Word 2013中的“自動化”

使用Word編輯文檔時，實際上有不少的工作可以交由Word自動完成，從而提高編輯效率。這不，以下就是讓Word2013自動為我們完成工作的幾個實例。

段首自動空兩格

國人書寫時有空兩格的習慣，所謂空兩格，即在段首空兩個漢字的位置。雖然Word是大家普遍使用的字處理軟件，但默認情況下，要空兩格仍需要大家進行設置，或者在段首直接鍵入空格鍵。其實，在Word2013中，我們可將其設置為為每個新建文檔自動在段首空兩格，具體設置方法如下。

Step1：在“開始”選項卡單擊“段落”組的對話框啟動器。

Step2：單擊“縮進和間距”選項卡，然后在“縮進”標題下單擊“特殊格式”下的列表框中的“首行縮進”，在“縮進”下的框中將首行的縮進間距量調(diào)整為“2字符”，最后單擊“設為默認值”按鈕。

Step3：在彈出的對話框中，單擊以選中“所有基于Normal.dotm模板的文檔”復選鈕（如圖1），單擊“確定”按鈕。

之后，當使用Word創(chuàng)建新文檔時，該文檔就具有自動空兩格書寫的功能了。

關(guān)閉時自動保存

編輯Word文檔時，不知你是否遇到過這樣的尷尬情況：在尚未保存編輯工作的情況下，你關(guān)閉了Word，此時Word會彈出一個對話框，詢問是否保存更改。本應單擊“是”按鈕，然而你卻鬼使神差地單擊了“否”按鈕，結(jié)果你辛辛苦苦幾個小時的工作成果頃刻間化為烏有。痛心疾首了吧？其實，你可以創(chuàng)建一個能夠在關(guān)閉Word時對文檔進行保存操作的自動宏，即可防止這種意外事故。

Word的自動宏

在Word中，宏是一系列命令和指令的組合，可以作為單個命令執(zhí)行來自動完成某項任務。在創(chuàng)建宏時，通過為一個宏賦予某個特殊的名稱，就可在執(zhí)行某項操作（例如啟動Word或打開文檔）時自動運行宏。Word將下表所示名稱識別為自動宏。

為使宏自動運行，它必須位于活動文檔的Normal模板中或活動文檔選用的模板中。唯一例外的是AutoExec宏，它只有存儲于以下位置時才可自動運行：Normal模板、通過“模板和加載項”對話框全局加載的模板，或由“Startup”文件夾指定的文件夾中的全局模板。在命名沖突的情況下（多個自動宏名相同），Word將運行最近的上下文中的自動宏。例如，如果同時在文檔及其附加的模板中創(chuàng)建了AutoClose宏，則僅執(zhí)行文檔中的自動宏。如果在Normal模板中創(chuàng)建了AutoNew宏，只有當文檔或其附加的模板中沒有名為AutoNew的宏時，該自動宏才能運行。

錄制自動保存宏

根據(jù)上表所示的自動宏名稱可知，AutoClose宏會在關(guān)閉文檔時自動運行，以下我們錄一個AutoClose宏，并賦予該宏保存文檔的功能。

Step1：打開一篇已存在的Word文檔。

Step2：在“視圖”選項卡單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭，然后單擊“錄制宏”。

Step3：在“宏名”框中鍵入宏名稱“AutoClose”；在“將宏保存在”框中單擊“所有文檔（Normal.dotm）”；在“說明”框中鍵入對該宏的描述，比如“關(guān)閉時對文檔進行保存”（如圖2）；單擊“確定”按鈕，開始錄制宏。

Step4：單擊快速訪問工具欄中的“保存”按鈕。

Step5：在“視圖”選項卡單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭，然后單擊“停止錄制”。

之后，當使用Word編輯文檔，每次關(guān)閉文檔或退出Word時，AutoClose宏會自動運行，對文檔進行保存操作。如果是尚未命名的新文檔，將彈出“另存為”對話框，以便你為文檔命名。

編輯AutoClose宏

以上錄制宏的操作是假設Word的Normal.dotm模板中尚不存在AutoClose宏，如果該宏已經(jīng)存在，那么你可以對該宏進行編輯，在其中加上保存文檔的代碼即可，具體操作如下。

Step1：在“視圖”選項卡，單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭，然后單擊“查看宏”。

Step2：在“宏的位置”列表中選擇“所有的活動模板和文檔”，在“宏名”列表中單擊“AutoClose”，然后單擊“編輯”按鈕。

Step3：代碼窗口加上以下代碼：

ActiveDocument.Save（如圖3）

Step4：單擊工具欄中的“保存”按鈕，然后單擊“文件”菜單中的“關(guān)閉并返回到Microsoft Word”按鈕。

刪除AutoClose宏

或許一段時間之后，你又不再需要這個AutoClose宏了，以下的操作可將該宏刪除：在“視圖”選項卡單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭，單擊“查看宏”，然后在“宏名”列表中選擇要刪除的“AutoClose”宏，單擊“刪除”按鈕（如圖4），再單擊“是”按鈕即可。

啟用文檔中的宏

或許，你雖然已經(jīng)按上述進行了操作，但在關(guān)閉Word時AutoClose宏卻并沒有運行，這是因為你的Word設置為禁用宏的緣故，以下的操作可以啟用宏。

Step1：擊“文件”選項卡，單擊“選項”。

Step2：依次單擊“信任中心”、“信任中心設置”和“宏設置”。

Step3：選中“啟用所有宏（不推薦，可能會運行有潛在危險的代碼）”復選鈕（如圖5）。

Step4：依次單擊“確定”按鈕，關(guān)閉各對話框。

表格內(nèi)自動求和

大凡Excel用戶對其提供的“自動求和”按鈕可謂是喜愛有加，要是Word表格也有這個“自動求和”功能該多好啊！你別說，你的這個愿望還真能變?yōu)楝F(xiàn)實。以下就是為Word2013快速訪問工具欄添加“求和”按鈕的操作過程。

Step1：在“文件”選項卡單擊“選項”。

Step2：單擊“自定義”功能區(qū)，在“從下列位置選擇命令”框中單擊“不在功能區(qū)中的命令”，再在下面的命令列表中，找到并單擊“求和”，單擊“添加”按鈕（如圖6）。

Step3：擊“確定”按鈕。

至此，“求和”按鈕就出現(xiàn)在快速訪問工具欄中了。現(xiàn)在，把插入點置于需要存放合計數(shù)的Word表格的單元格之中，單擊快速訪問工具欄中的“求和”按鈕，Word將計算并顯示插入點所在的單元格上方或左方單元格中數(shù)值的總和。當上方和左方都有數(shù)據(jù)時，上方求和優(yōu)先。如果以后不需要這個“求和”按鈕了，可以右鍵單擊該按鈕，然后從彈出的快捷菜單中單擊“從快速訪問工具欄刪除”，將其刪除。

打印前自動重算

在編輯Word表格時，有時或許需要進行一些簡單的計算。這項工作你可以使用“表格工具”的“布局”選項卡“數(shù)據(jù)”組中的“公式”來完成。與Excel能夠在更改了單元格數(shù)據(jù)后自動重新計算結(jié)果不同，在更改了Word表格中的數(shù)據(jù)后，引用這些數(shù)據(jù)的單元格中的數(shù)值并不會自動計算并更新。這是因為Word中的“公式”是以域的形式存在于文檔之中的，而Word并不會自動更新域，但我們可以設置讓Word在打印前自動更新域，方法如下。

Step1：在“文件”選項卡單擊“選項”。

Step2：單擊“顯示”，在“打印選項”標題下選中“打印前更新域”復選框（如圖7）。

Step3：擊“確定”按鈕。

經(jīng)過以上設置，在打印文檔前，Word將會自動更新文檔中所有的域，從而保證打印出最新的正確計算結(jié)果。