淺談國(guó)有大型建筑施工企業(yè)科技檔案管理

【摘 要】國(guó)有大型建筑施工企業(yè)承擔(dān)著國(guó)家重難點(diǎn)工程建設(shè)，因此，企業(yè)科技檔案管理工作顯得極為重要。本文結(jié)合實(shí)踐就如何做好科技檔案管理進(jìn)行了簡(jiǎn)要闡述。

【關(guān)鍵詞】施工企業(yè)；科技檔案；管理

1、注重科技檔案的交接

由于科技檔案具有極強(qiáng)的延續(xù)性，科技檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完科技檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)崗位?！比欢趯?shí)際工作中，一些單位或科技檔案人員卻忽視了這一環(huán)節(jié)，存在以下問(wèn)題：

1.1是科技檔案交接不及時(shí)。一些單位對(duì)科技檔案交接工作不夠重視，把關(guān)不嚴(yán)。老科技檔案人員離了崗，新科技檔案人員進(jìn)了崗，而科技檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)科技檔案數(shù)量等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。

1.2是科技檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。一些單位科技檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位科技檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了科技檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了科技檔案交接工作的基本要求三是科技檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。

筆者認(rèn)為：如何做好科技檔案交接工作，筆者認(rèn)為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：

首先科技檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。科技檔案交接是基層單位科技檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視。在科技檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到科技檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理科技檔案交接手續(xù)的科技檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原工作崗位，并要把科技檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。

其次認(rèn)真做好科技檔案監(jiān)交工作。科技檔案監(jiān)交工作對(duì)科技檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無(wú)論是科技檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般科技檔案人員，特別是負(fù)責(zé)科技檔案保管接待人員的交接，都必須安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。一般科技檔案人員交接，可由科技檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交；科技檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管科技檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或科技檔案行政管理部門(mén)派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明并要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)冊(cè)、頁(yè)數(shù)等。移交文據(jù)一式3份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

再是加強(qiáng)科技檔案交接中的思想教育工作?？萍紮n案交接工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，不單純是基層科技檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題。因此在科技檔案交接的過(guò)程中要補(bǔ)上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證科技檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定辦理，使基層科技檔案工作前后銜接起來(lái)。

2、涉密科技檔案的管理

大型或特大型施工企業(yè)的產(chǎn)品往往涉及到國(guó)家（企業(yè)）的核心秘密，它關(guān)系到黨和國(guó)家的安全，關(guān)系到國(guó)家的政治活動(dòng)和一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到企業(yè)建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保核心秘密的安全，必須管理好涉密科技檔案。

2.1涉密科技檔案應(yīng)與非涉密科技檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密科技檔案的安全。

2.2層層提高科技檔案管理人員與涉密人員的素質(zhì)。絕密科技檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。

2.3加強(qiáng)涉密科技檔案的日常管理。涉密科技檔案的調(diào)閱、移出、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。涉密科技檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

2.4做好科技檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作 正確分析和鑒別科技檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本企業(yè)工作的需要，全面確定科技檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定科技檔案的保管期限。根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)：絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以?xún)?nèi)的以月計(jì)。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。

2.5注重科技檔案情況變化的調(diào)整 科技檔案在保管過(guò)程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧?、降密、解密。因此科技檔案管理人員應(yīng)依據(jù)科技檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)防密級(jí)偏高或偏低，密期偏長(zhǎng)或偏短。

2.6做好科技檔案密級(jí)的調(diào)整工作。一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門(mén)對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好科技檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些科技檔案能開(kāi)放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用。

2.7要建立起法制的新秩序。為了適應(yīng)涉密科技檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，科技檔案管理應(yīng)建立以下三個(gè)制度：建立劃定密期制度，以便屆滿(mǎn)自行解密；建立調(diào)密通知單制度，對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件，要下發(fā)通知單告知有關(guān)科室，以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)；建立涉密科技檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密科技檔案的規(guī)范化建設(shè)。

2.8要加強(qiáng)涉密科技檔案的科學(xué)管理。在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn)，過(guò)去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。對(duì)此，可以采取分段治理的辦法。以1991年貫徹國(guó)檔發(fā)28號(hào)文件實(shí)施藏涉密科技檔案解密劃控工作為界，對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng)，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時(shí)，可采取對(duì)與所查科技檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)密級(jí)文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問(wèn)題，堵塞過(guò)去那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及涉密科技檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問(wèn)題。

3、做好科技檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作

開(kāi)放科技檔案首先要做好科技檔案開(kāi)放的基礎(chǔ)工作，即：①提高開(kāi)放科技檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。②建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開(kāi)放后檢索與管理的要求。③編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開(kāi)放科技檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開(kāi)放科技檔案卡片目錄》；三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開(kāi)放科技檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開(kāi)放科技檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。④準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的科技檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好科技檔案副本。