淺議施工企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策

【摘要】檔案管理工作在施工企業(yè)中容易被放置在不受重視的地位，難以隨著時代的發(fā)展而進步，不僅不能為企業(yè)提供服務，有時甚至會成為企業(yè)發(fā)展的短板。本文就目前施工企業(yè)檔案管理工作存在的問題進行總結分析，并針對其問題提出相應的對策，以提升檔案工作的效率和檔案利用率為根本目的，從而提高企業(yè)檔案管理工作水平。

【關鍵詞】檔案管理；施工企業(yè)；問題；對策

我國施工企業(yè)檔案事業(yè)歷經四個關鍵階段，逐步發(fā)展起來。1980年全國檔案工作會議后，一些企業(yè)才建立起檔案機構。1988年國家頒布了《中華人民共和國檔案法》，并普遍開展了企業(yè)檔案管理升級活動；90年代初推行的ISO9000管理體系認證制度，檔案管理是列入企業(yè)管理重要一環(huán)。推動了企業(yè)檔案管理規(guī)范、化標準化的進程；2011年建設部進行施工總承包企業(yè)特級資質就位檢查，將企業(yè)檔案管理信息化列入了檢查內容，從而再次推動施工企業(yè)檔案管理向信息化、數(shù)字化的快速發(fā)展。盡管企業(yè)檔案管理發(fā)展取得了長足的進步，但其與企業(yè)的其他方面的管理水平相比較還是有較大的差距，提升檔案管理水平，并不是靠幾次升級、認證、檢查活動就可以辦到。要保持檔案工作的勃勃生機使之在企業(yè)中更好地、長久地發(fā)揮作用，還需做大量工作，下面筆者就當前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀談幾點看法。

一、施工企業(yè)檔案工作存在的問題

1、升級和認證、資質就位檢查活動帶有一定的強制性、突擊性，企業(yè)有“服從”的成分。部分領導和同志并未真正認識到檔案的重要性，對于搞好檔案工作可以產生巨大的經濟、社會效益缺乏更多的感性認識和親身體會，所以對其不夠重視，缺乏長久的熱情，應付過檢查之后，就將檔案工作放在一邊，不聞不問。因有突擊性，基礎工作做得不扎實，不僅影響到檔案的利用，而且對檔案工作的發(fā)展帶來一定困難。

2、部分檔案人員文化水平偏低、業(yè)務知識不熟。在檔案工作人員中，學過檔案專業(yè)的少，大多只經過中、短期培訓或未經過培訓，且對本企業(yè)的基本專業(yè)知識也知之不多，這樣就不可能有效、全面地完成資料的收集，整理，保管，鑒定，統(tǒng)計，利用等整套檔案基本業(yè)務。特別是檔案管理進入信息化時代，對檔案人員的素質和技能要求更加嚴格。

3、企業(yè)精簡機構，檔案人員縮編，而現(xiàn)代化的管理設備與手段又跟不上。檔案管理工作在企業(yè)中常常被看成一項輕松簡單的工作，檔案員視同倉庫保管員，不被重視，使得檔案員不安于本職工作，調動頻繁，工作不能正常開展。另外，有的檔案員兼職過多，因此只能應付日常工作，無力進行深層次的檔案管理。

4、不能嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，導致文件材料收集不全，降低了利用效果：或整理混亂，保管不善，有文件查找不到，失去利用價值。

二、做好施工企業(yè)檔案工作的建議

1、領導重視為檔案工作提供有力的保障

檔案工作是企業(yè)管理中的一項重要基礎性工作，是一項功在當今、利在千秋的事業(yè)。企業(yè)領導要從全局和戰(zhàn)略的高度深刻認識檔案工作的重要地位和作用，切實加強領導，結合各自的具體情況，找準本單位的定位，進一步完善檔案工作機制，把檔案工作納入本單位的年度工作計劃中，納入領導的議事日程，及時研究解決工作中出現(xiàn)的重大問題，為檔案工作的順利開展，提供強有力保障，使檔案工作與單位其他工作同步、協(xié)調發(fā)展。要切實加大資金投入力度，完善基礎設施建設和滿足信息化建設中的資金需求。

2、加大檔案工作宣傳力度提高認識

檔案主管部門應注重宣傳教育，提高群體意識，使更多的人理解，支持檔案工作。讓大家充分認識到檔案是企業(yè)開展各項工作不可缺少的憑證和依據，它能維護企業(yè)的經濟利益，合法權益和歷史面貌，是企業(yè)的軟財產，不可棄之不要；文件材料的收集，保管是全體職工的事，需要人人重視。為此檔案人員必須及時向領導和業(yè)務部門提供檔案信息，采用提供電子檔案、紙質檔案原件，影印件，編研成果等多種形式，方便大家利用，使之在利用過程中認識檔案的價值，體會檔案的重要性，關心、支持檔案工作。

3、完善并實施檔案的規(guī)章制度

施工企業(yè)要根據自身特點及各類檔案形成規(guī)律，制定出一整套檔案規(guī)章制度，并根據企業(yè)發(fā)展和工作實際定期進行制度的修正和逐步完善。從制度上為檔案工作提供保證。企業(yè)要將制度落實到位，每年對檔案制度執(zhí)行情況進行督促，檢查。這樣才能使檔案工作有條不紊，慌而不亂，循序漸進，保證檔案齊全，完整，安全達到利用目的，發(fā)揮應有作用

4、提倡愛崗敬業(yè)，保持檔案人員隊伍相對穩(wěn)定

應倡導檔案人員更好地樹立敬業(yè)精神和主動服務意識。加強思想政治工作，解決他們的實際問題，使之安心本職工作。檔案工作連續(xù)性強，需要進行較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應，熟悉。同時它還是一項專業(yè)性很強又繁瑣細致的工作，除要求檔案員有一定文化素質和專業(yè)知識外，還要細心，耐心，有責任心，因此在選人員時既要考慮工作能力，以免影響到檔案工作的連續(xù)性。另外檔案員不能兼職過多。檔案管理升級要求科技檔案，文書檔案分別專人管理，而現(xiàn)在有些單位將二人壓縮為一人，統(tǒng)管科技和文書檔案，有的還將文書和收發(fā)工作交給檔案員去管。由于兼職過多，工作起來是什么急就干什么，無形之中，就將檔案工作擠到一邊，抽空干一點兒也常常是錯誤很多，質量很差。因此，應減少檔案員兼職工作，使其有更多的精力用于檔案管理。

5、加強培訓提高檔案人員的業(yè)務素質

提高檔案人員的綜合素質是當務之急。目前我國正處在信息革命的新時期，它必然賦予檔案管理工作新的內容和要求。而企業(yè)檔案人員的素質與新時期對檔案工作的要求有不適應。要解決這個問題，一是逐步引進檔案專業(yè)人才，二是立足于提高現(xiàn)有檔案人員的業(yè)務水平?？梢苑制诜峙x送檔案人員到高等院校檔案專業(yè)進修；可以通過辦培訓班請老師和本企業(yè)技術人員講授檔案人員進行輪訓；也可以不定期地結合實際搞專題講座到外觀摩學習，交流經驗等等。重要的是要把檔案業(yè)務培訓納入本企業(yè)的培訓計劃之中，要有具體目標，講求實效。

在世界以進入信息時代的今天，作為重要的信息資源，檔案以成為企業(yè)的無形資產。愿我們所有的企業(yè)都能管好，用好這筆可貴的無形資產，創(chuàng)造出最好的社會效益和經濟效益。