“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”在化工企業(yè)的應(yīng)用

【摘要】本文主要介紹了聚銀公司實施的檔案信息化項目所實現(xiàn)的各項功能，以及怎樣通過信息化手段提升企業(yè)的檔案管理水平，從而達到為企業(yè)各項工作提供服務(wù)的目的。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

一、項目背景

近年來隨著精細化管理的全面推行，公司各項業(yè)務(wù)得到了細化與完善，檔案門類也日益增多。公司檔案室自2006年成立以來，已接收保存了大量的圖紙、合同、文書、會計檔案，截止目前室藏檔案已達到3萬余卷，5萬余件。運用傳統(tǒng)手工管理模式，檔案信息利用率低，查準(zhǔn)率、查全率不高，極大的浪費了公司的寶貴資源，難以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求。因此通過信息化手段開發(fā)好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務(wù)于公司的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

二、項目建設(shè)總體目標(biāo)

檔案信息化建設(shè)工作主要是充分利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，對檔案資源進行處理、管理、開發(fā)并提供利用，從而達到為公司各項工作提供服務(wù)的目的。

總體目標(biāo)：一是實現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化處理和保存；二是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提高辦公自動化程度；三是實現(xiàn)檔案信息專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理；四是實現(xiàn)檔案信息人才專業(yè)化。

三、軟件選型

軟件的選型要考慮諸多因素，包括行業(yè)匹配度、產(chǎn)品成熟度、產(chǎn)品特點、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)性能（包括開放性、可擴展性、配置能力等）、方案水平、典型用戶、實施團隊、公司實力、本地化服務(wù)能力等方面。

為了保證項目軟件的使用率和可操作性，公司專門成立檔案信息化項目組，由公司IT人員與檔案人員共同組成，負責(zé)項目前期的考察、調(diào)研。首先邀請國內(nèi)知名的檔案軟件公司做技術(shù)交流，使項目組成員全面掌握每家公司檔案軟件的功能以及優(yōu)缺點。其次為了更加直觀的了解軟件的應(yīng)用效果，我們選擇了幾家在信息化建設(shè)方面做的比較超前的檔案館以及與公司生產(chǎn)性質(zhì)相仿的企業(yè)進行了參觀，了解檔案信息化建設(shè)實施的主要內(nèi)容，建設(shè)規(guī)劃、軟件的使用情況等，結(jié)合公司實際需求，最終確定選用北京量子偉業(yè)的PDE綜合數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

四、項目建設(shè)思路及內(nèi)容

（一）檔案信息化建設(shè)的理論依據(jù)

系統(tǒng)的搭建以公司的檔案建檔要求為指導(dǎo)原則，以信息化平臺建設(shè)為手段，實現(xiàn)檔案的集中化管理。以前端控制取代末端收集、全程管理取代分段管理，以協(xié)同運營取代獨立開展，優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，保證檔案信息的齊全、完整、準(zhǔn)確，解決了公司檔案資料孤立、儲存分散、移交責(zé)任不明等問題。

（二）系統(tǒng)搭建的框架、結(jié)構(gòu)

圖1 聚銀公司檔案系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)和C/S架構(gòu)結(jié)合的方式，分三層架構(gòu)，底層為Oracle數(shù)據(jù)庫，中間層為應(yīng)用層，上層為展示層。建立多全宗的二級管理平臺，統(tǒng)一規(guī)范業(yè)務(wù)和流程管理，保證數(shù)據(jù)采集的完整性和管理的規(guī)范性，涵蓋了檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀和利用等八大業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，自定義分類存儲，集中控制，多途徑查詢。如圖1所示。

（三）信息資源庫建設(shè)

1.目錄數(shù)據(jù)庫

對館藏的歷史檔案目錄（案卷級、卷內(nèi)級）進行集中統(tǒng)一收集、錄入，一般的檔案管理系統(tǒng)都能兼容excel格式的電子表格，可將電子目錄一次性導(dǎo)入檔案系統(tǒng)。并要求資料形成單位在以后資料移交時必須移交電子目錄。

2.全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)一方面是對館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，即利用平板掃描儀、高速掃描儀等設(shè)備對存量檔案數(shù)字化。文件格式一般為TIFF、PFD、JPEG等，若要實現(xiàn)全文檢索功能，還要進行OCR識別進行文字抽取。掃描時可采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為單色文字、字跡清晰、不帶圖片的紙質(zhì)檔案，宜采用前者進行掃描；頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質(zhì)檔案，可采用后者掃描。因化工企業(yè)館藏圖紙多，在掃描的過程中切記不能只追求清晰度，將分辨率設(shè)置太高，導(dǎo)致圖像太大而影響傳輸效率。在沒有特殊要求的情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi；另一方面是利用辦公軟件直接形成的電子文件的接收即增量檔案數(shù)字化，例如OA系統(tǒng)形成的公文、合同，可直接與檔案系統(tǒng)做接口實時導(dǎo)入。對列入歸檔范圍的，檔案部門應(yīng)督促各單位及時做好電子文件積累、鑒定、編目，實現(xiàn)電子文件實時歸檔。同時要堅持紙質(zhì)檔案和電子檔案同時保管的“雙套制”，以此作為檔案接收的硬性條件。

2011年項目實施時，聚銀公司檔案室組織人員對室藏檔案進行了有序分類，對重要的、查閱率高的檔案進行了數(shù)字化掃描、加工，共建成36000余條檔案條目數(shù)據(jù)庫、12萬頁原文數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)條目與原文100%掛接。

（四）檔案信息安全保障體系建設(shè)

1.制度建設(shè)

公司信息部門建立信息安全制度，加強對檔案管理系統(tǒng)的維護管理，實施可靠安全的數(shù)據(jù)備份，做好電子檔案信息的保管，全文、目錄、多媒體（照片、影片、錄像）數(shù)據(jù)庫采用光盤等方式同步備份。檔案局域網(wǎng)與互聯(lián)外網(wǎng)實行物理隔離，嚴(yán)格管理權(quán)限，加強身份認證和密鑰管理，非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)。采取數(shù)據(jù)備份和異地存放管理措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)安全。檔案部門加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實完整。建立嚴(yán)格的檔案交接制度和安全保障措施，嚴(yán)防檔案數(shù)字化加工過程中失、泄密事件的發(fā)生。

2.智鎖文檔加密軟件的應(yīng)用

針對檔案信息的特殊性，公司同時配套使用智鎖文檔加密系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以根據(jù)文檔特性分級加密，合法客戶端可以根據(jù)系統(tǒng)授權(quán)自由查閱檔案加密文檔。該軟件還提供對移動硬盤，U盤的多種控制選項，如只讀、自動加密等。智鎖文檔的合法流通范圍是聚銀公司內(nèi)部局域網(wǎng)，一旦資料脫離內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，將無法打開，有效保證了檔案信息的安全性。

（五）檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)施建設(shè)

1.ORACLE數(shù)據(jù)庫服務(wù)器1臺（內(nèi)存不低于8G，硬盤不低于240G）、應(yīng)用服務(wù)器、文件服務(wù)器、WEB服務(wù)器合用1臺硬盤不低于1T（硬盤大小根據(jù)歷史數(shù)據(jù)情況具體定），內(nèi)存不低于4G。

2.建立檔案原文數(shù)據(jù)庫需要的A0、A3、A4平板掃描儀，快速掃描儀等設(shè)備。

五、“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”的特點及主要功能

該系統(tǒng)具備符合國家檔案管理相關(guān)規(guī)定的檔案綜合管理功能，不僅能完成檔案管理各環(huán)節(jié)，還具備管理多門類檔案及文件資料、科技資料、規(guī)程等其它資料的管理功能。從文件注錄到形成檔案編研材料、專題匯編對各門類檔案進行全方位管理，不僅能管理文本文件，還能提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。利用計算機記錄檔案的物理存放位置，并能提供快速的查詢、統(tǒng)計功能，從而減少人為錯誤，提高檔案管理的效率。

（一）OA系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、公文系統(tǒng)的對接功能

與辦公OA集成，達成業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的貫通。經(jīng)檔案管理系統(tǒng)提交的借閱申請、移交申請等按照設(shè)定好的審批流程，通過OA辦公系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)，并且申請者可以隨時對流程跟蹤。由合同系統(tǒng)、公文系統(tǒng)形成的電子公文、合同實時推送至檔案管理系統(tǒng)歸檔，真正實現(xiàn)文檔一體化，使得信息數(shù)據(jù)在系統(tǒng)間完成正向循環(huán)。

（二）檔案管理功能

該系統(tǒng)具有強大的檔案整理功能，適合于各種歸檔方式，大大減輕企業(yè)檔案管理員的工作負擔(dān)。

1.針對化工企業(yè)技改、技措項目多的特點，該系統(tǒng)對檔案進行三級管理，分別是項目級、案卷級、文件級，這樣便于日常文件、資料的積累與查找。對于每年實施的項目，兼職檔案員先在項目庫新建項目，然后在新建的項目庫內(nèi)添加日常積累的文件，稱為“未整理文件”，最后根據(jù)工作需要對“未整理文件”進行組卷、歸檔。

2.所有進入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)將默認按照先后次序排列位置，檔案員可以根據(jù)檔案實體情況，通過“上/下移”、“對調(diào)”、“插入”、“按著錄項刷新流水”自由調(diào)整電子條目的順序，或在普通狀態(tài)下直接使用表格列頭排序。通過各種“檔案分組方式”，可以將數(shù)據(jù)按照升序或降序模式分門別類進行展示，配合“模糊檢索”或“高級檢索”快速過濾和定位目標(biāo)檔案數(shù)據(jù)。

3.在“傳統(tǒng)立卷”、“工程項目”等多級歸檔方式的檔案庫中，檔案員可以使用豐富的“組卷”向?qū)В纾骸敖M新卷”、“組已有卷”、“合卷”、“拆卷”、“移卷”、“拆件”快速、準(zhǔn)確地生成合適的案卷和項目條目。同時對二級條目進行“位置調(diào)整”、“生成序號”、“頁數(shù)頁次轉(zhuǎn)換”等微調(diào)操作。

4.使用“批量自動關(guān)聯(lián)”與“批量自動組卷”，將分離的案卷與卷內(nèi)條目通過配置著錄項快速綁定；或者配合“公式計算”快速生成案卷條目，對于需要解綁的數(shù)據(jù)可以使用“解除關(guān)聯(lián)”。

5.使用“按選擇”或“按歸檔分組”的方式，快速生成檔號，系統(tǒng)將反饋準(zhǔn)確的操作報告，方便快速定位問題所在。輔助“查找重復(fù)檔號”、“查找中斷檔號”，可以即時、妥善地處理問題數(shù)據(jù)。

（三）數(shù)據(jù)利用功能

對公司局域網(wǎng)內(nèi)的各用戶（包括領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員）提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、檔案庫存（借閱）狀態(tài)顯示。在進行檔案文件全文檢索時，系統(tǒng)要對檢索用戶的權(quán)限審核，擁有查看權(quán)限的用戶可以查看文件文本的部分預(yù)覽，沒有權(quán)限的只能查看文件名稱。

（1）對查看權(quán)限的控制

將檔案按照重要程度分別設(shè)為A、B、C三個級別，并在每條著錄項中，將受控別設(shè)置為必錄項。檔案級別不同，借閱、在線查看的審批流程各不相同。當(dāng)借閱者在檔案庫查找到所需檔案條目后，點擊在線查看，系統(tǒng)自動進入身份認證程序，確定是否有查看權(quán)限，若有，可以直接查看，反之則進行提示走借閱流程。

（2）全文檢索功能

通過全文索引模塊將檔案管理系統(tǒng)中索引電子文件進行文本抽取，同時對文本進行索引，建立用于全文檢索的索引文件庫，確保全文檢索的精確性。在建立索引文件的基礎(chǔ)上，進行全文檢索，對于系統(tǒng)內(nèi)的電子文件進行亞秒級高速檢索，提高檔案文件利用率。在顯示的結(jié)果上進行高亮顯示，突出檢索內(nèi)容的一目了然。

（3）數(shù)據(jù)管理功能

為了有效實現(xiàn)利用目的，對各類電子檔案實行系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)分類、排序、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、自動標(biāo)引、信息組織、打印輸出等，并運用權(quán)限分配、訪問控制等技術(shù)，確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個電子信息系統(tǒng)的安全。

六、推廣應(yīng)用

通過本次“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”的建設(shè)，實現(xiàn)了公司檔案業(yè)務(wù)流程的全面自動化，提升了不同門類的檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理水平，提高了檔案工作的效率和質(zhì)量。系統(tǒng)運行期間，多次組織工程技術(shù)人員、兼職檔案員對該系統(tǒng)檔案在線查看、實體與電子檔案的網(wǎng)上借閱、網(wǎng)上審批、移交等業(yè)務(wù)進行培訓(xùn)、指導(dǎo)，并編制《聚銀公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)使用手冊》分發(fā)到給各單位；為了方便下載使用，還將使用手冊電子版上傳到公司網(wǎng)站首頁。

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)上線運行兩年來，利用檔案系統(tǒng)辦理查檔審批、查閱業(yè)務(wù)的已有600余人次，涉及檔案文件約1000余件，得到了廣大員工的一致好評。聚銀公司數(shù)字檔案系統(tǒng)的成功應(yīng)用，是檔案管理模式的一項重要改革，標(biāo)志著公司在基礎(chǔ)管理方面邁上了一個新臺階。

參考文獻

[1]肖秋惠.檔案管理概論[M].武漢大學(xué)出版社，2009.

[2]羅軍.中國檔案管理體制改革研究[M].世界圖書出版公司，2011.