高校科研文件檔案管理之我見

【摘 要】本文首先分析了目前高?？蒲形募n案的管理存在的問題，從五個方面對存在的問題作了歸納，最后在此基礎(chǔ)上提出了對高?？蒲形募n案管理的具體思考。

【關(guān)鍵詞】高校；科研文件檔案；管理；思考

一、高?？蒲形募n案管理存在的問題

1.關(guān)于高?？蒲形募n案管理制度建設(shè)

目前高?？蒲形募n案管理是參照《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行的。建立完善的科研文件檔案管理制度是高?？蒲形募n案管理走向規(guī)范化的重要標(biāo)志。筆者在于2013年3月份對山東省高校進(jìn)行走訪調(diào)研時發(fā)現(xiàn)，目前大多數(shù)高校出臺了科研文件檔案管理辦法或規(guī)定，但有近1/3的高校至今仍未出臺科研文件檔案管理制度。大部分高校已經(jīng)將科研項(xiàng)目檔案管理納入了科研項(xiàng)目管理活動的整體工作規(guī)劃中。這就使得部分高校的科研文件檔案管理工作不能順利完整地進(jìn)行，科研管理工作與科研文件檔案的管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，科研工作和建檔工作的“四同步”管理無法從制度上得到根本保證和貫徹落實(shí)。

2.科研文件檔案的歸檔

將形成的科研文件加以系統(tǒng)整理，及時向高校檔案管理部門移交歸檔，是相關(guān)人員的責(zé)任和義務(wù)。通過歸檔和集中統(tǒng)一管理，有利于科研水平的提高，有利于積累科學(xué)技術(shù)發(fā)展的財(cái)富。筆者在調(diào)研時發(fā)現(xiàn)，有一半的高校的科研項(xiàng)目文件材料的歸檔基本趨于完整，有近1/3的高?？蒲许?xiàng)目文件材料的歸檔不夠完整仍有近1/5的高校科研項(xiàng)目文件材料根本沒有歸檔。為數(shù)不少的科研人員檔案意識不強(qiáng)。

3.高?？蒲形募n案管理的信息化建設(shè)

從科研文件檔案管理納入信息化建設(shè)的程度看，目前僅有極少數(shù)高校的科研項(xiàng)目檔案的信息化建設(shè)已納入學(xué)校信息化建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)了科研文件檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

從高校檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)之間的關(guān)系來看，只有1/10的高校的科研管理系統(tǒng)中包含檔案管理模塊或是科研管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間有接口，近一半的高校的檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)只是獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，近1/3的高校的檔案完全不用計(jì)算機(jī)管理。上述情況表明，一方面高校的檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)很好的功能銜接，另一方面部分高校沒有跟上檔案計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的時代步伐。

4.高?？蒲形募n案的保管與鑒定

然一半以上的高校的科研檔案數(shù)字化成果進(jìn)行了脫機(jī)保管，但有超過半數(shù)高校的科研檔案數(shù)字化成果沒有進(jìn)行異地保管。一半的高校對科研文件檔案進(jìn)行過鑒定，提高了本?？蒲形募n案的質(zhì)量和管理水平，為科研文件檔案提供有效利用提供了良好的條件。

5.高?？蒲形募n案的提供利用

從科研文件檔案版權(quán)角度看，在數(shù)字化信息化時代，科研文件檔案的版權(quán)問題應(yīng)引起我們的重視。在進(jìn)行電子科研文件檔案信息利用時，要提高版權(quán)意識，使科研文件檔案信息的提供利用在法律規(guī)范內(nèi)進(jìn)行。筆者在調(diào)研時發(fā)現(xiàn)，僅有1/10的高校在科研項(xiàng)目文件檔案歸檔時鑒定了開放協(xié)議，然而大多數(shù)高校，在科研項(xiàng)目（課題）歸檔時沒有鑒定開放協(xié)議。

二、高?？蒲形募n案管理的對策思考

1.完善高?？蒲形募n案規(guī)章制度

完善高?？蒲形募n案管理制度，是高?？蒲形募n案管理工作走向規(guī)范化的關(guān)鍵。高校科研管理部門和檔案管理部門應(yīng)做到權(quán)責(zé)明確，密切配合，建立完善的、與時俱進(jìn)的、符合本單位實(shí)際情況的科研文件檔案管理制度，對科研文件檔案的移交、接收、管理、利用等作出明確規(guī)定，做到歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定。應(yīng)將科研文件檔案工作納入科研規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員的工作職責(zé)范圍，同時做到“四同步”：下達(dá)科研任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研項(xiàng)目進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記、評審科研成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步，從而促進(jìn)科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

2.提升高?？蒲腥藛T的檔案意識

由于高校科研人員對檔案知識和檔案管理法規(guī)缺乏系統(tǒng)的了解，檔案意識淡薄，有時出于對技術(shù)保密的原因且不了解歸檔范圍，科研人員往往未將科研活動中形成的重要記錄歸檔保存，導(dǎo)致某些重要的科研記錄無法歸檔。因此，高校檔案工作者肩負(fù)著進(jìn)行宣傳教育的重任，讓科研人員明確自己擔(dān)負(fù)著科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔的職責(zé)與義務(wù)，使其在思想上重視科研文件的歸檔工作。增強(qiáng)科研管理人員的檔案意識，扎實(shí)地將科研檔案建設(shè)與管理工作納入科研管理的各項(xiàng)工作職責(zé)中。

3.加強(qiáng)科研文件檔案管理的信息化建設(shè)和全過程管理

此次調(diào)查結(jié)果顯示，只有不到十分之一的高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)中包括檔案管理模塊或與檔案管理系統(tǒng)之間有接口。不少高校的檔案信息化建設(shè)與科研業(yè)務(wù)活動及其管理的信息化過程相分離，檔案管理系統(tǒng)和科研管理及其信息系統(tǒng)之間存在孤島關(guān)系，難以保證數(shù)字工作環(huán)境下電子文件和數(shù)字檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和長久可用性。因此，應(yīng)將科研文件檔案的管理納入科研項(xiàng)目資源管理及資源配置的最優(yōu)化管理，在科研活動過程及其管理活動中，實(shí)時進(jìn)行電子科研文件的規(guī)范化和檔案化管理，變階段性孤島系統(tǒng)管理為連貫性集成化管理與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，建立與科研計(jì)劃項(xiàng)目活動及其管理業(yè)務(wù)流程集成的全項(xiàng)目期和全文件生命期的動態(tài)管理機(jī)制，保障科研活動數(shù)字信息真實(shí)性、可靠性、完整性和長久可用性。

對于高?？蒲形募n案管理來說，“前端控制”思想的核心就是整體規(guī)劃、檔案管理業(yè)務(wù)提前、對高?？蒲形募n案進(jìn)行全過程監(jiān)控。這一理念在檔案界一經(jīng)提出就不僅適用于電子文件檔案的管理，而且同樣適合于紙質(zhì)文件檔案的管理。也就是說，即使在紙質(zhì)科研文件檔案形成和管理階段進(jìn)行控制，對于文件歸檔后的管理也起到事半功倍的作用。它以科學(xué)管理和有效利用為目的，重新設(shè)計(jì)文件檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)了整體效益的最佳化。

4.重視對高?？蒲形募n案的鑒定工作

科研文件檔案作為科研活動的真實(shí)歷史記錄，是高校和國家重要的科研資源，是社會的無形資產(chǎn)。隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技活動的發(fā)展，高?？蒲形募n案的鑒定就成為保證高校科研檔案質(zhì)量，使科研檔案更好地發(fā)揮作用的一項(xiàng)重要措施。在電子文件盛行的今天，對科研文件檔案價值的鑒定不僅要在文件轉(zhuǎn)化為檔案之前進(jìn)行，而且還要將鑒定環(huán)節(jié)盡早地提前，在文件生成之際乃至形成之前就對其進(jìn)行鑒定。從系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子信息中截獲電子文件的同時，便對其進(jìn)行同步鑒定，加強(qiáng)控制。實(shí)現(xiàn)電子文件生成之際的初級鑒別和初次鑒定的自動化，為高?？蒲形募n案的管理利用打下良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]安小米.我國科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理研究[J].山西檔案，2007（4）.

[2]王傳宇.科技檔案管理學(xué)[M].中國人民大學(xué)出版社1999：165-166.

[3]王健.對電子文件形成特點(diǎn)的再思考——兼議電子文件前端控制戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)[J].中國檔案，2002（11）.

作者簡介：楊樹力（1980—），女，山東昌樂人，碩士，青島理工大學(xué)教師，研究方向：圖書館、情報(bào)學(xué)與檔案管理。