供水行業(yè)中檔案信息化的思考

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化已經(jīng)滲透到各行各業(yè)和人們生活的方方面面，影響著各行各業(yè)的工作，也包括對供水行業(yè)檔案管理的影響。檔案信息化對供水行業(yè)的發(fā)展具有重要的作用和意義。所以，針對供水行業(yè)的發(fā)展模式和行業(yè)特點，加強對供水行業(yè)中檔案信息化的建設(shè)是非常有必要的。本文將對檔案信息化在供水行業(yè)中的發(fā)展提出一些思考和建議，以供同行們參考。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；供水行業(yè)；管理；發(fā)展

供水行業(yè)是一個面向全社會的公用事業(yè)。由于其行業(yè)的特點，具有自然壟斷的競爭優(yōu)勢，而且其服務(wù)質(zhì)量也一直是全體社會公民所關(guān)注和重視的一部分。供水行業(yè)服務(wù)的好壞，不僅影響供水行業(yè)自身，還影響政府和整個社會的服務(wù)形象。

隨著社會的不斷發(fā)展和城市建設(shè)的不斷推進，傳統(tǒng)供水行業(yè)的檔案管理辦法受到了嚴重的沖擊，已經(jīng)不能適應(yīng)供水行業(yè)的發(fā)展需求。尤其是在供水行業(yè)體制改革不斷加快的今天，其本身也對檔案管理工作提出了新的要求，檔案信息化的概念也被列入重要議事日程。檔案信息化的發(fā)展，改變了供水行業(yè)檔案管理工作，使供水行業(yè)信息量急劇增加，檔案信息載體更加豐富多樣，促進了供水行業(yè)檔案的開發(fā)和利用，一定程度上推動了檔案管理工作的開展和進行。

一、檔案信息化的概念

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，不斷地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

要想真正實現(xiàn)檔案信息化，首先要確保檔案的真實性、完整性和準確性，只有在原始數(shù)據(jù)能夠有保證的前提下，才能確保檔案信息化真正價值的實現(xiàn)。另外，對于相關(guān)檔案管理人員，也要進行專業(yè)培訓(xùn)，確保其能夠熟練運用檔案信息管理系統(tǒng)。與此同時，還應(yīng)該加大法制宣傳，使得檔案信息化的過程更加科學(xué)化、法制化、規(guī)范化。

二、檔案信息化管理的優(yōu)勢

供水行業(yè)實現(xiàn)檔案信息化，為工作帶來許多便捷之處，主要表現(xiàn)以下幾個方面：

1.轉(zhuǎn)變檔案記載載體，資料保存穩(wěn)定。傳統(tǒng)的檔案資料都是以紙質(zhì)為載體進行記載和存儲的。紙質(zhì)檔案記錄工作量非常大，保管也比較麻煩，不僅不方便查閱，還占用地方、極易損壞，所以，傳統(tǒng)的檔案管理極易受到存儲環(huán)境的影響。檔案信息化則有效改變了這一問題，檔案信息化依托電子計算機為載體，通過掃描、錄入等方式將檔案資料制作成電子版本進行保存和查閱，只要保證信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定性，就可以不受任何外界條件的干擾，完整并且有效的對檔案進行保存和管理。

2.轉(zhuǎn)變檔案瀏覽方式，提高查閱效率。紙質(zhì)檔案不僅要占用地方，查閱起來也是很不方便。為了提取一份檔案資料，往往需要花費大量的時間去進行查找和調(diào)取。有些年份已久的檔案由于受到外界環(huán)境的干擾，還會被損壞，這極不利于供水行業(yè)工作的開展。由于供水行業(yè)的檔案信息量非常大，如果實現(xiàn)檔案信息化，可以使供水行業(yè)檔案管理工作變得更加輕松和便捷。實現(xiàn)檔案信息化，將檔案信息錄入到信息管理系統(tǒng)后，通過已經(jīng)設(shè)定的用戶名和密碼進行登錄，很快就可以找到所需的檔案資料。同時，紙質(zhì)檔案由于管理上存在很多人都可以隨意進行翻閱的問題就可迎刃而解。另外，檔案信息化系統(tǒng)對瀏覽權(quán)限有嚴格的設(shè)置，這樣可以有效避免一些資料的泄漏和流失。

3.轉(zhuǎn)變檔案存儲方式，擴充存儲容量。供水行業(yè)的檔案資料非常多，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資料無處存放的現(xiàn)象。當檔案資料實在沒有地方存放的時候，可能還會對一些檔案進行銷毀。所以，傳統(tǒng)的檔案管理方式很難保證檔案的完整性。然而，檔案資料都是很珍貴的，特別是對供水行業(yè)在以后開展工作中有極大的借鑒作用。實現(xiàn)檔案信息化，則可以避免檔案資料被銷毀，并不會占用很多的存儲空間。當檔案信息過多的時候，只要擴展信息系統(tǒng)的空間就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的存儲。

三、如何加快供水行業(yè)中檔案信息化的建設(shè)

1.加大宣傳，提高供水行業(yè)工作人員對檔案信息化建設(shè)的認識。目前，大部分供水行業(yè)都存在著檔案管理辦法落后的現(xiàn)狀。這種現(xiàn)象極不利于檔案管理工作的開展。檔案信息化建設(shè)在這方面具有不可比擬的優(yōu)勢。所以，供水行業(yè)無論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工，應(yīng)該提高自身的認識，加大宣傳力度，通過各種方式加深對檔案信息化的了解，認識到檔案管理工作對供水的重要性，使其能夠自發(fā)地學(xué)習(xí)檔案信息化相關(guān)的知識，從而更好地適應(yīng)當前供水行業(yè)的發(fā)展。

2.建立和健全檔案管理制度，保障檔案管理工作順利開展。俗話說的好：沒有規(guī)矩不成方圓。這句話充分說明制度的重要性，不論是做什么事情，都應(yīng)該有據(jù)可循。尤其檔案管理工作是一項兼具技術(shù)性和服務(wù)性的工作，如果沒有相關(guān)的制度去使檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，那么檔案管理工作就會出現(xiàn)混亂和無章可循的現(xiàn)象。所以，要想順利開展檔案管理工作，應(yīng)該注重規(guī)章制度的建設(shè)，尤其是檔案信息化的規(guī)章制度。檔案管理工作環(huán)境的改變，檔案信息資料數(shù)量的急劇增加，導(dǎo)致原來的檔案管理工作制度很難滿足現(xiàn)在工作需求，所以一定要有更加完善的規(guī)章制度去為檔案信息化的建設(shè)和開展保駕護航。

另外，還應(yīng)該建立一套檔案監(jiān)督制約機制，使各部門之間形成相互制約、相互監(jiān)督的模式，從而保證檔案信息資料能夠及時的錄入和保存，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為檔案的開發(fā)利用提供基礎(chǔ)保證。

3.加大技術(shù)設(shè)備投入，實現(xiàn)信息化管理?？茖W(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，為各項管理工作創(chuàng)造出了更為現(xiàn)代化的管理手段和模式。檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)潮流，改變工作模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。信息化管理離不開電子設(shè)備，離不開互聯(lián)網(wǎng)。所以，供水行業(yè)應(yīng)該同步更新本行業(yè)的計算機設(shè)備，還應(yīng)該裝有相應(yīng)的管理軟件，進行輔助性工作，實現(xiàn)檔案管理工作自動化。通過使用檔案管理軟件，可以使檔案工作者減輕工作負擔、降低工作強度，也可以避免檔案管理工作中的一些無用功，提高檔案管理工作效率。通過使用檔案信息管理軟件，可以最快地為供水企業(yè)提供所需要的檔案資料，為供水行業(yè)的發(fā)展提供依據(jù)。

在實現(xiàn)檔案信息化的過程中，還應(yīng)該注意檔案信息的安全性，時時刻刻注重檔案信息的安全備份工作，確保檔案資料的安全保存。

4.有效開發(fā)和利用檔案信息，提高供水行業(yè)工作人員的素質(zhì)。實現(xiàn)檔案信息化，為供水行業(yè)的工作人員節(jié)省了大量的時間。供水行業(yè)的工作人員們應(yīng)該充分利用這些寶貴時間，去對檔案信息進行有效的開發(fā)和利用，使其發(fā)揮真正的作用，為供水行業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻。同時，工作人員應(yīng)該注重自身素質(zhì)的提高，以適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案信息管理工作的日益變化，為更好地開展工作打下堅實基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

供水行業(yè)的檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略應(yīng)該圍繞供水工作進行開展。在廣泛利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的同時，積極建立統(tǒng)一、規(guī)范的信息化管理系統(tǒng)，從而將供水行業(yè)的價值和競爭力融入到檔案信息建設(shè)中，使之為供水行業(yè)的發(fā)展提供更強有力的支撐。

參考文獻

[1]張曉波.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的若干思考[J].黑龍江檔案，2011年03期.

[2]林小玲.論檔案的信息化管理[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報，2011年09期.

[3]楊從科.中國農(nóng)業(yè)科學(xué)數(shù)據(jù)資源建設(shè)研究[D].中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院，2007年.

[4]李肖軍.檔案信息化安全體系建設(shè)研究[D].河北大學(xué)，2010年.