OFFICE辦公軟件使用技巧之自定義功能區(qū)

摘 要：在體驗(yàn)高版本OFFCIE辦公軟件豐富功能的同時(shí)，是否也在為找不到各種命令而發(fā)愁，本文就這個(gè)問題本文就以O(shè)FFCIE2010中的WORD組件為例介紹高版本OFFICE辦公軟件的功能區(qū)設(shè)置技巧。

關(guān)鍵詞：OFFICE辦公軟件；自定義功能區(qū)；技巧

中圖分類號(hào)：TP317

OFFICE辦公套裝是當(dāng)今使用范圍最廣的一套辦公軟件，至今已經(jīng)經(jīng)歷了十幾個(gè)版本，最新的版本為OFFICE2013。自O(shè)FFICE2007版本推出以后，與上一個(gè)版本OFFICE2003的界面發(fā)生了翻天覆地的變化，它使用全新的功能區(qū)和組替代了下拉式的命令菜單，界面更加美觀、使用起來也更加的便捷。OFFICE2010版本更是在其基礎(chǔ)上增加了實(shí)時(shí)預(yù)覽、截圖等功能。在體驗(yàn)OFFICE高版本絢麗功能的同時(shí)，對(duì)于初次使用高版本的人來說，想要快速的在功能區(qū)中找到所需的命令，卻是一件相當(dāng)困難的事情——這就是很多人不想更換OFFICE版本的原因。為此，微軟公司提供了一個(gè)個(gè)性化的定制功能——自定義功能區(qū)。

自定義功能區(qū)可以將功能區(qū)中的所有組、所有命令，按照自己的需求重新進(jìn)行排列，也可以將功能區(qū)中的選項(xiàng)卡、組、命令進(jìn)行刪除、添加、隱藏等操作。

我就以O(shè)FFICE2010中的WORD組件為例給大家講解自定義功能區(qū)的使用方法。

1 功能區(qū)介紹

OFFICE的常用命令都存放在頁面頂端的功能區(qū)中，它使用的是三級(jí)管理方式即選項(xiàng)卡、組、命令按鈕或下拉菜單。

選項(xiàng)卡分為兩類：主選項(xiàng)卡、工具選項(xiàng)卡。

WORD中包含有開始、插入、頁面布局、引用、郵件、審閱、視圖等主選項(xiàng)卡和圖表工具、繪圖工具、圖片工具、表格工具、頁眉和頁腳工具、公式工具等工具選項(xiàng)卡。單擊每個(gè)選項(xiàng)卡，在功能區(qū)將顯示其相應(yīng)的功能。每一個(gè)選項(xiàng)卡是一類命令的集合。

每個(gè)選項(xiàng)卡包含有若干個(gè)組，每個(gè)組包含有若干個(gè)命令按鈕或下拉菜單。

工具選項(xiàng)卡默認(rèn)情況下不顯示，只有當(dāng)插入了圖片、圖表等對(duì)象時(shí)，才會(huì)出現(xiàn)與之對(duì)應(yīng)的選項(xiàng)卡。

2 更改默認(rèn)功能區(qū)

根據(jù)用戶的需求，可以將功能區(qū)中默認(rèn)功能區(qū)中的選項(xiàng)卡、組進(jìn)行重新排列、隱藏。

操作步驟：

（1）鼠標(biāo)右擊功能區(qū)中的空白區(qū)域，在彈出的下拉菜單中選擇“自定義功能區(qū)”命令。在彈出的“word選項(xiàng)”對(duì)話框中，右側(cè)區(qū)域即主選項(xiàng)卡的設(shè)置區(qū)域。

（2）鼠標(biāo)選中選項(xiàng)卡或者組的名稱后，點(diǎn)擊“重命名”按鈕，即可對(duì)選項(xiàng)卡或組進(jìn)行重新命名操作。

（3）鼠標(biāo)點(diǎn)擊每個(gè)選項(xiàng)卡前方的復(fù)選框，即可顯示或者隱藏該選項(xiàng)卡。

（4）鼠標(biāo)點(diǎn)擊選項(xiàng)卡或者組，向上或者向下拖動(dòng)可更改選項(xiàng)卡或者組的順序。

注意事項(xiàng)：

（1）默認(rèn)的選項(xiàng)卡只能進(jìn)行排列順序的更改和隱藏的操作，不能進(jìn)行刪除操作。

（2）默認(rèn)的命令處于灰色不可修改狀態(tài)，只有自定義的命令才可以進(jìn)行修改操作。如圖1所示：標(biāo)注1處為灰色區(qū)域，不可修改。標(biāo)注2處為自定義命令，可以修改。

圖1

3 自定義功能區(qū)

當(dāng)你所需要的命令處于不同的選項(xiàng)卡、不同的組時(shí)，可以通過新建選項(xiàng)卡、新建組的方式來重新排列功能區(qū)。

例如：我們平常使用的命令有：字體格式設(shè)置、段落格式設(shè)置（默認(rèn)在開始選項(xiàng)卡中）、頁面設(shè)置（默認(rèn)在頁面布局選項(xiàng)卡中）、自選圖形設(shè)置（默認(rèn)在繪圖工具選項(xiàng)卡中），為了快速的調(diào)出它們，需要將這些命令統(tǒng)一的放在“常用”選項(xiàng)卡中。我們就可以通過新建“常用”選項(xiàng)卡、新建組的方式來重新排列功能區(qū)。

操作步驟：

（1）鼠標(biāo)右擊功能區(qū)中的空白區(qū)域，在彈出的下拉菜單中選擇“自定義功能區(qū)”命令，打開“word選項(xiàng)”對(duì)話框。

（2）在“自定義功能區(qū)”列表中，選擇主選項(xiàng)卡。下方窗口將顯示主選項(xiàng)卡中的所有項(xiàng)。

（3）單擊窗口底部的“新建選項(xiàng)卡”按鈕，創(chuàng)建一個(gè)新的選項(xiàng)卡。新建選項(xiàng)卡的后方會(huì)帶有“（自定義）”字樣。

（4）選擇新的選項(xiàng)卡，單擊“重命名”按鈕，更改選項(xiàng)卡名稱為“常用”，即在功能區(qū)中，添加了一個(gè)“常用”選項(xiàng)卡。默認(rèn)情況下，新建的選項(xiàng)卡包含一個(gè)新建組。

（5）在“從下列位置選擇命令”列表中，選擇主選項(xiàng)卡。

（6）分別選擇“開始”選項(xiàng)卡中的字體組、段落組，“頁面布局”選項(xiàng)卡中的頁面設(shè)置組，單擊窗口中部的“添加”按鈕在選中組添加到常用選項(xiàng)卡中。

（7）在“從下列位置選擇命令”列表中，選擇工具選項(xiàng)卡。如圖2所示。

圖2

（8）選擇繪圖工具選項(xiàng)卡中的插入形狀組，單擊“添加”按鈕添加到常用選項(xiàng)卡中。

（9）單擊“確定”即可完成。

以上的操作中，我們所添加的組都是系統(tǒng)默認(rèn)的組，這些組中的命令在添加完成之后同樣是無法進(jìn)行修改和刪除的。如果想對(duì)添加之后的命令進(jìn)行修改和刪除，只有通過添加單獨(dú)的命令來實(shí)現(xiàn)。以字體組中的命令為例。

操作步驟：

（1）在主選項(xiàng)卡中新建“常用1”選項(xiàng)卡；

（2）在“常用1”選項(xiàng)卡中新建“字體”組；

（3）在“從下列位置選擇命令”列表中，選擇所有命令；

（4）在所有命令列表中選擇與字體相關(guān)的格式：字體、字號(hào)、增大字體、縮小字體等格式，添加到字體組中；

（5）單擊確定按鈕即可完成。

以此種操作設(shè)置的命令，可以對(duì)它進(jìn)行刪除、修改、重新排列。

4 自定義功能區(qū)的導(dǎo)入和導(dǎo)出、重置

在修改了功能區(qū)后，您可以將功能區(qū)自定義設(shè)置導(dǎo)出到一個(gè)文件中，該文件可以由其他人導(dǎo)入和使用，也可以在其他計(jì)算機(jī)上導(dǎo)入和使用。單擊“導(dǎo)入/導(dǎo)出”按鈕，選擇“導(dǎo)出所有自定義設(shè)置”，可以將自定義設(shè)置導(dǎo)出到計(jì)算機(jī)中，保存為擴(kuò)展名為exportedUI的文件。這個(gè)文件可以導(dǎo)入到OFFICE2010及以后的所有版本中進(jìn)行使用。假如，想把功能區(qū)恢復(fù)到初始狀態(tài)，您可以選擇重置功能區(qū)上的所有選項(xiàng)卡，或僅將所選選項(xiàng)卡重置為其原始狀態(tài)。如果重置功能區(qū)上的所有選項(xiàng)卡，還會(huì)將快速訪問工具欄重置為僅顯示默認(rèn)命令。

注意事項(xiàng)：如果導(dǎo)入功能區(qū)自定義文件，則之前對(duì)功能區(qū)和快速訪問工具欄所做的所有自定義設(shè)置都將丟失。如果您認(rèn)為您可能需要還原到當(dāng)前使用的自定義設(shè)置，則應(yīng)該先導(dǎo)出這些設(shè)置，然后再導(dǎo)入任何新的自定義設(shè)置。

使用以上方法，就可以定制出個(gè)性化的命令窗口。

參考文獻(xiàn)：

[1]李俊霞.Windows7+Office2010入門與提高[D].北京理工大學(xué)，2013.

[2]微軟官方.Office2010實(shí)用技巧寶典[M].2010.

作者單位：空軍第一航空學(xué)院計(jì)算機(jī)教研室，河南信陽 464000