論電子郵件歸檔審計技術在企業(yè)中的應用與發(fā)展

摘 要：在這個信息飛速發(fā)展的時代，電子郵件已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部交流，企業(yè)間進行交流的重要手段之一。日常應用所產(chǎn)生的郵件數(shù)據(jù)日趨增多，如何將海量的郵件數(shù)據(jù)進行長期保存、讀取、索回、挖掘以及原始展現(xiàn)等將是企業(yè)信息管理的重要環(huán)節(jié)。從實現(xiàn)信息保存、優(yōu)化存儲、快速搜索、完善公司策略管理以及企業(yè)法規(guī)遵從等方面來看，電子郵件歸檔審計受到了前所未有的重視。本文就電子郵件歸檔審計技術在企業(yè)中的應用和發(fā)展進行了探析。

關鍵詞字：電子郵件；歸檔審計；法律遵從；信息管理

中圖分類號：TP393.098

1引言

隨著網(wǎng)絡及郵件技術的發(fā)展，電子郵件已經(jīng)成為企業(yè)及個人之間通信聯(lián)絡的一種重要方式。然而，作為一個企業(yè)，除了提供基本的通訊手段外，企業(yè)電子郵件還包含著大量有價值的文檔和信息。實現(xiàn)電子郵件歸檔審計管理不僅是電子郵件價值實現(xiàn)的根本要求，也是企業(yè)郵件管理的現(xiàn)實需要，更是企業(yè)實現(xiàn)法律訴訟和應對法律的必然選擇。

21 郵件歸檔審計技術應用現(xiàn)狀

郵件歸檔審計是企業(yè)完成法規(guī)遵從必須面對的問題，也是企業(yè)推進信息化發(fā)展中必不可少的一部分。企業(yè)對于電子郵件歸檔審計的需求主要有四個方面，分別為：內(nèi)部策略管理、知識庫管理、存儲節(jié)省考慮、遵從法律法規(guī)。內(nèi)部策略管理是企業(yè)進行通訊的重要手段，企業(yè)必須對員工內(nèi)部郵件往來進行了解，尤其是對信息數(shù)據(jù)非常敏感的企業(yè)，對員工的來往郵件進行有效管理顯得尤為重要；知識庫管理是對郵件進行分類管理，方便企業(yè)對郵件進行檢索及準確的查找；存儲節(jié)省是對企業(yè)中陳舊的、使用較少的郵件進行服務器離線存儲，節(jié)省存儲空間；遵從法律法規(guī)是要求企業(yè)進行郵件歸檔審計過程中應該遵從國家的法律法規(guī)，進而降低法律訴訟風險和企業(yè)成本。

32 郵件歸檔審計技術的發(fā)展

郵件歸檔就是對郵件數(shù)據(jù)進行在線歸檔、分類管理，長期保留并允許實時搜索和訪問，主要是針對海量郵件數(shù)據(jù)的應用，是對數(shù)據(jù)進行有效的遷移和管理的技術。郵件歸檔技術最早采用磁帶備份，主要是為了能夠進行災難恢復，但這種方法會使郵件檢索的成本不斷升高，讓很多企業(yè)無法承受。后續(xù)發(fā)展成將一些數(shù)據(jù)存儲到其它設備，但是這種形式是基于文件而不是應用層，而且因為此方法的實現(xiàn)機制存在一些問題，使文件在拷貝歸檔過程中會出現(xiàn)重復拷貝的現(xiàn)象，甚至可能使數(shù)據(jù)出現(xiàn)破損，同時實現(xiàn)的成本較高。簡單的歸檔方式雖然實現(xiàn)了數(shù)據(jù)層到應用的跨越，但并不能給企業(yè)提供更加全面而又專業(yè)的并能遵守法規(guī)要求的歸檔審計方法。近年來的郵件歸檔審計技術已發(fā)展成能集郵件收集、分類、記錄、存儲、檢索、還原、恢復、審計于一體的軟、硬一體化綜合性郵件數(shù)據(jù)管理平臺，在硬件的設計中內(nèi)嵌了安全可靠的大容量存儲空間、引入網(wǎng)絡ByPass、RAID磁盤冗余、冗余電源、系統(tǒng)健康檢查等關鍵核心技術，能以最大的需求來滿足企業(yè)大容量郵件數(shù)據(jù)歸檔審計的要求。

43 郵件歸檔審計在企業(yè)應用的必要性

電子郵件系統(tǒng)是企業(yè)進行辦公自動化的重要應用之一，是公司信息傳輸?shù)闹匾ぞ?，郵件系統(tǒng)中存儲了大量的公司信息，無論從企業(yè)的哪個角度來說這些信息都是需要進行長期保存，定期備份，并可追溯。一般的企業(yè)郵件系統(tǒng)中缺少一種行為有效的歸檔審計技術，服務器對數(shù)據(jù)的備份不能充當歸檔，檢索功能不齊全，這些都與相關法規(guī)規(guī)定相違背。因此，通過不斷更新、創(chuàng)新，建立一套符合自身需要的郵件歸檔審計系統(tǒng)，已經(jīng)成為企業(yè)首要解決的問題。

近幾年我國制定了一系列法規(guī)，如《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，對國內(nèi)企業(yè)和機構(gòu)的電子郵件歸檔做出了明確的規(guī)定。企業(yè)必須將這些法規(guī)的基本要求作為基礎，部署適合本企業(yè)的電子郵件歸檔審計系統(tǒng)，以確保企業(yè)信息數(shù)據(jù)安全，為企業(yè)創(chuàng)造更多的利益提供保障。如果因為企業(yè)電子郵件的收發(fā)而造成企業(yè)機密的泄漏，會給企業(yè)帶來巨大的損害，企業(yè)要想通過法律手段進行自我保護時，完善的電子郵件歸檔審計系統(tǒng)將會給企業(yè)提供強有力的電子舉證。

54 郵件歸檔審計應具備的技術特點

企業(yè)在選用電子郵件歸檔審計技術的時候，應該從企業(yè)的需求出發(fā)，確保企業(yè)選用的電子郵件歸檔審計技術能夠完成郵件數(shù)據(jù)的歸檔、保存及備份，防止數(shù)據(jù)丟失后造成的信息缺損，在特殊情況下能夠?qū)︵]件進行查看及電子舉證，讓企業(yè)的信息風險降到最低。因此，電子郵件歸檔審計系統(tǒng)在日常運行過程中除了要保障其持續(xù)性、安全性、穩(wěn)定性外，還應具有以下技術特點：

54.1 郵件數(shù)據(jù)完整性

郵件歸檔審計技術的主要特點就是將企業(yè)郵件中的信息數(shù)據(jù)進行歸檔，為企業(yè)日后的數(shù)據(jù)恢復和電子舉證提供方便，所以電子郵件歸檔審計系統(tǒng)必須能將企業(yè)所有的郵件進行歸檔。其中包含：本域到本域郵件、外域到本域郵件以及本域到外域郵件。因為各個企業(yè)電子郵件系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)不同，使用習慣也不一樣，無論企業(yè)是通過SMTP協(xié)議還是WebMail的HTTP協(xié)議所投遞、接收的郵件數(shù)據(jù)均能進行完整保留和歸檔。

54.2 歸檔數(shù)據(jù)實時性

因為電子郵件數(shù)據(jù)屬于一種實時性的數(shù)據(jù)，所以電子郵件歸檔審計系統(tǒng)也應該擁有實時性的特點，即當收到一封郵件，其歸檔審計系統(tǒng)必須對郵件進行相應的歸檔，兩者之間不能存在歸檔數(shù)據(jù)的時間差，一旦擁有時間差，郵件系統(tǒng)就會出現(xiàn)一些真空片段，給數(shù)據(jù)篡改提供了時間基礎，那么，一封存在篡改可能性的電子郵件，它的電子舉證有效性將會受到嚴重影響和質(zhì)疑，因此，系統(tǒng)必須保證歸檔的數(shù)據(jù)全程不可篡改。

54.3 系統(tǒng)安全性

企業(yè)郵件通過歸檔審計技術進行數(shù)據(jù)歸檔非常重要，通過什么樣的手段對數(shù)據(jù)進行安全保存，避免由于誤操作或者硬件故障使郵件信息對視，也是郵件歸檔審計技術在企業(yè)中快速發(fā)展的重要指標。同時，系統(tǒng)本身及保留郵件數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的安全性也相當重要，必須要有必要的保護手段和措施來保障系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全性。

54.4 數(shù)據(jù)的可恢復性

對歸檔郵件數(shù)據(jù)的恢復是郵件歸檔審計系統(tǒng)所使用的最終目的，被保留下來的海量郵件數(shù)據(jù)，在特定情況下需要恢復時，要求電子郵件歸檔系統(tǒng)具備在短時間內(nèi)方便的通過多種條件檢索并展現(xiàn)，必要時可以將未被篡改的原始郵件恢復、導出、并下載。

54.5 系統(tǒng)的存儲與后續(xù)開發(fā)能力

電子郵件歸檔審計系統(tǒng)是對電子郵件進行實時歸檔、整理、儲存，將信息資產(chǎn)有序的進行保存，這就要求電子郵件歸檔審計系統(tǒng)必須有強大的存儲空間，和具有可長時間保留海量郵件數(shù)據(jù)的能力，以滿足不同企業(yè)對郵件數(shù)據(jù)的后期發(fā)掘需要，并能為日后的郵件數(shù)據(jù)增長提供其擴展能力和應用需求開發(fā)能力。

65 結(jié)束語

在企業(yè)的電子郵件系統(tǒng)中，研發(fā)一套完整的電子郵件歸檔審計技術對企業(yè)的應用發(fā)展至關重要，研發(fā)應用過程中不但要符合法規(guī)規(guī)定，還要能有效處理企業(yè)日益增長的郵件數(shù)據(jù)，方便日后的查詢，最后還要確保郵件信息的安全性。對于企業(yè)的一名員工，高效而又安全的使用電子郵件系統(tǒng)，會給日常工作帶來極大地幫助，而對于一個企業(yè)的領導者來說，確保企業(yè)郵件數(shù)據(jù)的安全性、完整性及法律遵從，盡量避免由于郵件的丟失給企業(yè)造成的巨大損失才是企業(yè)關注的重點。因此，電子郵件歸檔審計技術的應用與發(fā)展對于企業(yè)來說非常重要，只有科學、合理的利用這項技術，最終形成一套集電子郵件數(shù)據(jù)歸檔、電子郵件審計管理、電子郵件備份恢復、電子郵件數(shù)據(jù)挖掘為一體的綜合解決方案，才能為企業(yè)帶來更大的利益。

參考文獻

[1]卞咸杰.論電子郵件歸檔中的“法規(guī)遵從”原則.《浙江檔案》.2012年8期

[2]陳美娟.企業(yè)電子郵件歸檔問題探討.《計算機光盤軟件與應用》.2013年18期

[3]張敏，王順，徐華.我國電子郵件歸檔問題研究 《北京檔案 》.2013年12期

參考文獻：

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[3]張敏，王順，徐華.我國電子郵件歸檔問題研究[J].北京檔案，2013（12）.

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