摘 要:隨著業(yè)務(wù)范圍的逐步擴大,企業(yè)檔案數(shù)量也不斷增長,檔案庫房的檔案數(shù)量不斷積累,條形碼技術(shù)的應(yīng)用減少了庫房倒架、增強了借閱查詢檔案的便利,條形碼技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢越來越明顯,應(yīng)用越來越廣泛。
關(guān)鍵詞:條形碼技術(shù) 特點 企業(yè)檔案管理 優(yōu)勢及注意事項
中圖分類號:C93 文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:1672-3791(2013)05(a)-0155-01
1 條形碼技術(shù)
條形碼是由一組粗細不同、黑白或色彩相間的線條以及相應(yīng)的字符、數(shù)字組成的標(biāo)記,用以表示一定的信息。條形碼技術(shù)是利用光電掃描閱讀設(shè)備識讀條形碼信息并將其錄入計算機的技術(shù)。
條形碼技術(shù)誕生于20世紀(jì)40年代的美國,直至20世紀(jì)70年代才得以實際的應(yīng)用和普及。之后普遍應(yīng)用于圖書、郵電、物流管理等領(lǐng)域。隨著企業(yè)檔案數(shù)量的不斷積累,對檔案現(xiàn)代化管理提出了新的要求,這時,條形碼技術(shù)就被普遍應(yīng)用于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。
2 條形碼技術(shù)的特點
條形碼技術(shù)的特點有以下幾方面。
2.1 設(shè)備簡單,可操作性強
條形碼打印及識別設(shè)備簡單、操作便捷,無需進行專門培訓(xùn),上手容易??刹僮餍院軓?,只需配置計算機操作人員、計算機、條形碼打印機及光電掃描閱讀設(shè)備即可。
2.2 編碼規(guī)則簡單,可批量打印
使用條形碼技術(shù)時,只要檔案管理人員賦予一定的編碼規(guī)則,就可批量打印,既保證了檔案頁面的美觀性,又大大提高了工作效率。
2.3 準(zhǔn)確性高
一維條形碼輸入出錯率是三百萬分之一,二維條形碼在局部損壞,破面積不超過50%時,仍可正確識讀,出錯率是千萬分之一。
2.4 經(jīng)濟性好
條形碼技術(shù)設(shè)備經(jīng)濟、實用,推廣條形碼技術(shù)相對比較簡單,所需費用也相對較低廉。這也是企業(yè)選擇它的一個重要原因,控制成本,并同時利用有限的資源實現(xiàn)了利益最大化。
2.5 分類統(tǒng)計
條形碼技術(shù)在編碼時,如果制訂合理的編號規(guī)則,那么就可以起到對檔案起到分類保管、統(tǒng)計的功能,實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)分類著錄、檔案庫房合理排架、館藏檔案數(shù)量統(tǒng)計及高效提供利用的功能。
2.6 安全可靠
條形碼的顯示方式特殊,一般得用條形碼閱讀器解讀,這就避免了檔案泄密的風(fēng)險,實現(xiàn)了對保密檔案的安全操作。
3 條形碼技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢
3.1 提高了企業(yè)的檔案管理水平
傳統(tǒng)借閱管理主要依賴手工登記,而條形碼技術(shù)的應(yīng)用可以直接用光學(xué)掃描設(shè)備掃描相關(guān)信息,可以將每份檔案的最新實時信息記錄在檔案管理系統(tǒng)中,反映了每本卷冊的實時情況;同時對超時未歸的檔案可以進行及時的提醒,避免因外借催還不及時導(dǎo)致的檔案遺失情況,確保了檔案信息的即時性、準(zhǔn)確性。隨著科技的不斷進步,條形碼技術(shù)可以實現(xiàn)對檔案管理的移交、進出館、鑒定、銷毀等過程的參與,極大地提高了檔案管理水平。
3.2 提高了檔案管理人員的工作效率
當(dāng)企業(yè)的檔案類別較多、數(shù)量較多時,只要利用條形碼技術(shù),賦予簡單編碼,就能實現(xiàn)對檔案類別的區(qū)分及館藏檔案大流水號的控制,實現(xiàn)了檔案的相對分類,在檔案管理系統(tǒng)及檔案庫房實現(xiàn)雙向管理、一一對應(yīng)。條形碼技術(shù)的應(yīng)用,有助于庫房管理人員完成庫房檔案的核對和清查,擺脫了以往檔案清點工作一直靠手工逐卷翻找,將檔案入庫記錄與借閱單相結(jié)合的工作方式;同時降低了庫房管理人員的工作強度,減輕了庫房倒架的壓力,提高了工作效率。
3.3 確保了借閱檔案的安全
對檔案利用者實現(xiàn)跟蹤管理,確保借閱檔案的安全性。進館的檔案,我們可以利用粘貼的條形碼,用掃描槍讀取檔案的著錄信息與借閱者的相關(guān)身份信息,記錄到檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫中,實時驗證借閱者的身份,最大程度確保檔案的安全。
3.4 提供了檔案行政管理的決策依據(jù)
為檔案行政管理決策提供依據(jù),通過條形碼技術(shù)的應(yīng)用,利用系統(tǒng)中形成的原始數(shù)據(jù),建立每個卷冊的利用情況,并對檔案利用分類統(tǒng)計,可以積累借閱者對館藏檔案的提供利用需求,為業(yè)務(wù)部門及檔案管理部門各項業(yè)務(wù)的開展提供參考,為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供數(shù)據(jù)支持。
3.5 提升了檔案服務(wù)部門的形象
為借閱者提高優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)是企業(yè)檔案管理者的工作要求,提供利用的快捷性才是檔案工作者不懈的工作追求。條形碼技術(shù)的應(yīng)用,大大提升了企業(yè)檔案管理部門的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量,有助于提高企業(yè)核心生產(chǎn)力。
4 條形碼技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的注意事項
4.1 普及條形碼技術(shù)知識
要及時組織相關(guān)人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)條形碼技術(shù)的基礎(chǔ)知識,做好條形碼技術(shù)應(yīng)用的宣傳工作,促進條形碼技術(shù)的推廣應(yīng)用。
4.2 適當(dāng)選擇硬件設(shè)備
根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營狀況及業(yè)務(wù)需求的實際情況,對條形碼識讀設(shè)備、檔案管理軟件及打印設(shè)備的配置做出適當(dāng)合理的規(guī)劃。
4.3 配備愛崗敬業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員
雖然條形碼技術(shù)設(shè)備操作簡單,但需要配備愛崗敬業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員,使設(shè)備及系統(tǒng)運轉(zhuǎn)順暢,并根據(jù)實際運行情況,及時總結(jié),融會貫通。
5 結(jié)語
條形碼技術(shù)的應(yīng)用提高了企業(yè)檔案管理人員的工作效率,降低了體力和腦力工作強度,確保了信息采集的準(zhǔn)確性,為企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)提供了有利的支持,使得企業(yè)檔案管理人員和借閱人員的工作流程得以優(yōu)化。隨著條形碼技術(shù)的更加成熟,在未來的企業(yè)檔案管理體系中必將發(fā)揮著越來越重要的作用!
參考文獻
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