高校電子教學檔案管理問題分析及優(yōu)化措施

摘 要：電子檔案管理是指借助現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡技術進行檔案管理。相對傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，電子檔案管理具有強大的信息儲存功能，快速的信息轉(zhuǎn)換功能，從而大大提高了工作效率。但是，隨著高校不斷的擴招，無論是學生人數(shù)還是教職工人數(shù)都在猛烈增長，這對高校電子教學檔案管理工作形成了巨大挑戰(zhàn)。分析了高校電子教學檔案管理的優(yōu)勢、存在的問題，并提出了相應的優(yōu)化措施。

關鍵詞：電子教學檔案；檔案管理；優(yōu)勢分析；問題分析；優(yōu)化措施

中圖分類號：G640 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）33-0317-02

大學檔案按類別可簡單地分為：黨檔案，行政工作檔案、教學檔案、學生檔案、研究檔案、基建檔案、財務記錄、學校的歷史檔案，人事檔案等。電子記錄是指應用現(xiàn)代信息技術和計算機網(wǎng)絡技術，檔案管理人員在使用電腦的基礎上，組織和存儲在磁盤、硬盤、磁性載體材料等上的文件。2008年9月1日頒布的“檔案工作管理辦法”（簡稱27號令）規(guī)定，重要文件損壞、褪色，應及時修復文件并數(shù)字化，加工成電子記錄保存[1]。隨著高校招生規(guī)模不斷擴大，無論是學生還是工作人員數(shù)量都在急劇增長，這毫無疑問地給高校電子教學檔案管理形成了一個巨大的挑戰(zhàn)。

一、電子教學檔案管理的優(yōu)勢分析

（一）信息處理能力大大提升

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大，教學檔案管理工作無論是量度還是難度都大大提升，然而傳統(tǒng)的教學檔案管理方法不僅費時費力，而且容易出現(xiàn)紕漏，顯然無法滿足現(xiàn)今的管理需求。借助現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡技術，電子教學檔案不僅有強大的信息儲存功能，而且具有快速的信息轉(zhuǎn)換功能，大大提高了工作效率。除此之外，電子教學檔案還可將文字、聲音、影像等內(nèi)容集成保存，這就增加了檔案的可讀性、可視性、可靠性，豐富了檔案的內(nèi)容。

（二）信息共享能力大大提升

傳統(tǒng)的教學檔案主要以紙質(zhì)文檔為主要形式得以保存，這種保存形式不利于遠距離的傳閱，并且容易在傳閱途中遺失或破損，這就大大降低了教學檔案的利用效率。而電子教學檔案可以十分便利地交流與共享，單單傳閱這一項就可以節(jié)省很多運輸成本，大大提高了經(jīng)濟效率。此外，電子教學檔案還大大節(jié)省了工作人員對檔案進行歸類、排序、搜索等工作量度，在現(xiàn)在信息技術的輔助下，簡單的文字搜索就可以找到自己想要的相關資料。

（三）存儲更加便利

傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學檔案的保存對環(huán)境有一定的條件要求，只有適宜的溫度、濕度以及微生物環(huán)境紙質(zhì)檔案才有長期保存的可能性。因此在傳統(tǒng)的教學檔案管理過程中需要花費大量的人力物力確保保存環(huán)境的適宜性，防潮防蟲防老化更是不可或缺的工作。此外，紙質(zhì)教學檔案需要消耗大量的紙張，這在一定程度上也對環(huán)境造成了破壞。然而電子教學檔案可以很好地解決上述問題，電子教學檔案可以大存量地儲存于硬盤、U盤等一系列現(xiàn)代儲存器中?，F(xiàn)代存儲器不僅體積小容易保管而且儲存安全性、容量性都是傳統(tǒng)管理方式不可相比的。

二、高校電子教學檔案管理問題分析

（一）缺失規(guī)范的、有效的電子教學檔案管理規(guī)章制度

大多數(shù)電子教學檔案的保存分散在各二級學院，由于種種原因?qū)е露鄶?shù)高校電子教學檔案管理者不熟悉中國《檔案法》，《檔案管理條例》和其他有關法律法規(guī)，無論是在工作過程中，還是在自己工作的思維意識中，都沒有嚴格按照有關法律法規(guī)，開展檔案管理工作[2]。由于規(guī)章制度的缺失，導致一些電子教學檔案處于“被忽略”狀態(tài)，多數(shù)電子教學檔案“被忽略”在了管理范圍之外。

（二）電子教學檔案管理意識不強，重視程度不夠

由于相關規(guī)章制度的缺失，導致相關管理人員對電子教學檔案的重要性認識不夠。對電子教學檔案管理工作的不重視，造成了人力、物力、財力都難以滿足電子教學檔案管理工作所需的必要條件。高校又因其獨特的性質(zhì)（學生和教職工人數(shù)眾多、學生和教職工來自全國各區(qū)域、且變動頻繁），每年都有成千上萬的檔案需要變動，維護、更改、保存、遷動等相關流程造成檔案管理工作量十分龐大。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成電子檔案無疑也加重了工作人員的工作負擔。

（三）電子教學檔案管理過程缺乏系統(tǒng)規(guī)范性

根據(jù)《檔案法》和《大學檔案管理辦法》，高校電子教學檔案管理的任務主要集中在收集、整理、鑒定、保護、統(tǒng)計、編制等六個方面，通過這六個環(huán)節(jié)提高教學檔案的研究和利用水平，這是一種固有的運營嚴格的法律制度。由于提出的模糊歸檔范圍，導致一些高價值的基層教學單位、教師未能及時提交歸檔，慘痛地損失一些高價值檔案；一些價值不高的教學，又被不經(jīng)選擇地留存了下來，減少了檔案使用中的價值。由于檔案的保管不當，造成了一些歷史檔案的破損、字跡模糊等現(xiàn)象。由于檔案的研編能力有限，導致檔案利用價值不高。由于檔案利用制度的不完善，造成檔案的遺失、破損等一系列損害流失現(xiàn)象。

三、高校電子檔案管理優(yōu)化措施

（一）開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理信息化水平

利用計算機網(wǎng)絡進行檔案管理的系統(tǒng)，我們稱之為電子檔案管理系統(tǒng)，各高校應根據(jù)自身電子檔案管理情況，設計制作一套與之情況相適應的電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)（輸入設備、輸出設備、儲存設備、網(wǎng)絡服務器和計算機）和軟件系統(tǒng)（管理端軟件和查詢端軟件）兩部分，高校應結合自身情況以此為基礎設計自己的電子檔案管理系統(tǒng)[3]。在開發(fā)了電子檔案管理系統(tǒng)之后，高校還應加快電子檔案管理信息化建設，制定檔案管理信息化總體規(guī)劃和標準，以確保用戶簡捷、快捷地獲取所需的檔案信息。通過對電子教學檔案立卷、歸檔、訪問等方面設置相應的命令來實現(xiàn)電子記錄存儲、管理和使用，以不斷提高管理電子教學檔案的信息化水平。

（二）加強領導，完善制度，健全機制

由于電子教學檔案主要保存于各二級學院，這就要求各學院領導必須重視電子教學檔案的管理工作，采取措施加大相關管理與監(jiān)督力度。完善有效的管理制度是做好電子教學檔案管理工作的基礎，是做好電子教學檔案管理工作的必要條件。因此需從收集整理、歸檔保管等各方面入手，制定相應的電子教學檔案管理制度。電子教學檔案的管理工作主要集中在各二級學院，因此應當建立以校檔案室、學院（職能部門）為主體的二級管理結構。學校檔案室以業(yè)務指導為主，做好學院（職能部門）專、兼職檔案員業(yè)務指導工作，提高專、兼職檔案人員的業(yè)務能力和工作責任感[4]。

（三）提高管理人員專業(yè)技能，重視管理人員隊伍建設

隨著科技的進步，信息時代的到來，以及電子檔案管理使用計算機的文件管理需求，這就需要相關管理人員必須具備必要的專業(yè)知識和相關的素質(zhì)。無論從技術性角度還是從專業(yè)性角度，電子教學檔案管理都是一項極為復雜的工作。這就要求相關管理人員必須通過不斷的學習相關知識來提升自己的專業(yè)技能，以完成電子教學檔案管理工作。當然學校層面也可以通過一系列培訓、檢查、評比活動來促使檔案管理工作的提高。電子教學檔案管理可以說是一項極其復雜的系統(tǒng)工程，它不僅僅只是管理還包括電子教學檔案的形成、積累、貯存、和開發(fā)利用。要做好這項工作，我們必須專注于管理人員隊伍建設，提高他們的業(yè)務技能和綜合素質(zhì)，組織其學習檔案管理系統(tǒng)知識和基本的電腦操作，要求他們掌握熟練的運用技術，靈活運用文件管理系統(tǒng)軟件。

（四）增加經(jīng)費投入，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

電子教學檔案的管理需要配備相應的計算機和電子設備，目前多數(shù)高校由于對電子教學檔案管理的重視度不夠，此方面的預算投入不足，造成許多教學檔案資料不能及時電子化，甚至有些教學檔案被忽略在了電子化之外，不能及時形成網(wǎng)絡檔案，降低了教學檔案的利用率。就此學校方面應該投入足夠的預算資金，實現(xiàn)信息化管理和辦公自動化，充分發(fā)揮電子教學檔案的便捷優(yōu)勢，實現(xiàn)教學檔案共享機制；充分利用快捷的計算機網(wǎng)絡，保管好教學檔案，防止教學檔案的不必要流失；充分管理利用好教學檔案，服務于高校教育科研事業(yè)。

（五）加強信息化管理，提高檔案的利用率

電子教學檔案較之傳統(tǒng)教學檔案而言，有便捷、精準、全面、共享等方面的優(yōu)勢。因此加強電子教學檔案信息化管理，有助于提高教學檔案的利用率。加強電子教學檔案信息化管理，我們可以嘗試從以下幾個方面入手：第一，設計制作計算機檔案管理軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化；第二，建立電子教學檔案目錄數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫分類技術把電子教學檔案的目錄數(shù)字化；第三，將教師的教學資料通過檔案管理原理和現(xiàn)代信息數(shù)字技術的結合，放到網(wǎng)絡教學平臺，以便教學檔案的資源共享，以推動教師之間的相互學習，提高高校的教學水平，與此同時也減輕了教師們和檔案管理工作人員的工作負擔，也提高了工作效率。

（六）提高安全管理意識，保證文檔真實性

電子教學檔案有便捷、精準、全面、共享等方面的優(yōu)點，同時它也存在錯誤刪除無法恢復、磁盤硬盤損壞、易被竊取拷貝、數(shù)據(jù)中毒等缺點。針對這些缺點我們應加強安全管理意識，建立一套安全防范機制，以確保電子教學檔案的安全性和準確性。首先，防火墻的安裝、門戶訪問的設置、定期殺毒、病毒庫的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，認真學習電子檔案相關安全保密制度并嚴格遵守，平衡公開與保密兩者之間的尺度。利用密碼保護、身份認證、權限控制等手段防止非公開檔案的安全隱患；最后，檔案管理人員應養(yǎng)成文檔備份的習慣，同時數(shù)據(jù)信息管理部門也應做好數(shù)據(jù)庫備份工作，防止因計算機故障、病毒入侵等意外事故造成電子教學檔案意外損壞與丟失[1]。

四、結語

電子教學檔案與傳統(tǒng)教學檔案相比存在明顯的優(yōu)勢，教學檔案管理人員應當在日常管理工作中，有意識地發(fā)揮電子教學檔案的優(yōu)勢，注意培養(yǎng)“電子教學檔案”管理意識，嚴格遵守電子教學檔案管理的相關規(guī)定。但目前我國高校的電子教學檔案管理制度還不是很完善，還存在著一些問題，因此我們政府應當依據(jù)目前所存在的這些問題，制定相關法律法規(guī)及其相關政策，使電子教學檔案的管理更加制度化、規(guī)范化。

參考文獻：

[1]趙俊.高校電子檔案管理現(xiàn)狀及問題芻議[J].長春理工大學學報，2013，（1）：6-7.

[2]呂潔.淺談高校教學檔案電子信息化管理[J].卷宗，2012，（4）：113.

[3]余屹.淺談電子檔案管理系統(tǒng)的實踐應用[J].有線電視技術，2004，（20）：34-35.

[4]孫虹.高校二級學院建檔可行性初探[J].浙江檔案，2006，（5）：56.