔案管理的重要性也日益突出。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)邁入了信息化的時(shí)代，地鐵檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，采用信息化的管理技術(shù)，來(lái)對(duì)地鐵工程的檔案進(jìn)行管理、歸類，是得所有工作向自動(dòng)化、信息化的方向發(fā)展。運(yùn)用信息化技術(shù)來(lái)管理地鐵工程檔案主要有如下幾種做法。

第一，將紙質(zhì)化的檔案電子化。運(yùn)用計(jì)算機(jī)，將記錄在紙上檔案的數(shù)據(jù)錄入電腦中，建立一個(gè)電子檔案，能夠長(zhǎng)時(shí)間的保管，并且隨時(shí)方便查閱，查閱結(jié)果比較精準(zhǔn)并且節(jié)約了大量的時(shí)間。

第二，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)自帶了文字處理技術(shù)，將檔案根據(jù)需要，按照年份、項(xiàng)目名、所述類別等等進(jìn)行歸類，方面日后的檢索工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

地鐵工程檔案是整個(gè)地鐵工程的重要組成部分，其因?yàn)樽陨砭哂械膹?fù)雜性、綜合性，內(nèi)容涉及到地鐵工程的各個(gè)技術(shù)部門。只有在地鐵施工過(guò)程中，各個(gè)部門在重視地鐵施工建設(shè)的同時(shí)，也能夠通過(guò)相互的分工合作，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，才能夠保證整個(gè)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，為日后的地鐵建設(shè)和城市規(guī)劃提供重要的參考。

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作者簡(jiǎn)介

何勝蘭（1986-），女，漢，四川達(dá)州，成都地鐵有限責(zé)任公司，助理館員?。