淺議醫(yī)院檔案管理工作的調(diào)查與思考

【摘要】筆者在醫(yī)院檔案管理工作領(lǐng)域工作多年，對于檔案管理事業(yè)的發(fā)展具有一定的了解，通過自身的經(jīng)歷和總結(jié)之后，對于當(dāng)前醫(yī)療事業(yè)檔案管理工作有一些思考，對檔案工作現(xiàn)在進(jìn)行了一些調(diào)查和研究，吸引能夠通過這些事情為檔案事業(yè)的發(fā)展提供一些助力。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；調(diào)查；思考

醫(yī)院管理工作是一項(xiàng)綜合的工作，包含了很多內(nèi)容，檔案管理就是其中的一項(xiàng)，屬于基礎(chǔ)工作，我們對于這項(xiàng)工作要給予足夠的重視。目前醫(yī)療改革不斷深入，檔案管理工作可以說是處于一個機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存的階段。從我自身的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)來看待這項(xiàng)工作，希望透過我的一點(diǎn)解讀能夠推動檔案事業(yè)的發(fā)展。本文主要從醫(yī)院檔案工作實(shí)際出發(fā)，以調(diào)查的手段來掌握目前醫(yī)院檔案管理的狀態(tài)，并且就這項(xiàng)工作進(jìn)行了一些思考，目的就是希望能夠推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、醫(yī)院擋案管理工作現(xiàn)狀堪憂

醫(yī)院的正常運(yùn)營中會產(chǎn)生大量的信息，像是醫(yī)療、科研、藥物管理、行政等等，這些信息采用圖表、文字、影像等等作為載體來進(jìn)行保存，這些記錄都是檔案資料。這些檔案資料即是一種記錄憑證，又是醫(yī)院的參考資料，可以作為工作計劃的決策依據(jù)。

隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視。盡管如此，醫(yī)院檔案管理工作仍存在諸多問題，無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)。

1、檔案管理制度不完善、事倍功半

通過走訪，了解到大部分醫(yī)院對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求或統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。有的醫(yī)院沒有把檔案工作納入目標(biāo)管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

2、檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率較低

大多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只注重醫(yī)院醫(yī)療建設(shè)和經(jīng)濟(jì)效益。對檔案管理方面的認(rèn)識較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子變換頻繁，只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作。造成醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。

3、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識面較窄、學(xué)歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來的，且平時檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

4、檔案管理分工不明，多頭管理

由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，檔案管理類別不明，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會計檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案等都分屬各個科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

5、檔案管理設(shè)施不全，檔案現(xiàn)代化管理水平不高

隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負(fù)擔(dān)。但目前大部分醫(yī)院存在著檔案庫房不夠規(guī)范，檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊、管理技術(shù)落后等問題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。雖然計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷發(fā)展，并且已經(jīng)廣泛普及，但運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理醫(yī)院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對計算機(jī)信息技術(shù)不夠了解，致使醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平不高。

二、改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的思考

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識

領(lǐng)導(dǎo)的決策是醫(yī)院發(fā)展的方向，所以領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案工作順利開展的前提條件，也是必要條件。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視，能夠?qū)⑵洚?dāng)成醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)和管理的基礎(chǔ)來抓，將檔案管理和醫(yī)院其他管理有機(jī)的進(jìn)行結(jié)合，則可以為檔案工作的發(fā)展提供很大的幫助。

2、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

檔案管理工作的流程和規(guī)范都需要非常的明確。檔案制度的建立有助于檔案管理工作的有序開展，避免了檔案管理工作的隨意性，讓檔案工作正確的發(fā)展?！稒n案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等等法律法規(guī)都是檔案管理制度的依據(jù)，通過實(shí)際工作的配合，不斷的對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)流程進(jìn)行完善，讓檔案管理制度能夠起到規(guī)范約束的作用，保證各個環(huán)節(jié)都正確運(yùn)行，并將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

3、加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

積極的引入優(yōu)秀檔案管理人才，對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行培養(yǎng)，為他們的專業(yè)素質(zhì)提供提升的渠道，講座、培訓(xùn)班等等都是非常好的形式，也可以選調(diào)優(yōu)秀檔案工作者，讓他們外出交流學(xué)習(xí)，作為骨干力量進(jìn)行培養(yǎng)，這樣有助于檔案管理隊伍的水平提升。

4、解放思想，更新觀念，提高檔案開發(fā)利用率

過去檔案管理只是針對檔案的收集和保存，對于檔案的利用則不重視，現(xiàn)階段的檔案管理應(yīng)該要拓寬思路，不固步自封，采用陳舊的思想觀念來進(jìn)行檔案管理工作，要重視服務(wù)，圍繞服務(wù)來進(jìn)行擴(kuò)大檔案利用范圍，由被動的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥姆?wù)，通過擴(kuò)大檔案信息資源的獲取途徑，增加檔案資源的豐富類型來提升檔案的利用率，為各部門和領(lǐng)導(dǎo)以及整個醫(yī)院都提供豐富的信息資源。

5、適當(dāng)投入，強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)

檔案工作的提升除了人為因素，硬件條件也很重要，加大檔案部門的資金投入，更新檔案部門的設(shè)備，像是計算機(jī)、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等等常用設(shè)備保證其能夠正常使用，有條件的還可以進(jìn)行更新，讓其能夠更快更方便的工作。引入先進(jìn)設(shè)備來解放手工勞動，提高工作效率。還可以在醫(yī)院內(nèi)部搭建局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案資源的共享和傳遞，方便檔案部門的信息收集。

6、利用電腦，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

計算機(jī)是現(xiàn)代企業(yè)的重要工具，醫(yī)院檔案管理工作借助計算機(jī)也能夠獲得很大的提升。通過檔案信息化管理，檔案的收集、歸檔、儲存和利用都能夠方便進(jìn)行，而且容量大，出錯率低，各種載體也為檔案的利用獲得更多的渠道。雖然電子檔案不能夠完全的取代紙質(zhì)檔案，但是建設(shè)檔案管理信息化工作還是非常的必要的。

三、總結(jié)

總之，檔案管理工作是醫(yī)院的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，我們需要認(rèn)真對待，而且目前的醫(yī)療改革深入化，帶來了很多的機(jī)遇，同時也會出現(xiàn)很多的問題，我們作為醫(yī)院檔案管理工作者，應(yīng)該要常常的去思考如何才能夠讓醫(yī)院檔案工作得到發(fā)展，能夠去解決目前的一些現(xiàn)實(shí)問題，通過自身的工作經(jīng)驗(yàn)和對檔案工作的理解，來尋求一些發(fā)展渠道，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供我們自己的一份力。