對協(xié)同辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用的幾點體會

【摘要】協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）是一個將現(xiàn)代辦公思想和計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通訊等現(xiàn)代化工具集成在一起的辦公應(yīng)用產(chǎn)品。在應(yīng)用中能規(guī)范工作流程，快速有效地處理公司內(nèi)部的辦公業(yè)務(wù)。使辦公室事務(wù)工作自動化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化，達(dá)到協(xié)同工作的目的?，F(xiàn)就我在應(yīng)用過程中的幾點體會與大家分享。

【關(guān)鍵詞】辦公系統(tǒng)；應(yīng)用；體會

一、概述

協(xié)同辦公系統(tǒng)，我公司于2002年在瑯琊山抽水蓄能電站工程（該工程為安徽省“十五”期間重點能源項目之一，于2007年底全部機(jī)組投產(chǎn)，現(xiàn)獲國家優(yōu)質(zhì)工程銀質(zhì)獎）管理中開始使用。當(dāng)時，為了將設(shè)計、監(jiān)理及各施工單位在業(yè)主的統(tǒng)一管理下協(xié)同高效工作，在“小業(yè)主、大監(jiān)理”的管理模式下，公司建立了局域網(wǎng)及無線網(wǎng)絡(luò)，引進(jìn)了協(xié)同辦公軟件，從而解決了管理的有效性、及時性、協(xié)同性以及信息資源的有效獲取和共享問題。2005年，隨著電站工程逐步完工，各單位也相繼撤離，公司將原來C/S（client/server）結(jié)構(gòu)模式的辦公系統(tǒng)升級為B/S（browser/server）結(jié)構(gòu)模式，并配置了VPN防火墻，實現(xiàn)了公司的遠(yuǎn)程辦公。同時，公司按照需要修改完善了收文、發(fā)文及其它業(yè)務(wù)流程。2009年，按照國家電網(wǎng)公司的集團(tuán)化運作要求，國網(wǎng)新源控股有限公司（以下簡稱新源公司）于7月份在我公司部署了新的協(xié)同辦公系統(tǒng)，我公司于8月份開始投入運行。

協(xié)同辦公業(yè)務(wù)應(yīng)用是國家電網(wǎng)公司“SG186”八大業(yè)務(wù)應(yīng)用之一，由辦公自動化、任務(wù)協(xié)作、知識管理和檔案管理四大模塊組成。協(xié)同辦公系統(tǒng)整合公司系統(tǒng)資源，構(gòu)建靈活、高效的協(xié)同工作平臺，協(xié)調(diào)和推進(jìn)公司日常工作并督促落實，保證政令暢通，實現(xiàn)高效的協(xié)同管理、靈活的業(yè)務(wù)流程整合、有效的知識管理和及時的內(nèi)部通訊，提升決策支撐能力，強(qiáng)化信息樞紐能力，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力。最終實現(xiàn)公司系統(tǒng)協(xié)同辦公的統(tǒng)一管理，構(gòu)筑覆蓋公司總部、基層單位的一體化綜合辦公管理及業(yè)務(wù)應(yīng)用集成平臺。

二、對協(xié)同辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用過程實施的體會

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，建立新的管理理念

這次協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)應(yīng)用，在國家電網(wǎng)公司的統(tǒng)一要求下，新源公司的統(tǒng)一部署下，得到公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，投入資金改變了硬件環(huán)境。在實際操作過程中，領(lǐng)導(dǎo)帶頭參加培訓(xùn)。在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)老的辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的不合理性，領(lǐng)導(dǎo)同意修正了業(yè)務(wù)流程，使公司收、發(fā)文逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。通過培訓(xùn)和應(yīng)用，促使公司職工隊伍素質(zhì)的全面提高，建立了新的管理理念，實現(xiàn)行政辦公無紙化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化。

（二）建立安全可靠的網(wǎng)絡(luò)平臺

為了信息安全考慮，我公司將內(nèi)、外網(wǎng)進(jìn)行物理隔離。公司內(nèi)網(wǎng)通過防火墻、路由器與新源公司總部廣域網(wǎng)連接。IP地址按新源公司總部統(tǒng)一規(guī)劃。內(nèi)網(wǎng)防病毒服務(wù)器及所有終端電腦的操作系統(tǒng)全部清理并重新安裝，同時定期更新內(nèi)網(wǎng)病毒庫，并且制定了公司信息網(wǎng)絡(luò)安全等有關(guān)制度，對外部接入、信息機(jī)房管理進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。這樣，為協(xié)同辦公業(yè)務(wù)應(yīng)用創(chuàng)造良好的硬件環(huán)境。和內(nèi)、外網(wǎng)隔離前相比，維護(hù)量大大減少。隔離之前，雖然有防火墻和防病毒的保護(hù)，但往往某些員工不自覺的下載文件，致使木馬和少量病毒的侵?jǐn)_，給協(xié)同辦公系統(tǒng)的信息安全、保密性帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，內(nèi)、外網(wǎng)隔離和建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)安全管理制度是協(xié)同辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用的可靠保證。

（三）建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并符合要求的辦公業(yè)務(wù)流程

協(xié)同辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用的辦公室主管人員應(yīng)熟悉公司收、發(fā)文等有關(guān)辦公業(yè)務(wù)流程，熟悉公司組織機(jī)構(gòu)并明確每位員工的職位及承擔(dān)的角色，了解《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南。建立公司工作需要的發(fā)文種類和文件字。我公司共建立了5種發(fā)文類型，有公司發(fā)文，黨委發(fā)文、紀(jì)委發(fā)文、工會發(fā)文、外方傳真。每一種發(fā)文都建立了發(fā)文模板，模板格式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，實現(xiàn)了公司發(fā)文的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。大大提高了工作效率。

（四）實行公司全員培訓(xùn)

協(xié)同辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用，不是一個人的事，是公司全員的職責(zé)。協(xié)同辦公，就是公司員工共同協(xié)作辦公。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，員工進(jìn)一步更新了管理理念和熟悉操作程序，進(jìn)一步了解協(xié)同辦公系統(tǒng)所分配的使用權(quán)限（公司領(lǐng)導(dǎo)、辦公主任、部門領(lǐng)導(dǎo)、文書、一般員工以及系統(tǒng)管理員在OA中都有自己的角色和權(quán)限），進(jìn)一步規(guī)范管理，養(yǎng)成每天上班就打開辦公系統(tǒng)查看、處理公文，下班之前再次查看的習(xí)慣，同時，員工也形成了信息安全意識和自覺保護(hù)公司的信息資產(chǎn)。

（五）在實施過程中及時與軟件開發(fā)商溝通

任何一個應(yīng)用系統(tǒng)都有不完善的地方，尤其在軟件應(yīng)用的初期。協(xié)同辦公業(yè)務(wù)流程在應(yīng)用初期可能出現(xiàn)這樣或那樣的問題，一旦發(fā)現(xiàn)問題，主管協(xié)同辦公應(yīng)用人員即與軟件開發(fā)商溝通建議修正，直至符合要求。有時，一個文件字的錯誤，或發(fā)文模板的缺失，或組織機(jī)構(gòu)的問題，等等，都有可能影響協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用效果。軟件系統(tǒng)和設(shè)備運行一樣，在開始階段易出現(xiàn)問題。所以在應(yīng)用初期，協(xié)同辦公應(yīng)用主管人員應(yīng)耐心細(xì)致地與軟件開發(fā)商溝通，不斷測試，不斷發(fā)現(xiàn)問題，不斷修正問題，只有這樣，才能實現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)的深化應(yīng)用。

三、對協(xié)同辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用益處的體會

協(xié)同辦公業(yè)務(wù)應(yīng)用是國家電網(wǎng)公司集團(tuán)化管理的必然要求。國家電網(wǎng)公司在全國范圍內(nèi)建立了廣域網(wǎng)，構(gòu)筑一體化企業(yè)級信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信息縱向貫通、橫向集成，支撐集團(tuán)化運作；建設(shè)國網(wǎng)公司總部、網(wǎng)省公司兩級數(shù)據(jù)中心，共享數(shù)據(jù)資源，促進(jìn)集約化發(fā)展；部署國網(wǎng)公司總部、網(wǎng)省公司、地市縣三層業(yè)務(wù)應(yīng)用，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)精細(xì)化管理。作為業(yè)務(wù)應(yīng)用層的瑯琊山電站，應(yīng)用益處可言而知：一是由于協(xié)同辦公系統(tǒng)的硬件、軟件及數(shù)據(jù)都集中在總部，這樣就省掉了硬、軟件及數(shù)據(jù)的維護(hù)工作；二是由于公司與總部采用聯(lián)網(wǎng)發(fā)文模式，這樣就大大提高了文件的傳輸效率；三是由于采用黨政機(jī)關(guān)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的公文格式，這樣就大大減輕了辦公室文書的排版工作量；四是協(xié)同辦公系統(tǒng)強(qiáng)大的文件查詢功能，為員工節(jié)省了網(wǎng)上查詢文件的時間；五是協(xié)同辦公系統(tǒng)的檔案管理模塊，實現(xiàn)了協(xié)同辦公與檔案管理的一體化；六是協(xié)同辦公系統(tǒng)的任務(wù)協(xié)作可實現(xiàn)廣域網(wǎng)內(nèi)各公司員工之間的信息通訊；七是協(xié)同辦公系統(tǒng)是實現(xiàn)痕跡化管理和提高精細(xì)化管理水平的重要平臺；等等?？傊?，協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，還有很多的益處沒有挖掘出來。協(xié)同辦公系統(tǒng)，在今后的逐步深化應(yīng)用中，不斷摸索，不斷開發(fā)，相信在國家電網(wǎng)中會產(chǎn)生極大的效益，并發(fā)揮越來越重要的作用。

作者簡介

李建巧，男，1964年生，浙江人，計算機(jī)及其應(yīng)用，本科，工學(xué)學(xué)士，工程師?，F(xiàn)主要從事信息管理、協(xié)同辦公應(yīng)用，文書及檔案管理等工作。