計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理上的應(yīng)用

摘 要：城建檔案對(duì)城市建設(shè)和社會(huì)發(fā)展有重要作用，傳統(tǒng)管理模式無法將城建檔案的作用充分體現(xiàn)。采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，城建檔案管理水平能得到有效提升。本文就計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理上的應(yīng)用進(jìn)行探討分析。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；城建檔案；管理；應(yīng)用；計(jì)算機(jī)

中圖分類號(hào)：TP391.44

我國城建檔案管理工作起步晚，發(fā)展年限短，其中很多方面存在弊端，這些弊端制約了城建檔案在城市建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮作用。近年來，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及應(yīng)用為城建檔案的發(fā)展提供了契機(jī)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)所能實(shí)現(xiàn)的先進(jìn)功能可以成為城建檔案管理的強(qiáng)大助力，促使城建檔案快速發(fā)展。

1 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理上的作用

城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)過程中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城市建設(shè)檔案具有很高的科技含量，與直接、現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益聯(lián)系密切。城建檔案計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)，是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化模式，即以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變成以檔案實(shí)體數(shù)字化信息形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的現(xiàn)代化管理模式[1]。

1.1 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)使城建檔案管理系統(tǒng)化

科學(xué)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)能夠包含全部的城建檔案資源和信息，可以涉及城建檔案資源管理的全部范疇。而且，該系統(tǒng)還能與生產(chǎn)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)系起來，系統(tǒng)的集成保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。因此，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以使檔案管理系統(tǒng)化，并在此基礎(chǔ)上增加數(shù)據(jù)的存貯容量和使用價(jià)值。

1.2 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)使城建檔案精細(xì)化

在城建檔案資源中引入信息化技術(shù)，把城建檔案資源以電子數(shù)據(jù)的形式分門別類保存起來，查詢使用起來更為方便。在現(xiàn)實(shí)檔案庫中繁雜的城建檔案資料類別不明顯，分類并不精細(xì)，存貯也或有偏差，查找使用起來會(huì)有困難。通過電子信息方式的錄入，該類檔案的各方面信息均可被檢索到，可以作為多方面數(shù)據(jù)分析，作用發(fā)揮的就更加全面了。城建檔案信息的這種改變使其具備了“戰(zhàn)略性質(zhì)”，除了傳統(tǒng)的服務(wù)性質(zhì)外，參考性作用也顯現(xiàn)出來，這對(duì)城市發(fā)展建設(shè)很有幫助。

1.3 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)拓展了城建檔案資源的開發(fā)范圍

由于存貯及傳遞技術(shù)的限制，傳統(tǒng)城建檔案管理資源的開發(fā)對(duì)象主要是已有的圖文資料和較易獲得的小范圍資源。采用電子信息技術(shù)后，可創(chuàng)建強(qiáng)大的城建檔案信息管理系統(tǒng)，在時(shí)間和空間上，城建檔案管理都將獲得較大突破，并且城建檔案的服務(wù)性和作用也能增強(qiáng)。

2 城建檔案計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)

2.1 城建檔案計(jì)算機(jī)信息化設(shè)備配備

城建檔案計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)必須配備相應(yīng)的設(shè)施，在整個(gè)過程中投入最多的環(huán)節(jié)就是軟硬件系統(tǒng)，該設(shè)備是最為基礎(chǔ)的設(shè)施，它是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)是建設(shè)數(shù)字城建檔案館的有形部分。硬件系統(tǒng)方面需要有計(jì)算機(jī)及必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等，才能適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化城建檔案管理服務(wù)的需要[2]。在軟件系統(tǒng)方面需要具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、實(shí)體管理、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并且能夠覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)六大環(huán)節(jié)；具有良好的實(shí)用性、通用性及可擴(kuò)展性。

2.2 城建檔案電子信息系統(tǒng)建設(shè)

城建檔案電子信息系統(tǒng)主要內(nèi)容包涵：目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作、構(gòu)建城建檔案基本數(shù)據(jù)庫、城建檔案數(shù)字化、電子城建檔案管理，結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)要符合檢索優(yōu)先的原則，以DBF文件格式或通過XML及其它通用格式文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，并具備安全、合理、高效、靈活等特性，各種不同類型的城建檔案數(shù)據(jù)，其文件格式均要盡量采用通用文件格式[3]，如文字型數(shù)據(jù)采用XML文檔和RTF、TXT格式；掃描圖像數(shù)據(jù)采用JPEG、TIFF格式；視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、AVI格式；音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式。

（1）城建檔案電子信息目錄建設(shè)。目錄建設(shè)是城建檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的首要步驟，為的是提高城建檔案資源的效率和質(zhì)量。我國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施綱要中指出：要逐步實(shí)現(xiàn)全國城建檔案館全部館藏檔案的計(jì)算機(jī)檢索，繼續(xù)開展并加快城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，重要檔案、使用率高的檔案實(shí)現(xiàn)文件級(jí)計(jì)算機(jī)檢索。因此，區(qū)域城建檔案電子信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)除了根據(jù)各地城建檔案管理需要按建立城建檔案信息目錄、及時(shí)更新目錄數(shù)據(jù)外，還要逐步實(shí)現(xiàn)城建檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)上的查詢檢索[4]。

（2）城建檔案電子信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。構(gòu)件城建檔案電子信息數(shù)據(jù)庫的方法有很多，其中常見的有收錄現(xiàn)有的電子城建檔案、將聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換、摘錄文字信息、掃描已有的城建圖紙和文件等等。數(shù)據(jù)庫構(gòu)件過程中可應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)新型技術(shù)，比如地理信息技術(shù)。該技術(shù)采用地理模型分析方法，實(shí)時(shí)提供多種空間和動(dòng)態(tài)的地理信息，將表格數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為地理圖形顯示，真實(shí)反映城市建設(shè)信息的空間分布特征，可作為城市規(guī)劃設(shè)計(jì)的重要依據(jù)，對(duì)城市可行性發(fā)展大有裨益。地理信息技術(shù)是數(shù)據(jù)庫建設(shè)中可應(yīng)用技術(shù)中的一種，多種計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的聯(lián)合應(yīng)用使城建檔案電子信息數(shù)據(jù)庫具備安全、合理、高效、靈活等專業(yè)特性。

為了提高城建檔案電子信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率，管理人員可以將數(shù)據(jù)庫分類管理。具體類別可為基礎(chǔ)地理信息檔案、重要竣工項(xiàng)目檔案、城市規(guī)劃方案、地下管線綜合檔案、規(guī)劃審批成果檔案、音像檔案等，在數(shù)據(jù)褲建設(shè)初期就這樣分類的話，能夠提高檔案錄入的精準(zhǔn)度，同時(shí)這樣做還為以后檔案查詢打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（3）城建檔案電子信息數(shù)字化建設(shè)。城建檔案實(shí)現(xiàn)信息化，需要將現(xiàn)存紙質(zhì)資料、音像資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通常采用的是人工錄入或掃描錄入的方式，轉(zhuǎn)換后的信息計(jì)算機(jī)才能識(shí)別和處理，這是一項(xiàng)繁瑣的工作，而且工作量會(huì)很大，需要管理部門投入較大的人力和物力。因此，城建檔案電子信息數(shù)字化建設(shè)中，管理部門可根據(jù)單位的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和具體需求，有選擇進(jìn)行檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。首先選擇珍貴城建檔案和高使用率的城建檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，之后再城建檔案電子信息系統(tǒng)使用中逐漸實(shí)現(xiàn)所有城建檔案的數(shù)字化。

（4）城建檔案電子信息管理。城建檔案電子信息管理人員重要工作內(nèi)容是監(jiān)督與指導(dǎo)城建檔案電子文件形成、收集、積累、鑒定、歸檔全過程，保證存入數(shù)據(jù)庫的城建檔案的質(zhì)量，不僅確保這些資源真實(shí)、完整、有效，還要保證檔案資源的價(jià)值，不篩選的全部城建檔案保存策略不僅無意義而且不現(xiàn)實(shí)。隨著城市改建和技術(shù)發(fā)展，城建檔案電子信息數(shù)據(jù)庫會(huì)遇到遷移、升級(jí)的情況，管理人員另一重要工作是確保電子信息數(shù)據(jù)庫在以上過程中完整保存，這些是城建檔案電子信息管理人員基本工作內(nèi)容。除此之外，管理人員還仍當(dāng)積極開展電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法研究，制訂電子城建檔案管理新辦法，優(yōu)化城建檔案電子信息化模式。并且放開區(qū)域性城建檔案信息化的限制，開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下接收、傳送電子城建檔案的試驗(yàn)工作，逐步擴(kuò)大城建檔案電子信息化范圍。城建檔案電子信息系統(tǒng)涵蓋范圍的擴(kuò)大和數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的增多，都將提升城建檔案在城市建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中的作用。

綜上所述，城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是城市發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的共同需要。同時(shí)，城建檔案計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)不單單是現(xiàn)代技術(shù)的簡(jiǎn)單應(yīng)用，而是一項(xiàng)綜合性的戰(zhàn)略工程。若想計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理中真正發(fā)會(huì)作用，從設(shè)備配備到電子系統(tǒng)完成需進(jìn)行一系列科學(xué)規(guī)范的建設(shè)，方能達(dá)到城建檔案快速發(fā)展所需要的效果。

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作者簡(jiǎn)介：王海英（1981.3.19-），男，河北承德市興隆縣人，科員，本科，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用。

作者單位：興隆縣國土資源局，河北承德 067300