農(nóng)村電網(wǎng)建設(shè)中工程檔案管理工作的問題研究

【摘要】農(nóng)村電網(wǎng)建設(shè)和改造工程（簡稱農(nóng)網(wǎng)工程）是對農(nóng)村陳舊、老化的線路和設(shè)備進(jìn)行升級改造，并解決無電地區(qū)居民用電問題的惠民工程。農(nóng)網(wǎng)工程檔案是工程的原始記錄，反映了工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的全過程，是工程管理不可缺少的組成部分，也是竣工后線路和設(shè)備維護(hù)用必須要使用的基礎(chǔ)技術(shù)檔案。因此，農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理工作十分重要。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)村電網(wǎng)；檔案管理；問題及對策

農(nóng)村電網(wǎng)建設(shè)和改造工程（簡稱農(nóng)網(wǎng)工程）是對農(nóng)村陳舊、老化的線路和設(shè)備進(jìn)行升級改造，并解決無電地區(qū)居民用電問題的惠民工程。農(nóng)網(wǎng)工程的實(shí)施可以大大提升和優(yōu)化農(nóng)村用電質(zhì)量和用電環(huán)境，更好地保障農(nóng)村居民生活用電和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)設(shè)施用電，在國家政治和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中具有重要意義。

農(nóng)網(wǎng)工程檔案是工程的原始記錄，反映了工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的全過程，是工程管理不可缺少的組成部分，也是竣工后線路和設(shè)備維護(hù)用必須要使用的基礎(chǔ)技術(shù)檔案。因此，農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理工作十分重要，做好農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理工作一定要注重過程管理，只有管理過程的沒一個環(huán)節(jié)都做好了，再能形成高質(zhì)量的檔案，使其準(zhǔn)確全面的反映工程管理全過程，更好的服務(wù)農(nóng)網(wǎng)線路和設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)工作。筆者認(rèn)為在農(nóng)網(wǎng)工程管理中應(yīng)當(dāng)注意以下幾個問題：

一、注意制度的可執(zhí)行性，強(qiáng)化責(zé)任管理

近幾年，隨著工程管理的日益規(guī)范，各相關(guān)單位都建立健全了農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理的相關(guān)制度，對各參建單位的檔案提交和管理責(zé)任也做出了規(guī)定。但實(shí)際工作中，部分制度的可操作性不強(qiáng)，歸檔責(zé)任都指向單位，而各參建單位內(nèi)部，甚至建設(shè)單位自身，并未將檔案收集整理責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，不能將每份歸檔文件材料的形成和收集責(zé)任、每卷檔案的整理與核查責(zé)任落實(shí)到人。責(zé)任規(guī)定得不到位，會導(dǎo)致部分文件材料的遺失，歸檔文件材料質(zhì)量不符合檔案規(guī)定，例如可能會導(dǎo)致設(shè)備材料的質(zhì)量證明文件缺少、字跡模糊、復(fù)印件、缺章，施工記錄填寫錯誤，部分重要審批文件單獨(dú)保存，不歸入檔案案卷等。

對策：（1）逐級制定，并根據(jù)工作實(shí)踐及時修訂檔案整理、移交、驗(yàn)收和保管的相關(guān)制度，確保制度能夠覆蓋農(nóng)網(wǎng)檔案管理的全過程，避免管理過程的個別環(huán)節(jié)出現(xiàn)制度真空，并符合相關(guān)企業(yè)實(shí)際，可操作性強(qiáng)。（2）明確檔案相關(guān)方責(zé)任，責(zé)任到人。譬如一份施工記錄的形成責(zé)任、簽字責(zé)任、收集責(zé)任、整理責(zé)任，一份設(shè)備圖紙或說明書的收集責(zé)任、歸檔責(zé)任等，要清楚明白，只有這樣，相關(guān)人員才能各負(fù)其責(zé)，避免推諉和等靠，提高檔案質(zhì)量和管理效率。（3）要有常態(tài)化的考核措施。檔案中出現(xiàn)問題了，什么性質(zhì)的問題，責(zé)任人是誰，如果制度制定得當(dāng)，責(zé)任劃分清楚，就可以不存爭議的進(jìn)行考核，這種考核機(jī)制形成常態(tài)，就能增加責(zé)任心，大大提高檔案管理質(zhì)量。

二、注意宣貫相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，強(qiáng)化培訓(xùn)

農(nóng)網(wǎng)工程中，相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范比較多，有工程管理方面的，也有檔案管理方面的。有國家的，也有行業(yè)的。很多工程管理中比較重視和關(guān)注工程進(jìn)度和質(zhì)量，認(rèn)為檔案就是資料員和檔案員的事，這樣的管理意識形態(tài)導(dǎo)致項(xiàng)目管理人員，施工、監(jiān)理人員檔案意識淡薄，對檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范不了解，也沒有了解的途徑和動力，這樣以來，工程管理人員、資料員和檔案員大部分都不清楚有什么規(guī)范，只是照著前面整好的檔案照貓畫虎，能做到幾分相似就做到幾分相似。從而導(dǎo)致歸檔不全，歸檔文件材料鉛筆、圓珠筆簽字，印章模糊，數(shù)據(jù)與工程實(shí)際不符，缺項(xiàng)漏項(xiàng)、案卷不規(guī)范的問題層出不窮。通過不停的檢查和整改，好不容易比較規(guī)范了，再換個施工、監(jiān)理單位或有人員變動，馬上又回到問題層出不窮的原點(diǎn)了。長此以往，檔案收集整理工作隨意性大，管理水平很難有實(shí)質(zhì)性的提升。

對策：（1）建設(shè)部門應(yīng)從思想上重視農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理工作，注重與檔案管理部門、各參建單位的溝通，積極宣貫最新檔案業(yè)務(wù)規(guī)范及工程資料形成的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，務(wù)必使項(xiàng)目管理人員、一線的施工、監(jiān)理人員，熟悉這些規(guī)范規(guī)章。使檔案的形成、整理、移交、歸檔工作有法可依，有標(biāo)準(zhǔn)可執(zhí)行。（2）在工程立項(xiàng)、開工等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，加深影響，增加理解，力促在文件材料和案卷的形成環(huán)節(jié)就能緊靠標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范地進(jìn)行收集整理工作，盡量避免竣工后再去整改不規(guī)范的檔案資料。

三、注重過程管理，強(qiáng)化檢查與指導(dǎo)

農(nóng)網(wǎng)改造工程大部分都是10kV工程，項(xiàng)目多，工期緊，施工隊(duì)伍更換頻繁。項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理單位往往對工程施工過程的監(jiān)管、督促和檢查比較重視，檔案方面的過程管理比較欠缺，有的工程甚至在初驗(yàn)時，檔案都沒有受到相應(yīng)的重視。過程管理的欠缺，導(dǎo)致檔案問題整改難度加大，整改成本增大，個別檔案問題錯過了時機(jī)可能就永遠(yuǎn)都不能彌補(bǔ)了。

對策：（1）在項(xiàng)目管理部門設(shè)立檔案管理專責(zé)，可以是兼職，但必須要肩負(fù)起統(tǒng)籌、管理工程檔案的責(zé)任。這個人即要懂工程，又要了解檔案業(yè)務(wù)，最重要的是責(zé)任心要比較強(qiáng)，能夠統(tǒng)籌和管理整個工程的檔案業(yè)務(wù)。（2）項(xiàng)目管理部門、施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)在工程一開始就安排檔案管理人員到位，對所屬工程資料進(jìn)行完整的收集和規(guī)范的整理，做到檔案整理工作與工程進(jìn)度同步。（3）工程管理部門、監(jiān)理單位應(yīng)不定時地檢查和督促其它參建單位項(xiàng)目工程檔案的管理工作，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，及時整改問題。只有過程管理到位了，才能夯實(shí)農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理基礎(chǔ)，產(chǎn)生高質(zhì)量的農(nóng)網(wǎng)工程檔案。

四、重視立卷管理，細(xì)化組卷規(guī)范

如果把歸檔文件材料比喻為珍珠的話，立卷和組卷工作就是線。珍珠要成為一件漂亮的首飾還需要有質(zhì)地良好的線來穿，成一串項(xiàng)鏈還是手鏈也要看線怎么串。部分農(nóng)網(wǎng)工程檔案由于對組卷工作不夠重視，雖然收集比較齊全，但文件材料排列零亂，組卷欠缺邏輯，缺目錄，無備考表，題名不清楚，使人看了如墜五里云霧，這樣的檔案如果移交檔案室，就會大大增加利用者查找檔案資料的時間，如要清楚地了解工程管理過程就更難了。

對策：（1）對案卷材料的排列、組卷、案卷質(zhì)量做出明確規(guī)定。如寧夏電力公司編制的《寧夏電力公司改造升級管理管理實(shí)施細(xì)則》中，針對10kV及以下農(nóng)網(wǎng)工程特點(diǎn)，對綜合性文件和單項(xiàng)工程資料的歸檔明細(xì)，排列順序，責(zé)任者、分類、組卷方式都做了細(xì)致的規(guī)定，在實(shí)際工作中，起到了很好的示例作用。（2）工程管理部門、監(jiān)理、施工單位應(yīng)給予組卷工作足夠的重視，配備或聘請具有檔案專業(yè)知識的人員對檔案的組卷、題名等工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，及時改正不規(guī)范的檔案，使歸檔文件材料排列有序，分類清楚，組卷符合檔案管理要求和工程邏輯順序，題名規(guī)范，目錄清楚，備考表填寫明白，就能清晰地反映工程過程，便于查閱利用。

綜上，細(xì)節(jié)決定成敗，對于檔案管理更是如此，只有結(jié)合實(shí)際，步步為營得做好過程管理，農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理才會更加高效，更加規(guī)范。