巧妙處理Word文檔使用中的常見故障

【摘要】在Word文檔處理過程中，用戶可以進(jìn)行輸入文字、排出精美的版面、制作表格、插入圖片等操作。雖然Word文字處理的功能很強(qiáng)大，但如果不能合理的使用它，也會(huì)給用戶帶來(lái)許多不便。本文作者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了幾個(gè)巧妙處理Word文檔使用中常見故障的方法，以供大家參考使用。

【關(guān)鍵詞】Word文檔；編輯；故障

Word文字處理軟件是Microsoft Office套裝軟件中的一個(gè)功能強(qiáng)大的字處理軟件，它處理文字的功能在排版過程中發(fā)揮得淋漓盡致。下面介紹給大家?guī)讉€(gè)巧妙地排除Word使用中故障的方法，希望對(duì)Word用戶有所幫助。

1.打開Word文檔速度變慢

用戶故障：打開一個(gè)比較大的Word文檔時(shí)，程序的反應(yīng)速度非常慢。

醫(yī)師解疑：經(jīng)過檢查，發(fā)現(xiàn)程序反應(yīng)速度慢是Word的“拼寫語(yǔ)法檢查”功能引起的。在打開文檔時(shí)，“拼寫語(yǔ)法檢查”功能會(huì)自動(dòng)從頭到尾進(jìn)行一次語(yǔ)法檢查。如果文檔很大，檢查的時(shí)間就會(huì)很長(zhǎng)，同時(shí)占用大量的系統(tǒng)資源，從而直接造成了程序“反應(yīng)遲鈍”。

可以通過以下步驟來(lái)關(guān)閉這項(xiàng)功能：

第1步：選擇“工具”→“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框。

第2步：切換到“拼寫和語(yǔ)法”選項(xiàng)卡，禁用“鍵入時(shí)檢查拼寫”、“鍵入時(shí)檢查語(yǔ)法”和“隨拼寫檢查語(yǔ)法”選項(xiàng)。

第3步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，關(guān)閉對(duì)話框。

醫(yī)師出招：關(guān)閉拼寫檢查功能以后，可以在需要時(shí)，選擇“工具”→“拼寫和語(yǔ)法”命令調(diào)用該功能進(jìn)行檢查。

2.無(wú)法正常編輯Word文檔

用戶故障：使用Word制作了一個(gè)文檔，在打開該文檔時(shí)，Word提示“此文檔正在被XXX編輯，以只讀方式打開”，單擊“是”按鈕，文檔可以正常打開，但是不能修改。而實(shí)際上，這個(gè)Word文件沒有被使用。

醫(yī)師解疑：根據(jù)故障現(xiàn)象分析，推斷該問題和Word打開文檔的機(jī)制有關(guān)。Word在打開文檔時(shí)，會(huì)在TEMP文件夾（通常位于C：＼Windows或者C：＼Documents and Settings目錄下）或原文檔所在目錄生成幾個(gè)擴(kuò)展名為TMP的臨時(shí)文件。當(dāng)遇到斷電、系統(tǒng)崩潰等突發(fā)情況時(shí)，可以使用這些臨時(shí)文件來(lái)恢復(fù)所編輯的文檔。正常退出或者保存文檔后，這些臨時(shí)文件會(huì)被自動(dòng)刪除。

醫(yī)師出招：有時(shí)可能需要重新啟動(dòng)系統(tǒng)，或者進(jìn)入DOS環(huán)境才能正常刪除臨時(shí)文件。

3.撤銷系統(tǒng)自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)功能

用戶故障：在Word默認(rèn)設(shè)置的情況下，在一個(gè)空行中輸入“1、word 2007操作技巧”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其變?yōu)轫?xiàng)目編號(hào)的形式，并且輸入第二行時(shí)會(huì)自動(dòng)添加“2、”字樣。這時(shí)如果按【BackSpace】鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號(hào)，但是不能消除第一行中的“1、”已經(jīng)變成項(xiàng)目編號(hào)了。

醫(yī)師解疑：這種問題的產(chǎn)生是因?yàn)橄到y(tǒng)有“自動(dòng)更正”的功能，默認(rèn)按照一些約定將輸入的內(nèi)容自動(dòng)更正。當(dāng)輸入“1、Word 2007操作技巧”按【Enter】鍵后，系統(tǒng)做了兩件事，先是換到下一行，然后將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號(hào)的形式。按【Ctrl+Z】組合鍵就取消了第二步操作，這就是妙用【Ctrl+Z】組合鍵的功能。利用此方法可以很方便地取消系統(tǒng)的自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)。

4.拖放功能在Word中無(wú)法使用

用戶故障：在使用Word進(jìn)行文檔編輯的過程中，發(fā)現(xiàn)在Word中選定一部分文字時(shí)，不能保持選定狀態(tài)，無(wú)法使用拖放功能把選定的文字拖放到其他的位置。

醫(yī)師解疑：根據(jù)故障現(xiàn)象分析，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因可能是沒有啟用拖放式文本編輯功能。按照如下方法就可以將這項(xiàng)功能重新開啟：

第1步：選擇“工具”→“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框。

第2步：在“選項(xiàng)”對(duì)話框中切換到“編輯”選項(xiàng)卡，選中“拖放式文字編輯”復(fù)選框。

第3步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕。

5.Word中部分文字隱藏在表格單元格內(nèi)無(wú)法看到

用戶故障：在使用Word進(jìn)行文本編輯時(shí)，發(fā)現(xiàn)有時(shí)部分文字隱藏在表格單元格內(nèi)無(wú)法看到。

醫(yī)師解疑；有兩個(gè)原因可能導(dǎo)致在Word中出現(xiàn)部分文字隱藏在表格單元格內(nèi)無(wú)法看到的現(xiàn)象：

①要顯示的文本高度超過了所指定的固定行高。如果是這種情況，可以選中該單元格，再選擇“表格”→“表格屬性”命令。在“表格屬性”對(duì)話框中，切換到“行”選項(xiàng)卡，在“尺寸”區(qū)域里選中“指定高度”復(fù)選框，然后在“行高值是”下拉列表中選擇“最小值”。

②單元格內(nèi)文字的縮進(jìn)量設(shè)置不合適。如果是這種情況，可以選中該單元格，然后選擇“格式”→“段落”命令。在打開的“段落”對(duì)話框中切換到“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡，然后在“縮進(jìn)”區(qū)域重新指定縮進(jìn)量。

6.Word無(wú)法自動(dòng)保存文檔

用戶故障：使用Word進(jìn)行文檔編輯。一次編輯文檔的過程中，因?yàn)樵O(shè)置了word的自動(dòng)保存功能，所以就沒有手動(dòng)保存正在編輯的文檔。編輯過程中突然斷電，來(lái)電后，重新啟動(dòng)電腦，發(fā)現(xiàn)編輯的文件沒有了。

醫(yī)師解疑：其實(shí)，在設(shè)定了Word的自動(dòng)保存功能之后，程序?qū)τ谡诰庉嫷奈臋n進(jìn)行了自動(dòng)保存。這種自動(dòng)保存功能就是針對(duì)諸如系統(tǒng)崩潰、突然停電等意外情況設(shè)計(jì)的，以保證意外情況發(fā)生之后，用戶不至于受到太大的損失。Word會(huì)定期對(duì)正在編輯的文檔進(jìn)行復(fù)制操作，并且將其存放于擴(kuò)展名為asd的文件中（保存路徑參見“選項(xiàng)”對(duì)話框的“文件位置”選項(xiàng)卡）。

7.在Word中的表格里輸入文字時(shí)列寬發(fā)生變化

用戶故障：在使用Word時(shí)，如果文檔中使用了表格，而且又在表格中輸入了文字，有時(shí)表格的列寬就會(huì)根據(jù)輸入的文字發(fā)生變化。

醫(yī)師解疑：在Word中，表格中的列寬能夠自動(dòng)調(diào)整尺寸，以適應(yīng)文字或圖形的大小。如果在表格中輸入的文字超過了列寬，Word將調(diào)整列的尺寸，以容納這些文字。如果用戶不需要再輸入時(shí)調(diào)整列寬，可以按照下面的方法設(shè)置：

第1步：在文檔中選中表格，再選擇“表格”→“表格屬性”命令，打開“表格屬性”對(duì)話框。

第2步：在“表格屬性”對(duì)話框中，切換到“表格”選項(xiàng)卡，然后單擊“選項(xiàng)”按鈕。在打開的“表格選項(xiàng)”對(duì)話框中，取消選擇“自動(dòng)重調(diào)尺寸以適應(yīng)內(nèi)容”復(fù)選框。

第3步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕。

8.在Word中打印圖形和表格時(shí)沒有輸出邊框

用戶故障：使用Word進(jìn)行文檔編輯，文檔中的圖形和表格的邊框在打印預(yù)覽時(shí)顯示正常，但是使用打印機(jī)打印時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)圖形和表格的邊框沒有打印出來(lái)。

醫(yī)師解疑：可以按照以下的步驟排除這個(gè)故障：

第1步：在Word中選擇“工具”→“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框。

第2步：切換到“打印”選項(xiàng)卡，在“打印選項(xiàng)”區(qū)域中取消選擇“草稿輸出”復(fù)選框，在“打印文檔的附加信息”區(qū)域中選擇“圖形對(duì)象”復(fù)選框。

第3步：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，完成設(shè)置。

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