淺析檔案管理數(shù)字化技術(shù)的利用

麻玉林 王永生

【摘 要】檔案管理本身尤其重要，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用水平的不斷提高，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理思想應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域具有非常重要的實(shí)踐意義。文章提出如何更好地利用現(xiàn)當(dāng)代計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完善檔案管理，筆者提出自己的一些看法。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案信息共享；云計(jì)算

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用水平的不斷提高，我國(guó)各個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理也進(jìn)入了數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用層次，檔案作為一種信息資源，如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享，從而更好地為社會(huì)各領(lǐng)域服務(wù)已成為我國(guó)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。從技術(shù)實(shí)現(xiàn)角度來(lái)說(shuō)， 要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享對(duì)檔案信息有如下一些要求： 首先， 保證檔案信息的安全可靠， 即保證檔案信息的原始記錄性及其不被篡改； 其次， 保證檔案信息的有序性， 即保證檔案信息可以供檔案用戶迅速便捷的檢索利用；再次， 保證檔案信息的永久保存； 最后， 友好的用戶界面及方便直觀的操作對(duì)保證檔案信息資源共享達(dá)到最好的效果也是十分重要的。

一、檔案管理現(xiàn)象

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄， 它承載著人類活動(dòng)的大量信息， 具有記載、延續(xù)人類文化的功能。作為檔案管理與利用對(duì)象的檔案資源是經(jīng)過(guò)特定歷史時(shí)期的逐漸積累而形成的具有原始記錄性和憑證性 近年來(lái)，隨著《檔案法》 及其相關(guān)法規(guī)的頒布、實(shí)施，檔案工作的透明度大為提高，國(guó)家檔案事業(yè)得到全面發(fā)展，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的社會(huì)潮流面前，社會(huì)公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式為滿足 而是要求在更大范圍內(nèi)、 更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。

二、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的發(fā)展

技術(shù)的大變革，帶來(lái)了新的產(chǎn)品、新的產(chǎn)業(yè)和新的市場(chǎng)，同時(shí)也帶來(lái)了市場(chǎng)份額的重新分配?！霸朴?jì)算”這個(gè)概念也進(jìn)入人們的生活中。云計(jì)算是隨著處理器技術(shù)、 虛擬化技。Internet和電子商務(wù)的應(yīng)用，正打破歷史和地緣造成的差異，為每個(gè)民族和個(gè)人創(chuàng)造了走向新生活的無(wú)窮的、平等的機(jī)會(huì)。在Internet日益大眾化普及化、一批網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營(yíng)型的公司（如亞馬遜網(wǎng)上書店、Dell電腦公司）涌現(xiàn)并成功運(yùn)作的背景下，鑒于Internet交易成本低、覆蓋面廣，將從根本上改變客戶對(duì)方便、速度、價(jià)格和服務(wù)的期望，傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)向網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營(yíng)轉(zhuǎn)變是必然趨勢(shì)。

三、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化計(jì)劃具備獨(dú)到的優(yōu)勢(shì)，服務(wù)便利化和快捷化是其顯著特點(diǎn)。面對(duì)各個(gè)單位或者整個(gè)一個(gè)單位系統(tǒng)的檔案，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理在人力、服務(wù)水平上面都有很大的進(jìn)步，且能提高辦事效率。數(shù)字時(shí)代信息資源共享都是以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為業(yè)務(wù)平臺(tái)進(jìn)行運(yùn)作的， 因而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中信息資源的整合與共享，往往需要一個(gè)能集合并能整合多類多來(lái)源信息資源，提供多來(lái)源信息高效檢索利用的網(wǎng)絡(luò)公共信息服務(wù)（共享）平臺(tái)信息服務(wù)（共享）平臺(tái)是信息集成 共享和交互的承載物，通過(guò)平臺(tái)，可以集成分散的信息資源，并為信息消費(fèi)者定位 交換和獲取信息，從而為用戶提供集成、 便利的信息服務(wù)環(huán)境， 目前在很多國(guó)家和社會(huì)領(lǐng)域的信息共享工程建設(shè)中，都在致力于建設(shè)各色的公共信息服務(wù)（共享）平臺(tái)。通過(guò)調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)，對(duì)于數(shù)字化檔案管理能有效提高辦事效率、工作效率和使工作便捷化這三個(gè)方面，相關(guān)從業(yè)人員四分之三以上的被調(diào)查人員持肯定意見，只有不到十分之一的人認(rèn)為在操作方面快捷程度不是很高，分析其原因主要在于這部分調(diào)查人當(dāng)中有一些屬于年齡相對(duì)較大，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握相對(duì)較少的人群，而數(shù)十年的工作經(jīng)驗(yàn)使得他們對(duì)于自己整理的相關(guān)檔案的查閱有相對(duì)比較高的記憶，所以他們認(rèn)為通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化管理需要有一定的計(jì)算機(jī)操作能力，而相比較學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)，他們認(rèn)為過(guò)去的檔案管理方式更能適應(yīng)。

四、網(wǎng)咯數(shù)字化技術(shù)的不足

萬(wàn)事萬(wàn)物都具有兩面性，雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)具有無(wú)可厚非的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)，它也存在一定的不足，運(yùn)用不當(dāng)也會(huì)造成一些負(fù)面影響。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用水平相對(duì)較低，目前大多數(shù)單位所使用的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)都屬于比較成熟的管理平臺(tái)，但是對(duì)于大多數(shù)單位而言，其應(yīng)用的范疇卻很少，甚至很多單位僅僅使用了最簡(jiǎn)單的功能，這種做法造成了資源的浪費(fèi)。若要實(shí)現(xiàn)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中制定的“依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會(huì)、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建全國(guó)檔案工作信息網(wǎng)”的目標(biāo)，應(yīng)在檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)發(fā)展階段推進(jìn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度，為檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。尤其令人擔(dān)憂的是，這種非標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案還在與日俱增，如若允許這種現(xiàn)象持續(xù)發(fā)展下去，檔案信息資源共享恐怕只是一種奢望，其嚴(yán)重后果最終或?qū)?dǎo)致檔案信息化建設(shè)舉步艱難。在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中就存在網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入和資料的泄露，對(duì)于單位安全存在一定的隱患，這也是很多單位在檔案管理方面沒(méi)有實(shí)施網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理的重要因素。

五、如何完善數(shù)字化檔案管理

前面就一些基本問(wèn)題做了分析和陳述，而關(guān)于如何更好地利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)，完善數(shù)字化檔案管理則是重點(diǎn)。

1、NAS設(shè)備近兩年開始流行，可靠穩(wěn)定的性能，特別優(yōu)化的文件管理系統(tǒng)和低廉的價(jià)格使NAS市場(chǎng)得到了一定的增長(zhǎng)。NAS作為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)設(shè)備，采用了信息技術(shù)中的流行技術(shù)-嵌入式技術(shù)。嵌入式技術(shù)的采用，使得NAS具有無(wú)人值守，高度職能，性能穩(wěn)定，功能專一的特點(diǎn)。

2、通過(guò)元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)檔案信息， 提高檔案信息資源的可靠性。 檔案是人類歷史的記錄， 檔案的原始憑證性是檔案區(qū)別于圖書、 情報(bào)的重要屬性。檔案信息資源共享平臺(tái)不僅需要提供檔案信息， 并且要保證檔案信息的永久保存， 使檔案信息共享平臺(tái)成為檔案信息資源的重要備份。隨著對(duì)數(shù)字保存實(shí)踐活動(dòng)的開展， 人們認(rèn)識(shí)到要實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字信息的保存， 就要記錄很多關(guān)于資源本身、 資源硬件和軟件環(huán)境等的信息， 對(duì)于滿足長(zhǎng)期保存需要的元數(shù)據(jù)研究開始提上日程。為確保信息長(zhǎng)期使用的元數(shù)據(jù)元素又稱為 “保存元數(shù)據(jù)” 。通過(guò)保存元數(shù)據(jù)， 檔案保管人員能夠得到足夠的信息從而在長(zhǎng)期保存數(shù)據(jù)流方面采取恰當(dāng)?shù)男袆?dòng)， 并保證被保存對(duì)象在技術(shù)不斷更新的情況下被重復(fù)檢索使用。

3、在網(wǎng)絡(luò)化不斷提升的過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)檔案的分類進(jìn)行更細(xì)劃分，尤其在絕密程度上，應(yīng)該增加級(jí)別，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，有利于單位安全管理。在網(wǎng)絡(luò)化管理方面，筆者認(rèn)為各個(gè)單位應(yīng)該努力提高管理水平，在人員培訓(xùn)方面，應(yīng)該積極的與外界相關(guān)技術(shù)單位進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，盡快提高從業(yè)人員的實(shí)際操作水平。

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