農(nóng)業(yè)科研院所文書檔案管理工作存在的問題及建議

摘 要：文書檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，是農(nóng)業(yè)科研院所工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。該文指出農(nóng)業(yè)科研院所文書檔案管理工作中存在的問題，并提出改進工作的建議，主要包括：加大宣傳力度、重視人才隊伍建設(shè)、建立健全規(guī)章制度等。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研院所；文書檔案管理；問題；建議

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 文章編號 1007-7731（2013）18-132-02

農(nóng)業(yè)科研院所文書檔案是對科研單位各方面工作的真實記錄，又被稱之為管理性檔案。其內(nèi)容主要涉及黨群管理、行政管理、人事管理、財務(wù)管理、科研管理、科技開發(fā)管理、條件建設(shè)管理等方面[1]。文書檔案管理的手段主要是以紙質(zhì)為載體來記錄，并按照相關(guān)要求分類分冊存放在檔案室中。文書檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，是農(nóng)業(yè)科研院所工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，也是農(nóng)業(yè)科研院所領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。實現(xiàn)文書檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，有利于發(fā)揮文書檔案的作用，體現(xiàn)文書檔案所具有的價值。但從現(xiàn)實情況看，農(nóng)業(yè)科研院所在文書檔案管理方面還存在一些共性問題，值得探討。

1 農(nóng)業(yè)科研院所文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 對文書檔案管理工作重視程度不夠 農(nóng)業(yè)科研院所的主要業(yè)務(wù)是科研工作，其他工作均是圍繞科研中心工作開展的，在多數(shù)職工心目中，甚至在機關(guān)管理人員心目中，都不那么重視文書檔案管理工作，認為文書檔案工作只是保存文件，以備不時之需，認識不到文書檔案的重要價值。由于對農(nóng)業(yè)科研文書檔案管理工作的重視程度不夠，沒有將這項工作納入農(nóng)業(yè)科研工作的重要議事日程，從而影響了農(nóng)業(yè)科研文書檔案管理工作的開展。

1.2 缺乏專業(yè)文書檔案管理人員 農(nóng)業(yè)科研院所屬于公益事業(yè)單位，以從事農(nóng)業(yè)科研工作的專業(yè)技術(shù)人員為主，管理人員的比例非常低，基本上都是一人多崗。文書檔案管理人員也不例外，一般都是兼職人員，他們除了負責(zé)文書檔案管理工作外，還負責(zé)其它的行政后勤工作，投入到文書檔案管理工作上的時間和精力非常有限，存在收集不及時、檔案資料不齊全、整理分類不專業(yè)等多方面的問題。由于缺乏檔案管理專業(yè)知識，加之學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機會少，工作就靠在實踐中摸索，難以使檔案管理工作規(guī)范化。

1.3 文書工作與檔案工作銜接不順暢 文書工作是檔案管理工作的前提，檔案管理工作則是文書工作的延續(xù)，兩者既有聯(lián)系又有區(qū)別，既相互統(tǒng)一又分工明確。在農(nóng)業(yè)科研院所中，文書工作者往往檔案意識較為淡薄，而檔案管理人員又極少涉及文書工作，這就導(dǎo)致了文書工作與檔案工作之間銜接不順暢[2]。在實際工作中，許多文書材料滯留在文書工作者手中，而不能在規(guī)定時限內(nèi)按時歸檔，造成漏登、漏報，甚至丟失。有的即使歸檔了，由于多方面的原因，也不能嚴格地按照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定規(guī)范有效地進行。

1.4 文書檔案管理制度不完善 近年來，農(nóng)業(yè)科研院所出臺了一系列的管理制度，但對文書檔案管理工作內(nèi)容卻很少有明確的要求和規(guī)定，即使有少量的規(guī)定，也沒有嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。這就造成了有價值的文書檔案得不到應(yīng)有的重視，文書檔案管理工作也難以實現(xiàn)標準化、規(guī)范化。

2 加強農(nóng)業(yè)科研院所文書檔案管理工作建議

2.1 加大宣傳力度，強化職工對文書檔案管理工作的認識 農(nóng)業(yè)科研院所要將文書檔案管理工作納入重要工作議事日程，做到常抓不懈。加大《中華人民共和國檔案法》、《公文處理辦法》等政策法規(guī)的宣傳力度，采取多種形式，如制作宣傳欄、開展檔案知識講座、利用單位網(wǎng)站等宣傳檔案管理知識，讓職工對文書檔案管理有更充分的了解，并積極參與到文書資料的收集歸檔工作中來，為文書檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)[3]。

2.2 重視人才隊伍建設(shè)，提高文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平 農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)根據(jù)規(guī)模大小及文書檔案管理工作的實際需求配備專職檔案管理人員，使他們能專心致志做好檔案管理工作，不會因為其他工作而耽誤檔案管理工作。每年定期派出檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，使文書檔案管理人員不斷更新專業(yè)知識，不斷更新工作理念，不斷提高管理操作能力，適應(yīng)新形勢下文書檔案管理工作要求，成為政治合格、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精通、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的檔案管理干部。

2.3 加強職能部門合作，做好文書工作與檔案工作的有效銜接 各個職能部門的文書資料是檔案的基礎(chǔ)，各部門文書質(zhì)量的高低直接關(guān)系到檔案質(zhì)量的好壞[4]。因此要做好檔案工作，就必須從源頭抓起，抓好文書質(zhì)量。文書人員要時刻想到檔案管理工作，處理文書要及時、準確，收發(fā)文件要登記，發(fā)現(xiàn)缺失要及時查找、補充，尤其是對領(lǐng)導(dǎo)講話、外出開會帶回的會議材料等要及時收集，保證文件材料齊全完整，切實做好文書材料的立卷歸檔。真正實現(xiàn)文書、檔案的一體化，做到有效銜接[5]。

2.4 建立健全規(guī)章制度，規(guī)范文書檔案管理工作 建立科學(xué)的文書檔案管理體系、健全文書檔案管理制度，是做好文書檔案管理的關(guān)鍵。明確文書檔案管理人員的崗位職責(zé)，制訂文書檔案收集制度、文書檔案保管制度、文書檔案保密制度、文書檔案查閱制度等規(guī)章制度，使文書檔案管理工作有章可循，并嚴格要求相關(guān)工作人員按照規(guī)章制度執(zhí)行，保證文書檔案管理工作落到實處，從而規(guī)范文書檔案管理工作[6]。

參考文獻

[1]劉小瑾.試論事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題與對策[J].華章，2012（22）：250.

[2]彭媛媛.淺談高校辦公室的文書檔案管理[J].神州，2011（5）：105-107.

[3]林紀華.淺議高校文書檔案管理[J].赤峰學(xué)院學(xué)報，2011（6）：204-206.

[4]劉銀華.淺談高校文書檔案管理[J].科技信息，2008（33）：325

[5]候明，白宇紅.談文書檔案管理的現(xiàn)有問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（2）：82-83.

[6]張浩.新編辦公室工作分析與標準化管理手冊[M].北京：藍天出版社，2005.

（責(zé)編：徐煥斗）