淺談項目各參與方的工程資料管理

【摘 要】工程資料是指工程項目從項目建議書開始一直到項目竣工驗收合格投入運營為止整個項目形成階段的各種文字、視聽資料。對工程資料的管理對項目各參與方都有著及其重要的作用及意義。本文僅從業(yè)主的資料管理和施工單位的資料管理兩個方面簡要地闡述施工資料管理對工程項目建設(shè)的意義。

【關(guān)鍵詞】項目；工程資料；管理

工程資料是指工程項目從項目建議書開始一直到項目竣工驗收合格投入運營為止整個項目形成階段的各種文字、視聽資料。對工程資料的管理對項目各參與方都有著及其重要的作用及意義。本文僅從業(yè)主的資料管理和施工單位的資料管理兩個方面簡要地闡述施工資料管理對工程項目建設(shè)的意義。

一、業(yè)主方的資料管理

業(yè)主方的資料管理按照項目形成階段主要分為三個方面：施工前的資料管理、施工過程中資料管理以及工程項目運營過程中的資料管理。

1.施工前的資料管理

業(yè)主方的施工前的資料管理主要指的是業(yè)主對項目建議書階段的資料管理、項目可行性研究報告以及項目立項所需準(zhǔn)備的各種資料以及招投標(biāo)過程中的各種資料文件，開標(biāo)記錄、標(biāo)前會議等資料以及評標(biāo)委員會提交的評標(biāo)報告等各種資料。

施工前的資料管理主要是為業(yè)主的后續(xù)工作的展開提供依據(jù)和準(zhǔn)備，同時也有利于業(yè)主積累相關(guān)的經(jīng)驗，為以后的工程提供參考。

2.施工過程中的資料管理

施工過程中的質(zhì)量管理主要指的是業(yè)主對承包人提交的施工組織計劃、各種技術(shù)措施、安全管理、質(zhì)量管理、分包人的資質(zhì)材料以及業(yè)主給施工單位簽訂的各種證明、確認(rèn)書、書面指令等的資料管理。

加強施工階段的質(zhì)量管理，一方面有助于業(yè)主對工程進度、工程投資地宏觀掌握；另一方面能夠在業(yè)主協(xié)調(diào)與施工單位的各種關(guān)系中提供證明。

3.項目運營過程中的資料管理

這一階段的資料管理主要指的是項目在運營過程中對項目進行的定期與不定期的質(zhì)量檢測報告，以及項目的各種維修養(yǎng)護資料的管理。一方面是作為項目最終成本的一個核算依據(jù)，另一方是項目最終質(zhì)量的一個評定依據(jù)。

總之，加強各個階段的工程資料管理，對業(yè)主控制投資、進度、質(zhì)量等方面都有著顯著的意義和作用。而業(yè)主對工程資料的管理主要是要建立資料管理小組，落實責(zé)任到人，然后對各種資料進行分類整理，并編碼以利于資料的查閱。

二、施工單位的資料管理

對于施工單位來說資料管理顯得尤為重要。各種資料都是施工單位與建設(shè)單位訂立合同，履行合同的依據(jù)，也是在施工過程中施工單位與建設(shè)單位進行洽商的依據(jù)?？傊こ藤Y料管理對施工單位的維護自身權(quán)利和利益起著至關(guān)重要的作用。施工單位的資料管理主要分為投標(biāo)階段的資料管理、施工階段的資料管理。

1.投標(biāo)階段的資料管理

投標(biāo)階段的資料管理主要指的是對招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、建設(shè)單位發(fā)布的補遺書、設(shè)計文件以及現(xiàn)場踏勘等資料的管理。這些資料是施工單位編制投標(biāo)書和與建設(shè)單位簽訂合同的依據(jù)。

2.施工階段的資料管理

施工階段的資料管理主要分為施工準(zhǔn)備階段和施工階段的資料管理。施工準(zhǔn)備階段的資料管理主要包括建設(shè)單位主持的由設(shè)計單位向各施工單位進行的圖紙會審記錄文件以及由建設(shè)單位向上級單位負(fù)責(zé)申請的各種批準(zhǔn)開工的文件。圖紙會審記錄文件是對已經(jīng)經(jīng)過設(shè)計單位簽字確認(rèn)后對施工單位進行的一種綜合圖紙會審記錄，施工單位應(yīng)該對圖紙進行仔細(xì)地審查和確認(rèn)，有任何問題都應(yīng)該以書面的形式提交建設(shè)單位，由建設(shè)單位向設(shè)計單位要求解答。施工單位應(yīng)該認(rèn)真整理和保存設(shè)計單位作出的答疑書。而由建設(shè)單位負(fù)責(zé)申請的各種批準(zhǔn)開工文件包括：開工報告、安全施工許可證以及消防許可證等。這些文件是施工單位可以合法開工的依據(jù)，一旦日后發(fā)生任何關(guān)于工程開工是否合法的問題施工單位就可以此為依據(jù)來維護自身的合法權(quán)益。

施工階段的資料管理主要指的是在施工階段施工單位自己編制的施工組織設(shè)計、各種技術(shù)交底文件、施工日志、經(jīng)監(jiān)理簽發(fā)的設(shè)計變更文件以及施工單位為維護自身權(quán)益提出的變更索賠文件等。施工組織設(shè)計是施工單位進行進度計劃、進度安排的依據(jù)，也是施工單位進行項目管理的依據(jù)，是指導(dǎo)項目施工的指導(dǎo)性文件。技術(shù)交底是項目技術(shù)負(fù)責(zé)人進行的有關(guān)工程特點、工程質(zhì)量要求、工程技術(shù)難點、關(guān)鍵部位施工等方面進行的技術(shù)交底行為，包括由項目技術(shù)負(fù)責(zé)人向分包商的交底，分包商向施工班組長、施工班組長向技術(shù)工人的層層交底。交底文件必須以書面的形式經(jīng)過交底雙方簽字方能有效。技術(shù)交底是施工質(zhì)量的保證，交底文件是施工單位進行有效施工的有力證明文件，也是以后分包商要求變更時的一份證明性文件。施工日志是指由施工單位負(fù)責(zé)人派專人對每天的施工情況進行記錄。施工日志應(yīng)該能完整、全面地反映整個施工過程。經(jīng)監(jiān)理簽發(fā)的設(shè)計變更文件是因為設(shè)計確實存在錯誤由施工單位向監(jiān)理單位報告、監(jiān)理單位向建設(shè)單位報告而建設(shè)單位與建設(shè)單位共同協(xié)商由設(shè)計單位作出的設(shè)計變更。施工單位可以根據(jù)監(jiān)理發(fā)出的設(shè)計變更通知以及設(shè)計變更文件向建設(shè)單位提出合理的工期和費用索賠。變更索賠文件是指變更事件發(fā)生后在有效的期限內(nèi)施工單位向監(jiān)理工程師提供的索賠意向書、中間索賠報告以及最終索賠報告，還有就是施工單位在申請索賠時必須提供的證明性材料包括：施工合同、設(shè)計文件、監(jiān)理或者業(yè)主的批示、各種法規(guī)等有效文件。施工單位提出索賠必須具備以下條件：索賠事件的發(fā)生必須是非施工單位的原因及非施工單位應(yīng)該承受的風(fēng)險并給施工單位確實帶來了工期和費用的損失。因此，為了最大限度的維護施工單位自身的利益，施工單位必須做好各項工作的資料管理。

各種施工資料是施工單位進行有效施工項目管理和與建設(shè)單位進行洽商維護自身利益的重要支撐性資料，同時也是以后施工單位進行類似工程的一個經(jīng)驗性資料。而且，管理好施工階段的各種資料對于項目投入運營后產(chǎn)生的問題進行原因分析可以可靠的資料，有利于劃分各方責(zé)任。

總之，無論是項目的建設(shè)單位還是施工單位，都應(yīng)該對施工的原始資料進行有效科學(xué)的管理，這對于處理項目各參與方在施工過程中以及在缺陷責(zé)任期或者保修期內(nèi)出現(xiàn)的各種矛盾和爭議明確劃分責(zé)任提供充足的數(shù)據(jù)，同時也為以后的工程項目建設(shè)提供有效的可供借鑒的資料。