檔案信息化建設(shè)問題研究

【摘 要】隨著檔案規(guī)模的擴(kuò)大，檔案信息量的劇增，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)和滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求。因此，檔案的信息化建設(shè)就變得尤為重要，它可以極大提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率，滿足需求。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化建設(shè)；問題；重點

一、檔案信息化的意義和內(nèi)涵

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄，是第一手的原生信息，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。也就是以計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平的一種新型工作模式。

要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，就要以所存儲的電子文檔為依托，而其完整性、可讀性、可靠性是決定電子文檔價值的重要基礎(chǔ)。

（一）完整性原則

隨著計算機(jī)技術(shù)的普及，機(jī)關(guān)電子文件的制作可由各部門甚至個人獨立完成，從而使電子文件的分布呈分散化趨勢。此外，在電子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件實體”的概念將不再存在。這種分散化和非實體化特征，使得對電子文件完整性的把握不像紙質(zhì)文件那樣直觀，因此，在電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)要采取相應(yīng)措施確保其完整齊全。不僅存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)上的信息要完整，與其相關(guān)的程序、軟件以及紙質(zhì)文件也應(yīng)完整無缺的歸檔。

（二）可讀性原則

目前各機(jī)關(guān)使用的計算機(jī)硬件和軟件不同，由此生成的電子文件的存儲格式也不相同。計算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，造成了硬件、軟件的不斷更新?lián)Q代，新設(shè)備對舊設(shè)備有時也不具有兼容性。由于電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”。因此在電子檔案管理中要特別注意確保其可讀性，如在收集要求中，除了對信息內(nèi)容方面的要求外，還應(yīng)包括對信息格式方面的要求；鑒定工作除了對其信息內(nèi)容進(jìn)行價值分析外，也要對其可讀性進(jìn)行技術(shù)分析等?？傊?，每一個管理環(huán)節(jié)都要對日后的檔案利用負(fù)責(zé)，要保證檔案長期的可識讀性。

（三）可靠性原則

可靠性是檔案的生命。由于電子文件易于修改，文件的簽署以及進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)后信息的控制需要專門技術(shù)等原因，人們對電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存有很大的疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力，除了采取各種技術(shù)措施、國家制訂必要的認(rèn)定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要的。在電子檔案管理的全過程中要嚴(yán)格制度，堵塞漏洞，不僅要把住收集關(guān)，確保歸檔文件的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)中遵守操作規(guī)程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。

二、檔案信息化建設(shè)的必要性

由于檔案需長期保存，因此可能造成蟲蝕、紙張受潮及火災(zāi)等災(zāi)害；因無及時備份而為文件損失而擔(dān)憂；因檔案需反復(fù)借閱查看，使原文件不可避免地造成損壞或遺失，使得檔案在保存和利用上存在極大的困擾。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛躍發(fā)展，檔案信息化管理就顯得尤為重要。其業(yè)務(wù)管理將從手工操作向數(shù)字化應(yīng)用轉(zhuǎn)變，檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線收集、整理、鑒定和保管，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸，實現(xiàn)檔案信息資源的高度共享，服務(wù)對象也因網(wǎng)絡(luò)不受地域限制而得到大幅度擴(kuò)充。

三、檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理人員配備不合理

對于目前的檔案管理人員來說，既懂得檔案專業(yè)知識，又能掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人才相對較少。老的檔案管理人員對于早期的紙質(zhì)文件管理方法可以熟練掌握，但卻不懂得網(wǎng)絡(luò)的存儲、傳輸及利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員雖掌握一定的計算機(jī)技術(shù)，但卻缺乏相應(yīng)的檔案專業(yè)知識，這就制約了檔案信息化的發(fā)展。

（二）軟、硬件系統(tǒng)支持不全面

多數(shù)檔案館雖已購置相應(yīng)設(shè)備，如：掃描儀、條碼機(jī)等，但利用率卻不高，多數(shù)紙質(zhì)文件仍然沒有轉(zhuǎn)化成相應(yīng)的電子文件，目前僅局限于簡單的查詢和利用，沒有最大限度地發(fā)揮其作用。

（三）檔案信息存在保護(hù)風(fēng)險

隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，相應(yīng)的檔案軟件系統(tǒng)也隨之不斷升級，這就可能造成升級后的軟件系統(tǒng)與原系統(tǒng)不兼容，如果電子文件不能做到及時、有效的備份，就存在文件丟失的風(fēng)險。同時，在信息環(huán)境的快速變化下，技術(shù)的改進(jìn)也不能完全防止網(wǎng)絡(luò)泄密的發(fā)生，這也是風(fēng)險所在。

四、檔案信息化建設(shè)的重點

（一）檔案信息化人才的培養(yǎng)

目前，檔案、信息化復(fù)合型人才奇缺，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化的設(shè)備，但仍然不能發(fā)揮其作用。因此，就要求現(xiàn)代化的檔案工作者能夠熟練運用信息工具，掌握一定的計算機(jī)理論知識和相應(yīng)技能，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，引導(dǎo)使用者獲得更多的檔案信息。同時也要加強檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，不被一時的困難所嚇倒，為檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)而刻苦鉆研，努力學(xué)習(xí)。

（二）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強電子檔案資料的歸檔工作，利用計算機(jī)軟件將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫以便于查找利用。為實現(xiàn)高質(zhì)量、高效率的合理化工作模式，針對不斷更新的檔案信息管理系統(tǒng)，我們應(yīng)將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺并投入使用，為檔案信息數(shù)據(jù)庫的高度共享奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）遵循檔案信息化原則

制定和實施檔案工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一存儲載體的格式，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的規(guī)范性原則；加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性原則；根據(jù)自身能力，選擇數(shù)字化內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的檔案數(shù)字化，體現(xiàn)檔案信息的效益性原則。

信息化已然成為社會發(fā)展的一個重要標(biāo)志，因此，應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)，提高工作水平，工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量，使檔案管理工作邁上一個新的臺階。