檔案收集整理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

湖南省婁底市房地產(chǎn)管理局 湖南婁底 417000

摘要：檔案的收集整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，本文通過對(duì)檔案業(yè)務(wù)的需求調(diào)研，進(jìn)行相應(yīng)的需求分析，對(duì)檔案收集整理系統(tǒng)進(jìn)行了應(yīng)用、數(shù)據(jù)、技術(shù)、軟件和功能等架構(gòu)設(shè)計(jì)，對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行了展示，完成對(duì)檔案收集整理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案；收集整理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)

本文基于.NET平臺(tái)，對(duì)檔案收集整理系統(tǒng)進(jìn)行了架構(gòu)和功能進(jìn)行設(shè)計(jì)。不僅完全適應(yīng)檔案管理工作的特點(diǎn)和實(shí)際需要，還能夠取代手工運(yùn)作的落后模式，加快信息的傳遞速度，降低企業(yè)檔案管理成本，提高企業(yè)管理工作效率。

一、研發(fā)環(huán)境

數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器使用Windows Server 2008 R2操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)使用 Microsoft SQL Server 2008；并安裝 Framework 3.5。開發(fā)環(huán)境使用微軟公司的 Visual Studio 2008 開發(fā)平臺(tái)。主要技術(shù)如下：

①.NET 平臺(tái)及框架：是一個(gè)多語(yǔ)言組件開發(fā)和執(zhí)行環(huán)境。.NET 框架中有兩個(gè)主要組件：公共語(yǔ)言運(yùn)行庫(kù)和.NET 框架類庫(kù)。

②Web 服務(wù)：Web 服務(wù)是部署在 Web上的組件，作為一種分布式計(jì)算體系結(jié)構(gòu)，能夠在完全不同的系統(tǒng)、操作環(huán)境、程序語(yǔ)言間傳遞包含XML數(shù)據(jù)的消息。具有完好的封裝性、松散耦合、使用協(xié)約的規(guī)范性、使用標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議規(guī)范、高度可集成能力。

③RIA：用戶界面技術(shù)的演變經(jīng)歷了從基于主機(jī)模式→C/S 模式→B/S 模式→RIA 模式的過程。它結(jié)合桌面應(yīng)用程序的反應(yīng)快、交互性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)與 Web 應(yīng)用程序的傳播范圍廣及容易傳播的特性，簡(jiǎn)化并改進(jìn)了Web應(yīng)用程序的用戶交互。用戶開發(fā)的應(yīng)用程序可以提供更豐富、更具有交互性和響應(yīng)性的用戶體驗(yàn)。

④MOSS：提供了一些企業(yè)級(jí)功能滿足業(yè)務(wù)關(guān)鍵需求，通過一個(gè)集成平臺(tái)來支持整個(gè)企業(yè)內(nèi)的所有應(yīng)用程序。

二、總體架構(gòu)

通過從應(yīng)用架構(gòu)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)、軟件架構(gòu)和功能架構(gòu)五個(gè)方面，對(duì)系統(tǒng)的框架進(jìn)行闡述。應(yīng)用架構(gòu)：檔案系統(tǒng)的使用者可以分為領(lǐng)導(dǎo)、檔案歸檔人員和檔案管理人，主要通過瀏覽器訪問系統(tǒng)；業(yè)務(wù)組件以歸檔整理為核心，提供檔案歸檔審核等相關(guān)操作；系統(tǒng)管理提供后臺(tái)的管理功能；服務(wù)引擎是提供公共的服務(wù)接口；系統(tǒng)安全貫穿始終。數(shù)據(jù)架構(gòu)：主要展現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)的主要數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)變遷過程、存儲(chǔ)位置等，較全面的體現(xiàn)了數(shù)據(jù)間的關(guān)系。系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)主要包括：電子文件元數(shù)據(jù)、電子文件、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)配置信息等相關(guān)數(shù)據(jù)。技術(shù)架構(gòu)：采用多層組件式架構(gòu)體系，以提供良好的可擴(kuò)展性，可維護(hù)性和可管理性，從開發(fā)組件角度展示系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)。軟件架構(gòu)：既包括產(chǎn)品級(jí)軟件，也包括為系統(tǒng)定制開發(fā)的獨(dú)立軟件。功能架構(gòu)：主要用戶功能包括工作助理、預(yù)歸檔、歸檔整理、檔案整理、系統(tǒng)管理和應(yīng)用管理。

三、檔案收集整理流程

1、業(yè)務(wù)范圍

檔案收集：由各歸檔部門的文書或兼職歸檔人員將具有保存價(jià)值的文件和其他待歸檔材料收集到一起，這包括實(shí)物材料和電子材料。也可通過離線客戶端對(duì)檔案進(jìn)行收集。

著錄整理：由各歸檔部門的歸檔人員在檔案收集整理系統(tǒng)中對(duì)收集到的待歸檔材料進(jìn)行著錄，創(chuàng)建預(yù)歸檔條目，填寫相關(guān)著錄項(xiàng)等說明信息，對(duì)于需要組卷的檔案執(zhí)行組卷等操作，最后將結(jié)果信息提交給歸檔部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，審核完畢后交予檔案部門人員進(jìn)行審批，通過審批后的檔案由歸檔部門人員進(jìn)行歸檔移交操作，將檔案移交給檔案部門。

檔案整理：檔案部門人員對(duì)于歸檔部門人員提交來的預(yù)歸檔信息進(jìn)行審核和著錄項(xiàng)的補(bǔ)充填寫，確認(rèn)無誤后，在電子文件的實(shí)物檔案到達(dá)檔案館后在系統(tǒng)內(nèi)生成檔號(hào)，對(duì)應(yīng)實(shí)體檔案裝盒的規(guī)則，將電子檔案按照其相應(yīng)規(guī)則在系統(tǒng)中模擬裝盒，并在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行模擬上架操作，使用戶在系統(tǒng)內(nèi)可輕松的查找到相應(yīng)檔案在實(shí)體庫(kù)房中的物理位置。

2、流程描述

檔案收集整理流程功能：

檔案生成部門：按照歸檔部門預(yù)先制定的系統(tǒng)歸檔清單，對(duì)符合歸檔的電子文件、條目進(jìn)行歸檔，根據(jù)事先設(shè)定的規(guī)則將檔案的說明信息填入對(duì)應(yīng)著錄項(xiàng)內(nèi)。

歸檔部門歸檔人員：查看待歸檔列表，檢查檔案條目的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，對(duì)于缺失的著錄項(xiàng)進(jìn)行補(bǔ)充填寫。根據(jù)檔案的歸檔原則，提交歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)審批，提交至檔案部門。

檔案部門歸檔審核人員：檢查歸檔部門提交來的預(yù)歸檔信息，進(jìn)行著錄項(xiàng)的補(bǔ)充或變更，如有問題，則退回至歸檔部門重新填寫，否則確認(rèn)完成歸檔。

檔案管理員：將檔案按照實(shí)物檔案歸檔原則，由歸檔部門向檔案部門進(jìn)行移交。檔案部門歸檔人員為檔案自動(dòng)生成檔號(hào)，然后進(jìn)行實(shí)體文件、條碼的打印、裝訂、裝盒、上架，完成實(shí)體檔案的歸檔。

檔案條目創(chuàng)建流程功能：檔案生成部門：通過手動(dòng)，在系統(tǒng)新建檔案條目信息的功能。

實(shí)體檔案整理上架流程功能：

檔案管理人員：對(duì)實(shí)體檔案是否裝盒及件/卷管理方式確認(rèn)，卷管理檔案按照一卷一盒和一卷多盒進(jìn)行裝盒操作；件管理檔案按照一件一盒和多件一盒進(jìn)行裝盒操作。

檔案管理人員：在系統(tǒng)中進(jìn)行裝盒信息維護(hù)，打印封面目錄、裝訂、裝盒，打印并粘貼脊背。

檔案管理人員：實(shí)體檔案上架保存，并將物理位置信息與系統(tǒng)中的電子文件進(jìn)行對(duì)應(yīng)并維護(hù)。

四、數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)與流向

1、電子文件相關(guān)表設(shè)計(jì)

檔案條目記錄表：記錄每條檔案的屬性。實(shí)體檔案信息表：說明實(shí)體檔案的相關(guān)信息。實(shí)體檔案關(guān)系表：說明實(shí)體檔案和電子文件記錄之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。文檔附件表：存放文檔附件的位置。檔案附件關(guān)系表：記錄檔案附件和檔案之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

2、檔案分類及著錄項(xiàng)相關(guān)表設(shè)計(jì)

屬性表：屬性的最小單位表，規(guī)定屬性的基本字段。屬性的基本類型表。屬性輸入模式表。屬性成員表：此表中存放具體的屬性成員。著錄項(xiàng)控制表：用來配置著錄項(xiàng)之間的影響。著錄項(xiàng)控制關(guān)系表：用來配置著錄項(xiàng)之間的影響。屬性分類表：按照檔案類型，將屬性進(jìn)行分類。屬性分類關(guān)系表：把屬性按照指定的類別分類，以樹型方式顯示。屬性分組表，把屬性按大類進(jìn)行分組，屬性分類表中的數(shù)據(jù)，只能從指定的分組表中獲取。屬性分組關(guān)系表：把屬性按照指定的組分類，以集合方式顯示。

3、系統(tǒng)數(shù)據(jù)流向：紙質(zhì)檔案可通過掃描等電子化方式，形成電子文件。在系統(tǒng)中對(duì)電子文件進(jìn)行著錄，創(chuàng)建、編輯、刪除檔案條目、檔案條目進(jìn)行歸檔等操作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在 SQL Server中。對(duì)于檔案對(duì)應(yīng)的電子附件，系統(tǒng)自動(dòng)判斷大小，大文件存放在SQL Server 中；小文件存放在MOSS 庫(kù)中。MOSS 中還存放用于索引的數(shù)據(jù)及信息，根據(jù)電子文件標(biāo)準(zhǔn)建立元數(shù)據(jù)模型，相應(yīng)電子文件元數(shù)據(jù)存放在SQL Server中，元數(shù)據(jù)涵蓋了檔案的著錄項(xiàng)及系統(tǒng)中所需數(shù)據(jù)。

五、系統(tǒng)運(yùn)行

總體風(fēng)格：系統(tǒng)界面采用以漸變色為主的頁(yè)面風(fēng)格，主色調(diào)定為藍(lán)色，即能體現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)性和嚴(yán)肅性，又能保證用戶長(zhǎng)時(shí)間使用不會(huì)出現(xiàn)視覺疲勞。通過漸變色的應(yīng)用，可使頁(yè)面顯得更加靈巧和精致，有助于提升系統(tǒng)的使用體驗(yàn)。主要工作區(qū)：根據(jù)系統(tǒng)功能特點(diǎn)和服務(wù)對(duì)象的不同，系統(tǒng)所包括的頁(yè)面主要分為兩類：日常管理和工作頁(yè)面，收集整理相關(guān)業(yè)務(wù)頁(yè)面。本類頁(yè)面的使用者主要為檔案管理部門人員和歸檔單位人員，要求界面上的功能豐富，操作簡(jiǎn)便，盡量減少跨頁(yè)面的跳轉(zhuǎn)情況發(fā)生。本類頁(yè)面主要分為上下兩部分，上部分為菜單區(qū)，主要包括系統(tǒng)LOGO、兩級(jí)的菜單、幫助和退出按鈕、快捷搜索錄入框；下部分為用戶的實(shí)際工作區(qū)，頁(yè)面所提供的全部功能操作均在這部分內(nèi)完成，對(duì)于部分需要按照樹狀結(jié)構(gòu)組織的數(shù)據(jù)在左側(cè)顯示樹型控件，右側(cè)為具體操作工作區(qū)。

主要完成了以下工作：對(duì)檔案的收集整理業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)查研究工作，掌握了檔案管理模式和特點(diǎn)，構(gòu)思設(shè)計(jì)思路。分析各板塊在收集整理業(yè)務(wù)方面的共性與特點(diǎn)，完成了檔案收集整理系統(tǒng)的應(yīng)用架構(gòu)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)、軟件架構(gòu)和功能架構(gòu)的設(shè)計(jì)。對(duì)系統(tǒng)中涉及到的數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)字段進(jìn)行了設(shè)計(jì)，并分析了各個(gè)表之間的相互關(guān)系，通過數(shù)據(jù)流圖，分析了系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的具體流向、變遷過程及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)位置。強(qiáng)化檔案特殊錄入功能，在題名中可錄入上下角標(biāo)及特殊符合，支持連續(xù)著錄功能和著錄項(xiàng)關(guān)聯(lián)功能。簡(jiǎn)化了歸檔流程，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)組拆卷、批次移交和檔案條目復(fù)制等功能。

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