如何提高管理體系內(nèi)部審核的有效性

【摘要】?jī)?nèi)部審核對(duì)管理體系運(yùn)行起到十分重要的作用，其有效性直接影響管理體系的有效性。企業(yè)重視內(nèi)部審核，做好培訓(xùn)、策劃、實(shí)施及總結(jié)整改工作，才能推動(dòng)管理體系有效、高效運(yùn)行并持續(xù)改進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】提高；管理；體系；審核；有效性

目前，許多企業(yè)都建立了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“管理體系”），并通過(guò)認(rèn)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)證取得了管理體系的認(rèn)證注冊(cè)資格。內(nèi)部審核（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“內(nèi)審”）作為管理體系運(yùn)行的重要評(píng)價(jià)手段，對(duì)管理體系運(yùn)行的有效性、適宜性，起到了至關(guān)重要的作用。只有內(nèi)審達(dá)到一定的深度，才能提出深層的改進(jìn)要求，持續(xù)改進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，提高顧客和相關(guān)方滿(mǎn)意程度，提升環(huán)境和職業(yè)健康安全管理水平。現(xiàn)就如何提高管理體系內(nèi)審的有效性，結(jié)合實(shí)際工作談些體會(huì)。

1、領(lǐng)導(dǎo)層重視內(nèi)審

管理體系貫標(biāo)工作是否能成功，是否能有效運(yùn)行并持續(xù)改進(jìn)，領(lǐng)導(dǎo)的作用尤為重要。內(nèi)審即第一方審核，是企業(yè)對(duì)其自身的產(chǎn)品、過(guò)程、服務(wù)、活動(dòng)進(jìn)行的審核，涉及管理體系的所有職能部門(mén)和所有過(guò)程。內(nèi)審是對(duì)管理體系業(yè)績(jī)進(jìn)行監(jiān)測(cè)，為管理評(píng)審提供輸入信息，即尋找改進(jìn)內(nèi)容以便實(shí)施改進(jìn)，確保管理方針和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。只有領(lǐng)導(dǎo)層思想重視，將貫標(biāo)工作作為企業(yè)一項(xiàng)長(zhǎng)期的重要工作來(lái)抓，給予人力、物力、財(cái)力、時(shí)間等方面大力支持，內(nèi)審工作才能順利開(kāi)展，才能有效推動(dòng)管理體系不斷改進(jìn)。首先，企業(yè)的最高管理層要親自參與內(nèi)審的組織安排，監(jiān)督內(nèi)審不符合項(xiàng)按要求關(guān)閉。其次，各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人要認(rèn)真正確對(duì)待內(nèi)審，積極配合，不要怕暴露問(wèn)題，及時(shí)提供所檢查內(nèi)容的相關(guān)事實(shí)證據(jù)。第三，當(dāng)出現(xiàn)不符合項(xiàng)時(shí)，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織員工召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議，通報(bào)內(nèi)審情況，分析產(chǎn)生問(wèn)題的原因，采取糾正/糾正措施，進(jìn)行整改。

2、加強(qiáng)審核員培訓(xùn)

審核員的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平直接影響內(nèi)審結(jié)果及對(duì)管理體系的客觀評(píng)價(jià)。企業(yè)應(yīng)選拔具有一定生產(chǎn)和管理經(jīng)驗(yàn)，交流溝通能力和協(xié)調(diào)能力較強(qiáng)，且有責(zé)任心的員工，通過(guò)參加培訓(xùn)具備內(nèi)部審核員資格。審核員在取得了資格證書(shū)后，企業(yè)仍不能放松對(duì)審核員的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作。當(dāng)國(guó)家相關(guān)新標(biāo)準(zhǔn)頒布時(shí)，應(yīng)及時(shí)組織對(duì)審核員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)宣貫；當(dāng)管理體系文件修訂、換版，或管理體系在執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵過(guò)程存在問(wèn)題，應(yīng)舉辦審核員培訓(xùn)講座，使審核員對(duì)管理體系文件有更深的理解并達(dá)到共識(shí)。與此同時(shí)，還應(yīng)抓住內(nèi)審的機(jī)會(huì)實(shí)施培訓(xùn)。內(nèi)審前召開(kāi)審核組會(huì)議，強(qiáng)調(diào)各部門(mén)的審核重點(diǎn)、可能出現(xiàn)問(wèn)題的解決方法及注意事項(xiàng)等，便于審核時(shí)獲取確鑿的證據(jù)，為內(nèi)審報(bào)告提拱充分的材料支撐。內(nèi)審結(jié)束召集審核員進(jìn)行匯報(bào)交流，點(diǎn)評(píng)內(nèi)審工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，從而有效提高審核員的整體素質(zhì)。

3、做好審核策劃

為了促進(jìn)管理體系貫標(biāo)工作扎實(shí)有效進(jìn)行，結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)和外審的時(shí)間，制定年度內(nèi)審計(jì)劃，確定審核頻次和時(shí)機(jī)。內(nèi)審分為集中內(nèi)審和滾動(dòng)內(nèi)審：集中內(nèi)審?fù)ǔＲ荒暌淮?，安排在管理評(píng)審之前，覆蓋管理體系的所有活動(dòng)、過(guò)程和所有部門(mén)、場(chǎng)所。滾動(dòng)內(nèi)審?fù)ǔ０丛逻M(jìn)行（除集中內(nèi)審、管理評(píng)審和外審月份），可按部門(mén)審核，也可按過(guò)程審核，或按問(wèn)題審核。按部門(mén)審核根據(jù)部門(mén)職責(zé)進(jìn)行，按過(guò)程審核是根據(jù)“過(guò)程方法”概念抽查勘測(cè)、設(shè)計(jì)及總包項(xiàng)目等過(guò)程管理，按問(wèn)題審核則是專(zhuān)門(mén)針對(duì)貫標(biāo)過(guò)程中出現(xiàn)的關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行審核。審核計(jì)劃，應(yīng)明確審核目的、范圍、依據(jù)、內(nèi)容、日程安排及不符合關(guān)閉時(shí)間。需強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)，一是除負(fù)責(zé)管理體系的職能部門(mén)參加審核外，應(yīng)增加其它各部門(mén)具備審核員資格的人員參加審核，以便帶動(dòng)所在部門(mén)的貫標(biāo)工作；其次在內(nèi)審計(jì)劃中應(yīng)明確受審核部門(mén)的審核條款，避免造成內(nèi)審不全面、漏條款及深度不夠現(xiàn)象。

4、注意現(xiàn)場(chǎng)審核方法和技巧

現(xiàn)場(chǎng)審核是獲得充分客觀事實(shí)證據(jù)的唯一方法?，F(xiàn)場(chǎng)審核前，審核員應(yīng)按照審核計(jì)劃思路清晰和明確地編制檢查表，要保持審核內(nèi)容的周密和完整，保持審核節(jié)奏和連續(xù)性，減少偏見(jiàn)和隨意性。面談是獲取審核證據(jù)的重要手段之一，應(yīng)考慮面談選擇對(duì)象的層次和職能，以便收集來(lái)自審核范圍內(nèi)實(shí)施活動(dòng)和任務(wù)的信息。查閱資料時(shí)，可查管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件、規(guī)程規(guī)范、項(xiàng)目計(jì)劃、方案、指導(dǎo)書(shū)、大綱、計(jì)算書(shū)、報(bào)告、圖紙、清單、記錄、臺(tái)帳及電子版資料等。善于觀察各種設(shè)備狀態(tài)、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)、工作環(huán)境、貯存環(huán)境以及文件和記錄的保管及檢索情況等。按部門(mén)進(jìn)行審核時(shí)，依據(jù)管理手冊(cè)中職責(zé)分配表所列的職責(zé)重要程度，對(duì)重要部門(mén)進(jìn)行重點(diǎn)審核。按過(guò)程進(jìn)行審核時(shí)，應(yīng)將勘測(cè)、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、檢驗(yàn)、試驗(yàn)、施工等過(guò)程作為主要過(guò)程進(jìn)行重點(diǎn)審核。審核員應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)審核情況做詳細(xì)準(zhǔn)確的記錄，避免因不符合項(xiàng)事實(shí)描述不清或未真正反映客觀事實(shí)，造成不符合項(xiàng)整改對(duì)象不明的現(xiàn)象。

5、客觀評(píng)價(jià)審核結(jié)果

末次會(huì)議之前，應(yīng)召開(kāi)審核組會(huì)議，對(duì)審核發(fā)現(xiàn)及收集到的綜合信息進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計(jì)、分析、歸納、總結(jié)，確定不符合項(xiàng)，最終客觀評(píng)價(jià)審核結(jié)果形成內(nèi)審報(bào)告。審核組長(zhǎng)編制內(nèi)審報(bào)告，對(duì)其準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。內(nèi)審報(bào)告要簡(jiǎn)明扼要，用事實(shí)和數(shù)據(jù)說(shuō)話，說(shuō)明不符合項(xiàng)分別按部門(mén)、管理體系、文件分布的情況，充分反映管理體系運(yùn)行中存在的問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)一步提出整改要求。內(nèi)審報(bào)告經(jīng)管理者代表審批后，應(yīng)盡快下發(fā)各部門(mén)實(shí)施整改。

6、強(qiáng)化內(nèi)審后續(xù)整改

受審部門(mén)應(yīng)按內(nèi)審報(bào)告的要求，在規(guī)定時(shí)間完成整改。一定要落實(shí)責(zé)任人，認(rèn)真分析產(chǎn)生不符合的原因，針對(duì)原因采取行之有效的糾正措施，防止問(wèn)題再次發(fā)生。若產(chǎn)生不符合的深層次根源涉及到其它部門(mén)，所涉及的部門(mén)、負(fù)責(zé)管理體系的職能部門(mén)及審核員均應(yīng)參與糾正措施的制定，這樣才能取得較好的整改效果。審核組長(zhǎng)是糾正措施及有效性的跟蹤驗(yàn)證責(zé)任人，對(duì)所有不符合項(xiàng)的整改進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，個(gè)別的整改可能要經(jīng)過(guò)多次反復(fù)方能通過(guò)。出現(xiàn)不符合項(xiàng)的部門(mén)貫標(biāo)工作未必做得不好，未出現(xiàn)不符合項(xiàng)的部門(mén)未必貫標(biāo)工作就做得到位不存在不符合項(xiàng)。為更好的做好舉一反三，在企業(yè)內(nèi)部公開(kāi)以部門(mén)為統(tǒng)計(jì)單位的不符合項(xiàng)臺(tái)帳，包括審核時(shí)間、審核員、不符合事實(shí)描述、違反條款等內(nèi)容。對(duì)部門(mén)重復(fù)發(fā)生類(lèi)似不符合項(xiàng)的現(xiàn)象，按有關(guān)規(guī)定給予部門(mén)、項(xiàng)目組或個(gè)人一定的考核處罰。

7、結(jié)束語(yǔ)

內(nèi)審是發(fā)現(xiàn)管理體系運(yùn)行問(wèn)題和解決問(wèn)題的最好途徑，是最高管理者對(duì)管理體系做出準(zhǔn)確評(píng)價(jià)并采取決策的重要依據(jù)，是確保管理體系有效運(yùn)行并持續(xù)改進(jìn)的根本保障，為企業(yè)發(fā)展起到保駕護(hù)航的作用。

參考文獻(xiàn)

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