關(guān)于企業(yè)檔案信息化管理的思考

摘 要：本文闡述了檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，對企業(yè)檔案信息化管理工作進(jìn)行了分析探討，提出了自己的見解。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化管理；

中圖分類號：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-04-00217-01

一、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是對檔案形成過程中所產(chǎn)生的電子文件、歸檔和電子檔案信息重復(fù)性的事物和概念為對象制定的各種標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)化主要包括管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三個(gè)方面。企業(yè)內(nèi)部要嚴(yán)格做到檔案各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)、各種模版、代碼的統(tǒng)一。我們傳統(tǒng)檔案的管理是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的，電子文件、電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)更要高于傳統(tǒng)檔案，因?yàn)樗械男畔⒒墓ぷ鞫家蕾囉跀?shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等等，所有的工作流程都需要通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，所以，我們企業(yè)的檔案部門有責(zé)任根據(jù)國家和行業(yè)的要求把標(biāo)準(zhǔn)化完善到整個(gè)企業(yè)。隨著時(shí)間的推移，國家檔案行政管理部門將逐步制定和完善一些法規(guī)性的國家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以保障電子文件檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享，還有使用計(jì)算機(jī)應(yīng)遵守的安全法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理中的各個(gè)規(guī)章制度將做到盡善盡美。業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件檔案形成過程中電子文件檔案的術(shù)語、資源的標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對象數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范化。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指在檔案工作過程中數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、電子文件檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式規(guī)范、數(shù)據(jù)加密的規(guī)范、水印技術(shù)規(guī)范以及系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。其中一些技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是電子信息管理的共用標(biāo)準(zhǔn)。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的核心是檔案的數(shù)字化，利用計(jì)算機(jī)、軟件、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)對傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，從而形成規(guī)范的電子文件信息。這些電子文件可能有多種格式，如文本文件、圖形文件、圖像文件、影音文件等等。檔案的數(shù)字化一是對已有的歷史檔案集中進(jìn)行數(shù)字化處理，組織人力進(jìn)行文件的掃描、OCR識(shí)別、掛接等工作。其次是改變檔案的收集歸檔工作方式，新產(chǎn)生的檔案采取電子和紙質(zhì)并舉的方法，同時(shí)接受電子檔案和紙質(zhì)檔案，檔案人員檢查通過后方可完成歸檔工作，這樣就走出了年年接收檔案，年年數(shù)字化的惡性循環(huán)。在對歷史檔案數(shù)字化處理過程中，對需要處理的檔案。首先要制定有待數(shù)字化性處理的一些原則，從眾多的檔案中，剔除無關(guān)緊要、可有可無的信息，無需“有文必掃”，選擇重點(diǎn)需要數(shù)字化的檔案以及那些需要保護(hù)的檔案、具有代表性的檔案。其次一定要紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并重，以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，以電子檔案為信息化發(fā)展的有力武器。

二、檔案信息化中的重要技術(shù)因素

檔案信息化是信息技術(shù)與檔案管理的合理結(jié)合，沒有信息技術(shù)，檔案信息化難以得到推進(jìn)。同時(shí)檔案信息化與傳統(tǒng)檔案的管理和手工模式也是分不開的。檔案信息化是檔案管理的一次革命，技術(shù)是檔案管理革命的先鋒，是檔案信息化中最有力的武器，有著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)，有著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保障，電子檔案、數(shù)據(jù)庫運(yùn)用、資源共享才可以大刀闊斧的向更好的方向發(fā)展。電子文件與紙質(zhì)文件共存，在各行各業(yè)，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中的檔案部門，依然是二元格局，功能的完全替代很難，必然經(jīng)歷一個(gè)漫長的漸進(jìn)的過程，只要電子檔案的安全性沒有得到完全保障，人們就需要以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ)來保障檔案文件的安全。檔案的信息化沒有改變檔案工作的社會(huì)目標(biāo)，它給檔案管理帶來的是更加全方面的、更加快捷的工作，減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。同時(shí)也為查考、利用檔案的各行各業(yè)的人員提供了快速查詢、快速利用的各種方法和環(huán)境。這種變化還隨著信息技術(shù)與檔案管理的有機(jī)結(jié)合逐步高速發(fā)展而變化。因此，在檔案信息化發(fā)展建設(shè)的同時(shí)必須建立在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保障的基礎(chǔ)上，對信息技術(shù)的發(fā)展保持高度的敏感性，及時(shí)追蹤新技術(shù)的發(fā)展趨勢，從中尋找最安全、最快捷、最有效的方法，深入研究將各種信息技術(shù)引入檔案工作的可能性、必要性。使之更能適用于檔案工作的目的。

三、加快檔案信息化建設(shè)的兩個(gè)關(guān)鍵

（一）充分發(fā)揮檔案信息化中人的作用。檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素之一。檔案信息化要求檔案人員不僅需要掌握檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)軟件等知識(shí)。信息技術(shù)的復(fù)雜性及快速更新性要求其人才必須具有扎實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)和持續(xù)的再學(xué)習(xí)能力，再加上專業(yè)的檔案管理知識(shí)和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。檔案信息技術(shù)人才的培養(yǎng)是一個(gè)漫長的過程，需要檔案工作人員逐步將多種專業(yè)技術(shù)合理融合在檔案工作中。人才隊(duì)伍的建設(shè)可以從內(nèi)部和外部方面著手進(jìn)行，可以體現(xiàn)在以下方面：一是在實(shí)施檔案信息化全員培訓(xùn)的同時(shí)，逐步引進(jìn)檔案人員相對年輕化，強(qiáng)化對檔案人員的技能，提升整個(gè)檔案隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)。其一是組織一些檔案信息化知識(shí)的相關(guān)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，盡量使所有的檔案業(yè)務(wù)人員都要參加，并將參加培訓(xùn)的情況列入考核、評審的范圍，調(diào)動(dòng)人員參與的積極性。其二就是規(guī)定相關(guān)崗位必須通過信息化專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)考核后方能上崗。其三可以通過高等院校培養(yǎng)高層次的檔案管理人才或計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，采用引進(jìn)、聯(lián)合培養(yǎng)等方式培養(yǎng)人才，這也需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部門的大力支持。二是強(qiáng)化對檔案人員的創(chuàng)新教育，充分發(fā)揮信息化建設(shè)中檔案人員的積極性、創(chuàng)造性。信息化建設(shè)應(yīng)將檔案人員放在主體地位，需要每一位檔案人員，結(jié)合自己實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)，出主意、想辦法，從而使工作更簡捷、更安全、更有效率。同時(shí)在知識(shí)結(jié)構(gòu)方面、激勵(lì)機(jī)制等方面注入新的活力，使廣大檔案人員增強(qiáng)時(shí)代責(zé)任感，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，采用最適于自己的數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的方法，將檔案信息資源共享和開放的服務(wù)平臺(tái)發(fā)揮得盡善盡美，最大化滿足各專業(yè)人員查詢、借閱、利用等。這個(gè)漫長磨合的過程，不僅能逐步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，也能讓檔案人員學(xué)習(xí)和總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)與方法。從而使檔案信息化工作多元化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

（二）與傳統(tǒng)檔案相結(jié)合提高檔案信息化工作效率。要切合企業(yè)實(shí)際，結(jié)合企業(yè)整體工作流程，把檔案信息化落在實(shí)處、見到實(shí)效。切忌照抄照轉(zhuǎn)照搬、切忌死搬硬套。在檔案工作的某個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫未必比傳統(tǒng)手工的的方式快。所以，檔案的信息化、現(xiàn)代化，應(yīng)從企業(yè)工作的實(shí)際出發(fā)，汲取傳統(tǒng)管理中的合宜因素，從而提高工作效率。

參考文獻(xiàn)：

【1】 張照余.論檔案信息化建設(shè)中的技術(shù)要素[J].浙江檔案，2013，（09）

【2】 黃忠華.企業(yè)檔案信息化管理之我見[J].中國檔案，2012，（02）