完善高職學(xué)籍檔案管理實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案價(jià)值

摘 要：完善高職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案價(jià)值，對(duì)于提高教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的意義。高職學(xué)籍檔案管理是高職學(xué)校教學(xué)管理的一個(gè)重要組成部分，是學(xué)生在校期間全過(guò)程情況的記載，本文針對(duì)高職學(xué)校學(xué)籍檔案管理中存在的現(xiàn)狀及建議進(jìn)行相應(yīng)的分析和論述。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案 管理 作用 現(xiàn)狀 建議

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）04（b）-0223-02

高職學(xué)籍檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理工作的一個(gè)組成部分，也為骨干校建設(shè)提供有價(jià)值的支撐數(shù)據(jù)，學(xué)籍檔案是在學(xué)籍管理過(guò)程中生成的，這些學(xué)籍檔案材料要求教務(wù)工作人員認(rèn)真收集、整理、裝訂，并按照學(xué)籍檔案管理的要求立卷歸檔送交學(xué)校檔案部門永久保存。學(xué)籍檔案除了能為師生提供使用，還要為教學(xué)、科研、行政管理和骨干校建設(shè)提供服務(wù)。

1 高職學(xué)籍檔案管理工作的重要作用

隨著教育體制的改革、人才的選拔、就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，高職學(xué)籍檔案在社會(huì)中得到越來(lái)越廣泛的重視和應(yīng)用。因此，完善高職學(xué)籍檔案管理，研究其特點(diǎn)及規(guī)律，分析學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題，探討對(duì)策，不但可以促進(jìn)高職檔案管理的發(fā)展，而且對(duì)于推進(jìn)教學(xué)改革、提高教育質(zhì)量和辦學(xué)水平等都有著重要的意義。

學(xué)籍檔案的形成有一定的過(guò)程和時(shí)段，文件之間有不規(guī)律時(shí)間聯(lián)系，學(xué)生的學(xué)籍檔案有明確的起始和終止時(shí)間，形成以時(shí)間為進(jìn)程。學(xué)籍檔案不僅影響到整個(gè)學(xué)校檔案管理的完整性，更重要的是會(huì)影響到對(duì)一個(gè)人的全面了解和如何合理的使用人才，高職學(xué)籍檔案包括錄取新生花名冊(cè)、新生登記表、學(xué)籍卡片、在校名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)總表、畢業(yè)審批、論文答辯、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)材料、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)（優(yōu)秀學(xué)生、獎(jiǎng)學(xué)金等）材料、學(xué)生違紀(jì)處分材料等等，記載了學(xué)生自入學(xué)到離開學(xué)校整個(gè)學(xué)習(xí)和生活的過(guò)程，具備查考價(jià)值的資料檔案。因此，收集和利用好高職學(xué)籍檔案，是高職學(xué)校檔案管理工作的重要任務(wù)，為了能讓學(xué)籍檔案管理為骨于校建設(shè)提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)，應(yīng)該采取有效措施逐步完善學(xué)籍檔案管理。

2 高職院校學(xué)籍檔案管理工作中的現(xiàn)狀

高職學(xué)籍檔案記錄了一所學(xué)校自辦學(xué)后所有學(xué)生的在校信息，與每位畢業(yè)生的切身利益息息相關(guān)，具有憑證作用及社會(huì)服務(wù)功能，前段時(shí)間，有很多已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生回校查學(xué)籍檔案，因工作后表現(xiàn)優(yōu)秀，現(xiàn)要被選拔、任用、考核，需要在校期間的學(xué)籍檔案，并要求復(fù)印，學(xué)校雖然有這些學(xué)生的學(xué)籍檔案，但往往這些數(shù)據(jù)都存在填寫內(nèi)容不全，雜而很亂，造成檔案資料的缺失。看到學(xué)生的無(wú)奈，我們深深地體會(huì)到： 高職檔案部門必須抓好學(xué)籍檔案管理，決不能再給學(xué)生留下任何遺憾。學(xué)籍檔案包含的內(nèi)容較多，隨著高校招生人數(shù)的增多，高職的學(xué)籍檔案管理工作壓力越來(lái)越大，受傳統(tǒng)的管理理念和管理方法的制約，目前高職學(xué)籍檔案管理工作主要存在以下問(wèn)題。

2.1 高職學(xué)籍檔案管理制度不完善，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

雖然多數(shù)高職學(xué)校都按照教育部頒布的學(xué)生管理規(guī)定去進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作，但是沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，都按照自己的理解和方法去管理學(xué)籍，沒(méi)有建立一套完善的學(xué)籍檔案管理制度，使高職的學(xué)籍檔案管理工作不能落到實(shí)處，導(dǎo)致學(xué)籍的原始檔案殘缺不全或雜亂無(wú)章。導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料雜亂且降低了使用的價(jià)值。

2.2 職責(zé)范圍不清，管理意識(shí)缺乏

高職教學(xué)管理人員認(rèn)為學(xué)籍檔案沒(méi)什么實(shí)際用途，學(xué)籍管理人員缺乏應(yīng)有的學(xué)籍檔案管理意識(shí)，在實(shí)際工作中，有些學(xué)籍檔案的填寫錯(cuò)誤或格式不統(tǒng)一，沒(méi)有嚴(yán)格的按照檔案管理相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理，使檔案失去了它的真實(shí)性和應(yīng)用性。教學(xué)管理有關(guān)部門職責(zé)范圍不清，學(xué)生在校期間一些重要信息資料，如獎(jiǎng)學(xué)金或競(jìng)賽項(xiàng)目獲獎(jiǎng)材料，計(jì)算機(jī)等級(jí)考試證書、大學(xué)英語(yǔ)三四六級(jí)考試取得各項(xiàng)比賽的材料和所受處分材料等等缺乏完整性，有的根本沒(méi)有記錄，使得學(xué)籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實(shí)性，給今后的管理帶來(lái)諸多不便，也會(huì)影響高校學(xué)籍檔案的質(zhì)量，從而削弱了學(xué)籍檔案的社會(huì)價(jià)值。

2.3 高職學(xué)籍檔案歸檔質(zhì)量偏低

學(xué)院教務(wù)處在整理2001級(jí)至2009級(jí)學(xué)籍檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)學(xué)籍檔案里錯(cuò)誤很多，如填寫內(nèi)容不全、出現(xiàn)錯(cuò)別字、亂填亂改、文字材料紙張規(guī)格不對(duì)、學(xué)生畢業(yè)照片版面多樣，并沒(méi)有按要求的粘貼、材料沒(méi)按規(guī)定傳遞或文件丟失、學(xué)生鑒定表填寫雷同等等。以上原因都是因?yàn)榻虒W(xué)管理部門收集資料缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案在收集整理過(guò)程中出現(xiàn)缺失和混亂，造成學(xué)籍檔案缺乏，學(xué)籍檔案無(wú)法為學(xué)生提供服務(wù)。

2.4 高職學(xué)籍檔案沒(méi)有充分發(fā)揮潛在價(jià)值，幫；原因是管理模式落后

學(xué)籍管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理與學(xué)籍管理相統(tǒng)一的重要性，工作中缺乏主動(dòng)和創(chuàng)新性，高職檔案管理工作隨意性大，制度不嚴(yán)，管理的落后，使得學(xué)籍檔案在教學(xué)管理、教學(xué)研究及學(xué)生管理工作中沒(méi)有及時(shí)有效地發(fā)揮作用，高職學(xué)籍檔案管理只是停留在收集、整理、歸檔的層次，沒(méi)有對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行深層次的信息加工，沒(méi)為教學(xué)創(chuàng)新或教學(xué)管理提供有價(jià)值材料依據(jù)，也很少為骨干校建設(shè)提供有價(jià)值數(shù)據(jù)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案最大價(jià)值。

3 做好高職學(xué)籍檔案管理工作的建議

高職學(xué)籍檔案的內(nèi)容包括學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間形成的具有保存利用價(jià)值的信息檔案，是教學(xué)檔案的主體和核心。這些在學(xué)生成長(zhǎng)與實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中所形成的文字材料，真實(shí)地反映了學(xué)生在校的全過(guò)程，對(duì)于學(xué)校、個(gè)人及社會(huì)了解學(xué)生具有重要的憑證作用和參考價(jià)值。那么，如何加強(qiáng)高職的學(xué)籍檔案管理工作，使高職學(xué)籍檔案的發(fā)揮最大價(jià)值，是目前高校管理者值得思考的問(wèn)題。

3.1 明確認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案管理的重要性

學(xué)籍檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，是為高職院校各項(xiàng)決策服務(wù)的，是為骨干校建設(shè)服務(wù)的，是為廣大師生服務(wù)的。學(xué)籍檔案是關(guān)系到學(xué)生自身前途有價(jià)值的資料信息，是學(xué)生步入社會(huì)留給用人單位第一印象。目前高職學(xué)籍檔案分散于學(xué)工處、教務(wù)處、各院系等職能部門，各教學(xué)管理部門應(yīng)加強(qiáng)溝通，形成良好的資源共享，這樣就要求學(xué)籍管理人員必須認(rèn)真履行崗位職責(zé)，加強(qiáng)學(xué)籍檔案日常管理，注重對(duì)學(xué)籍材料的收集和積累。并對(duì)平時(shí)形成的學(xué)生各種學(xué)籍材料，規(guī)范的進(jìn)行整理、登記、分類、編目并及時(shí)歸檔，管理人員要從思想上認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案的重要性，明確歸檔要求和范圍，并制定有關(guān)學(xué)籍材料歸檔的規(guī)章制度。

3.2 跟蹤收集，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理

學(xué)籍情況一直處于不斷的變化之中，這就要求各職能部門、各個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)根據(jù)新的情況變化對(duì)有關(guān)學(xué)籍管理的文件材料，隨時(shí)收集整理，及時(shí)認(rèn)真記載。一份學(xué)籍檔案的形成從入學(xué)登記到畢業(yè)證的審批要經(jīng)過(guò)幾年的時(shí)間，跟蹤收集就是對(duì)學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的學(xué)籍材料進(jìn)行后續(xù)補(bǔ)充收集，這些材料跨越時(shí)間長(zhǎng)，不一定具有連續(xù)性，這就要求學(xué)籍管理人員高度負(fù)責(zé)、主動(dòng)跟蹤收集、補(bǔ)充歸檔，只有將各環(huán)節(jié)中的形成材料收集齊全并加以整合，才能確保學(xué)籍檔案的完整性。

3.3 提高為學(xué)生服務(wù)的意識(shí)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視高職學(xué)籍檔案工作，要結(jié)合實(shí)際，使全體師生增強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的重視，支持高職學(xué)籍檔案的收集、檢查和整理工作。學(xué)生管理老師，特別是班級(jí)輔導(dǎo)員，要明確學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)生的重要性，使學(xué)籍檔案收集整理過(guò)程走上規(guī)范制度化的道路。招畢辦、學(xué)生處、教務(wù)處、學(xué)院辦公室、各院系部要協(xié)作，保證學(xué)生學(xué)籍檔案的收集、整理并及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的保證學(xué)籍檔案工作的順利進(jìn)行，只有各教學(xué)部門聯(lián)合起來(lái)，這樣才能更好的為學(xué)生提供準(zhǔn)確、有價(jià)值的資料。

3.4 加強(qiáng)高職學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，體現(xiàn)學(xué)籍檔案價(jià)值

學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)信息化管理，使全體師生信息傳輸更加方便、快捷；各個(gè)院校的教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、招生與就業(yè)管理系統(tǒng)和各系部應(yīng)實(shí)行對(duì)接，建立學(xué)籍檔案的信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息查詢的實(shí)時(shí)互動(dòng)。這就要求理順管理部門的工作職責(zé)，使學(xué)籍檔案收集按時(shí)、保質(zhì)的按制度進(jìn)行，學(xué)籍檔案管理應(yīng)分清責(zé)任并明細(xì)化。要達(dá)到這種管理模式，高職學(xué)籍檔案管理人員就需要學(xué)校方方面面的理解和支持。同時(shí)，學(xué)籍檔案的工作人員一定要與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案管理工作的新要求，積極探索學(xué)籍檔案開發(fā)利用的創(chuàng)新思路和方法。

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