當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)及對策

【摘要】醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院檔案管理中的要組成部分之一，它是醫(yī)院能夠深入開展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)以及醫(yī)院其他各項(xiàng)工作的依據(jù)，也是醫(yī)院最重要的信息資源之一。加強(qiáng)對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的檔案管理，具有非常重要的作用。本文主要從當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理的現(xiàn)狀及難點(diǎn)入手，分析了加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的措施，為醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的順利開展服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；難點(diǎn)；對策

一、當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，國內(nèi)各大醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備檔案管理過程中“重設(shè)備而輕檔案”的思想普遍存在。因此，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中大量問題浮現(xiàn)，主要有兩方面的問題：一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的專業(yè)設(shè)施落后，檔案管理中材料的收集與歸檔的范圍不明確，且沒有專業(yè)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理隊(duì)伍；二、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不夠健全，對醫(yī)療設(shè)備檔案材料的收集、審核不及時(shí)，記錄不完整，檔案材料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重，在整個(gè)檔案管理過程中，管理混亂現(xiàn)象嚴(yán)重。

二、當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)分析

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理不受重視，管理意識薄弱

醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院日常工作的重心，因此，多數(shù)醫(yī)務(wù)人員都將注意力放在醫(yī)療服務(wù)與提高醫(yī)療技術(shù)上，而對于醫(yī)療設(shè)備的檔案管理重視程度不夠，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意識較為薄弱，主要表現(xiàn)管理人員在收集檔案材料時(shí)就抱著應(yīng)付的心態(tài)，只重視文書檔案與病理檔案的收集；此外，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)動態(tài)檔案管理的過程，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，對于前期設(shè)備驗(yàn)收與設(shè)備說明書的材料收集較為齊全，然而在后期設(shè)備的運(yùn)用、維修等動態(tài)情況的材料收集較缺乏。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員前期參與少，管理難度大

醫(yī)療設(shè)備檔案的管理主要分三個(gè)階段：前期的設(shè)備購置、使用過程中的設(shè)備維護(hù)以及后期的設(shè)備報(bào)損與轉(zhuǎn)讓，是一個(gè)貫穿始終的系統(tǒng)過程。若醫(yī)療設(shè)備管理部門在制作設(shè)備購置計(jì)劃時(shí)，檔案管理人員沒有參與其中，檔案部門沒有在制定計(jì)劃時(shí)參與前期檔案管理，致使整個(gè)管理過程嚴(yán)重脫節(jié)，增加了設(shè)備檔案管理的難度。

（三）設(shè)備檔案歸檔中材料收集缺乏完整性

1、收集周期長。由于醫(yī)療設(shè)備檔案材料收集的周期比較長，需要從醫(yī)療設(shè)備的購置到完全報(bào)廢的整個(gè)環(huán)節(jié)中進(jìn)行設(shè)備檔案材料的收集整合，一旦其中任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就難以保證醫(yī)療設(shè)備檔案材料收集的完整性。

2、使用過程中，操作者流動性比較大，容易造成醫(yī)療設(shè)備的使用說明書、線路圖紙等材料的破損、丟失，造成醫(yī)院不必要經(jīng)濟(jì)損失。醫(yī)療設(shè)備的操作人員流動性比較大，設(shè)備檔案使用涉及多個(gè)科室、操作人員多，特別是設(shè)備的性能介紹、使用說明書、線路圖紙、故障維修記錄等材料，使用頻率高，造成醫(yī)院經(jīng)濟(jì)不必要的損失。如：2008年，我院彩色B超機(jī)發(fā)生故障，無法正常使用。供應(yīng)商對設(shè)備進(jìn)行了詳細(xì)的檢測，發(fā)現(xiàn)零件損壞需要更換，維修費(fèi)高達(dá)幾萬元。醫(yī)院提出了質(zhì)疑，但無法提供有力證據(jù)，只能支付相關(guān)的維修費(fèi)。

3、設(shè)備種類多，使用人員多。醫(yī)療設(shè)備種類繁多，涉及病房護(hù)理設(shè)備、手術(shù)設(shè)備、放射治療設(shè)備、核醫(yī)學(xué)治療設(shè)備、理化設(shè)備、透析治療設(shè)備等多種不同功用的設(shè)備類型，設(shè)備使用人員多不勝數(shù)，使醫(yī)療設(shè)備的檔案管理更是難上加難。

三、加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的對策

（一）轉(zhuǎn)變醫(yī)療設(shè)備管理觀念，提高重視程度

醫(yī)院要加強(qiáng)對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的宣傳工作，強(qiáng)化醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識，引起對設(shè)備檔案管理的高度重視，將設(shè)備檔案管理中的前期靜態(tài)管理與后期動態(tài)管理有效地結(jié)合起來，定期召開醫(yī)療設(shè)備工作會議，定期向醫(yī)務(wù)人員報(bào)告醫(yī)療設(shè)備檔案材料的動態(tài)收集情況，真實(shí)反映醫(yī)療設(shè)備的使用情況。

（二）建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度的建立要有質(zhì)量保證，如醫(yī)療設(shè)備檔案管理的預(yù)立制度、收集與歸檔制度、審核制度、借閱制度與銷毀制度等，從醫(yī)療設(shè)備的采購、運(yùn)行、維修保養(yǎng)的整個(gè)過程中，都要建立相應(yīng)的設(shè)備檔案管理制度，并突出大型設(shè)備與重點(diǎn)設(shè)備的檔案管理制度，并做好明確的分工，指定專人跟蹤設(shè)備的使用情況，并做好記錄，這樣就建立了一個(gè)醫(yī)療設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使管理工作做到有章可循。

（三）實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證醫(yī)療設(shè)備檔案材料的完整性

1、實(shí)行集中統(tǒng)一管理。設(shè)立專門科室，負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備的采購、維護(hù)等工作。在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，可以成立儀器設(shè)備檔案管理小組，建立過硬的領(lǐng)導(dǎo)集體，例如以醫(yī)院的醫(yī)學(xué)工程科為核心，實(shí)施集中統(tǒng)一管理；此外還可以成立專門的科室，專門負(fù)責(zé)儀器設(shè)備采購與維護(hù)，并且將儀器設(shè)備檔案管理工作納入醫(yī)院對科室的考核，直接與相關(guān)管理人員的考評以及年終評優(yōu)掛鉤，成為醫(yī)院目標(biāo)責(zé)任管理的一部分。

2、建立健全歸檔制度。健全歸檔制度首先要明確設(shè)備檔案的管理范圍。結(jié)合醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理實(shí)際要求，對設(shè)備申購過程中形成的各類文件以及設(shè)備運(yùn)行到報(bào)廢過程中累積的文件均要建立檔案進(jìn)行檔案管理。此外，還要將相關(guān)檔案材料復(fù)制下發(fā)到各科室，使各科室的設(shè)備操作人員檔案歸檔的要求與內(nèi)容，各科室要全力配合醫(yī)院的資料歸檔工作。并對檔案資料采取定期與不定期的收交、整理、歸檔。

3、加強(qiáng)科室與科室之間溝通。醫(yī)療設(shè)備的檔案管理涉及醫(yī)院的各個(gè)科室，因此加強(qiáng)各科室間的溝通非常必要。各科室間加強(qiáng)溝通，是內(nèi)部溝通與外部溝通的有效統(tǒng)一。在各科室內(nèi)部，加強(qiáng)儀器設(shè)備使用人員與檔案管理人員之間的交流，對設(shè)備的運(yùn)行情況要及時(shí)了解；科室之間，特別是器械科要加強(qiáng)與其他科室如財(cái)務(wù)科、醫(yī)務(wù)科、信息科以及設(shè)備部等加強(qiáng)儀器設(shè)備管理知識的交流，以及設(shè)備的維護(hù)使用情況等的信息交流，不僅可以使檔案材料的收集更加齊全、完備，保證檔案收集與歸檔無積存現(xiàn)象，還可以提高設(shè)備檔案的利用率，從而為提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量服務(wù)。

醫(yī)療設(shè)備技術(shù)發(fā)展日新月異，醫(yī)院設(shè)備管理人員有義務(wù)醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展動態(tài)，積極主動地參與到儀器設(shè)備檔案的管理工作中來。設(shè)備檔案歸檔完整，不僅可以延長設(shè)備使用壽命，而且減少了醫(yī)院因設(shè)備檔案的管理不當(dāng)而造成的經(jīng)濟(jì)損失。

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