人性化、高效率—淺談辦公室綜合管理

【摘要】綜合管理工作具有承上啟下的工作性質(zhì)，促進各部門間相互協(xié)調(diào)的重要工作之一，對整個單位的運行有著重要的地位。本文通過對辦公室工作的分析，對人性化、高效率辦公室綜合管理進行解讀，指出了辦公室中存在的一些問題，并提出一些解決方案，對辦公室綜合管理工作有一定的借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】辦公室；管理；高效率；人性化

1、前言

辦公室綜合管理工作，對一個單位中各項事務(wù)都有著重要的紐帶作用，是整個體系運作的潤滑劑，能夠有效促進一個整體的統(tǒng)一性和運轉(zhuǎn)的流暢性。對于辦公室管理，在長期以來所形成的辦公室文化中已經(jīng)形成一個較為完整的體系，但對于現(xiàn)在日息萬變的外部條件下，綜合管理文化也應(yīng)與當(dāng)今社會相適應(yīng)。

作為一名辦公室綜合管理人員，對辦公室的各項管理工作應(yīng)當(dāng)有一定的了解和掌握，通過對運行過程中產(chǎn)生的各種問題分析研究，不難看出，綜合管理的高效率對于辦公室的工作有著重要的推動效應(yīng)，而綜合管理的人性化對于辦公室中的人員起著重要的調(diào)節(jié)作用。

2、綜合管理工作實施人性化管理的作用

2.1能夠提高服務(wù)意識，增強服務(wù)的主動性

綜合管理的人性化，就是在工作中以人為本，以人作為出發(fā)點，充分考慮人在工作中的作用和感受。由于綜合管理是在一項與人和事同時接觸的工作，這就要求綜合管理工作人員對于人需要有足夠的熱情，讓相互間能夠順利接受，對于事要做到面面俱到，注重細(xì)節(jié)的把握。通過和人的接觸，對于提高服務(wù)意識的作用尤其巨大，人性化綜合管理下的辦公室能夠?qū)τ谵k公室中的人對待彼此有一顆相互理解的心，在人性化管理的體制下，能夠使得工作人員對于彼此作也能夠有足夠的耐心，能夠從小事入手，能夠從人的角度入手，這就從人的層面對服務(wù)意識有所提高，主動進行對彼此服務(wù)工作。

這種服務(wù)意識的提高，對于人性管理制度的有效完成也是有重大促進作用的，通過提高綜合管理人員的服務(wù)意識，增強服務(wù)的主動性，會在辦公室成員之間形成一種相互關(guān)懷的氣氛，對于人性化管理制度可以在人心中形成一個根深蒂固的思想體系，從而對綜合管理體系構(gòu)成有效的促進作用，對體系中各項工作的順利開展起到良好的作用。因此，人性化管理對于辦公室中服務(wù)意識的提高有著重要的相互作用。

2.2增進團結(jié)合作，形成團隊效應(yīng)

人性化管理中重要的一個部分就是相互協(xié)作，通過相互協(xié)作實現(xiàn)集體效應(yīng)，從而從根本上提高綜合管理的管理效應(yīng)。綜合管理中各項事務(wù)往往是由多個部門，在多個工作人員的共同作用下完成的，通過各部門各成員的集體協(xié)作，來保證各項工作的有序進行。而這一特點最核心的部分在于相互間的團結(jié)協(xié)作。這種協(xié)作關(guān)系的建立，往往需要各個成員間的相互配合和溝通。綜合管理人員之間相互溝通的有效性決定著辦公室工作能否夠順利進行，以實現(xiàn)對綜合管理中各項事務(wù)的完成。人性化管理就是員間能夠相互了解，相互促進，進行有效溝通，以實現(xiàn)形成統(tǒng)一整體的目的。這一目的實現(xiàn)正式對單位中一加一大于二的具體實施過程。

具體而言，在人性化管理的框架下，形成一個有效的相互信息傳遞鏈，對于相互間的消息能夠在最短的時間內(nèi)得知。此外，對于成員間自身的人際關(guān)系也能有效改善，對每個成員能夠從多方面有所了解，從而對其本身的情況能夠形成一個完整的了解，了解每個成員各自的優(yōu)缺點，從而在任務(wù)安排上能夠做到知根知底，面面俱到。

2.3提高個人修養(yǎng)，養(yǎng)成終生學(xué)習(xí)習(xí)慣

現(xiàn)代社會的競爭壓力日益增加，社會變革也日新月異，在這樣巨大的變化下，對綜合管理成員的要求也在不斷提高。個人的修養(yǎng)情況在綜合管理運作過程中越來越起到重要地位，對公司整體的發(fā)展也越來越關(guān)鍵。在這樣的情況下，人性化管理的作用就自然而然突顯出來。人性化管理的框架就是以人為主要出發(fā)點，這不僅是以人的感受為出發(fā)點，更重要的是以人的作用的充分考慮。人的作用的根本決定因素是個人修養(yǎng)，這就包括了人的個人先天能力和后天能力。先天能力是與生俱來的，后天難以改變，對于大多數(shù)人來講，先天能力往往差別不大，正常人在先天能力上不會形成明顯優(yōu)勢。后天能力是人在成長和學(xué)習(xí)過程中不斷形成的，是可以通過學(xué)習(xí)來提高的一種能力。這種能力往往是人與人之間形成巨大差別的根本原因，也是團隊核心競爭力的重要指標(biāo)，也是團隊建設(shè)的重要因素之一。

通過人性化管理，可以在團隊內(nèi)形成終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣，從成員被動的學(xué)習(xí)和提高過程中有所升華，形成主動的，有效的學(xué)習(xí)機制。具體來講，就是在管理初期對成員的個人能力提高進行引導(dǎo)，對成員的主動學(xué)習(xí)進行鼓勵。通過長時間的引導(dǎo)和促進，使成員能夠在具體工作過程中形成主動學(xué)習(xí)的意識和能力，能養(yǎng)成一個終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣。從而增加團隊的核心競爭力。

2.4協(xié)調(diào)人際關(guān)系，消除相互誤會

綜合管理工作的順利開展，除了各成員在工作中的作用外，還有一點十分重要，那就是對辦公室成員間人際關(guān)系的處理。人性化管理的一項重要內(nèi)容就是處理成員的人際關(guān)系，使人與人之間能夠形成一個相互體諒，相互了解的和諧關(guān)系，從各個方面對成員的相互協(xié)作有所促進。人與人之間的人際關(guān)系對工作的影響往往是微妙而巨大的。成員間的人際關(guān)系能夠?qū)ぷ骱拖嗷サ呐浜夏軌蚱鸬綐O大的促進作用，而在處理不當(dāng)時，也能成為一項不可忽視的因素。

人性化管理就是對各個成員能夠有所了解，從各個成員本身出發(fā)，在管理和做事方面有效配置成員，對有問題的成員及時進行溝通了解，通過相互認(rèn)知，相互交流，消除相互間的誤會，構(gòu)成和諧的人際關(guān)系，在工作中能夠形成一個完整的整體。

3、綜合管理高效率管理的作用

3.1注重監(jiān)督作用，保證工作落實完成

綜合管理工作往往要處理多方面工作，具體工作較為瑣碎，涉及到方方面面的內(nèi)容，這就更加要求對工作的具體落實。高效管理就是要將綜合管理中各項工作能夠在具體實施層面負(fù)責(zé)到人，通過對具體工作的合理分工，來對各項工作高效完成，在有限的時間內(nèi)完成更多的工作。高效率的管理，對于這一點來講尤為重要，通過高效的，自上而下的負(fù)責(zé)制度，通過對工作的合理安排，能夠?qū)崿F(xiàn)每個人發(fā)揮其最大的特長，創(chuàng)造最大的價值。

而這種高效率管理方式，在對工作落實的促進作用方面能夠從橫向和縱向都起到促進作用。在縱向方面，通過對具體工作的層層分工，在每一級成員內(nèi)對工作都有一個具體的實施方案，目標(biāo)明確，任務(wù)清晰，在完成時能夠具有高度的專一性。在橫向方面，通過高效率管理，將任務(wù)分配明確，任務(wù)中的各個部分都有專人完成，相互協(xié)作能力強，完成上不會存在相互等待的空窗期，也不會因任務(wù)不明確而造成相互間任務(wù)完成上的沖突。

3.2利用先進手段，提高辦事效率

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是計算機技術(shù)的不斷普及，使得計算機成為綜合管理工作開展的重要工具，對綜合管理工作中的各項內(nèi)容都能有極大的促進作用。隨著近年來環(huán)境問題的日益突出，無紙化辦公也成為當(dāng)今社會的迫切需要，無紙化辦公不僅對環(huán)保有很大的促進作用，對單位降低運營成本也有著很大的作用。因此，高效率綜合管理通過對先進技術(shù)的使用，在辦公室形成以計算機為平臺，通過專業(yè)辦公系統(tǒng)，利用辦公網(wǎng)絡(luò)而建立的高效辦公體系。

此外，信息技術(shù)的不斷發(fā)展對綜合管理工作的促進也起著至關(guān)重要的影響作用。高效率綜合管理借助現(xiàn)代信息技術(shù)，利用移動通信技術(shù)，廣泛覆蓋的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及內(nèi)部電話系統(tǒng)，對辦公室中的各項工作在工作地點上實現(xiàn)極大的解放，對辦公室間的信息傳遞能夠?qū)崿F(xiàn)高效，準(zhǔn)確送達，從而提高綜合管理效率。

3.3精細(xì)化管理，強調(diào)細(xì)節(jié)

細(xì)節(jié)決定成敗，綜合管理中的許多內(nèi)容都是取決于對細(xì)節(jié)的處理，而整個辦公系統(tǒng)也是有一個個細(xì)節(jié)所組成的。高效率的綜合管理能夠在細(xì)節(jié)上對綜合管理和運行工作進行完善，對綜合管理中的各項工作有所促進，消除影響工作的各項因素。

具體而言，精細(xì)化管理就是在具體工作中，把握細(xì)節(jié)，對工作中的每一處小事能夠準(zhǔn)確把握，不放過任何小的差錯。大處落筆，小處著眼，將工作中的每一個環(huán)節(jié)做好，提高綜合管理能力，大幅改善工作效率。

3.4形成有效機制，實現(xiàn)自動辦公

完善的體質(zhì)對于高效綜合管理來講也是至關(guān)重要的，是高效率綜合管理的一項重要工作。對于任何管理工作而言，都需要一個高效機制來保證，這不僅是對綜合管理中各項事務(wù)處理方面能有一個指導(dǎo)，更重要的是對綜合管理中的具體工作的準(zhǔn)繩，規(guī)范辦公室中各種的處置方法，在辦公室中形成一個統(tǒng)一的思路和想法。

通過高效管理有效機制的建立，在綜合管理過程中，對成員進行有效的指導(dǎo)和約束，從而在成員中形成一種特有的思想和辦公室文化，從而實現(xiàn)能夠自覺完成各項工作，實現(xiàn)自動辦公。

4、辦公室管理存在的問題

4.1管理思想偏激

在長期以來形成的管理思想的影響下，在現(xiàn)代綜合管理過程中仍有一下思想是處于落后狀態(tài)，不能適應(yīng)現(xiàn)代綜合管理工作。在具體的工作過程中，往往存在一下偏激的管理思想。一些單位為突出自我，在實際工作中盲目制定工作目標(biāo)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)脫離實際，往往會造成目標(biāo)要求過高，實現(xiàn)過程中困難巨大，難以完成。這就會對工作人員你的工作熱情造成極大影響，嚴(yán)重打擊工作人員工作積極性。而還有一些單位將工作目標(biāo)制定過低，能在短時間內(nèi)完成，這就造成工作人員工作拖沓，效率降低，久而久之，形成惰性。

4.2信息傳遞效率低

綜合管理過程中的信息的傳遞是通過一層層的傳遞進行傳達的，這就會造成信息的傳遞效率低下，信息傳遞的準(zhǔn)確性也相應(yīng)降低。具體而言，辦公室間傳遞過程中，往往是通過一個部門向另一個部門以書面材料形式傳遞，這種傳遞方式落后，且效率低下，無論是對辦公資源還是對人力資源都是一種浪費。而在上下級之間的傳遞往往需要一層層的專人篩選，不僅浪費人力，在時間效率上也難以保證。

4.3管理體制落后

綜合管理體制是綜合管理的一項準(zhǔn)繩和指導(dǎo)思想，是一項隨著綜合管理水平不斷成長，并不斷改變的，與時俱進的系統(tǒng)。他在整個綜合管理過程中是具有決定性作用，而一些單位在綜合管理體制上墨守成規(guī)，未能與時俱進，造成了員工工作上的困難，并在一些新生事務(wù)上難以處理，嚴(yán)重影響了綜合管理效率。

5、構(gòu)建人性化、高效率的辦公室綜合管理

5.1形成有效制度，規(guī)范日常工作

構(gòu)建人性化、高效率的辦公室綜合管理體系，對日常工作需要有一個高度統(tǒng)一的有效制度，在整個綜合管理系統(tǒng)中能夠通過這個制度來規(guī)范日常工作，并促進工作的進行。

首先是要形成有效的會議制度。會議是日常中作中所必不可少的交流方式，通過定期和不定期的會議，來反應(yīng)辦公室的工作狀況和布置工作內(nèi)容。而在傳統(tǒng)的辦公室會議過程中，往往是會議內(nèi)容空泛，會議耗時長，靈活性差。因此，高效的綜合管理就是要通過提高會議效率，完善會議內(nèi)容，并在會議的舉行時間上能夠靈活處理，能夠在必要時及時開展工作會議，對下一步工作進行安排，對遇到的困難進行處理。

其次是簡歷有效的溝通機制。綜合管理的效率體現(xiàn)在信息的傳遞上，傳統(tǒng)的辦公室管理體系中，上下層之間信息傳遞效率往往較慢，經(jīng)常造成實施層和決策層的交流不暢，造成相互間的不了解，從而使工作的安排和實施出現(xiàn)問題。例如文件各種通知的時候可以在辦公網(wǎng)進行，待辦時使用手機短信通知，從而提高辦事效率。建立有效的溝通機制就是要建立一個完善的信息傳遞系統(tǒng)，各層間可以有效傳遞信息，提高信息傳遞效率，并能夠準(zhǔn)確送達有用信息，實現(xiàn)相互了解，相互溝通，形成高效率、人性化管理。

最后是保密制度的建立。保密工作是綜合管理工作中一項不可缺少的部分，保密工作直接關(guān)系到整個單位的經(jīng)濟利益和各項工作的開展。在具體工作方面而言，通過對辦公室中需要保密的材料進行專人專管，對辦公室人員進行定期保密培訓(xùn)，形成一個責(zé)任鮮明、高效的保密機制。

5.2強調(diào)以人為本，做到人性化管理

人性化的綜合管理是現(xiàn)代辦公室管理的重要思想，也在長期的實踐中得到證實，是一種行之有效的管理方式，能夠?qū)C合事務(wù)實現(xiàn)有效的促進作用。強調(diào)以人為本，就是在綜合管理日常工作中從人的角度出發(fā)。

一是要增加對辦公室成員的人文關(guān)懷。通過對辦公室工作環(huán)境的改善，從外部環(huán)境中影響工作人員的工作情緒，對工作人員的工作舒適度以及工作時的心情進行改善，從而使工作人員能夠樂觀積極工作。

二是要形成有效的獎懲機制。從工作人員自身出發(fā)，以工作人員自身的利益為標(biāo)準(zhǔn)，對工作人員進行目的明確，賞罰分明的獎懲機制。對于這一機制的建立，不僅要從人性化的角度出發(fā)對工作人員進行獎勵，更重要的是從人性化的角度出發(fā)對工作人員進行懲罰。這就要求在制定制度是充分考慮到實際情況，以實現(xiàn)對工作人員的規(guī)范教育。

6、總結(jié)

總而言之，人性化、高效率的綜合管理思路是一種與時俱進的，適應(yīng)時代發(fā)展的先進管理思路。通過人性化的綜合管理，可以極大地促進工作人員的工作積極性，是工作人員得到適當(dāng)?shù)娜宋年P(guān)懷，感到溫暖。通過高效率的綜合管理能夠?qū)崿F(xiàn)提高綜合管理工作能力，提升整體辦事效率，更好更多的完成工作。

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