高校招生錄取中Access數據庫的應用分析

摘 要：近些年，隨著信息網絡技術以及計算機技術日益臻熟，從一定程度上促進Access數據庫技術的進步，同時擴大了其應用范圍。本文就以高校為例，對Access數據庫在高校招生錄取中的應用進行詳細分析與研究。

關鍵詞：高校；招生；Access數據庫；數據庫；計算機

中圖分類號：G647；TP311.138

招生管理系統(tǒng)可幫助學生迅速、有效的了解和查找學生的相關信息、填報志愿以及高考成績等等，同時也可利用軟件完成相應的擇優(yōu)錄取以及退檔工作。并對填報各專業(yè)的報考人數進行適當調整。文章就結合高校，對Access數據庫在招生錄取中的應用進行介紹與討論。

1 Access數據庫概念

所謂Access數據庫其實就是指關聯數據庫的專用開發(fā)工具。一般來講，數據庫能夠對各種數據信息進行收集，并可對其儲存、搜索以及查詢功能進行提高、響應。數據庫中包含諸多信息數據、記錄，且每條記錄大都有字段組合而成，不同字段存放不同數據。所以可將數據庫定義為一組相關記錄集合。其中最根本數據項即字段，當然也是其中最小單位。數據庫管理系統(tǒng)即對數據庫實施管理的計算機系統(tǒng)。該系統(tǒng)往往構架單個或者是多個數據庫之上，并對數據庫中全部數據進行實時管理。

隨著數據庫技術不斷發(fā)展，逐漸形成較為堅實、系統(tǒng)的理論基礎，并發(fā)展成為市場前景較為廣闊、技術較為成熟的商業(yè)產品，且被廣泛的應用至各個領域。因而被越來越多的專家、研究人員所重視?，F階段，數據庫數量龐大，儼然成為了社會各界生活、工作、學習的基礎實施。隨著數據庫技術的不斷成熟與拓展，其規(guī)模以及數量也逐漸壯大，當前常用的幾種數據庫類型有：Access、DB2以及ORACLE等。

Access數據庫從其本質上講，屬于一種小型的桌面數據庫系統(tǒng)，是Office辦公套件的重要組成部分。Access數據庫可允許用戶利用過程的既定程序來收集記錄相關數據信息，同時還能利用數據庫各種功能對其數據庫中所包含的數據信息進行篩選、歸類，然后再將合用戶要求的查詢數據信息提供給用戶。Accsee數據庫使用與windows有著異曲同工之妙，通過面對對象方法將系統(tǒng)中全部功能具體化、對象化，并將平常經常使用到的功能安置到對象屬性以及方法中，接著利用對象屬性或者特定方法就可以實現對數據庫數據的有效操作與處理，一次實現用戶操作簡單化。此外依據部分用戶數據時間應用系統(tǒng)的工作所需，Access數據庫可以提供七種數據系統(tǒng)對象，以用來構建數據庫。這樣才能確保開發(fā)人員能夠便捷、迅速的開發(fā)、研制出用戶所需的數據庫系統(tǒng)。由于Access數據庫配置了各種各樣功能，因此內部含有多種函數，開發(fā)人員可以借助于這些函數開發(fā)研制出各種功能完善、操作簡單的數據庫系統(tǒng)。此外該數據庫能同時擁有報表、窗體以及若干表還有wbe頁等數多模塊。

2 Access數據庫在招生錄取系統(tǒng)中的應用

依據學校各部們所需的各種信息選擇數據庫表。從數據庫子系統(tǒng)中將投檔單全部導出（一般約為25個dbf表），然后結合以往新生入校后各部門所制定的要求，對所需的數據、信息字段名進行有效梳理，比如需要以下字段：xm（姓名）、zzmme（中學名稱）、ksk（考生號）、xbmc（性別名稱）lxdh（聯系電話）、zymc（專業(yè)名稱）tdcj（投檔成績）lqzy（錄取專業(yè)）、dqme（地區(qū)名稱）、wk-tx（考生體重）、gkejx01（語文成績）等等。開發(fā)人員可以結合這些字段在數據庫各表中選取所需要使用的dbf表。通常我們所使用的dbf表通常包括：TJHK、TD_XBDM、TD_ZZMMDM、T_TTD以及TD_ZZMMDM。

2.1 對表間關系進行設置，建立查詢總表

首先先創(chuàng)建一個新的文件夾，比如“新生公寓入住信息到處模塊”；然后將我們所需的dbf表剪貼復制到創(chuàng)建的文件夾中，同時在文件夾構建一個Access數據庫文件，并在“對象/表”單擊“新建”，接著再選擇“連接”，依序將這個8個dbf表重新連接進來。

這種構建關系的操作主要是以T_TDD表為主表，而剩余表與它則都為建立關系。操作具體為：將T_TDD表中的存儲的KSH字段同T_TJXX中存設的KSH 字段相連、將ZZMMDM字段相連、將ZZMMDM與TD_ZZMMDM字段相連、將DQDM字段與TD_DQDM表中的DQDM字段相連，此外將LQFSDDM字段與相應的TD_LQFSDM表中的LQFSDM字段相連接。

構建諸類關系的目的：在高校招生錄取系統(tǒng)中，我們所需要查詢、使用的字段主要來自T_TDD表，可T_TDD表中所包含內容的實際表達方式并非我們所需要的，比如考生被錄取的專業(yè)名稱以及考生性別、民族還有地區(qū)名稱等，在T_TDD表中都是一堆代碼，也只有通過同其它表相關聯才能獲取所需內容與字段；像考生自身的體檢信息，往往不會出現T_TDD表中，因此只有利用KSH字段同另一T_TJXX表相關聯，才可將考生全部的體檢信息直接性的記錄、存儲到我們所需要的關聯表中。

在“對象/查詢”中點擊“使用向導創(chuàng)建查詢”并結合上述所將的各部門所需要的實際信息字段創(chuàng)建查詢，利用“簡單查詢向導”在其“表/查詢”下拉菜單中選取所需的dbf表，然后再在“可用字段”中選取我們所急需的字段。

接著在單擊“下一步”，對所指定的查詢標題進行確認。單擊完成后，高校招生錄取系統(tǒng)中的“考生基本信息”就已經全部建立完成了。

2.2 利用信息表制作各種表

（1）將信息表導出

打開指定Access文件，即“學生基本信息”，然后再“對象、查詢以及窗口中單擊打開“文件/導出”按鈕，接著選取我們所需要的導出文件類型，同時得到我們所需要的全部信息表。從該表中就可以得到各部門工作進展以及所需要打印的通知書還有表。

說明：在該表中依序插入一列為BH字段，然后記錄中對考生進行編號，其目的是對接下來的通知書、銀行卡還有通訊卡進行裝袋作業(yè)時查詢方便。

（2）詳情單打印

首先將事先已經導出完畢的“學生基本信息”表中選取詳情單所涉及到的字段，然后將表明重命名為詳情單。接著再打開Access數據庫，在“對象/表”中點擊“新建”，找到“鏈接”按鈕將詳情單直接鏈接進來。然后再在“對象/報表”中新建一個報表。

由于EMS詳情單大都是連續(xù)打印，因此在這里需要對打印機進行重新設置，要于其中添置一個新格式。操作是：將“打印機和傳真機”窗口打開，然后右鍵選擇服務器屬性，重新創(chuàng)建一個新格式。對于打印紙張的大小以及打印機區(qū)域邊距則要如實填入。

3 總結

文章就結合高校，對Access數據庫在招生錄取中的應用進行介紹，并為日后Acess數據庫技術的進一步研究、應用提供了一定理論支持。

參考文獻：

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作者單位：江西工業(yè)貿易職業(yè)技術學院，南昌 330038