從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作

湖南省婁底市骨傷醫(yī)院 湖南婁底 417000

摘要：人事檔案是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，逐步改變了人事檔案工作服務(wù)和管理方式，發(fā)揮其資源優(yōu)勢以適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源管理；檔案管理

一、人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

人力資源管理就是對與一定物力相結(jié)合的人力運用科學(xué)的方法進(jìn)行合理的組織、培訓(xùn)與調(diào)配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，同時通過對人的心理、思想和行為等活動進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂?、引?dǎo)和協(xié)調(diào)，從而將人的主觀能動性充分發(fā)揮，使事得其人、人盡其才、人事相宜，從而能夠更好地實現(xiàn)組織的目標(biāo)。即人力資源管理以人為中心。人事檔案是社會組織、國家機(jī)構(gòu)等在人事管理的活動中形成的，用來記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績以及工作表現(xiàn)等的文件材料。它具有現(xiàn)實性、真實性、機(jī)密性、動態(tài)性的特點，是全面的、歷史的考察了解人才，以及正確選拔和使用人才的依據(jù)。從定義可以看出，二者存在隸屬關(guān)系，人事檔案管理是企業(yè)人力資源管理活動不可缺少的環(huán)節(jié)，人事檔案是全面考察個人的重要依據(jù)，也是人的管理主要依據(jù)的基本信息，要合理配置人力資源、最大限度地實現(xiàn)人力資源的價值就必須完善人事檔案管理。人力資源管理是以人事檔案提供的信息為基礎(chǔ)的，人事檔案管理的優(yōu)劣將會對人力資源管理工作的有效性產(chǎn)生直接影響。

二、人力資源管理新趨勢對人事檔案管理工作的要求

①構(gòu)建企業(yè)的核心價值體系。企業(yè)文化體現(xiàn)了企業(yè)的核心價值觀念，成為企業(yè)生存和發(fā)展的重要支撐力量。優(yōu)秀的企業(yè)文化能夠充分挖掘企業(yè)智力資源的潛能，是指導(dǎo)企業(yè)生存和發(fā)展的思想源泉，也是企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)的思想保證。在知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)實施文化戰(zhàn)略勢在必行。②構(gòu)建多層次的價值評價體系。由傳統(tǒng)的人事考核轉(zhuǎn)向人力資源管理的價值評價體系；由單一的考核評價體系轉(zhuǎn)向多層次全方位的價值評價體系；由面向個人要素的評價轉(zhuǎn)向?qū)冃Ш腿〉脙?yōu)異績效因素的評價；由面向個體績效的考核評價轉(zhuǎn)向企業(yè)績效、組織績效、團(tuán)隊績效的考核評價。③構(gòu)建以績效為導(dǎo)向的薪酬回報體系。在注重薪酬回報功能的同時，更加注重薪酬的激勵功能，決定員工績效薪酬的因素轉(zhuǎn)變?yōu)楣ぷ鳂I(yè)績、個人技能和勝任力。在薪酬體系中重視運用股票期權(quán)、員工獎金入股分紅等激勵措施。④把職業(yè)化作為衡量人力資源管理水平的重要標(biāo)志。適應(yīng)世界經(jīng)濟(jì)一體化的知識結(jié)構(gòu)、技能、職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)道德、職業(yè)精神、職業(yè)規(guī)則、職業(yè)價值觀等組成了職業(yè)化要素。人力資源管理者需要具備全球化人力資源管理技能，了解并掌握相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，建立人才的全球觀念和系統(tǒng)整合觀念，在全球的視野范圍內(nèi)來選拔人才、管理人才。現(xiàn)代人力資源管理的新趨勢，對人事檔案管理工作提出了新的要求：人事檔案管理工作作為企業(yè)檔案工作的重要組成部分，也應(yīng)體現(xiàn)企業(yè)文化，為構(gòu)建企業(yè)核心價值體系服務(wù)。人事檔案工作是企業(yè)價值體系的基礎(chǔ)，價值評價信息是人事檔案信息的重要來源，人事檔案所提供的人事信息應(yīng)該從原來的單一考核信息轉(zhuǎn)向多層次全方位的評價信息，在記錄個人信息的同時還應(yīng)注重組織、團(tuán)隊信息，保持個人信息與組織、團(tuán)隊信息的關(guān)聯(lián)和一致。人事檔案工作是企業(yè)價值分配體系的重要依據(jù)，人事檔案在提供分配信息的同時，還應(yīng)注意記錄和更新對價值分配結(jié)果的反饋信息。人事檔案工作還要注意收集職業(yè)化相關(guān)信息，并及時提供利用。

三、優(yōu)化人事檔案管理制度增強人事檔案的動態(tài)性和真實性

人事檔案管理的活動中，應(yīng)該及時對于不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度進(jìn)行改革，從而建立新的、適應(yīng)新形勢的、更為合理、更為科學(xué)的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作變得更為法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理和考核，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。人事檔案內(nèi)容應(yīng)注重橫縱結(jié)合、

動靜結(jié)合、定量與定性相結(jié)合，鑒別材料時，要去偽存真，以方便一個人的全部實際情況能夠及時、準(zhǔn)確地被人力資源管理部門了解和認(rèn)識。

四、建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)提高人力資源管理的效率

人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是建立以在全部員工的個人人事信息為基礎(chǔ)的一種信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過將微機(jī)的終端與系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)，從而實現(xiàn)了個人信息的微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時更新檔案信息。一是建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案動態(tài)管理。二是通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，保證各級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)不同的工作需要，隨時調(diào)閱所需檔案資料，從而提高信息利用的效率。

五、加強人事檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理工作的要求

1、建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，要根據(jù)新形勢、新情況、新任務(wù)，及時建立健全更為利學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得管理工作更加制度化、

規(guī)范化。在檔案材料的收集上要及時、完整，在鑒別上一定要遵循“取之有據(jù)、舍之有理”的原則，整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。檔案的借閱應(yīng)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，使人力資源管理部門對員工的個人素質(zhì)、培訓(xùn)、獎勵、懲罰等情況有一個系統(tǒng)性的認(rèn)識和了解，發(fā)揮人事檔案在現(xiàn)代人力資源管理中的作用，同時要注意檔案的安全和保密。檔案內(nèi)容的更新要及時、準(zhǔn)確、完整，尤其要注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時、主動的補充收集。

2、建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實檔案內(nèi)容。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，人事檔案的內(nèi)容主要依據(jù)干部人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)分為十大類。應(yīng)根據(jù)現(xiàn)代人力資源管理的新觀點充實人事檔案內(nèi)容，使之能從多方位全面反映一個人。人事檔案內(nèi)容收集應(yīng)采取注重動靜結(jié)合、縱橫結(jié)合、定量與定性相結(jié)合的方式。動靜結(jié)合是指應(yīng)注重動態(tài)信息的及時更新、補充，定期對檔案材料進(jìn)行鑒定，及時剔出無保存價值的材料。人事檔案不僅應(yīng)反映一個人的歷史，而且應(yīng)反映一個人的現(xiàn)實；橫向上，人事檔案不僅應(yīng)反映一個人的思想水平、政治態(tài)度，還應(yīng)反映一個人的學(xué)識、工作能力、志趣、性格等。人事檔案管理人員要特別注意收集反映個人綜合能力的材料，如近期工作成績、勞工合同、繼續(xù)教育、職稱評定、創(chuàng)造發(fā)明、獲得的榮譽稱號、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險繳納情況等方面的內(nèi)容。定量與定性相結(jié)合是指人事檔案內(nèi)容應(yīng)既包含定性的結(jié)論，又包含定量的描述，以提高人事檔案信息的可利用性。充實檔案內(nèi)容可以大大提高檔案在現(xiàn)代人力資源管理中的信息價值和數(shù)據(jù)支持。

3、加快人事檔案工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。人事檔案工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化包括管理手段和管理理念的科學(xué)化、現(xiàn)代化。在人事檔案管理工作中，要充分借助計算機(jī)技術(shù)這一現(xiàn)代化手段，著錄人員信息，必要時可進(jìn)行全部內(nèi)容的掃描，將人事檔案做成信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數(shù)據(jù)庫中查找到符合某種特定需要的人才，并針對員工的不同個性制定培訓(xùn)、激勵計劃等，提升人力資源管理水平。

4、加強隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。在當(dāng)今現(xiàn)代化程度不斷提高的時代，加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高管理人員的素質(zhì)是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時，企業(yè)也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的文化業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)和工作技能訓(xùn)練，強化職業(yè)道德教育，增強服務(wù)意識、合作意識，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，全面提高企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案管理部門內(nèi)部也應(yīng)鼓勵部門內(nèi)的競爭，健全崗位責(zé)任制，引入人力資源管理的理念，加強目標(biāo)管理。

參考文獻(xiàn)：

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