區(qū)（縣）檔案館信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策

區(qū)（縣）檔案館信息化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要組成部分，直接影響著國(guó)家檔案信息化的整體發(fā)展水平。由于它涉及面廣、工作量大、投入大，再加上地區(qū)經(jīng)濟(jì)技術(shù)發(fā)展的不平衡因素，在建設(shè)過(guò)程中面臨著許多困難和問(wèn)題，研究和解決區(qū)（縣）檔案館信息化建設(shè)中的實(shí)際問(wèn)題，已成為檔案部門(mén)必須面對(duì)的重要課題。

一、區(qū)（縣）檔案館信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）缺乏長(zhǎng)期科學(xué)規(guī)劃

目前，區(qū)（縣）檔案部門(mén)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏宏觀規(guī)劃和管理，對(duì)檔案信息化建設(shè)的總體思路和目標(biāo)不明確，資源共建與共享意識(shí)不強(qiáng)。有的檔案館雖然制定了信息化建設(shè)規(guī)劃和方案，成立了領(lǐng)導(dǎo)小組，將信息化建設(shè)提上了重要議事日程，但是，沒(méi)有緊密結(jié)合單位實(shí)際，缺乏科學(xué)性、操作性和針對(duì)性，只是根據(jù)上級(jí)單位的規(guī)定要求“按部就班”地進(jìn)行，缺乏主動(dòng)性、自覺(jué)性和開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)，導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。

（二）資金投入力度不足

經(jīng)費(fèi)短缺、資金不足是長(zhǎng)期困擾檔案部門(mén)發(fā)展的一個(gè)重要因素，尤其是基層檔案部門(mén)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)投入較高、回報(bào)周期較長(zhǎng)的工程，區(qū)（縣）檔案館信息化建設(shè)軟硬件設(shè)施配備困難，部分領(lǐng)導(dǎo)“有多少錢(qián)辦多少事”，存在等、靠、要的思想，資金方面沒(méi)有保障，以致不能確保檔案信息化工作的順利開(kāi)展。

（三）地區(qū)之間發(fā)展水平參差不齊

主觀認(rèn)識(shí)到位、客觀經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)較好的檔案館發(fā)展水平較高，反之則較差，相互之間缺乏溝通和交流，檔案管理應(yīng)用軟件也不統(tǒng)一。有的檔案館建成內(nèi)部局域網(wǎng)、檔案信息網(wǎng)站和電子文件中心，與政務(wù)網(wǎng)互聯(lián)互通，機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案數(shù)字化建設(shè)達(dá)到一定規(guī)模；有的檔案館至今尚處于紙上談兵和起步階段，未見(jiàn)任何實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。檔案信息網(wǎng)站普遍存在信息含量小、更新不及時(shí)、內(nèi)容不豐富、網(wǎng)站功能發(fā)揮不夠理想的情況，特別是對(duì)電子文件的收集、整理、歸檔至今未形成統(tǒng)一的管理模式。

（四）檔案信息化人才嚴(yán)重匱乏

基層檔案人員畢業(yè)于檔案專(zhuān)業(yè)或計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的人才極少，多數(shù)人員的年齡、文化知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，雖也受過(guò)計(jì)算機(jī)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，但掌握的信息技術(shù)和專(zhuān)業(yè)技能十分有限，既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂檔案專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型人才嚴(yán)重短缺。尤其是機(jī)關(guān)檔案人員更迭頻繁，兼職過(guò)多，缺乏敬業(yè)精神，難以全身心投入工作，無(wú)力承擔(dān)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，檔案館人員難以從繁重的勞動(dòng)中解脫出來(lái)。同時(shí)，基層檔案部門(mén)對(duì)信息技術(shù)人員的教育培訓(xùn)工作相對(duì)薄弱，相關(guān)制度、規(guī)范還未建立或剛起步，培訓(xùn)教育工作開(kāi)展不力，人員接受信息化知識(shí)機(jī)會(huì)少、層次低，制約了人員素質(zhì)的提高。

（五）信息化規(guī)章制度不健全

信息化建設(shè)具有較強(qiáng)的技術(shù)性，對(duì)管理、維護(hù)、安全等有很高的要求，否則將無(wú)法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通和信息的大規(guī)模集成。雖然現(xiàn)在基層檔案部門(mén)對(duì)信息化規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化愈來(lái)愈重視，也出臺(tái)了諸如安全等方面的相應(yīng)制度規(guī)章，但在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理和信息資料傳輸共享等方面還不夠健全，給管理、維護(hù)人員帶來(lái)不便，也影響了信息化的快速建設(shè)發(fā)展。

二、解決區(qū)（縣）檔案館信息化建設(shè)的對(duì)策及建議

（一）制定切合實(shí)際的發(fā)展規(guī)劃，保障信息化健康發(fā)展

信息化建設(shè)重在基層，難在基層，特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的基層檔案館，其經(jīng)費(fèi)投入恰恰是信息化的瓶頸。因此，做好統(tǒng)籌科學(xué)規(guī)劃工作顯得十分重要，基層檔案部門(mén)應(yīng)針對(duì)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際，制定切實(shí)可行的信息化建設(shè)實(shí)施方案，既要著眼于近期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，又要滿(mǎn)足長(zhǎng)期整體發(fā)展的需要，有計(jì)劃有步驟地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。一要搞清、吃透上級(jí)部門(mén)的規(guī)劃精神，以檔案信息化建設(shè)總體要求為指導(dǎo)綱領(lǐng)，觸類(lèi)旁通，舉一反三，不能各行其是。二要緊密結(jié)合單位實(shí)際，大興調(diào)查研究之風(fēng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，杜絕“紙上談兵、好高騖遠(yuǎn)”和“等、靠、要”思想，要充分聽(tīng)取基層單位人員建議和意見(jiàn)，立足現(xiàn)有人才和資源，扎實(shí)做好信息化工作。三要積極借鑒兄弟單位和其他行業(yè)部門(mén)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和好的做法。四要真正將檔案信息化建設(shè)納入當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)規(guī)劃，獲取信息化建設(shè)項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)資金的支持，加大配置現(xiàn)代化管理設(shè)備的力度，力求在轄區(qū)內(nèi)推廣使用統(tǒng)一的檔案管理軟件，努力營(yíng)造良好的內(nèi)外環(huán)境。

（二）加大資金投入，確保檔案信息化建設(shè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)

把信息化建設(shè)搞好，投入到位是保障，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案信息化工作給予高度的重視和支持，加大基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)投入，將網(wǎng)絡(luò)線(xiàn)路費(fèi)用、維護(hù)費(fèi)用、硬件正常更新費(fèi)用和軟件升級(jí)費(fèi)用等納入正常事業(yè)費(fèi)中予以保證，確保信息化發(fā)展步入良性循環(huán)軌道。檔案部門(mén)也要從實(shí)際出發(fā)，堅(jiān)持少花錢(qián)多辦事的原則，以較少的經(jīng)費(fèi)投入、低成本的運(yùn)作，求較大的產(chǎn)出，用技術(shù)做支撐，向管理要效率，以花錢(qián)少、效益好來(lái)搭建運(yùn)轉(zhuǎn)自如的檔案館計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。

（三）以需求為導(dǎo)向，促進(jìn)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

以最大限度地滿(mǎn)足利用者對(duì)檔案信息的需求、提高檔案信息的利用率為目的，整合檔案信息資源，高起點(diǎn)、高質(zhì)量地為本地經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供積極有效的服務(wù)。一方面，檔案館要重視檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容質(zhì)量和可利用性，優(yōu)先選擇重要且利用率較高的全宗進(jìn)行文件級(jí)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的采集，逐步對(duì)重要全宗開(kāi)展全文信息采集。比如對(duì)與人民群眾切身利益密切相關(guān)的民生檔案應(yīng)優(yōu)先整理、優(yōu)先數(shù)字化、優(yōu)先提供利用。同時(shí)，注意收集利用者對(duì)數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的意見(jiàn)和反映，搞好調(diào)查研究，追蹤反饋信息，避免關(guān)起門(mén)來(lái)搞數(shù)字化；另一方面，在電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，依托政務(wù)網(wǎng)建立電子文件中心信息交換共享平臺(tái)，加強(qiáng)現(xiàn)行文件和政府公開(kāi)信息的開(kāi)發(fā)利用，對(duì)各單位紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)收集，減少信息錄入的工作量，避免重復(fù)勞動(dòng)，降低數(shù)據(jù)處理成本。適時(shí)對(duì)館藏檔案進(jìn)行開(kāi)放和解密鑒定，使更多的開(kāi)放檔案信息為公眾利用，充分利用檔案信息網(wǎng)站，將開(kāi)放檔案和現(xiàn)行文件上網(wǎng)提供給公眾查詢(xún)，滿(mǎn)足社會(huì)各界的利用需求。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，為檔案信息化建設(shè)的實(shí)施提供人才保障

人才是事業(yè)成敗的關(guān)鍵，檔案信息化建設(shè)需要既懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才，應(yīng)立足檔案工作發(fā)展需要進(jìn)行檔案人才結(jié)構(gòu)的合理配置，把具有現(xiàn)代科技知識(shí)的人才吸納進(jìn)來(lái)，同時(shí)強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。將作風(fēng)扎實(shí)、熱愛(ài)信息化事業(yè)、能夠靜心研究問(wèn)題的人員充實(shí)到信息崗位上來(lái)，鼓勵(lì)檔案人員參加國(guó)家承認(rèn)的計(jì)算機(jī)資格和認(rèn)證考試，適時(shí)組織參觀學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)的成功經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)方法，開(kāi)闊眼界，取長(zhǎng)補(bǔ)短，互通有無(wú)，比較直觀地迅速獲取有用知識(shí)。

（五）建立健全配套規(guī)章制度，做到規(guī)范管理、運(yùn)行

信息化建設(shè)要與實(shí)行規(guī)范化管理和配套規(guī)章制度建設(shè)緊密結(jié)合，互相促進(jìn)。在信息化建設(shè)中，必須把各項(xiàng)工作制度化、規(guī)范化，這樣信息化建設(shè)才能保證各類(lèi)設(shè)施和軟件的正常運(yùn)行；才能確保信息人員的穩(wěn)定，為信息化建設(shè)提供正確方向和源動(dòng)力。一是建立健全安全防范制度，從人員、設(shè)施、軟件等方面建立完善的相關(guān)配套制度，特別是內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)。二是建立健全各類(lèi)檔案資料管理制度，為信息化建設(shè)和系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)提供有效資料依據(jù)。三是建立健全獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，建立“能者上，庸者下”的工作機(jī)制，對(duì)信息工作突出的個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)檔案信息化人員的積極性。

（六）將檔案信息化貫穿新館建設(shè)始終，加快數(shù)字檔案館建設(shè)

以新一輪檔案館建設(shè)為契機(jī)，進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)步伐，積極爭(zhēng)取財(cái)力和人力上的支持，加強(qiáng)與規(guī)劃設(shè)計(jì)部門(mén)的溝通聯(lián)系，提早謀劃數(shù)字檔案館建設(shè)，通過(guò)檔案信息公共服務(wù)平臺(tái)，努力拓展檔案館愛(ài)國(guó)主義教育基地、政府信息查閱中心、電子文件中心建設(shè)，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案館向現(xiàn)代化開(kāi)放型公共檔案館的轉(zhuǎn)變。

（作者單位：漯河市檔案館）