企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的若干問(wèn)題與對(duì)策

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中需要查閱會(huì)計(jì)歷史資料的情況已經(jīng)越來(lái)越多，如企業(yè)改制、重組、兼并、訴訟等均須不同程度查閱以前年度的會(huì)計(jì)資料，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范與否將直接影響其能否準(zhǔn)確及時(shí)提供歷史會(huì)計(jì)資料，從而影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，因此會(huì)計(jì)檔案管理的重要性也就愈發(fā)重要。筆者通過(guò)多年的會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)，總結(jié)了企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理方面存在的一些問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，供同行參考。

一、目前企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程主要存在以下問(wèn)題：

1、未建立會(huì)計(jì)檔案管理制度?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》要求各單位建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，有些單位對(duì)此重視不夠，沒(méi)有按規(guī)定建立會(huì)計(jì)檔案管理制度，有些雖然建立了會(huì)計(jì)檔案管理制度，但制度不夠完善。特別是對(duì)于那些開(kāi)業(yè)不久的企業(yè)，在會(huì)計(jì)核算方面也不規(guī)范，會(huì)計(jì)人員經(jīng)驗(yàn)不足，在檔案管理方面更是一片空白，不知道哪些會(huì)計(jì)檔案要?dú)w檔保存，有的企業(yè)是只要搞完上年度企業(yè)所得稅匯算清繳，就把上年度的賬給銷(xiāo)毀了，使以后查賬無(wú)從查起。

2、未能正確理解會(huì)計(jì)檔案的范疇?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》明確了會(huì)計(jì)檔案的范疇，指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料均屬于會(huì)計(jì)檔案，實(shí)務(wù)中有些財(cái)務(wù)人員對(duì)此理解不夠完整全面，在實(shí)務(wù)中沒(méi)把握好哪些屬于會(huì)計(jì)檔案，哪些屬于非會(huì)計(jì)檔案。還有的企業(yè)既設(shè)有企業(yè)檔案室，又設(shè)有會(huì)計(jì)檔案室，但對(duì)哪些屬于會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)保存的檔案，哪些是公司檔案室應(yīng)保存的檔案，沒(méi)有明確的區(qū)分，互相混淆，一旦找不到會(huì)計(jì)檔案，就互相推諉，使難已追究檔案丟失的責(zé)任。

3、未及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸檔。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。實(shí)務(wù)中存在有些財(cái)務(wù)人員未能在會(huì)計(jì)年度終了及時(shí)歸檔，而是按自己的時(shí)間整理歸檔會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)象，從而造成一些會(huì)計(jì)資料的損毀或遺失。在企業(yè)的日常業(yè)務(wù)中有的企業(yè)在歸檔時(shí)，將合同、報(bào)告等單獨(dú)從憑證后抽出來(lái)裝訂，結(jié)果造成這些重要的合同與會(huì)計(jì)憑證無(wú)法關(guān)聯(lián)，使查找起來(lái)特別困難。還有的企業(yè)會(huì)計(jì)只是做憑證，而把憑證附件的整理和憑證的裝訂交給文員去處理，由于文員沒(méi)有做過(guò)會(huì)計(jì)，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)果將一些重要的原始憑證如重要的合同、支付憑證、供應(yīng)商開(kāi)具的收據(jù)、委托付款函等沒(méi)有裝訂在內(nèi)，造成會(huì)計(jì)檔案的不完整，證據(jù)鏈缺失，一旦公司發(fā)生訴訟，造成敗訴等極不利的局面。

4、借出或擅自提供查閱復(fù)制會(huì)計(jì)檔案?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制。實(shí)務(wù)中有些財(cái)務(wù)人員為圖自己省事，將單位的會(huì)計(jì)檔案借出，或者未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，擅自提供查閱復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案借出去后不及時(shí)要求借閱人歸還，時(shí)間久了，造成會(huì)計(jì)檔案丟失或主要的附件丟失，造成單位會(huì)計(jì)檔案的毀損。

5、未正確區(qū)分會(huì)計(jì)檔案的保管期限。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類(lèi)，定期保管期限分為3年、5年10年、15年和25年。實(shí)務(wù)中有些財(cái)務(wù)人員對(duì)此未能正確區(qū)分，從而造成會(huì)計(jì)檔案管理混亂。

6、未按規(guī)定銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定保管期滿的會(huì)計(jì)檔案須由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)后由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。實(shí)務(wù)中有些單位存在由財(cái)務(wù)人員直接銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)象，使一些舞弊證據(jù)得以毀滅。

7、未能妥善保管好為結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷(xiāo)毀。實(shí)務(wù)中有些單位在銷(xiāo)毀保管期滿的會(huì)計(jì)檔案時(shí)對(duì)此關(guān)注不夠，使得未了事項(xiàng)的原始憑證也被銷(xiāo)毀，給單位造成不應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)損失。

8、未保存紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。實(shí)務(wù)中有些財(cái)務(wù)人員過(guò)分信賴計(jì)算機(jī)，將會(huì)計(jì)核算資料全部保存在計(jì)算機(jī)中，忽略了計(jì)算機(jī)病毒和計(jì)算機(jī)丟失損毀可能造成會(huì)計(jì)核算資料滅失的風(fēng)險(xiǎn)。

二、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

1、統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理?！稒n案法實(shí)施辦法》第五條指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開(kāi)展?！薄稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?jiàn)，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

2、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了。會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低?！稒n案法實(shí)施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級(jí)以上地方政府檔案行政管理部門(mén)的重要職責(zé)之一?！稒n案法》第九條規(guī)定：“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)?！币虼?，各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。

3、建立健全財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。要使財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、《財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷(xiāo)毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。

4、要定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料鑒定銷(xiāo)毀?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀程序作了明確規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案人員會(huì)同財(cái)會(huì)部門(mén)，積極搞好會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作，有價(jià)值的妥善保管，無(wú)價(jià)值的大膽銷(xiāo)毀，對(duì)于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷(xiāo)毀，應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)及保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)注明。

5、同步計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級(jí)。在近幾年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開(kāi)檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計(jì)算機(jī)現(xiàn)在的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，需要同步升級(jí)舊的資料文件。磁性儲(chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)。

6、不定期抽查檔案的保管情況。公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或?qū)徲?jì)負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期的對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行抽查，包括檔案室的環(huán)境，是否干凈、防潮、防火、防蟲(chóng)蛀；其次就是看檔案是否裝訂好，擺放整齊，按類(lèi)別放置，如會(huì)計(jì)憑證是否放一起，賬簿是否放一起，重要的備查檔案是否放在一起；第三是看檔案是否完整，對(duì)照檔案柜上貼的檔案清單，一項(xiàng)項(xiàng)進(jìn)行清查，看是否完整，有沒(méi)有丟失的憑證或賬簿，擺放是否有規(guī)律，是否按時(shí)間順序擺放，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要當(dāng)場(chǎng)指出，立即糾正。

總是企業(yè)不能忽視會(huì)計(jì)檔案的保管，要提高會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)程度，做好會(huì)計(jì)檔案的保管工作，使得企業(yè)不因會(huì)計(jì)檔案的保管不善而給企業(yè)造成不必要的損失。