基于綜合管理實驗室證書報告信息化管理系統(tǒng)設(shè)計探究

【摘要】對器具樣品進行校準(zhǔn)檢測并出具證書報告是綜合管理實驗室的日常工作。它是為客戶提供的最終“產(chǎn)品”，這個“產(chǎn)品”的好壞直接影響到為客戶提供服務(wù)的質(zhì)量，其重要性并不亞于整個校準(zhǔn)檢測工作流程的其它環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)意義上的實驗室在校準(zhǔn)檢測和制作報告時，基本上采用的是手工作坊形式，這根本無法滿足現(xiàn)代市場經(jīng)濟條件下信息化的需要，在這種背景之下，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，對證書報告進行信息化管理，提高證書報告的質(zhì)量，使單位效益實現(xiàn)最大化，就成為各綜合管理實驗室一直努力的目標(biāo)。本文就擬從綜合管理實驗室對證書報告實施信息化管理的目的及意義、綜合管理實驗室的業(yè)務(wù)流程、綜合管理實驗室證書報告信息化管理系統(tǒng)模型設(shè)計等三個方面，對這一問題進行深入的探究和闡述，以加強對這一問題的認識程度。

【關(guān)鍵詞】實驗室；證書報告；信息化；管理系統(tǒng)

1、綜合管理實驗室對證書報告實施信息化管理的目的及意義

傳統(tǒng)的綜合管理實驗室主要是通過個人的執(zhí)行力來保證校準(zhǔn)檢測和證書報告的質(zhì)量，這不僅效率低下，無法滿足現(xiàn)代市場經(jīng)濟條件下信息化的需求，更是難以達到實驗室評審的要求。對證書報告實行信息化管理，可以將實驗室員工從繁重的體力勞動中解放出來，提高生產(chǎn)的信息化與自動化水平。證書報告信息化管理系統(tǒng)對實驗室各部門進行明確的角色分工與職責(zé)劃分，每個崗位都嚴(yán)格按照自己的任務(wù)要求進行分工協(xié)作，并對證書報告實施層層把關(guān)、多級審核，除此之外，還設(shè)立專門的人員對證書報告進行定期的質(zhì)量抽查，對各個部門進行質(zhì)量評審等等?？傊瑢C合管理實驗室的證書報告實施信息化管理，最終目的還是要最大化的保證證書報告的質(zhì)量，使其既滿足市場化的需求又符合實驗室的評審標(biāo)準(zhǔn)。

2、綜合管理實驗室的業(yè)務(wù)流程

在綜合管理實驗室內(nèi)，最常見的無非就是器具樣品、器具設(shè)備、證書報告、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程等。在這個問題上，對實驗室的業(yè)務(wù)規(guī)程進行一番分析，很有必要。經(jīng)過總結(jié)，我們可以將其歸納為以下幾個“流”：

2.1物品。所有的器具樣品作為綜合管理實驗室測量的對象，都有一個收發(fā)測量返回的過程。簡單來說就是：收→存→交→測→接→存→發(fā)。具體來說，在從客戶手里接收到器具樣品之后，將其賦碼入庫，接著將隨樣品送檢單出庫的器具樣品轉(zhuǎn)交給專業(yè)部門，然后由專業(yè)部門根據(jù)指定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程對器具樣品進行測量，在這一系列的任務(wù)完成之后，再由專業(yè)部門將器具樣品及證書報告交回到收發(fā)存庫，最后通知客戶取件。

2.2單據(jù)。一般來說，在業(yè)務(wù)流程中單據(jù)很多，比如下廠單、完工單、收費單、交接單、對賬單、抽樣單、報價單、任務(wù)單、委托單等等。典型的單據(jù)流程應(yīng)該是：填單→錄單→審單→任務(wù)下達→測量過程→費用產(chǎn)值單→打印→收費。

2.3測量數(shù)據(jù)。測量數(shù)據(jù)的過程如下：測量→采集→分析→處理→發(fā)布→記錄存檔。對數(shù)據(jù)進行測量并根據(jù)測量結(jié)果下出結(jié)論，這是綜合管理實驗室證書報告的核心。一般來說，如果具有數(shù)字化接口的測量設(shè)備，這一過程可以得到簡化。

2.4證書報告。證書報告的流程應(yīng)該如下：任務(wù)下達→任務(wù)分配→測量審批→打印→蓋章（?。l(fā)放領(lǐng)取。證書報告從收樣任務(wù)下達開始一直到客戶領(lǐng)取結(jié)束，一般測量過程比較嚴(yán)格。在測量過程中，必須使用有效的設(shè)備，然后依據(jù)特定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程進行測量，經(jīng)過一層一層的嚴(yán)格審核之后才能產(chǎn)生具有特定類型格式的證書報告。

2.5收款。收款的流程應(yīng)該是：報價→（預(yù)付款/轉(zhuǎn)賬）→產(chǎn)值分配→費用單→（定期）結(jié)算→開票。作為產(chǎn)值的一種真實體現(xiàn)，賬款還只是體現(xiàn)了綜合管理實驗室的業(yè)績水平，而單位的實際收益最終還要靠收費產(chǎn)值才能得以體現(xiàn)。

2.6監(jiān)控。監(jiān)控是確保證書報告質(zhì)量的一項重要措施，它在測量過程中持續(xù)的時間比較長，從審單開始一直到完成證書報告之后甚至是以后的更長時間。監(jiān)控的流程為：審單→任務(wù)下達→任務(wù)分配→進度限制→質(zhì)量記錄→審核→審批→（投訴）→抽查→質(zhì)量評審。

3、綜合管理實驗室證書報告信息化管理系統(tǒng)模型設(shè)計

綜合管理實驗室的業(yè)務(wù)主要是來源于政府與市場，一般表現(xiàn)為監(jiān)督（強檢）業(yè)務(wù)或者是委托業(yè)務(wù)，這兩種業(yè)務(wù)對校準(zhǔn)檢測來說沒有太大影響，它只是會使其在類別形式，證書報告類型以及某些欄目方面存在細微差異。在對綜合管理實驗室的證書報告進行信息化管理系統(tǒng)設(shè)計時，我們可以將其設(shè)計為兩種模型，即業(yè)務(wù)模型與系統(tǒng)模型。

3.1業(yè)務(wù)模型。業(yè)務(wù)模型的整個業(yè)務(wù)鏈可以劃分為客戶、收發(fā)部室、專業(yè)檢測部室、財務(wù)部室、管理部室以及其它（如網(wǎng)站、Call Center）等幾個部分。首先，收發(fā)部室、證書報告與客戶的關(guān)系較為密切，工作也比較繁雜，比如簽訂委托協(xié)議、收取器具樣品、退還器具樣品、發(fā)布證書報告等等。委托單的來源也比較多元，有報價單、網(wǎng)上委托單、抽樣單等，在收取器具樣品時，還需要對器具樣品進行賦碼管理；其次，檢測部室會把任務(wù)和完成期限一并交給具有檢測資質(zhì)的技術(shù)人員，由其對器具樣品進行測量之后制作出證書報告，審核員會對該報告的內(nèi)容進行審核，然后由審批員對證書報告進行審批；其三，財務(wù)部室專門負責(zé)處理檢測部室送交的委托單，并收款銷單。收款的形式很多，有轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)場繳費、定期結(jié)算等等；最后，管理部室主要進行證書報告質(zhì)量的定期抽查、計算機系統(tǒng)的日常維護、存檔以及對客戶的投訴進行跟蹤處理，以保證證書報告的質(zhì)量符合各種要求。

3.2系統(tǒng)模型。系統(tǒng)模型是對業(yè)務(wù)模型的反向操作。利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以拓寬與客戶的溝通渠道，通過語音查詢、短信查詢、網(wǎng)上查詢等，讓客戶可以隨時隨地了解業(yè)務(wù)流程與進展，全天候的與綜合管理實驗室進行實時互動。該系統(tǒng)模型還支持分步退單操作，能夠更加方便的解決客戶在正常運轉(zhuǎn)過程中的修改或者是撤單需要。綜合管理實驗室的證書報告信息化管理系統(tǒng)模型采用的是三層的結(jié)構(gòu)模式，即數(shù)據(jù)層、邏輯應(yīng)用中間層、客戶端。一般情況下，我們習(xí)慣將這一系統(tǒng)模型劃分為兩種平臺，即以證書報告為核心的信息化管理平臺和以辦公、CRM、ERP等為代表的企業(yè)管理信息平臺，這兩個平臺之間有著密切的關(guān)聯(lián)，它們主要是通過接口套件或中間層來進行協(xié)同工作。

4、結(jié)語

綜合管理實驗室的證書報告是一個比較復(fù)雜而又抽象的概念，對其進行信息化管理，可以簡化工作中特別是檢校準(zhǔn)檢測過程中的很多步驟和難題，實現(xiàn)自動化，對其中負責(zé)這些工作的工作人員也是一種解脫。對證書報告進行信息化管理同樣也是信息化時代的一種迫切要求，是適應(yīng)時代發(fā)展的需要。本文從對綜合管理實驗室的進行信息化管理的目的及意義出發(fā)，探討了綜合管理實驗室進行信息化管理的業(yè)務(wù)流程以及其系統(tǒng)模型設(shè)計。合理的模型設(shè)計可以降低項目風(fēng)險，使證書報告的信息化管理與實際的業(yè)務(wù)運作更好的協(xié)調(diào)發(fā)展。本文的闡述還不夠全面，可能還會存在著這樣那樣的問題，以后希望會有更多人對這一問題進行更深入的探討。

參考文獻

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