傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館的轉(zhuǎn)換與建設(shè)

摘 要：利用現(xiàn)有信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)資料，同時(shí)建立先進(jìn)的信息化工作平臺(tái)和方便檢索、快速查詢、動(dòng)態(tài)更新的檔案資料信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料安全、長(zhǎng)久、科學(xué)的管理和使用?；谙冗M(jìn)的虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)和新興的Unity 3D多平臺(tái)三維虛擬現(xiàn)實(shí)開發(fā)工具，實(shí)現(xiàn)行政區(qū)域界線勘界資料的數(shù)字化保存和勘界信息的一體化綜合管理，滿足界線管理部門管理行政區(qū)域界線和輔助決策的需求，并為使用者提供便捷的行政區(qū)域界線信息查詢服務(wù)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)；行政區(qū)域界線

中圖分類號(hào)：G270.7

隨著科技日益進(jìn)步和社會(huì)不斷發(fā)展，信息量劇增，傳統(tǒng)檔案館運(yùn)作形式逐漸不能滿足需求，而伴隨著虛擬化、數(shù)字化產(chǎn)品得到大力普及和廣泛應(yīng)用，數(shù)字檔案館便在這種背景下應(yīng)運(yùn)而生。數(shù)字檔案館為擴(kuò)展檔案館的發(fā)展空間，提高檔案館工作效率提供了新思路新方法。

傳統(tǒng)的檔案資料管理運(yùn)作方式，存在著很多弊病，如粗放式管理模式、存在安全隱患等。目前，行政區(qū)域界線檔案庫(kù)中的勘界檔案資料主要以紙質(zhì)材料為主，輔以光和磁性介質(zhì)作為載體。同時(shí)，大部分邊界線協(xié)議書附圖多是復(fù)印件，由于這些材料自身固有的壽命有限，隨著時(shí)間的推移，文字、圖形等信息載體模糊不清，磁性材料脫磁，加上以原始資料為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)管理模式，多次調(diào)閱資料必然造成損壞，導(dǎo)致其保存時(shí)限大大縮短。因此，在應(yīng)用需求和技術(shù)發(fā)展的共同推動(dòng)下，信息化檔案館的建設(shè)勢(shì)在必行。

1 數(shù)字檔案館優(yōu)勢(shì)與需求

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)主義法制的不斷健全，檔案管理模式也迫切需要更新和轉(zhuǎn)型。數(shù)字檔案館徹底改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，有利于推動(dòng)行政區(qū)域界線檔案資料管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，這也是適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理制度要求、推動(dòng)勘界檔案資料管理走向科學(xué)化、規(guī)范化的必要條件。此外，計(jì)算機(jī)管理具有——檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等優(yōu)點(diǎn)。能夠保障檔案資料的安全永久保存，并能顯著提高檔案資料管理效率。因此，結(jié)合數(shù)字化、信息化技術(shù)，將原始檔案資料掃描、整理和目錄錄入，建立電子檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)勘界檔案資料的數(shù)字化管理，是加強(qiáng)勘界檔案管理十分有效的途徑。

自1996年6月至2001年10月，河南省有關(guān)部門組織在全省范圍內(nèi)開展廣泛勘界工作，形成了大量圖形、文本、表格、照片等勘界資料，這些勘界成果對(duì)河南省經(jīng)濟(jì)建設(shè)和地區(qū)穩(wěn)定發(fā)揮了重要作用，有廣泛的應(yīng)用價(jià)值。為了增強(qiáng)行政區(qū)域界線檔案資料的安全、長(zhǎng)久、高效、科學(xué)的管理和使用，全面提升勘界檔案現(xiàn)代化管理水平，充分滿足社會(huì)對(duì)勘界檔案利用的需求，就必須開發(fā)新的管理體系，將勘界成果數(shù)字化，建設(shè)適應(yīng)社會(huì)快速發(fā)展需要的新型現(xiàn)代化數(shù)字檔案館。

2 數(shù)字檔案館建設(shè)策略

2.1 系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)建設(shè)

本系統(tǒng)主要是實(shí)現(xiàn)行政區(qū)域界線勘界過程中形成的各類勘界資料的數(shù)字化保存和勘界信息的一體化綜合管理，滿足界線管理部門管理行政區(qū)域界線和輔助決策的需求，并為使用者提供便捷的行政區(qū)域界線信息查詢服務(wù)。根據(jù)系統(tǒng)目標(biāo)的建設(shè)要求，設(shè)計(jì)系統(tǒng)總體框架結(jié)構(gòu)，如圖1所示：

圖1 系統(tǒng)總體框架

2.2 勘界檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)信息的規(guī)范化高效管理，定制了數(shù)據(jù)入庫(kù)程序——二維信息管理系統(tǒng)。該程序具有十分友好的操作界面和完善的數(shù)據(jù)管理功能，主要實(shí)現(xiàn)的功能如圖2所示，主要包括三方面的功能：檔案柜信息管理、檔案資料信息管理和系統(tǒng)設(shè)置。檔案柜信息管理主要是管理數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案柜的數(shù)據(jù)信息，方便檔案柜信息的查詢、添加、刪除等；檔案資料信息管理是該程序的核心部分，數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案資料的所有信息的管理均由該部分實(shí)現(xiàn)，可以對(duì)檔案資料進(jìn)行更新、添加、刪除、查詢等，很好的維護(hù)檔案資料的完整性、現(xiàn)實(shí)性，此外還添加了打印的功能，可以將所需的檔案資料進(jìn)行打印；系統(tǒng)設(shè)置主要用來完成數(shù)據(jù)的備份和用戶信息的管理，保證數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的安全。

圖2 主要功能

2.3 電子檔案庫(kù)建設(shè)

電子檔案庫(kù)的建設(shè)采用先進(jìn)虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，在建設(shè)過程中深入研究了檔案數(shù)字化進(jìn)程中的檔案三維虛擬現(xiàn)實(shí)管理問題，包括紙質(zhì)檔案的拍攝或掃描采集錄入系統(tǒng)與檔案電子庫(kù)房的三維虛擬管理如虛擬檔案盒與檔案架的創(chuàng)建、上架下架位置排列與虛擬檔案袋的調(diào)閱等問題，充分利用理論、硬件、軟件與技術(shù)應(yīng)用相結(jié)合，對(duì)檔案的三維虛擬現(xiàn)實(shí)管理方面進(jìn)行獨(dú)特而全面的研究，同時(shí)也成功構(gòu)建了河南省行政區(qū)域界線虛擬電子檔案庫(kù)。

本系統(tǒng)的電子檔案庫(kù)建設(shè)采用Unity 3D這一新興的多平臺(tái)三維虛擬現(xiàn)實(shí)開發(fā)工具為基礎(chǔ)，建立了一套基于C/S模式的三維虛擬電子檔案庫(kù)。該電子檔案庫(kù)主要包括兩個(gè)模塊的功能：場(chǎng)景查看和信息查看，其主要功能架構(gòu)如圖3所示：

圖3 功能架構(gòu)

2.4 系統(tǒng)功能建設(shè)

以研發(fā)的二維信息管理系統(tǒng)和三維信息查看系統(tǒng)為基礎(chǔ)，河南省行政區(qū)域界線電子檔案庫(kù)系統(tǒng)成功實(shí)現(xiàn)了信息查看、場(chǎng)景查看、檔案管理以及常規(guī)操作等眾多功能。

3 結(jié)果與討論

基于先進(jìn)的虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)和新興的Unity 3D多平臺(tái)三維虛擬現(xiàn)實(shí)開發(fā)工具，成功建立一套基于C/S模式的三維虛擬電子檔案庫(kù)——河南省行政區(qū)域界線電子檔案庫(kù)，這對(duì)加強(qiáng)勘界檔案資料的管理水平，增強(qiáng)勘界檔案資料的服務(wù)保障能力，加快發(fā)展勘界檔案工作的信息化進(jìn)程，提高對(duì)數(shù)量巨大又十分珍貴的界線勘測(cè)成果的管理水平有著十分重要的意義。隨著應(yīng)用系統(tǒng)的深入開發(fā)，不斷更新現(xiàn)有管理模式和傳統(tǒng)工作方式，最終實(shí)現(xiàn)行政界線勘測(cè)成果的現(xiàn)代化管理。

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作者單位：河南省民政廳界線管理辦公室（軍休中心），鄭州 450018