優(yōu)化處理電子公文 推進(jìn)高?！盁o(wú)紙化”辦公進(jìn)程

摘 要：隨著科技的進(jìn)步與社會(huì)的發(fā)展，同時(shí)也是建設(shè)節(jié)約型社會(huì)的需要，電子公文出現(xiàn)頻率有所增加，電子公文是相對(duì)于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)公文而言的，它隨著新的信息管理技術(shù)的出現(xiàn)而產(chǎn)生，并隨著社會(huì)的進(jìn)步而發(fā)展。旨在淺析高校中電子公文處理的利與弊的同時(shí)，探討如何優(yōu)化處理電子公文，進(jìn)而推進(jìn)高校“無(wú)紙化”辦公進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：電子公文；高等院校；無(wú)紙化辦公

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2013）36-0294-02

公文是行政機(jī)關(guān)處理日常公務(wù)和管理的重要載體，在各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中，日?！稗k公”的一個(gè)標(biāo)志性的重要內(nèi)容就是辦理和簽發(fā)文件，即“辦文”。如今隨著辦公室自動(dòng)化的發(fā)展以及辦公室現(xiàn)代化的要求，傳統(tǒng)的辦公理念也在不斷改變?？梢哉f(shuō)，電子公文就是現(xiàn)代化辦公的產(chǎn)物，它是傳統(tǒng)辦公中紙質(zhì)公文與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，是運(yùn)用現(xiàn)代信息管理技術(shù)制作，以數(shù)字形態(tài)存儲(chǔ)于特殊載體并依附計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并在通信網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游臅?shū)。目前，由于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位實(shí)行電子政務(wù)的需要，電子文公的使用頻率有所增加，并在現(xiàn)實(shí)生活中與紙質(zhì)公文一起發(fā)揮著公文的作用。但是由于目前并沒(méi)有普及實(shí)行電子政務(wù)以及辦公條件和辦公對(duì)象的復(fù)雜，電子公文在實(shí)際的使用中也存在著一些問(wèn)題，特別是在“去行政化”趨勢(shì)下的高等院校，在日常公文處理中，電子公文處理存在著一些問(wèn)題。本文旨在淺析高校中電子公文處理的利與弊的同時(shí)，探討如何優(yōu)化處理電子公文，進(jìn)而推進(jìn)高校“無(wú)紙化”辦公進(jìn)程。

一、高校電子公文處理的優(yōu)勢(shì)

1.有利于提高公文處理的質(zhì)量和效率。電子公文一個(gè)顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠突破我們目前紙質(zhì)公文所不具備的時(shí)間和地域的限制。在電子公文處理系統(tǒng)中，只要按照規(guī)定的系統(tǒng)安裝，將我們所需要的公文內(nèi)容鑲嵌進(jìn)入即可。我們可以隨時(shí)隨地發(fā)送或接收公文。在我們高校中，作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)由于平時(shí)大多不是單一地從事行政工作，還會(huì)有很多的事務(wù)，如上課、參加學(xué)術(shù)會(huì)議、參加各級(jí)各類(lèi)的評(píng)審會(huì)以及出外考察交流，基本很少一直待在辦公室處理日常事務(wù)。這個(gè)時(shí)候如果有重要的公文需要向領(lǐng)導(dǎo)呈送，如果還是原來(lái)的紙質(zhì)公文，難度就比較大了，也很難達(dá)到那種公文處理所需要的時(shí)效性，因此這個(gè)時(shí)候，我們采取電子公文就可以達(dá)到目的。況且，這樣也可以使我們的文職人員從長(zhǎng)期的繁雜的辦公事務(wù)中解放出來(lái)，還可以很方便地監(jiān)控每一份文件的流轉(zhuǎn)情況，確保每項(xiàng)工作都能及時(shí)落實(shí)，從而提高工作效率。

2.有利于推進(jìn)政務(wù)公開(kāi)、信息資源共享。在高校，由于事務(wù)處理往往跟老師和學(xué)生有關(guān)系。因此，在高校平時(shí)的公文處理中就比較紛繁雜亂，況且由于高校的特殊性，發(fā)文的數(shù)量也相對(duì)較多，這樣工作量也會(huì)增加。特別是針對(duì)某些比較常規(guī)的工作，但是卻也需要發(fā)文，這個(gè)時(shí)候要想使一個(gè)信息在整個(gè)學(xué)校中迅速地傳播開(kāi)，讓廣大師生迅速了解學(xué)校的政策以及文件精神，原來(lái)的紙質(zhì)公文傳輸相對(duì)比較滯后。例如，有時(shí)候我們會(huì)發(fā)一些緊急的通知，紙質(zhì)文件傳輸起來(lái)就比較麻煩，而我們?cè)趯W(xué)校管理中就可以設(shè)立一個(gè)專門(mén)的電子政務(wù)系統(tǒng)，如學(xué)工管理系統(tǒng)，我們只要在系統(tǒng)中將發(fā)的電子公文通知上傳后，就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)迅速傳輸，達(dá)到共享。這種共享不僅體現(xiàn)在傳輸信息的速度上，而且可以讓每個(gè)獲得信息的人能夠全面掌握或共享信息，這樣可以做到不至于漏掉信息或者信息不全。而且根據(jù)我們電子公文處理系統(tǒng)的不同，可以設(shè)置老師與學(xué)生所共享的內(nèi)容又有所不同，這樣還可以增強(qiáng)信息之間的交叉性，達(dá)到信息資源共享的多元性。

3.有利于大容量存儲(chǔ)信息。電子公文的載體可以是磁盤(pán)、光盤(pán)，它們的容量比較大，能夠滿足高校公文中有時(shí)候信息的高密度、大容量的要求。如在學(xué)生中評(píng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)；推薦候選人，頒發(fā)各種榮譽(yù)等等，往往獲獎(jiǎng)人數(shù)以及所包含的信息都很多。我們傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文，其版面總是有限的，而且在實(shí)際辦理中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，在印發(fā)成紙質(zhì)文件時(shí)，比較繁雜，給文職工作人員也增加了勞動(dòng)量。而且上面也談到，在高校中，由于工作的對(duì)象大多是學(xué)生和老師（各種規(guī)定相對(duì)比較繁多），因此公文的數(shù)量也會(huì)越來(lái)越多，這勢(shì)必給公文存儲(chǔ)、檢索帶來(lái)困難。況且，信息量大的公文，紙質(zhì)公文在存檔，傳輸以及復(fù)印等環(huán)節(jié)中都會(huì)帶來(lái)種種負(fù)擔(dān)。特別是遇到圖像等特殊的公文內(nèi)容，傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文的存儲(chǔ)量就很難滿足需要了。而隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，“可以實(shí)現(xiàn)材料采集、文字圖像輸入、版式生成、要素標(biāo)識(shí)、審核流程、數(shù)字印章、傳遞發(fā)送、整理歸檔、限時(shí)辦理、來(lái)文提示、退文警示多節(jié)點(diǎn)等全過(guò)程的智能化自動(dòng)處理”[1]，這勢(shì)必給電子公文存儲(chǔ)處理帶來(lái)便利。

4.有利于節(jié)約辦公成本，推進(jìn)節(jié)約型校園建設(shè)。在積極推進(jìn)節(jié)約型社會(huì)建設(shè)，進(jìn)而到推進(jìn)節(jié)約型校園建設(shè)的今天，我們?cè)趯?shí)際工作中，由于紙質(zhì)公文所帶來(lái)的浪費(fèi)還是比較多的。例如有的時(shí)候一份文件需要下發(fā)到各個(gè)部門(mén)和院系，甚至是每個(gè)班級(jí)、每個(gè)宿舍，這個(gè)時(shí)候文件的成本就會(huì)增多，況且在現(xiàn)實(shí)中還有一種情況，那就是有時(shí)候由于發(fā)文中間也許需要更改內(nèi)容，就需要廢掉此前的發(fā)文，這個(gè)時(shí)候也會(huì)造成浪費(fèi)，增加辦公成本。還有就是學(xué)校內(nèi)部各種的簡(jiǎn)報(bào)、簡(jiǎn)訊、高教參考、警示教育等等材料，印制都需要花費(fèi)一定的成本。但是我們相比情況下，如果使用電子公文就可以節(jié)約這樣的大量的成本，將上述的各種紙質(zhì)文件都可以用電子版來(lái)代替，就可以節(jié)約辦公成本。況且，如果需要修改，還不會(huì)造成重復(fù)浪費(fèi)，只要在電子版上更新即可，既方便快捷又能節(jié)約成本。更為重要的是，運(yùn)用電子公文辦公，一般性的、重復(fù)性的事務(wù)交給計(jì)算機(jī)處理，不僅提高了辦事效率，而且節(jié)約了人力資源，使我們的文職人員有更多時(shí)間考慮更重要的事情。

5.有利于公文的處理、歸檔一體化。依靠現(xiàn)代信息管理技術(shù)，電子公文的收發(fā)、流轉(zhuǎn)、立卷、歸檔過(guò)程構(gòu)成了一個(gè)環(huán)節(jié)連續(xù)、步驟明確的整體，這既符合公文和檔案管理的特點(diǎn)，又使復(fù)雜、滯后的傳統(tǒng)歸檔工作自動(dòng)化、日?；?。而紙質(zhì)公文，在高校公文處理中，歸檔就比較煩瑣，通常歸檔時(shí)間都是在一學(xué)年結(jié)束以后，各部門(mén)將一學(xué)年的文件按順序整理好，而初次整理就需要耗費(fèi)人力資源，再由各部門(mén)匯總后報(bào)送學(xué)校的檔案室，然后檔案室再按照存檔要求將各部門(mén)的文件匯總、梳理、編號(hào)等，這樣一來(lái)又勢(shì)必帶來(lái)工作量。而電子公文則可以實(shí)現(xiàn)公文的處理與歸檔這兩個(gè)環(huán)節(jié)成為一套辦公系統(tǒng)，形成一個(gè)緊密相連的整體，而不再是分開(kāi)的兩項(xiàng)工作。

二、高校電子公文處理的局限性

1.電子公文處理對(duì)設(shè)備系統(tǒng)及標(biāo)準(zhǔn)依賴性比較強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視不夠。紙質(zhì)公文記錄信息采用的是人眼可識(shí)別的符號(hào)，電子公文采用的是人眼不可識(shí)別的數(shù)字代碼，它的形成和處理均是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下才可完成。這就決定了電子公文對(duì)電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)絕對(duì)的依賴性，離開(kāi)了計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子公文處理。這在一定程度上對(duì)系統(tǒng)的要求也比較高，導(dǎo)致目前很多的高校很難有這么高層次的人員以及機(jī)器相配套。況且，長(zhǎng)期以來(lái)，有一些人在現(xiàn)實(shí)生活中往往將公文處理電子化誤認(rèn)為就是辦公電腦化，有的年齡稍大一些的領(lǐng)導(dǎo)則習(xí)慣于傳統(tǒng)的文件流轉(zhuǎn)形式，有時(shí)候會(huì)對(duì)公文電子化陌生甚至是反感，因而在本?；蛘弑静块T(mén)不推行電子公文。因而也就無(wú)所謂對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)知和熟悉，就不會(huì)去學(xué)習(xí)用它，因此在高校真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公還需一定的時(shí)間。

2.電子公文內(nèi)容的易變性，帶來(lái)保密工作的難度比較大。紙質(zhì)公文承載的信息，都被固定在載體上，兩者構(gòu)成不可分割的實(shí)體，任何更改變動(dòng)都會(huì)輕而易舉地被顯現(xiàn)。而電子公文承載的信息則是數(shù)字化的，與其存儲(chǔ)介質(zhì)是分離的，這種分離特征使電子公文可以被復(fù)制、更改且不會(huì)留下痕跡，顯現(xiàn)的會(huì)與原件一模一樣。過(guò)去的紙質(zhì)公文可以說(shuō)內(nèi)容印發(fā)出以后不會(huì)被改動(dòng)，保存時(shí)只要按照規(guī)定“鎖好柜”、“關(guān)好門(mén)”即可，而電子公文則不可以這樣固定，很容易被修改。在高校中電子公文有時(shí)候就因?yàn)榭梢员恍薷?，就?huì)產(chǎn)生有的學(xué)生不去考慮后果而想方設(shè)法去修改文件內(nèi)容，會(huì)造成學(xué)校管理上的難度，甚至?xí)l(fā)不必要的麻煩。例如：對(duì)學(xué)生的處分，有的學(xué)生會(huì)因此而不滿，就會(huì)設(shè)法改動(dòng)公文內(nèi)容，還有的甚至?xí)膭?dòng)本來(lái)應(yīng)該是機(jī)密、甚至是絕密的文件，這樣勢(shì)必會(huì)造成學(xué)校管理上的混亂。同時(shí)，由于電子公文是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，可以讓同一地區(qū)、同一時(shí)間不同的人閱讀使用。電子公文的共享性，會(huì)使公文信息瞬間傳遍整個(gè)校園甚至更廣，這也威脅到公文信息的安全。

3.電子公文的真實(shí)性難以保障，導(dǎo)致執(zhí)行力的下降。由于電子公文內(nèi)容的易變性，就會(huì)產(chǎn)生內(nèi)容真實(shí)性的質(zhì)疑。原來(lái)高校在處理事務(wù)的過(guò)程中，通常會(huì)手持紙質(zhì)的紅頭文件下發(fā)任務(wù)，那樣會(huì)被各個(gè)部門(mén)重視，然后能夠依據(jù)文件精神辦理各項(xiàng)事務(wù)。但是現(xiàn)在電子公文因?yàn)槎际窃诰W(wǎng)上接收，無(wú)法確認(rèn)所接收的文件是否是真實(shí)的。況且目前我們國(guó)家在實(shí)行電子公文的同時(shí)也沒(méi)有專門(mén)的電子公文立法。可以說(shuō)，立法是依法的前提，“信息法律是國(guó)家立法機(jī)構(gòu)制定或認(rèn)可的信息活動(dòng)中的各種行為規(guī)范。”[2]這就使得在公文流轉(zhuǎn)中，部門(mén)之間執(zhí)行的時(shí)候就會(huì)產(chǎn)生阻力，特別是對(duì)外的公文更會(huì)這樣。還有就是，目前在高校推進(jìn)工作的文件有很多都是以會(huì)議紀(jì)要的形式出現(xiàn)，本來(lái)紙質(zhì)文件的時(shí)候，紀(jì)要會(huì)與紅頭文件一樣具有效力，但是現(xiàn)在由于每一份紀(jì)要里面通常會(huì)有幾個(gè)議題一起放在同一個(gè)紀(jì)要里。而轉(zhuǎn)發(fā)給每個(gè)部門(mén)的時(shí)候就會(huì)有所區(qū)別，這樣各個(gè)部門(mén)收到的內(nèi)容就會(huì)與原本的紀(jì)要樣式不一樣，往往在執(zhí)行中就會(huì)產(chǎn)生難度。

三、優(yōu)化處理電子公文，推進(jìn)高?！盁o(wú)紙化”辦公進(jìn)程

1.加快電子公文系統(tǒng)人才的培養(yǎng)，提高辦公室工作人員信息技術(shù)的應(yīng)用能力。要適應(yīng)電子公文處理的需要和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代化辦公的發(fā)展，高校辦公室工作人員就要首先做到知識(shí)的更新，學(xué)會(huì)最新技術(shù)以及操作的技能。通常最新技術(shù)的傳遞，往往要從身邊人開(kāi)始，如果領(lǐng)導(dǎo)的身邊工作人員自己都不會(huì)電子公文操作，又怎么能影響和讓領(lǐng)導(dǎo)自然地接受這種新技術(shù)更新呢。況且在高校中，信息的傳遞與更新就應(yīng)該走在社會(huì)的前沿，讓最新的或先進(jìn)的理念科學(xué)文化傳承的作用在高校得到充分的發(fā)揮。因此，如果有條件的話還應(yīng)在學(xué)校針對(duì)文秘專業(yè)的學(xué)生開(kāi)設(shè)相關(guān)課程，從內(nèi)部以及根本上去滲透這種新的思想和技術(shù)。還有作為辦公室工作人員也應(yīng)該在日常處理事務(wù)中多進(jìn)行“無(wú)紙化”辦公，以便在平時(shí)就產(chǎn)生潛移默化的作用，這樣就能夠?yàn)殡娮庸牡耐茝V或發(fā)展提供強(qiáng)有力的人才保證的同時(shí)，也有了使用的基礎(chǔ)。

2.強(qiáng)化電子公文的管理，提升電子流轉(zhuǎn)公文的真實(shí)性和實(shí)效性。由于計(jì)算機(jī)信息的共享性和易擴(kuò)散的特征，“電子公文在處理、存儲(chǔ)、傳輸和使用上很容易被干擾、遺漏或者丟失，甚至被泄密、竊取、篡改和破壞”[3]68，這必將給高校的管理帶來(lái)難題。因此，在實(shí)施電子公文處理的前期，我們應(yīng)該對(duì)電子公文進(jìn)行合理化的管理。首先要做的就是電子公文格式處理的規(guī)范化，事先按照紙質(zhì)公文的要求對(duì)其進(jìn)行規(guī)范，例如格式要統(tǒng)一，語(yǔ)言要規(guī)范，形式要符合要求等。而且在現(xiàn)實(shí)管理中應(yīng)該實(shí)行“專人負(fù)責(zé)制”，只能是辦公室中專門(mén)負(fù)責(zé)文件處理的工作人員參與電子公文的處理工作，別人無(wú)權(quán)登錄，實(shí)行“密碼”登記制。再者，在實(shí)行電子公文處理的初級(jí)階段，盡量還需要人工操作與電子傳輸相結(jié)合。需要發(fā)文者與接收者之間建立單線的聯(lián)系，確保信息傳輸?shù)臅惩ㄒ约皽?zhǔn)確性和真實(shí)性，如遇特殊的或者比較重要的公文，這個(gè)時(shí)候就需要雙方協(xié)調(diào)用何種途徑才能確保實(shí)效和準(zhǔn)確，必要時(shí)可能還會(huì)需要采取紙質(zhì)公文來(lái)替代。

3.正確處理公文傳輸“無(wú)紙化”與文檔一體化的關(guān)系，提高檔案管理水平。電子公文實(shí)際上就是一種“無(wú)紙化”傳遞信息的一種手段。也就是我們通常意義理解上的“加密”的郵件，電子公文往往可以做到一“點(diǎn)”對(duì)多“點(diǎn)”的收發(fā)工作，簡(jiǎn)化了紙質(zhì)公文中的所謂登記、簽發(fā)、歸檔等程序。目前，我們校內(nèi)的電子公文傳輸管理基本上還是采取接收部門(mén)接收電子公文后，采取彩打成紙質(zhì)公文處理或存檔。因?yàn)槟壳霸趪?guó)家法律中還沒(méi)有對(duì)電子公文立法，因而往往在實(shí)際操作中，我們不少高校都自行規(guī)定其行為規(guī)范以及其法律效力。特別是需要?dú)w檔時(shí)，我們會(huì)規(guī)定需要?dú)w檔的電子公文務(wù)必彩色打印成紙質(zhì)公文一樣的紙質(zhì)文本來(lái)存檔。這樣可以實(shí)現(xiàn)歸檔與電子公文的相互協(xié)調(diào)，也能夠做到確保電子公文在校內(nèi)的實(shí)效性。如遇特殊情況的話，除了轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)公文之后還需要供稿人、核稿人、簽發(fā)人等簽字，以暫時(shí)解決電子公文的法律效力問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)：

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